档案库房管理制度

档案库房管理制度

一、专人管理，外人不得擅入

二、严格遵守档案安全、保密的有关规定，严防破坏和窃密

三、认真保管档案资料，未经允许不许携带档案外出，不许将档案外借，严防遗失

四、做好防火、防盗、防灰、防虫、防光、防潮、防霉、防高温、防高湿等“九防”工作

五、库房内严禁吸烟，不许存放易燃易爆物品及食物

六、库房内保持整洁和通风良好，定期开关空调、去湿机，并作好每日的温湿记录（库房温度应控制在14-24oc±2℃湿度应控制在45-60%±5%）

七、时常检查库房内电源路线及其他安全设施，及时排除各种隐患

八、保持库房内卫生，档案入库要作消毒处理，人员入库换鞋，穿工作服

九、库房和档案柜钥匙妥善保管，人离落锁

十、库房内档案定期检查，发现问题及时汇报，及时解决档案统计工作制度

一、档案室应按照档案管理要求和我院实际情况，认真做好统计工作

二、按年度做好档案接收、保管、借阅、销毁的统计工作

三、按年度做好档案管理人员状况、档案设施情况的统计等工作

四、建立健全档案统计的登记台帐、统计应及时，数据要准确、可靠，帐物相符

五、加强对统计数据的利用和分析，及时提供给领导及有关部门，为制定计划、规划和总结经验提供依据二二二年十月十日档案鉴定销毁制度

一、档案的鉴定、销毁工作，应由档案管理部门和有关职能部门组成鉴定小组进行这一工作

二、鉴定小组根据国家有关档案保管期限的规定，对档案进行甄别，对已超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作结束后应提出工作报告

三、要销毁的档案必须慎之又慎，严格审查，对确无保存价值的档案进行登记造册，送交领导审批后办理销毁

四、凡需销毁的档案送造纸厂化浆，应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密，监销人要在销毁清册上签名

五、销毁清册形成的档案专项保管二二二年十月十日档案利用制度

1、查阅利用本档案室档案资料，需出示个人身份有效证件档案资料一律不外借，只能在“查阅室内阅览，如需复印，由档案室出示复印件，并加盖档案室查档专用章及档案室公章

2、本单位工作人员利用档案资料，借阅者需要亲自登记“查阅登记”或者出据“借条”，用后及时还回不得擅自更改内容，保证档案资料的完整，避免有损坏、丢失档案资料的现象发生

3、外单位利用本档案室档案资料需要出示介绍信，不收取查阅费用

4、档案资料查阅利用后，要即将放回原处，不得随处乱放，以免丢失二二二年十月十日档案整理编目制度

一、按照国家有关规定和档案工作规范要求，档案室内所有档案必须按全宗进行整理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂，各全宗档案存放有序

二、档案的系统整理，应在文件采集齐全的基础上，按照一定的原则和属性进行整理、分类、编号、排架

三、档案实体的分类、编号和排架，一经确定，不可随意变动

四、编制不同门类档案的文件目录、专题目录、文件字号索引等多种检索工具，逐步编制配套的档案室指南，全宗介绍等参考资料

五、各部门在每年三月底前完成上年度各类文件材料的归档工作

六、重大活动、重要会议、工程项目、设备档案随时移交，随时归档二二二年十月十日安全保卫制度及责任制为确保档案安全，提高档案管理人员的安全防范意识，维护档案室正常工作秩序，特制定本制度

一、档案室主任是档案室安全保卫工作第一责任人，负责抓好本档案室的安全保卫工作，办公室主任是直接责任人，办公室其他人员协助做好安全保卫工作

二、坚持贯彻“预防为主”的方针，定期对全体干警进行安全教育，对安全责任落实到人

三、认真做好档案库房的安全保卫工作，确保库房及档案的安全，非本室工作人员未经许可一律不得入内

四、档案库房、阅档室属重要部位，严禁吸烟，严禁携带易燃、易爆、腐蚀物品及火种入内，严禁违规用电行为，不许在库房内堆放杂物

五、切实做好防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防光、防尘、防有害气体等“八防”工作，坚持记录库房温湿度，保持库房通风、干燥、清洁、整齐

