工程施工监理信息管理措施27

工程施工监理信息管理措施建设工程监理的主要方法是控制，控制的基础就是信息，所以信息管理是工程监理任务的主要内容之一及时掌握准确、完整的信息可以更加卓有成效地完成监理任务信息管理工作的好坏，将会直接影响着监理工作的成败所以项目监理部充分利用公司的计算机，进行信息处理，利用计算机存储与项目有关的信息、高速、准确地处地处理所需要的信息，方便地形成各种报告，以辅助监理在三大目标控制过程中发现问题，规划、决策、检查、反馈、实施动态管理项目监理部负责收集的反馈信息收集真实、可靠、准确、有用的信息，并保持其完整性及时分类，加工处理后，迅速反馈通过信息，找出当前各项目标偏离事项，加以总结，提出纠偏错误，保证目标得以实现

一、信息的构成本工程信息管理工作涉及多个部门（包括建设单位、总包施工单位以及多家分包单位）、多环节、多专业、多渠道，工程信息量大，来源广泛，形式多样，但是主要的信息构成主要是下列形式

1、文字图形信息包括勘察、测绘、设计图纸及说明书、计算书、合同，工作条例及规定，施工组织设计，情况报告，原始记录，统计图表，报表，信函等信息

2、语言信息

5、高处理性原则采用高性能的信息管理系统，尽量缩短信息在处理过程中的延时，监理工程师主要精力应放在对处理结果的分析和控制措施的制定上

六、信息控制的方法1）项目监理部充分利用公司的计算机，进行信息处理，利用计算机存储与项目有关的信息、高速、准确地处地处理所需要的信息，方便地形成各种报告，以辅助监理在三大目标控制过程中发现问题，规划、决策、检查、反馈、实施动态管理2）信息分类施工单位向监理单位申报的技术文件及资料有22种，监理单位向施工单位发出的指示、通知及文件有10种，监理单位内部工作纪录有7种，建设、施工、设计、监理等单位之间互相通知、函件、会议纪要等3）项目监理部负责收集的么馈信息收集真实、可靠、准确、有用的信息，并保持其完整性及时分类，加工处理后，迅速反馈通过信息，找出当前各项目标偏离事项，加以总结，提出纠偏错误保证目标得以实现4）项目监理部设信息资料管理员，所有监理人员收集的信息及时报信息管理员，集中管理、立卷归档5）信息资料管理员负责收、发、保管日常工作中往来的函件、通知、报表、图纸文件，按月整理监理日志、气象资料、会议纪要及有关技术资料，在项目竣工之日起后，一个月内整理出监理档案式两份（一份交建设单位，一份交监理公司）6）监理档案的主要内容有监理合同、监理指令、监理日志、监理月服、会议纪要、审核签认文件、工程质量认证工程款支付证明、工程验收记录、质量事故调查及处理报告、各种监理内业务台账、监理工作总结7）管理员每月30日或31日对在监工程拍摄彩色鸟瞰图，用以编制监理月报8）项目总监和总监代表（副总监）经常检查信息管理工作的情况，每月各种信息资料一定要齐全，以便顺利开展监理活动，使监理水平不断提高，并及时准确的为编制月报提供可靠的依据9）以我公司长期从事的项目监理经验总结出借助电子计算机工程项目综合管理系统，能很好的提高信息管理工作的水平我公司将采用有专利技术的计算机工程项目综合管理系统软件以及office2000等软件对监理过程中的各种信息、数据进行分析处理、归纳总结采用计算机对监理全过程进行管理并生成各类监理文件

七、信息管理的措施监理的核心内容是动态控制投资控制需要掌握大量数据，收集大量信息集中储存，随着工程进展需要编制不同的深度的投资计划并进行修改、补充和深化，这些都需要进行大量的数量处理，动态比较的工作量很大，不用计算机是难以进行的，进行进度控制有大量的网络计划需要计算、优化和调整对实际与计划进度进行比较，这些工作人工进行是极其困难的为保证信息准确可靠，记录全面真实必须利用计算机进行辅助监理计算机辅助监理的意义是1利用计算机存储大量的特点集中存储与项目有关的信息；2利用计算机运算速度快的特点快速准确地处理项目管理所需的信息；3方便地形成各种需求报告；4辅助发现问题、编制规划、帮助决策、跟踪检查

