建筑公司会议管理制度

建筑公司会议管理制度总则为改进会风，减少会议，缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度会议分类及组织会议分为四类集团公司级会议包括集团公司高中层管理人员会议、工作例会、员工大会、以及各种代表大会集团公司行政中心负责会议准备专业会议包括经营活动分析会、工作质量分析会、安全工作会、信息发布会等业务会议

2.

1.3部门主管或系统分管领导组织召开的会议

2.

1.4党、团会议党组织或团组织书记组织召开的会议

2.2上级或外单位在集团公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会）或业务会（如联营洽谈会、用户座谈会等）由集团公司行政中心负责会议准备、组织，有关部门配合3会议安排1例会例会原则上按照例行规定的时间、地点和内容组织召开集团公司级工作例会由集团公司行政中心组织，集团公司各部门及下属公司高层以上管理干部参加，时间每周六0930地点集团公司会议室集团公司各部门及下属公司工作例会由本单位自行安排，如需使用会议室则应将本年度工作例会的时间安排报行政中心

3.2高层管理人员（中高层管理人员）工作会

3.

2.1研究、部署集团公司各项重要工作，讨论解决工作中存在的重大问题

3.

2.2总结评价本月工作或项目进展情况，安排布置下一步工作任务

3.3员工大会精品文档精心整理总经理办公会议、中层干部会议结束后，公司办公室及时整理会议纪要，报公司总经理审核、签发后印发其他会议纪要由会议组织部门及时整理，报分管领导审核签发后印发会议纪要的发放范围是参加会议的领导和有关的部门第三十九条会议纪要整理和印发应在2个工作日内完成，特殊情况除外；若会议纪要决定、事项涉及保密内容，应派人直接送达签收第二节会议纪要的格式第四十条各种会议纪要行文的印制格式原则上要求按照公司统一要求制作，主要包含以下基本要点（-）文本全部使用A4型纸（-）文头用“某某公司某某会议纪要（可分两行排列）”的指定标题，用小二号黑体字，正文部分用四号仿宋_GB2312非套黑字

（三）标准下行注明发文部门

（四）成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写作（第三节会议资料的存档第四十一条各类会议资料必须存档总经理办公会议、中层干部会议和公司级专题、接待等会议资料由办公室负责按季度分类分次存档其他会议资料由各承办部门自行存档第四十二条公司重大会议等会议资料存档实行一会一存存档内容包括会议通知、会议记录、文字和宣传资料、影像录音资料、图片及会议纪要等第五章会议精神的督办精品文档可编辑的精品文档精品文档精心整理第四十三条公司办公室负责对总经理办公会议、中层干部会议及有关专题会议的重大决定事项进行督办第四十四条对会议的决议和明确的内容，责任部门和人员必须认真履行，按照会议要求的时间完成，相关部门、人员予以支持、配合第四十五条公司办公室负责对会议决定事项进行分类整理，按照会议要求的时间以《督办通知书》对有关责任人和责任部门进行逐项督办，并定期整理《督办报告》向公司领导汇报第六章会议纪律和要求第四十六条会议开始前必须由本人签到，如不能到会应向会议主持人履行请假手续第四十七条不允许迟到、早退，中间有急事需离开会场应向会议主持人请假第四十八条会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，如遇紧急事情应到会场外接听第四十九条会议发言要言简意赅，按照规定时间发言第五十条会议务求精简高效，严肃认真第五十一条会议期间与会人员注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，不提倡对某一问题无休止地争论第五十二条做好会议保密工作密级会议原则上禁止拨打手机或录音参会人员禁止传播密级会议内容第七章附则第五十三条本制度自下发之日起执行，本制度公司办公室负责解释和修订，由总经理负责最终裁决精品文档可编辑的精品文档总结集团公司全年的经营状况和任务完成情况，部署明年的工作任务，表彰奖励本年度的先进集体和个人.4经营活动分析会汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，总结经验，找出差距，提出改进措施工作质量分析会汇报、总结工作质量情况，讨论分析质量事故（问题）、提出改进措施或方案安全工作会（包括治安、消防工作）汇报总结安全、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究决定安全防范措施信息发布会其他会议的安排准备涉及部门主管及下属公司或公司高层管理人员参加的各种会议，必须在会议召开前一天报集团公司行政中心统一安排集团公司行政中心每周五根据各部门上报的例会和各种临时会议计划，编制下周会议计划，并印发到与会人员.3已列入会议计划的会议，如需改动或因特殊情况需安排新的会议或调整会议顺序，召集单位应提前一天报请行政中心调整计划未经同意，任何单位或个人都不允许私自调整计划.4准备不充分、或重复性、或无多大作用的会议，行政中心有权力拒绝安排.5对于参加人员相同、内容接近、时间相近的会议，行政中心有权安排合并召开.6各部门必须服从集团公司行政中心统一安排，各部门会议不得安排在集团公司例会期间（与会人员不发生时间冲突的除外），应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则会议准备会议组织者应起草会议计划/通知，计戈V通知内容包括会议主题、地点、时间、会议主持、与会人员、记录人员、会议议程、议题召集单位、主持人和与会人员应分别做好各自的准备工作（包括会议地点、会议设备、会议提案、汇报总结内容、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、会议纪要、茶具茶水、座位等）会议管理1会议纪律会议不得无故迟到、早退、缺席，因工作或其他特殊原因无法列席，应向会议组织者或主管领导请假说明原因并得到批准无故迟到、早退、缺席者按照集团公司人力资源管理制度中相关条款执行会议期间应关闭或将手机调整至震动，会议期间不得接听手机发言时不可长篇大论，滔滔不绝（原则上以3-5分钟为限）