六、坚持安全巡查每天下班前应关好门窗，切断电源、水源，并对库房进行安全检查节假日进行大检查，发现安全隐患及时报告处理

七、固定设置的灭火器，任何人不得搬动，并定期检查，及时更新，全体干警都要学会使用灭火器

八、档案库房钥匙必须专人保管，发现钥匙丢失，应及时报告，并认真处理二二二年十月十日档案室安全管理制

（一）档案工作制度

1、档案工作是管理工作的一部份，须有一位主要领导分管

2、档案人员应及时将上级档案部门的有关指示向分管领导汇报，以便及时了解档案工作动向，领导档案工作

3、档案工作由办公室负责，对档案员进行业务指导，在档案移交时检验案卷质量

4、遵照“集中统一管理”的原则，本单位各类档案应集中存放在档案室，实行统一管理

5、根据国家有关档案管理的规定，结合单位档案工作的实际，制定合用于本单位的保管期限表、归档范围等

6、编制各种检索工具、参考工具，积极其单位管理提供便利，及时做好登记和统计工作

7、档案人员应加强学习，不断提高思想觉悟和不断更新业务知识，使档案工作更趋规范化、科学化

（二）档案工作人员岗位责任制

1、档案工作人员必须严格遵守《中华人民共和国档案法》和《中华人员共和国保密法》规定的各项条款，依法办事；认真贯彻执行档案工作的各项规章制度

2、指导各部门的立卷人员和专业技术人员按时做好文件材料的采集、立卷归档工作，努力提高案卷质量

3、做好档案的采集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况

4、做好档案的利用服务工作，编制多种检索工作和参考资料做到调卷及时迅速、准确无误

5、做好档案的防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光等安全防护工作，维护档案不受损失

6、刻苦学习档案业务知识，提高业务能力和学术水平，努力实现档案管理科学化、现代化

7、遵守保密制度未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案的机密和内容，确保档案机密的安全

（三）档案资料归档制度

1、凡是在单位各项活动中形成的具有查阅利用价值的各种文件资料均属归档范围

2、各种资料的形成积累立卷和归档工作是各部门的任务之一，建立岗位责任制，档案室做好指导和监督的同时搞好档案集中和统一管理工作

3、各部门在工作中形成的具有保存价值的文件资料，均应整理立卷后归档，由档案室统一管理，不得分散在部门或者个人手中

4、每年三月底以前，各部门必须将上一年度档案材料按要求整理立卷，并将上一年度档案材料移交档案室

5、凡归档的案卷必须编制归档档号、案卷号、填写案卷目录及卷内文件目录，做好向档案室移交的准备工作

6、部门移交案卷时应经档案室工作人员验收，移交时应履行移交手续，填写移交清册

（四）档案库房管理制度

1、努力创造条件实现档案现代化管理，使库房管理更趋科学化

2、库房由档案人员负责管理，并负责每天检查门窗电的开关情况

3、库房必须具备防盗、防火、防潮、防光线、防尘等基本保护条件，并每月检查一次，发现问题及时处理

4、明确各类档案的界限，实行分类分柜存放保管

5、库房必须具有专用橱柜，并被有必要的安全保护设施，以确保档案的安全

6、非档案室工作人员不得进入库房，查阅档案不得在库房内进行

7、库房内不得堆放其他物品，以保证库房的整洁

（五）档案保密保卫制度

1、保守档案机密是每一个档案工作人员的神圣职责

2、档案室设专用档案库房，配置专用档案橱柜存放档案

3、档案室内应设置阅览档案室，建立监阅制度，防止失密、泄密

4、档案库房和档案橱柜必须明确专人管理，钥匙由专管人员使用档案人员工作调动时，必须办理交接手续

5、档案人员不得将机密文件、档案资料带回家，或者探亲访友，或者出入公共场所

6、不得擅自翻印、复印上级机密文件或者资料，不得在私人通信或者普通电话中涉及档案机密；不许向无关人员谈论、泄露有关档案内容在立卷中形成的各种草稿、废纸等不得乱扔，一律按保密纸处理或者销毁