1、建立计算机网络管理系统为此我公司将在本项目监理工作中采用计算机辅助信息管理，并利用公司的局域网，使监理项目部与公司实现信息共享，从而提高工作效率，并利用公司的管理水平

2、计算机在信息管理中的应用目前，我公司信息主要应用Word和自编程序进行文件起草，合同分析均在Windows环境下进行，使用十分方便我们采用的信息系统结构和作用如下图示一产生各种合同文件［文件编辑——发出文件、指令、会议L监理月报及与监理有关正一各类监理文件的分类、文件管理监理文件的登记_监理文件的借阅管理—监理文件的查询管计算机的应用使监理工作在一定程度上更加规范化、程序化，绝大部分监理文件均放于计算机中，纳入信息管理系统，统一分类、编号、查询、调档十分方便，提高了文件、资料管理的自动化程序定期报送业主内容全面、装帧精美的文件，使业主能够及时全面了解工程进展情况增强业主对监理方的信任

3、在进度控制中的应用工程进度控制的工作内容是1编制进度计划；信息管理系统文件编辑文件管理产生各种合同文件发出文件、指令、会议监理月报及与监理有关正各类监理文件的分类、监理文件的借阅管理监理文件的查询管监理文件的登记2优化调整进度计划；3跟踪进度计划执行情况；4分析偏差对工程进度的影响；5根据实际执行情况对计划进行调整；根据我们使用Project经验，Project98可以满足以上全部功能；

4、在投资控制中的应用目前，我们主要使用Excel进行投资控制工作Excel是一个具有16484行256列的巨大的电子表格，表格的任何位置都可根据需要定义成文字、数字、函数和公式并可通过宏命令来控制表格，按预先设定的程序运行且Excel可以调用dBase写成的文件，对利用已有数据库提供了方便我们在进度款审核时采用Excel对分部工程实际进度登录，由Excel自动计算当月各分项工程直接费，并计算出各项目的累计完成量和完成率，再计算出当月应付进度款我们将Excel的计算结果，按付款对象输入自编的“工程款支付管理程序”由该程序对工程款进行一步统计分析，确定预付款起扣点，进度款止付点等投资控制的重要信息使投资控制工作得到大大简化1依托公司数据库系统健全项目监理部监理信息系统2建立项目监理部计算机辅助管理系统，通过计算机与互联网，使用文字图像处理软件、项目管理软件，对信息资料收集整理并进行分析传递，将与工程项目有关的各类信息集中存储于计算机之中，进行高效、准确的加工处理为更好地进行工程质量控制、进度控制、造价控制及合同管理等提供可靠的信息支持3建立信息前馈和反馈控制，过程处理责任到人，有文字记录，对处理结果有回馈意见4建立行之有效的信息流通方式，建立良好的各参建单位之间、工程各阶段之间，信息处理的上下级关系、横向关系、内外部关系的沟通机制和联络方法5强化项目监理部内部信息沟通机制，重要经济信息各专业监理工程师必须随时向总监理工程师汇报，必要时，总监理工程师及时与建设单位沟通

1、组织措施a、完善监理组织，健全职责分工及有关制度，落实信息管量责任b、编制本工程信息管理工作制度c、设专人负责本工程的信息管理工作

2、技术措施a、工程信息管理员在项目总监代表副总监及专业监理工程师的直接领导下，负责合同、信息、资料的收集、发、管工作b、积极主动收集在项目的所有合同、信息、资料，并建立监理台账，将收集的合同、信息、资料分类编号、复制、分发、立卷、归档C、每月底负责拍摄工程现场四张（东、西、南、北）8寸彩色鸟瞰照，一式两份，次月8日前送总监代表（副总监）d、由专人负责驻地监理组的保密工作，经常提醒监理人员注意保守在监项目的商务机密妥善管理所有图纸、文件、资料等e、工程竣工后，按有关规定，整理所监理项目监理档案，一式两份，经总监代表（副总监）审核后，报项目总监，报送建设单位，公司总监各一份

