单位人事档案管理工作制度

单位人事档案管理工作制度单位人事档案管理工作制度

一、目的为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度

二、范围本制度适用于对公司人事档案的执行管理

三、职责1人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作人事档案管理集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行

四、人事档案管理的内容制度第二条档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收第三条归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管第四条档案保管制度

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件

2、归档资料要进行登记，编制归档目录

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明存放科学

5、库存档案必须图物相符，帐物相符

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁销毁的档案清单由档案员永久保存

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的#39；防护工作

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续第五条档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传外单位人员未经公司领导批准不得借阅

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借过期由档案管理员催还需要长期借出的，须经分管副总经理批准

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理

8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存第七条本制度从20_年一月一日起执行1员工人事档案归档及管理新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案（内容包括该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档确立两级档案管理制度一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类

1.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离职通知单》上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料，转至调入单位并归档相关手续《员工入职试工转正辞退作业管理制度》2检查核对人力资源部人事管理课档案管理员要定期（每月25日）对员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字，确保员工的人事档案的完整、安全但是下列情况下，也要进行检查核对突发事件后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等；检查完毕后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字转递（员工异动）档案转递过程如下，人事管理课档案管理员取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递人事档案通知单》，按发文要求包装、密封在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签字盖章保密制度由人事管理课档案管理员负责人事档案管理不得将人事档案材料带到公共场合公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认识档案材料内容，一概不得加以删除或销毁并且必须严格保密，不得擅自向外扩散统计人事管理课每月25日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计并填写《员工人事档案统计表》.

5.1人事档案统计分类履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料.

5.2人事档案统计信息要及时更新，人力资源部根据人员流动情况每月25日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写《员工人事档案统计表》，提报人力资源部总监审核

五、员工人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定查阅员工人事档案应经人力资源部总监（或总裁）批准，并办理登记手续档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容

六、相关支持文件及记录员工应聘申请表转递人事档案通知单员工离职通知单员工人事档案统计表公司员工人事档案管理制度第一条、为确保人事档案的机密性，完整性和准确性，为人事决策提供信息和依据，特制定本制度第二条、本制度适用于公司所有员工的人事档案管理第三条、员工人事档案由人力资源部负责管理第四条、新员工第一次建档后，日后所有有关个人人事资料都随时归档，包括员工在职期间试用、考核、职位调动、工资晋升、培训记录、行政处分、奖励等，以保证档案的完整性、保密性及可查性第五条、新员工报到后按《个人资料档案目录》顺序进行建档，目录如下

1、招聘登记表

2、聘用通知书

3、学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件

4、身份证复印件

5、照片

6、员工转正申请表

7、聘用合同

8、奖惩材料

9、任免、升降、调薪等材料

10、其它材料第六条、档案管理应由专人负责并建员工档案薄册，记载档案的接收、存入、提供、使用和变动情况第七条、要做到分类准确、编号规范、排列有序、定期核对第八条、所有人事档案都属秘密文件，应妥善保管，不得随意泄密第九条、人事档案不允许无关人员查询部门负责人有权查阅本部门员工的档案总经理有权查阅任一员工的档案，除总经理外任何人不得查阅员工的工资档案第十条、任何人不得借阅自己本人档案第十一条、档案管理人员及档案查阅人员应严格保证档案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈划、污损、带出、丢失第十二条、收回档案时，档案管理人员必须认真检查核对，否则追究当事人的责任第十三条、离职人员档案保存期为一年单位人事档案管理工作制度

一、总则

1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度

2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录公司档案分为受控档案和非受控档案

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）结案后及时归档工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁

二、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责文件材料的管理

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案会议文件由行政部收集

三、归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等

四、归档要求

1、档案质量总的要求是遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰

五、档案管理人员职责

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全

六、档案的利用

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准

2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制

5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等

6、不准转借，必须专人专用

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续

七、本制度即日起开始执行单位人事档案管理工作制度第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本。