办公室文秘培训

文秘必须知道的公文格式

一、国际标准及实际标准的差别

1、国家标准一一《国家行政机关公文处理办法》特点详细、正规，合用性不强（专业性太强）

2、学校标准一一《山西师范大学现代文理学院学生会文件格式统一办法》特点贴近学生生活，合用性较强（专业性适度）

3、《山西师范大学现代文理学院学生会文件格式统一办法》不是平空产生的，而是在国家机关的要求上，结合实际情况形成的

二、学生会文件的范围计划、总结、策划、通知、请示、章程、制度、规定、通讯等，及其他随机性文件

三、学生会文件的基本格式要求

1、纸张要求采用国际标准的A4型纸，幅面尺寸为210X277；

2、制版要求版面干净无底灰，字迹清晰无断划，尺寸标准，版心不斜误差不超过1页边距设置为上下

25.4摆布

31.7；

3、印刷要求未作特殊要求的公文中图文均为黑白印刷，普通使用单面4对会议产生较大影响的其他言论或者活动；5会议已决议或者议而未决的事项

4、会议记录的格式本年度统一给各系，各部印发的会议记录表，各系，各部除例会外的其他会议必须记会议记录，会议记录项目要全面先速记后誉抄

5、会议记录的速记1快速记录写字小而轻尽量快速记录2重点记录

①句子的主干部份

②明显的套话不予记录

③特殊著名的话语，明显的常识等不予记录-10-/19办公室文秘培训公文写作部份公文格式

（二）一工作计划

（一）工作计划的定义是单位和个人为完成工作，预先制定出具体内容，措施和步骤的问题

（二）工作计划的要点1语言规范，预见准确2安排到位，科学合理3指导细致，操作性强

（三）工作计划的格式1标题单位+时限+工作计划2正文

（1）引导语

（2）主体（做什么，怎样做）

（3）结语表达对计划完成的决心或者展望未来工作的夸姣二工作总结

（一）工作总结的定义是对过去一定时期的工作进行回顾和分析研究而得出-11-/19

（二）工作总结的要点1语言概括，条理清晰；2重点突出，详略得当；3反思准确，实事求是

（三）格式:1标题单位+阶段+工作总结2引导语3内容做了什么，怎么做4主体成绩和经验，失败和教训5结尾回首过去展望今朝的言论（可附加附录活动时间表，人事分工情况，重要表格等）三策划书

（一）策划书的定义是为了更好的组织活动，预先制定出活动具体安排和措施的应用文体，是活动开展的基本纲要

（二）策划书的要点1语言准确，易于理解2安排合理，考虑周全3客观实际，操作性强

（三）格式1标题单位+活动名称+策划书2正文

（1）引导语-12-/192活动背景可忽略3活动宗旨，目的，目标4活动时间，地点，及主要参及对象5活动开展的具体流程6经费预算7活动中应该注意的问题和细节归并到活动具体流程之中8主要负责人及其联系方式9落款10附件附录活动使用的通知，表格，标准制度等相关材料四通讯稿一通讯稿的定义是运用叙述，描写，抒情，议论等多种手法具体生动形象地反映新闻事件的一种新闻报导形式二通讯稿的要点1语言生动，内容客观；2描写得体，详略有序；3评论到位，用语精准；三通讯稿的格式-13-/191事件的名称，发生时间、地点、到场主要领导和佳宾；2事件的具体流程3事件产生的影响和肯定评价办公室文秘培训公文写作部份公文格式