7、非档案人员不得进入库房，不得在库房中接待亲友

（六）档案资料借阅制度根据《档案法》和有关规定，特制定本制度

1、外单位查阅档案，应持单位介绍信，普通应有二人查阅机、绝密或者组织、人事方面的文件，必须是党员

2、查阅各种档案必须在查阅室进行，未经允许，不许私自带走

3、凡查阅利用本单位重要的机密档案或者在一定范围内控制使用的档案，应经单位领导允许

4、单位档案严格控制借出，如确因工作需要，应经本单位领导批准，借出时间普通不得超过三天借阅期间，要确保档案的安全

5、凡摘抄本单位档案材料，应写明年代、卷号、张号，并认真校核出具证明材料，要加盖公章，方能有效如需要复制，须经经办部门允许

6、查阅档案者，必须注意保守机密，不得任意泻漏和向外发布

7、查阅档案，必需注意保护档案不得在文件材料上圈点批注、勾画、污损，更不得拆卷抽取；撕毁原件，违者将依据《档案法》规定追究责任

（七）档案销毁制度

1、档案销毁必须经单位领导和上级主管部门负责人审核允许

2、凡需销毁的档案必须编造清册，并撰写包括本单位和卷宗的简短历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告

3、销毁档案时必须有两人以上进行监销，在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期，并需签名盖章以示负责

4、被销毁档案如送造纸厂打浆，必须在监督下进行，打成纸浆后监销人员方可离开

（八）档案保管制度

1、档案库房和档案柜、资料架要统一编号，档案、资二二二年十月十日档案保管制度

一、对各门类、载体档案均由档案室集中整理，案卷质量必须符合规范要求，方予接收入室全部档案分别按不同门类、载体、保管期限罗列、编号、固定位置

二、库房管理应严格执行《档案库房技术管理暂行规定》做好防火、防高温、防盗、防尘、防潮、防有害生物、防蛀、防有害气体库房内严禁吸烟和使用明火，严禁存放易燃、易爆物品

三、坚持定期或者不定期检查、统计档案，如有破损、字迹褪变、霉变生虫等情况，应及时采取补救措施，确保档案的完整与安全

四、时常保持库房、柜架整洁整齐，定期对库房内电器、路线、消防设施进行检查，发现问题及时解决，档案人员离开库房时，必须切断电源，关好门窗

五、坚持温湿度测记和调节，档案库房的温度应控制在14度至24度之间，相对湿度应控制在45%-60%之间

六、档案库房由专人管理，非库房工作人员未经许可不得擅入，档案交接应严格履行手续料要按全宗和分类顺序罗列整齐，重点档案和普通档案要分别保管并定期检查，对破损和含糊不清的档案、资料及时修复和复制

2、认真落实档案库房的八防措施库房内严禁吸烟和存放易燃品，库房内外放置灭火器材，以应急需；库房门窗要装置防盗设备，及时关开、上锁，钥匙由专人专柜保管，不得随身携带；时常清扫、整理库房内外和橱架内外的清洁卫生；注意观测库房温湿度，尽量控制在规定标准；每年四月份放置一次杀虫剂，并视情况及时采取措施，防止鼠咬虫蛀

3、对档橱、架要时常进行保养，防止锈蚀，保持美观清洁

4、档案人员每年对档案保管情况进行一次全面检查，并作记录

（九）档案统计与汇报制度档案统计，是掌握情况，分析和研究档案工作问题的一种有利工具加强档案统计工作是提高档案科学管理水平的必要措施和重要标志为进一步加强档案统计工作，特制度如下统计制度

1、办公室要指定专人兼管档案统计工作；负责全校档案构成、档案利用、档案工作人员构成、档案室基本概况等情况的统计工作；负责上级档案部门需要的各种报表的填报工作

2、抓好档案统计的原始记录工作档案的登记是档案统计的基础，应结合实际，做好各项原始材料的登记，主要包括下述内容卷内目录、案卷目录、档案收进、移出登记、档案利用与利用效益登记

3、建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据，按上级部门的要求及时报送各种报表到年末各类档案的增减数据应做到类别清晰、数字准确无误

4、上级档案部门需要的各类报表，要按时间要求，准确无误地报出，所报各类数据不得弄虚作假

5、统计人员要将统计工作穿插在档案的接收、整理、鉴定、移出、销毁、利用等各项日常工作中进行，随时保证档案与帐目相符；每年底对本年度的各类数字要进行综合统计，形成完整的统计资料