6.

1.4发言时不可进行人身攻击而抬高自己，或推卸责任

6.

1.5会议中不可不礼貌地打断他人发言或不懂装懂，胡言乱语

1.6发言时不可采用不正确的资料和道听途说的传言7会议中无特殊原因不得中途离席

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1.8会议必须留存记录，记录内容应全面（发言情况、发言内容、会议决议等）、真实，记录必须由会议主持或主管领导签审

6.

1.9会议纪律纳入绩效考核范围

6.2会议注意事项

6.

2.1会议主持者应当引导与会人员在预定时间内做出结论，并将整理出来的结论和实施步骤以及制定依据，提交全体与会人员表决确认

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2.2必须延长会议时间时，应将延长会议的原因和延长的时间告诉与会者

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2.3会议主持者应注意a发言内容是否偏离了议题；b发言内容是否出于个人利益；c是否全体员工都专心聆听发言；d是否发言人过于集中于某些人；e是否有人从头到尾都没有发过言；是否某个人的发言过于冗长；g发言内容是否朝着结论推进工作例会集团公司部门、下属公司自行根据其工作实际情况进行安排，原则上每周一次会议室使用管理

6.

4.1会议室的使用管理由集团公司行政中心负责会议室使用的协调和安排

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4.2集团公司各部门对会议室的使用需求计划应提前一周报行政中心（其中每周六上午0930为集团公司工作例会时间），由行政中心总体协调安排并以书面形式公告

6.