（三）一活动总结:-14-/191活动总结的定义及工作总结相同，是对过去活动的组织和进行过程中的关事宜进行回顾和分析2活动总结的要点1语言概括，记叙完整；2突出特色，展示亮点3评价客观，实事求是3格式1标题单位+活动全称+活动总结2引导语3内容活动的筹备活动的进行亮点的展示活动的影响效果4主体成绩和经验失败和教训5结语展望夸姣的未来6落款7附录二请丕1请示的定义请示是下级部门向上级机关请示指示或者批准性的具有呈-15-/19请和期复性的公文2请示的要点1语言简洁，条理清晰；2要求合理，数据客观；3一文一事，逐级上报3请示的格式1标题“单位+事由+请示”或者“请示”2引导语3正文请示的具体事宜物资写明物品名，规格，数量；资金要写明用途，规格，单价总价4结束语“上述妥否，请批示”或者“上述是否妥当，请批示”5落款双行式三规定1规定的定义为确保工作，活动等顺利进行而提出的原则要求和执行标准，及实施措施的规范性公文2规定的要点1语言规范，语气坚决；2内容细致，操作性强；3要求合理，客观真实3规定的格式-16-/191标题2引导语总述制定本规定的目的和依据，必要时可叙述制定原因3全面性规定总则原由依据合用范围等分则按类划分，写明具体执行附则相关执行要求，生效时间专项性规定一项内容一条，简明、准确、具体，不要短缺重要内容，不要浮现重复内容4结束语全面新规定不加结束语，附则即结束语；专项性规定结束语写“本规定自年X月X日起执行”或者“本规定自发布之日起施行”也可添加“解释权所属者”一项5落款四章程1章程的定义公司，组织，社团，协会等的根本组织条例，是其运作的最终规范和依据2章程的特点1语言规范，语气端庄；2内容详实，要求具体；3条理清晰，操作性强-17-/193章程的格式⑴标题《单位+章程》，还未经批准可以添加草案或者拟定稿等2引导语章程不添加引导语3正文文中分章，章下分条，条下分款4落款办公室文秘培训计划基础演讲能力培训一培训目标1引导学生了解什么是演讲，及朗诵等有何区别2教导学生懂得演讲的基本技巧3为学生提供演讲的基本条件二演讲的定义-18-/19演讲是面对泛博听众，以口头语言为主要形式，非口头语言为辅助工具，就某一方面阐述事理或者发表见解的一种社交活动，又称演说三演讲及主持，朗诵等的区别四演讲的特点1讲演结合，艺术性强；2内容详实，实用性强；3语言动人，鼓动性强五演讲的分类1艺术性演讲豪情派、婉约派、幽默派2实用性演讲政治演讲、学术演讲、教学演讲-19-/19印刷，必要情况可以使用双面印刷，版心误差不得超过5；

4、装订要求文件统一采用平订法，左侧装订，不漏页，不错页平钉两钉钉距外钉眼位于纸张上下各1/4处，允许误差不超过10钉距及左侧边缘间距不得小于10无坏钉，漏钉，重钉，钉脚平稳坚固

四、学生会文件的细致要求

（一）封皮

1、计划、总结、策划必须添加封皮，其他文件超过5页（含5页）必须添加封皮；

2、封皮字体标题为黑体，字号视具体情况而定；

3、封皮横排标题不得低于页面整体的上1/4O

4、封皮竖排标题应居中放置，字及字之间设置空行，要求基本位于页面纵面中心

5、落款为宋体、四号、加粗，

1.5倍行距，双行式落款；

6、统一上交同主题内容，同文件性质的文件，封皮必须统一制作，确保格式一致目录

1、文件超过5页（含5页）必须添加目录页；

2、目录内容包括正文中所有的第

一、第二级标题，其余标题不予显示；

3、第一级标题后加重复引号注明所在页码，第二级标题以后不注明页-2-119码;