6、统计人员要依据统计的数字及报表中的各项统计指标，进行调查、综合分析、对照，从中找出存在的问题，提出改进措施二二二年十月十日档案采集制度

一、档案采集包括档案的接收、征集以及网络数据采集等方式

二、档案材料采集范围凡是对我单位有参考利用价值的各类原始材料都属于档案采集范围

三、档案材料采集坚持定期送交制度和联系催要制度

（一）定期送交制度形成档案材料的各职能部门，应在文件材料办理完毕的第二年，按照档案室的归档时间、归档质量的要求，归档到档案室

（二）联系催要制度档案工作人员应时常了解和掌握形成档案材料的信息，及时向形成材料的部门催收应归档的材料

四、采集材料的要求

（一）采集入档案的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清晰

（二）不符合归档要求的档案材料，档案室将责成档案材料形成的相关职能部门按要求完成.载体纸张要求归档材料统一使用A4（80G）规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）.载体字迹要求只能用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写.现代化设备形成的材料要求禁止色带打印、墨水打印材料归档；禁止传真形成材料归档

（三）材料必须齐全、完整.各部门完成的当年工作职责应该有相应材料左证包括录音、录相、照片、幻灯片、图片、表格及文字材料.整件事情形成的成套材料必须配齐，保持文件材料之间的逻辑联系二二二年十月十日档案接收制度

一、档案室应依据归档范围，按时认真做好文件材料的移交接收工作，并与有关部门及人员办理好移交接收登记手续

二、归档的文件材料必须齐全、完整，不完整、不许确以及不符合归档要求的文件材料，档案室应要求有关部门和人员进行补交、整理，做好补收补立工作

三、接收时间文书档案应在第二年第一季度前移交接收；业务档案在办结完毕后移交接收；会计档案按有关要求移交接收二二二年十月十日档案整理制度

一、档案的整理工作必须按照一定的原则和要求，根据其形成特点和规律进行整理

二、根据国家档案局的档案分类原则，结合本单位实际，编制科学的档案分类方案

三、根据文件材料所反映的不同问题，区别不同保管期限，进行系统整理、合理组卷

四、经过整理的档案，必须保持文件之间的有机联系，便于保管和利用

五、案卷的封面要采用国家规定的标准格式，并按规定填写

六、案卷编目要正确，案卷题名要简明，要准确反映卷内文件内容，书写要用毛笔或者钢笔，字迹要工整、清晰二二二年十月十日档案修改补充制度

一、档案的修改、补充必须是以维护历史真实面貌为前提，以维护档案的完整、准确为原则

二、档案普通不得随意修改，如确因工作需要修改已归档的档案，必须持有经领导批准的“档案修改、补充通知单”

三、修改内容较小时，可直接在页面“杠改”、“刮改”或者发送“变化通知单”，修改后应在修改处加盖“更改章”

四、修改内容较多时，应此外行文，原文作废新文列入原文目录并注明所代替的原文编号作废的文件应注意新文的编号，根据需要另行保管

五、对修改后的档案，入档案室前要认真检查，发现问题及时采取措施，以维护档案的安全二二二年十月十日档案借阅制度

一、因工作需要借阅档案，须认真填写“档案借阅登记簿”，借阅密级以上档案，需经有关领导批准并履行完备手续方可查阅

二、查阅档案普通在阅览室内，因工作需要借出档案，必须办理借阅登记手续外单位借阅档案应持有介绍信，并经有关领导批准

三、借阅者必须爱护档案，不许拆散、圈点、涂改、抽出、转借他人，必须注意保密和保证档案的绝对安全

四、档案外借时间普通不超过一周，借阅者要按期归还档案档案管理人员对借出的档案应及时催还

五、归还档案的必须当面点清，并在登记簿上注销发现损坏、丢失，即将追查，并即将报告办公室二二二年十月十日档案保密制度

一、按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》有关规定，遵守各项档案管理制度，自觉执行保密制度

二、严格执行档案接收、借阅、鉴定和销毁制度，认真履行登记、审批、签字手续

三、外借档案，必须有安全保护措施，节假日前及时催还，防止丢失

四、未经批准，不得随意复印、摘抄档案

五、非专职人员未经许可，不得进入档案库房二二二年十月十日。