3、经济措施配备计算机和监理管理软件管理工程，配备资料柜将资料分门别类管理

八、对工程各阶段信息的处理

1、设计阶段

（1）同类工程相关信息建筑规模、结构形式、造价构成，工艺，设备的选型，地质处理方式及实际效果，建设工期，采用新材料、新工艺、新设备、新技术的实际效果及存在问题，技术经济指标

（2）拟建工程所在地相关信息地质、水文情况，地形地貌、地下埋设和人防设施情况，城市拆迁政策和拆迁户数，青苗补偿，周围环境（水电气、道路等的接入点，周围建筑、交通、学校、医院、商业、绿化、消防、排污）3勘察、测量、设计单位相关信息同类工程完成情况，实际效果，完成该工程的能力，人员构成，设备投入，质量管理体系完善情况，创新能力，收费情况，施工期技术服务主动性和处理发生问题的能力，设计深度和技术文件质量，专业配套能力，设计概算和施工图预算编制能力，合同履约情况，采用设计新技术、新设备能力等4工程所在地政府相关信息5设计中的设计进度计划，设计质量保证体系，设计合同执行情况，偏差产生的原因，纠偏措施，专业间设计交接情况，执行规范、规程、技术标准，特别是强制性规范执行的情况，设计概算和施工图预算结果，好解超限额的原因，了解各设计工序对投资的控制等设计阶段信息的收集范围广泛，来源较多，不确定因素较多，外部信息较多，难度较大，要求信息收集者要有较高的技术水平和较广知识面，又要有一定的设计相关经验、投资管理能力和信息综合处理能力，才能完成该阶段的信息收集

2、施工招投标阶段施工招标阶段的信息收集，有助于协助建设单位编写好招标书，有助于帮助建设单位选择好施工单位和项目经理、项目班子，有利于签订好施工合同，为保证施工阶段监理目标的实现打下良好基础施工招投标阶段信息收集从以下几方面进行1工程地质、水文地质勘察报告，施工图设计及施工图预算、设计预算，设计、地质勘察、测绘的审批报告等方面的信息，特别是建设工程有别于其他同类工程的技术要求、材料、设备、工艺、质量等要求有关信息2建设单位建设前期报审文件立项文件，建设用地，片地拆迁文件3工程造价的市场变化规律及所在地区的材料、构件、设备、机具能力4施工单位管理水平，质量保证体系，施工质量、设备、机具能力5本工程适用的规范、规程、标准、特别是强制性规范6招投标有关法规、规定，国际招标，国际货款指定适用的范本，本工程适用的建筑施工合同范本及特殊条款精髓所在7招投标代理机构能力、特点，招投标管理机构及管理程序8该建设工程采用的新技术、新设备、新材料、新工艺，投标单位对“四新”的处理能力和了解程度、经验、措施

