办公纸式档案与电子档案兼顾的档案管理

办公纸式档案与电子档案兼顾的档案管理随着信息技术的迅猛发展，电子档案管理已成为不可避免的趋势，但同时，传统的办公纸式档案依然不能完全被替代因此，在档案管理中，需要兼顾办公纸式档案与电子档案本文将从档案管理的意义、办公纸式档案与电子档案的管理优缺点、兼顾的档案管理模式及注意事项等方面进行探讨

一、档案管理的意义档案管理是指通过设立档案室、制定规章制度、建设档案管理信息系统等手段，对机构的各种活动过程中产生的各类电子和纸质文书、图表、照片、录像等文件进行管理，以便在必要时予以查阅、利用、分析、保护的一种行政管理活动档案管理的实施，能够夯实机构的管理基础，使得机构的管理活动更加规范化、高效化和科学化同时，它也是为保证政府的透明度、廉洁度和公正性提供了制度保障

二、办公纸式档案的管理优缺点

1.优点1可靠性高办公纸式档案存在于实体中，不受电脑病毒、硬盘坏掉等电子设备故障的影响，安全可靠2各类文件管理有章可循办公纸式档案管理有一套清晰的流程，规定了各类文件处理方式，方便管理者控制各个管理环节

（3）文件浏览更加人性化人们通过简单的翻阅，就能找到所需文件，不需要电脑检索等专业技巧

2.缺点

（1）占地面积大纸质文件数量大，往往需要专门的存储空间进行存储，造成占地面积过大

（2）劣化快纸制品陈旧会让其纸质材料分解，油墨退色、甚至丧失保密性

（3）信息素质要求较高纸质文件的阅读依靠阅读者的阅读速度和理解力，对读者的信息素质要求比较高

三、电子档案的管理优缺点

1.优点

（1）环保节能电子档案不占用实物空间，可以避免印制大量的纸质文献，保护环境，同时减少了档案室空间的占地面积

（2）快捷便利只需要轻轻点击鼠标，就能轻松找到需要的信息，不需要大量的时间进行寻找

（3）保存寿命长电子档案可以通过备份和存储技术，长时间地保存和传承下去，在修改和扩充上也更加方便

2.缺点

（1）安全性受威胁电子档案面临着电脑病毒、黑客攻击等多种安全问题，一旦泄密风险极大

（2）技术要求高在电子档案存储方面，对管理者的技术要求较高，他们需要掌握计算机技术知识，并且熟练运用各种文献管理软件

（3）档案内容篡改风险电子档案在传输和存储过程中，恶意篡改档案内容的风险也比较高

四、兼顾的档案管理模式综合上面的分析，办公纸式档案和电子档案都有自己的优缺点因此我们不能抛弃一方，而是需要找到综合两者优点的方法那么如何实现两者的协调呢？.分工管理将纸质档案和电子档案根据不同的特点进行分类处理，使得两种档案各司其职，相互协作，能够愉快地共存.档案互补将纸质档案和电子档案作为互补的存在，相互补充例如将电子版档案与纸质版档案结合使用，依靠电子版的全文检索快速定位档案存放处，当需要查阅文档时，再从档案柜中取出相关文件.档案审定在出现重复使用、修订以及需要保密处理等情况时，采用双重管理的形式，对两种档案的修订和管理进行审定，确保信息安全

五、注意事项.信息同步对于采用了兼顾管理模式的机构，应该对档案的信息同步进行管理，确保纸质档案与电子档案之间的信息相互同步.安全保护在使用电子档案系统的过程中，需要建立完善的安全管控制度防止黑客攻击、病毒侵害、数据泄露等问题发生，保证电子档案的安全性.版权保护在电子档案中，需要保护档案中的版权信息，要尽量避免档案中出现侵犯版权的问题结论总之，纸质档案和电子档案在档案管理中各有优缺点，不能只靠任何一种方式来实现档案管理的效果，需要采取相应的管理措施将纸质档案和电子档案以一种协调的方式结合起来此外，档案管理需要进行规范化管理，对档案工作人员进行培训，掌握档案信息技术做好这些管理工作，才能推进档案管理现代化，提高机构的素质和效率。