公司诉讼（仲裁）案件档案管理办法

公司诉讼（仲裁）案件档案管理办法第一章总则第一条为加强案件档案的管理，促进档案管理工作的规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》《北京市实施中华人民共和国档案法办法》及公司的有关规定，制定本办法第二条本办法适用于公司的全资子公司、事业部、控股企业（以下简称“各单位”）的诉讼（仲裁）案件档案管理，参股企业参照执行第三条本办法所称案件档案是指企业在参加诉讼或仲裁过程中形成的、能反映案件真实情况、有保存价值的各种文字、图表、声像、证物等不同形式、经过整理立卷系统保管的档案第二章管理机构及管理原则第四条公司负责统筹协调，制定管理办法，依法对案件档案的归档工作进行指导、培训、监督、检查第五条各单位负责诉讼（仲裁）事务处理工作的部门负责案件档案的收集、整理、立卷、归档工作，是案件档案前期管理的职责部门，以下简称“法务部门”各单位档案管理部门负责指导部门立卷，负责对案件档案的接收、保管、利用、管理工作是案件档案后期的管理的职责部门，以下简称“档案部门”第六条各单位的职责部门应配备适应档案工作需要的专、兼职管理人员，将案件档案的管理工作纳入相关人员的岗位职责、纳入绩效考核第七条案件档案应遵循档案集中统一管理的原则，将企业的全部案件档案收集齐全、立卷归档并依法集中到档案部门统一管理第八条案件档案应作为专项档案单独立卷或者纳入法务部门的文书档案管理第三章案件档案的收集、整理、归档第九条案件的诉讼、执行等事务的具体承办人员在立案后，即应收集并妥善保管案件材料，在案件结案后，应核查案件材料是否齐全完整，发现缺漏和法律手续不完备的，应及时补齐承办人员负责对每一个案件编制案情说明第十条案件档案的归档范围

1、件内文件目录（子目录）

2、案情说明

3、判决书、裁决书、调解书、执行通知书

4、起诉状

5、传票

06、证据材料

7、与案件有关的其他正式文件答辩状、代理意见、单位内部文件、汇报、法律意见以上文件应有签章第十一条归档时间原则上案件结案后第二年6月底之前归档如归档时，案件已执行完毕，结案材料与执行材料作为一件档案同时归档；如案件未执行完毕，结案材料归档，执行材料应于案件执行完毕后另行归档第十二条质量要求

1、归档文件应齐全完整，档案整洁有序，索引性、可利用性强

2、归档文件应为原件，如有特殊原因没有原件时，应在归档的复印件上注明原件的出处（存放处）；已在本单位存档的，应注明索引方式

3、归档材料禁止使用废纸，禁止重复归档第十三条整理方法归档文件以案件为单位，一案一件，逐件整理

（一）文件排列顺序

1、子目录

2、案情说明

3、判决书、裁决书或者调解书等表明案件审判结果的文件；（生效判决在最前面）

4、其它文件材料按照诉讼程序的客观进程和逻辑顺序进行排列

（二）文件整理对破损材料进行修补，把小于卷面的材料依次贴到A4白纸上，大于卷面的材料应折叠，视破损程度将难以长期保存的文件复制后同原件一同保存

（三）文件编码文件中有图文的页面为一页当归档文件上有页码时，无需重编当归档文件上无页码时，需要编页号一般使用阿拉伯数字，每件从“1”开始流水编制，正页编在文件的右下角，反页编在文件的左下角

（四）文件装订归档的案件材料要拆除不符合档案要求的装订材料，使用档案专用的不锈钢钉案件档案原则一个案件装订为一件，材料过多，难以装订为一件的，可分拆装订为数件，分多盒保管两个以上单位合办的案件，主办单位保存原件，协办单位保存复制件在案件处理中，公司作为“当事人一方”的应单独立卷

（五）书写材料书写材料应使用黑色签字笔或黑色钢笔，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝钢笔、水彩笔等

（六）文件编目

1、归档章内容的填写在子目录的右上方空白处加盖归档章，并填写相关内容归档章包括

（1）全宗号、

（2）年度、

（3）保管期限、

（4）室编件号、

（5）馆编件号、

（6）页数、

（7）机构填写的具体要求如下

（1）全宗号空

（2）年度案件办结年度或执行完毕年度，用四位阿拉伯数字填写

（3）保管期限根据案件档案的性质、类型、特点，分为永久、长期、短期三种凡重大案件需要长期利用的档案，划为永久保管；凡非重大案件在相当长的时期内需要查考利用的档案，划为长期保管；凡一般性案件在相对较短的时期内需要查考利用的档案，划为短期保管