3、施工阶段的信息收集可从施工准备期、施工期两个子阶段分别进行1施工准备期，监理工程师应该从如下几点入手收集信息1监理大纲施工图设计及施工图预算，特别要掌握结构特点掌握工程难点、要点、特点，掌握工业工程的工艺流程特点、设备特点了解工程预算体系按单位工程、分部工程、分项工程分解；了解施工合同2）施工单位项目经理部组成，进场人员资质，进场设备的规格型号、保修记录；施工场地的准备情况，施工单位质量保证体系及施工单位的施工组织设计，特殊工程的技术方案施工进度网络计划图进场材料、构件管理制度，安全保安措施，数据和信息管理制度，检测和检验、试验程序和设备，承包单位和分包单位的资质等施工单位信息3）建设工程场地的地质、水文、测量、气象数据；地上、地下管线，地下洞室，地上原有建筑物及周围建筑物、树木、道路；建筑红线，标高、坐标；水、电、所管道的引入标志；地质勘察报告、地形测量图及标桩等环境信息4）施工图的会审和交底记录，开工前的监理交底记录，对施工单位提交的施工组织设计按照项目监理部要求进行修改的情况；施工单位提交的开工报告及实际情况5）本工程需遵循的相关建筑法律、法规和规范、规程，有关质量检验、控制的技术法规和质量验收标准在施工准备期，信息的来源较多、较杂，由于参建各方相互了解还不够，信息渠道没有建立，收集有一定困难应该组建工程信息合理的流程，确定合理的信息源，规范各方的信息行为，建立必要的信息秩序

（2）施工实施期施工实施期，信息来源相对比较稳定，主要是施工过程中随时产生的数据，由施工单位层层收集上来，比较单纯，容易实现规范化包括口头分配任务、作指示、汇报、工作检查、介绍情况、谈判交涉、建议、批评、工作讨论和研究、会议等信息

3、新技术信息包括通过网络、电话、电报、电传、计算机、电视、录像、广播等现代化手段收集及处理的一部分信息

二、信息的分类在本监理过程中，涉及大量的信息，这就要求我们必须将这些大量的信息进行系统的分类，以保证工作有条不紊的进行具体分类如下

1、投资控制信息本工程的投资控制信息主要包括有估算指标、类似工程造价、物价指数；设计概算，概算定额；施工图预算；工程项目投资估算；合同价组成；投资目标体系；计划工程量、已完工程量、单位时间付款报表、工程量变化表、人工、材料调差表；索赔费用表；投资偏差、已完工程结算；竣工结算、施工阶段的支付账单；原材料价格、机械设备台班表、人工表、运杂费等

2、质量控制信息质量控制信息包括的内容有很多，如国家有关的质量法规、政策及质量标准、项目建设标准；质量目标体系和质量目标的分解；质量控制工作流程，质量控制的工作制度，质量控制的方法；质量控制的风险分析；质量抽样检查的数据；各个环节工作的质量；质量事故记录和处理报告目前，建设主管部门对施工阶段信息收集和整理有明确的规定，施工单位也有一定的管理经验和处理程序，随着建设管理部门加强行业管理，相对容易实现信息管理的规范化，关键是施工单位和监理单位、建设单位在信息形式上和汇总上不统一因此，统一建设各方面的信息格式，实现标准化、代码化、规范化是我国目前建设工程必须解决的问题施工实施期收集的信息该分类并由专门的部门或专人分级管理，1）施工单位人员、设备、水、电、气等能源动态信息2）施工期气象的中长期趋势及同期历史数据，每天不同时段动态信息，特别在气候对施工质量影响较大的情况下，更要加强收集气象数据3）建筑原材料、半成品、成品、构配件等工程物资的进场、加工、保管、使用等信息4）项目经理部管理程序；质量、进度、投资的事前、事中、事后控制措施；数据采集来源及采集、处理、存储、传递方式；工序间交接制度；事故处理制度；施工组织及技术方案执行的情况；工程文明施工及安全措施等5）施工中需要执行的国家和地方规范、规程、标准；施工合同执行情况6）施工中发生的工程数据，如地基验槽及处理记录，工序间交接记录，隐蔽工程检查记录等7建筑材料必试项目有关信息如水泥、砂石、钢筋、外加齐U、混凝土、防水材料、回填土、饰面板等8设备安装的试运行和测试项目有关信息如电气接地电阻、绝缘电阻测试，管道通水、通气、通风试验，电梯施工试验，消防报警、自动喷淋系统联动试验等9施工索赔相关信息索赔程序，索赔依据，索赔证据，索赔处理意见等