4.3集团公司各部门对会议室的临时使用需求，应尽早通知行政中心进行安排，不得私自使用会议室

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4.4集团公司各部门使用会议室结束后，应将会议桌收拾干净，并将座椅归放原位5集团公司行政中心负责对各类例会会议的监管和考核附加说明本制度由集团公司行政中心提出本制度由集团公司行政中心负责起草并解释本制度经批准后由集团公司行政中心公布本制度经试用，未尽事宜再行修订精品文档精心整理会议管理制度第一章总则第一条为规范会议程序，提高公司总体决策管理能力和办事效率，更好地协调工作，研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方法，预防和纠正工作中存在的问题，顺利完成公司预算考核目标，并保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度第二条与会人员应对会议的各自的表决意见及有关保密内容必须做到不该说的不说，不该问的的不问，不该看的的不看，并严格遵守执行会议的各项决定第三条会议按类别、内容不同由相关单位组织，并做好会议管理第四条本制度适用于公司及所属各部门第二章会议类别第六条本制度所指的会议包括公司总经理办公会议、中层干部会议、专题会议、部门日常管理例会和接待会议等第七条专题会议指公司财务管理、经营管理、安全管理、质量管理、工程管理、预算管理、合同评审等会议第二章会议的组织管理第一节总经理办公会第八条总经理办公会是对公司发展和管理中的重大事项的研究与决策内容包括但不限于分解落实公司年度计划、讨论确定公司发展战略目标和投融资计划；对公司生产经营中的重大事项进行分析、研究、决策，特别就安全生产、进度工期和质量等问题进行工作部署，明确施工、采购、销售等关键环节的指导意见；讨论公司重要人事任免、机构设置以及制度审议等第九条总经理办公会议原则上每月召开一次特殊情况可临时召开精品文档可编辑的精品文档精品文档精心整理第十条总经理办公会议由公司总经理主持，副总经理等经营班子成员参加，参加会议的人员应积极发言、明确表态总经理办公会研究讨论专题问题时，如有必要可通知相关部门负责人列席第十一条总经理办公会由公司办公室通知、记录和整理纪要第二节中层干部会议第十二条中层干部会议是公司围绕战略发展、重大决策和重大事项等工作而适时召开的会议会议传达、落实公司管理理念、思想、重大决策、决定通报公司经营、管理和发展情况，总结工作情况，表扬先进、批评落后，统一思想、明确责任激发中层干部的工作积极性，提高凝聚力、战斗力和工作效率第十三条召开中层干部会议由公司总经理批准，参加人员原则上为公司部门负责人和主要管理人员第十四条公司中层干部会议的组织单位由公司办公室通知、记录和整理纪要第三节专题会议第十五条公司专题会议是研究批准相关部门提出的生产、工艺、技改、质量、安全、工程、预算项目的实施方案；分析、研究近期成本管理、进度管理、质量管理、安全管理、财务管理、经营管理、预算管理、合同评审等方面存在的突出问题，提出解决办法，明确并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务的会议第十六条公司有关生产、安全、经营、质量、安全、设备、技改、预算等方面的专题会议每月至少召开一次第十七条专题会议由公司总经理批准，分管的副总经理主持，公司部门的相关负责人参加精品文档可编辑的精品文档精品文档精心整理第十八条专题会议由所属分管部门组织并承办通知、记录和整理纪要，办公室协调安排会议室第十七条专题会议结束后1个工作日内，由承办部门将此方面的《专题会议纪要》经会议主持人审核签发后执行，同时报送上级组织备案第四节部门日常管理例会第二十条公司所有部门必须有效地召开部门日常管理例会，并保证做到会议的质量达到公司规定的目的第二十一条公司人力资源部负责对各部门的会议质量、会议时间、会议效果等进行过程抽查或评估第二十二条部门日常管理例会至少涵盖如下内容传达贯彻公司会议、文件及领导指示精神；了解本部门及下属本期工作完成情况，总结存在的问题，提出相应的处理意见；制订下期工作计划，纠正不正确的工作方法和工作行为；利用科学的分析方法（如PDCA循环法）进行研究分析部门开展各项工作过程中存在的问题，确定改进办法，制订有效的预防措施；分析部门员工提出的工作问题并讨论研究相关解决办法和改进措施；以恰当的形式开展批评和自我批评，融洽成员之间的关系，营造团结进取的氛围；安排专题培训等第二十三条部门日常管理例会原则上每周召开一次，由部门负责人主持，必要时邀请分管领导参加第二十四条公司所有部门必须保存完整的部门日常管理例会原始签到记录和会议记录，保存期为1年第五节对外接待会议精品文档可编辑的精品文档精品文档精心整理第二十五条对外接待会议主要包括政府机关和上级领导来公司检查、指导工作的汇报会议第二十六条对外接待会议视来宾级别和来访目的由公司总经理或相关的分管副总经理接待，相关部门负责人参加；属于业务对接的由公司分管副总经理和指定人员接待第二十七条对外接待会议属公司层面的由公司办公室负责联系和组织第二十八条属于业务对接和专题内容的由公司对接部门负责联系和组织，公司办公室可协调会议室安排接待等工作第三章会议的组织、管理和服务第一节会议的组织第二十九条会议的批准-临时召开的公司级内部小范围会议须经分管领导批准，公司级大型会议须经总经理批准-本制度已列出的会议按照规定程序批准第三十条涉及公司多个部门共同召开并有公司领导参加的会议，由会议主要牵头部门与办公室联系，备案会议情况；需办公室协调安排的，由办公室统一安排第三十一条会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音录像摄影、会议纪要以及会议宣传等第三十二条会议通知-会议需提前通知，一般会议应提前半个工作日以电话或其他方式通知，大型会议需至少提前2个工作日下发正式书面通知-会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等精品文档可编辑的精品文档精品文档精心整理第三十三条会议的准备-做好会议通知确保应到人员按时参会-做好会场的落实和安排，包括会场环境的布置和设施检查及服务人员和服务用品三做好参会人员的引导和组织四重要接待会议应制定会议及接待方案，方案内容包括但不限于接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、横幅、席卡、摄影摄像、公共活动等安排第二节会议室的管理与服务第三十四条公司会议室由公司办公室负责管理，第三十五条会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、设施管理、会议服务等第三十六条会议室要做到会议召开前30分钟各项工作准备结束，会后30分钟会场清洁工作结束，特殊情况根据实际情况另行安排第四章会议资料管理第一节会议纪要的整理与印发第三十七条会议纪要的整理和会议以其他形式公开内容由会议组织部门负责拟写和下发-总经理办公会议、中层干部会议、经济分析会、生产经营分析会议、生产经营协调会议须整理会议纪要，会议纪要具有与公司规章制度具有同等的效力-专题会议根据安排整理会议纪要三其他各类会议可视情况整理成会议纪要和其他形式的简报等第三十八条会议纪要的签发精品文档可编辑的精品文档。