（4）室编件号作为专项档案立卷的，件号的编制为以案件为单位，一个案件一号，按照永久、长期、短期排列顺序一年一个流水号纳入法务部门文书档案管理的，按照《归档文件整理标准》规定要求编制采用保管期限-年度-机构分类法，件号的编制按照保管期限的不同，分为三个流水号，即永久、长期、短期各一个流水号采用年度-机构-保管期限分类法，件号的编制与专项档案立卷的件号编制相同

（5）馆编件号（空）

（6）页数每件文件归档的总页数

（7）机构纳入法务部门文书档案管理的填“法律合约部”；作为专项档案管理的填写“案件档案”

2、归档文件目录的编制件号同归档章中件号一致责任者案件主责单位如一建公司、二建公司、总承包部等文号案号题名案件题名由办案人员对案件进行综合概括，并加中括号一口基本格式为【“原告/申请人”诉“被告/被申请人”“案由”案】日期结案日期有判决或裁定的填写作出判决或裁定的日期，没有判决或裁定的尽量填写获知结案信息的日期，以“2010-04-01”的格式填写页数每一件归档文件的总页数

3、件内文件目录（子目录）的编制序号一个案件内文件的排列号，每份从“1”开始流水编制责任者文件的制发单位文号文件的发文字号题名文件题名日期文件的成文日期以“2010-04-01”的格式填写页码填写文件的首页页数（起始页码），最后一份填写文件的起止页码

（七）装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目备考表在文件整理和管理过程中，如对文件所反映的内容有需要说明的情况或者需要说明盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，应填写备考表，置于盒内文件之后备考表项目包括1盒内文件情况说明、2整理人、3检查人和4日期1盒内文件情况说明内容如上所述2整理人负责整理归档文件的人员姓名3检查人负责检查归档文件整理质量的人员姓名4日期归档文件整理完毕的日期第十四条档案移交法务部门将整理归档完毕的案件档案于第二年6月底之前向本单位档案部门移交全部档案移交应办理移交手续，编制档案移交清册，填写档案移交表，各一式两份，经移交双方领导签字、档案人员逐项核对签字后，双方各留一份备查公司为当事人的案件档案归档完毕后，由本单位档案部门向公司办公室、法律合约部报送归档文件目录第四章档案的鉴定、保管、利用第十五条档案鉴定由本单位档案部门和法务部门的有关人员以及各自的主管领导组成鉴定小组，对已到保管期限的档案进行鉴定本单位档案部门和法务部门的有关人员对失去保存价值的档案列出销毁清单，经主管领导同意后并报公司档案部门、法律合约部门审批公司履行完毕相关程序后方可销毁档案销毁清单应被永久保存对已到保管期限但仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限继续予以保存第十六条档案保管案件档案的保管应符合档案管理规定的八防要求防火、防盗、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染，确保档案实体和档案信息的安全，防止档案秘密内容的泄已归档的案卷，不得从卷内抽取材料确需增添归档案件材料时，应当由法务部门的案件承办人及档案人员共同拆卷办理档案工作人员必须爱护档案，发现破损、虫蛀、鼠咬、变质或字迹模糊，要及时采取措施，进行修补、粘贴、复制或作其他技术处理第十七条档案利用档案工作人员应依据利用制度提供案件档案的利用服务，不得超越制度向任何人提供档案或扩大利用范围借阅档案须经借阅部门负责人和法务部门负责人的审批同意对被借阅的档案严禁涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱档案人员如发现上述情况，应报告主管领导并追究责任人的违规行为第五章罚则第十八条有下列行为之一的，由本单位档案管理人员经公司档案部门上报至市档案行政管理部门，对直接主管人员或者其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任

（一）将应归档的文件、材料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的;

（二）损毁、丢失或擅自销毁应当归档保存的文件材料和档案的；

（三）私自出卖、倒卖档案的；涂改、伪造档案的；

（四）擅自占有和非法携带档案出境的；

（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；

（六）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

（七）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的第六章附则第十九条本规定自印发之日起施行第二十条本规定由法律合规部负责解释。