九、工程档案资料的管理

1、监理方的职责1设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，在项目监理部，监理资料的管理由项目总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料在各阶段工作结束后及时整理归档2监理资料及时整理、真实完整、分类有序在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查；在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查3按照委托监理合同的约定，接受建设单位的委托、监督、检查工程文件的形成积累和立卷归档工作4编制的监理文件的套数、提交内容、提交时间，按照现行《建设工程文件归档整理规范》GB50328-2001和城建档案管理部门的要求，编制移交清单，双方签字、盖章后，及时移交建设单位，由建设单位收集和汇总监理公司档案部门需要的监理档案，按照《建设工程监理规范》的要求，及时由项目监理部提供

2、建设工程档案编制质量要求与组卷方法

（1）归档文件的质量要求

（2）归档的工程文件一般应为原件1）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程2）工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合3）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水4）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备5）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（277mn）X210mm）o6）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张7）所有竣工图均应加盖竣工图章8）利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据9）工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作10）工程档案资料的照片及声像档案，要求图像清晰，声音清楚文字说明或内容准确11）工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字3立卷的原则和方法1立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于归档2一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷3立卷采用如下方法

①工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分

②工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷

③监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷

④施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷

⑤竣工图可按单位工程、专业等组卷

⑥竣工验收文件可按工程、专业等组卷4立卷过程中宜遵循下列要求

①案卷不宜过厚，一般不超过40mmo

②案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷

3、卷内文字的排列1文字材料按事项、专业顺序排列2图纸按专业排列3既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后

4、监理文件和档案收文与登记1所有收文应在收文登记表上进行登记按监理信息分类别进行登记应记录文件名称、文件摘要信息、文件的发放单位部门、文件编号以及收文日期，必要时应注明接收文件的具体时间，最后由项目监理部负责收文人员签字2监理信息在有追溯性要求的情况下，应注意核查所填部门内容是否可追溯3资料管理人员应检查文件档案资料的各项内容填写和记录真实完整，签字认可人员应为符合相关规定的责任人员，并且不得以盖章和打印代替手写签订4有关工程建设照片及声像资料等应注明拍摄日期及所反映工程建设部位等摘要信息收文登记后应交给项目总监或由其授权的监理工程进行处理，重要文件内容应在监理日记中记录

5、监理文件档案资料传阅与登记由建设工程项目监理部项目总监理工程师或其授权的监理工程师确定文件、记录是否需传阅，如需传阅应确定传阅人员名单和范围并注明在文件传阅纸，随同文件和记录进行传阅

6、监理文件发文登记1发文由项目总监理工程师或其授权的监理工程师签名，并加盖项目监理部图章，对盖章工作应进行专项登记如为紧急处理的文件，应在文件首页标注“急件”字样2发文应留有底稿，并附一份文件传阅纸，信息管理人员根据文件签发人指标确定文件责任人和相关传阅人员

7、监理文件档案资料分类存放监理文件档案经收/发文、登记和传阅工作程序后，必须使用科学的分类方法进行存放，这样既可满足项目实施过程查阅、求证的需要，又方便项目竣工后文件和档案的归档和移交项目监理部应备有存放监理信息的专用资料柜的用于监理信息分类归档存放的专用资料夹采用计算机对监理信息进行辅画管理

8、监理文件档案资料归档1监理文件档案资料归档内容、组卷方法以及监理档案的验收、移交和管理工作，应根据现行《建设工程监理规范》及《建设工程文件归档整理规范》并参考工程项目所在地区建设工程行政主管部门、建设监理待业主管部门、地方城市建设档案管理部门的规定执行O2对一些需连续产竽的监理信息，如对其有统计要求，在归档过程中应对该类信息建立相关的统计汇总表格以便进行核查和统计，并及时发现错漏之处，从而保证该类监理信息的完整性3监理文件档案资料的归档保存中应严格按照保存原件为主、复印件为辅和按照一定顺序归档的原则如在监理实践中出现作废和遗失等情况，应明确地记录作废和遗失原因，处理过程

9、建设工程档案验收与移交1建设工程档案的验收1列入城建档案管理部门档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理部门对工程档案进行预验收建设单位未取得城建档案管理部门出具的认可文件，不得组织工程竣工验收2）工程档案分类齐全，系统完整3）工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况4）工程档案已整理立卷，立卷符合现行《建设工程文件归档整理规范》的规定5）竣工图绘制的方法、图式和规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图6）文件的形成，来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备7）文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求8）为确保工程档案的质量，各编制单位，地方城建档案管理部门、建设行政管理部门等要对工程档案进行严格检查、验收

（2）建设工程档案的移交1）列入城建档案管理部门接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后三个月内向城建档案管理部门移交一套符合规定的工程档案2）停建、缓建工程的工程档案，暂由建设单位保管3）对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计单位、监理单位、施工单位据实修改、补充和完善工程档案4）建设单位向城建档案管理部门移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字，盖章后交接5）施工单位、监理单位等有关单位应在工程竣工验收前将工程档案按合同或协议规定的时间、套数移交给建设单位，办理移交手续

3、进度控制信息如施工定格；项目总进度计划、进度目标分解、项目年度计划、工程总网络计划和子网络计划、计划进度与实际进度偏差；网络计划的优化，网络计划的调整情况；进度控制的工作流程、进度控制的工作制度、进度控制的风险分析等

4、合同管理信息主要包括有工程招标文件；工程建设施工承包合同，物资设备供应合同；咨询、监理合同；合同指标分解体系；合同签订、变更、执行情况；合同的索赔等

三、信息管理的任务信息管理监理工程师实施施工监理的重要内容，在工程施工和监理过程中的各种记录、记载、资料等，形成了监理过程的全部信息，这些信息将是工程的交付、质量评价、安全鉴定、竣工验收、运行维护、缺陷修复以及可能涉及到的争议的仲裁、法律诉讼等的重要依据同时也是建设档案的不可分割的组成部分因此，监理工程师必须重视信息管理项目监理部应利用计算机系统对工程质量、进度、造价三大控制过程中产生的原始信息通过收集、传递、处理和存储实施动态管理，向总监、公司和建设单位快速、准确地提供各种有用的信息更好地为决策服务信息管理是指对信息的收集、加工、整理、存储、传递与应用等一系列工作的总称，信息管理的目的就是通过有组织的信息流通，使决策者能及时、准确地获取相应的信息为达到信息管理的目的，要做好信息管理的各个环节了解信息的来源，对信息进行分类，掌握和正确运用计算机对信息管理的手段，掌握信息流程的不同环节，建立信息管理系统监理工程师作为项目管理者，承担信息管理的任务，收集项目实施情况的信息，做各种信息的收集和整理，信息管理的任务包括

1、组织项目基本情况信息的收集并系统化，编制项目手册

2、项目报告及各种资料的格式、内容、数据结构要求

3、按照项目实施、项目组织、项目管理工作过程建立项目管理系统流程，在实际工作中保证系统正常运行，并控制信息流

4、文件档案管理，信息管理是人们沟通的桥梁，有效的项目管理可以提高整个项目管理系统的运行效率

四、信息管理的内容

1、信息的收集

（1）收集工程项目建设前期的重要文件，主要包括1）可行性研究报告及其有关资料；2）设计文件及有关资料；3）招标合同文件及其有关资料；4）其它相关文件，上级批示等

（2）收集工程建设中的有关信息1）业主对工程各方面的意见和看法，下达的指令；2）监理部生成的监理记录，主要包括进度、工期、质量、计量、支付记录和竣工记录等，监理部工作人员均应按照职责做好本岗位的统计记录工作，现场监理人员应对工地当天施工内容、人员、机械和工程实施情况进行记录，项目监理负责人应对当天所作重大决定、发生和解决纠纷、对承包单位发出的主要指令等进行记录；各监理工程师应对有关工程质量、进度和投资方面的情况进行记录，监理部在信息管理工程师收集的情况基础上，向业主提出每月监理情况记录；3工地会议记录，由于工地会议是监理工作的重要方法之一，根据监理部制定会议制度，专人进行记录，形成会议纪要3收集工程竣工阶段的有关信息

2、信息的加工整理1依据进度控制信息，对工程实际完成进度与计划进度进行比较，分析滞后原因，存在问题，提出综合评价和处理意见2依据质量控制信息，对工作过程中的各种质量情况、问题事故进行分析处理，在月报中归纳和评价，如有必要，可进行专门质量定期情况报告3依据投资控制信息，对投资完成情况进行统计、分析，并在此基础上进行短期预测，以便提出结算意见和资金组织方面的建议4依据合同管理信息，对承包单位或业主因对方原因或其它客观因素造成的损失进行索赔处理

3、信息的交换方式1监理部本地各种数据通过局域网进行交换；2监理分部的数据通过电话线拨号上网进行交换；3特殊情况可以通过磁盘进行数据交换；

（4）必要时打印出来签字后存档

4、信息的检索方式

（1）根据文件的编码检索；

（2）根据文件的时间检索；

（3）根据文件的收件人检索；

（4）根据文件的发件人检索；

（5）综合检索；

（6）模糊检索

5、信息的数据格式

（1）文件的数据格式1）采用中文版.W0RD97与EXCEL97编写文件、报告、会议纪要及各种监理资料；2）承包单位用表和监理用表采用呼和浩特市建设主管部门规定的统一规格的表格；3）进度数据采有业主指定的软件规定的格式；4）设计图纸采用AUTOCAD14的格式；

（2）表格与记录格式1）承包单位向监理单位申报的A类表格施工组织设计（方案）报审表；施工进度计划申报表；分包单位资格审查申请表；工程开工报告；施工设计交底及图纸会审记录表；施工测量放线报验单；施工控制测量报验单；工程材料报验单；成品、半成品报审表；进场设备报验单；工程事故报验单；复工申请；质量问题报告单；延长工期申请表；工、料、机动态月报；月工程计量申报表；月支付汇总表（合同内）；合同内项目月付款申请；月支付汇总表（合同外）；合同外项目月付款申请；工程变更申请表；价格调整申请表；索赔申请表；材料预付款申请表；工程竣工报验单2）监理单位向承包单位发出的指示通知B类表格监理通知；不合格工程项目通知；分项分部工程检验认可证；施工进度计划审批表；延长工期审批表；索赔审批表；竣工移交证书；工程部分暂停指示；复工指令；工程预付款付支证书；备忘录3）监理单位内部C类工作施工监理日志；总监理工程师巡视记录；天气报告；试验记录4）应归纳的监理资料监理合同;监理规划；监理日志；监理月报；会议纪要；审核签认文件；工程质量认证书；工程款支付证明；工程验收记录；质量事故调查及处理报告；各种监理内业台帐；监理工作总结

五、信息管理的原则本工程在建设工程产生的信息数据种类多，为便于信息的收集、处理、储存、传递和利用，监理工程师在进行信息管理中要遵循以下几个基本原则

1、标准化原则要求在项目实施过程中对有关的信息的分类进行统一，对信息进行规范，产生的控制报表力求做到格式化和标准化通过建立健全的信息管理制度，从组织上保证信息生产过程中的效率

2、有效性原则监理工程师所提供的信息针对不同层次管理者的要求进行适当的加工，针对不同管理层提供不同要求的信息

3、定量化原则建设工程产生的信息不应是项目实施过程中产生数据的简单记录，应该是经过信息处理人员的比较与分析采用定量工具对有关数据进行分析和比较是十分必要的

4、时效性原则考虑工程项目决策过程的时效性，建设工程的成果也应具有相应的时效性，周报、月报表、年度报表等建设工程的信息都有一个生产周期，为保证信息产品能及时为决策服务。