4、“目录”两字格式为黑体一号、加粗、居中，两字间输入四个空格；

5、目录中第一级标题使用宋体、四号、加粗、L5倍行距；

6、目录中第二级标题使用楷体、五号、不加粗、

1.5倍行距

7、目录整体须处于页面的纵向的居中位置

（三）标题

1、文件标题使用正标题、副标题、等级标题；

2、正标题格式设置为黑体、三号、加粗、居中；

3、如果文件必须添加副标题，则使用楷体、四号、加粗，破折号前端不能超过页面纵向中心线；

4、等级标题设置五个等级，即以及标题一一五级标题，不能使用英文字母作为标题序号；一级标题

一、二级标题

（一）三级标题

1、四级标题⑴五级标题

①（注需要时可使用六级标题A、；七级标题a、；标题有括号时不-3-/19加顿号）

5、文件中第一级标题格式及正文相同，但加粗显示；

6、文件中的第二级标题下若有解释说明性的内容，则加粗显示；

7、注意标题的定义，如果标题直接是解释说明性的文字，则当做标题进行加粗处理；

8、章程中各章节标题各空一行且标题加粗居中显示

（四）正文

1、字体为宋体四号

2、段落左缩进两个字符

3、行距普通为

1.5倍行距

（五）落款

1、正文采用双行式，靠右

2、汉字不能用数字“0”和英文字母“0”代替

3、字体为宋体四号，加粗，普通为

1.5倍行距

（六）附录

1、如果文章有必要在文章后添加附录，则附于正文之后，另起一页开始；

2、附录格式为“附录x”（x为

一、

二、

三、

四、五……）

3、“附录x”使用楷体

2312、五号、不加粗、顶格;-4-/

194、附录为正规文件的情况下保留原有格式

（七）页码

1、文件超过两页（含两页）必须添加页码；

2、页码格式统一为“一1一”形式；

3、页码位置统一为页面下方居中显示；

4、页码自正文第一页开始计算，封皮、目录不属于页码计数范围办公室“文秘培训”应用文体写作——应用文体概论

一、教学目的

1、引导学生理解应用文体的概念；

2、明晰应用文体的特点及语言特色；

3、基本能够以应用文体的要求创作简单应用文体；

二、应用文体的基本概念及普通文学作品有何不同应用文体是普遍存在及工作学习生活方面中，直接为现实生活服务，具有实用价值，惯用格式的一类文章的总称是人们交流思想和经验，传递信息，沟通公共关系，处理具体事务的一种工具

三、应用文体的特点应用问题最显著的特点

1、实用性

2、规范性

3、真实性（或者客观性）-5-/19

四、应用文体的语言特色

1、直接

2、概括

3、简明

4、正规

五、应用文体写作的基本准备

1、素材的积累1留心观察生活2阅读正式公文3背诵常见语句4借鉴文体长处

2、能力的培养1建立框架的能力拿到一篇应用文写作的要求以后，如何布局，该写那些方面，每一个方面应该分为几点；2提取菁华的能力有若干份资料，其中有精彩的部份也有不足的地方，如何找到菁华的语句段落把它们提取出来3整合选段的能力选择出优秀的点和菁华的段落如何把其整理出来整合成我们所需要的段落4整体修改的能力

①调整结构调整已写好的顺序，使之结构严谨合理；

②增删内容根据实际情况删除多余的，补充不足的部份；

③推敲语句整体阅读，发现不合标准的细节，最终完稿-6-/

193、格式的明确必须明确的一些应用文体的格式工作计划、工作总结、活动总结、活动策划、会议记录、通知、请示、章程、制度和规定、通讯等书法

一、本次培训书法的目的

1、引导大家明晰书写水平对文秘工作的重要性；

2、指导大家体味书法美的判断方法，掌握书法的练习方法；

3、培养大家养成正确的书法观念

二、硬笔书法的选帖

1、名家书帖，楷、行为主（隶、篆、草等书体实用性不强）

2、风格不能太强烈（瘦金体，隶书等）

3、个人爱好

三、硬笔书法的正确练习方法

1、速成是妄谈，要循序渐进;-7-

1192、要学会读帖；

3、要能够背临；

4、分散练习，集中练习，日常生活中练习

四、书法的美学理论书法中最重要的审美依据一一变化

1、独体字形；

2、重复笔划的变

3、结构的变化办公室“文秘培训”应用文体写作通知、会议记录

一、通知

1、通知的定义通知是用来传达要求下级办理和需要有关单位周知或者执行的事项时使用的公文

2、通知的要点:-8-/191语言简明，语句通顺2意思准确，交待清晰3及时发放，宣传到位

3、通知的基本格式⑴标题“通知”两字，或者”关于的通知”2合用人可以有也可以不要，但在正文中交待清晰3正文内容清晰，交待清晰时间，地点，对象，具体要求，语言得体4强调词“特此通知”四字5双行式落款法，日期使用大写形式

二、会议记录

1、会议记录的定义会议记录是对各类会议的会议流程，会议决定和会议情况的忠实记录

2、会议记录的要点1语言简炼，用词准确；2内容客观，真是可靠；3重点突出，要点全面

3、会议记录中应该突出的重点1会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；2会议的中心议题，以及环绕中心议题开展的有关活动；3会议讨论，争论的焦点以及各方的主要见解；-9-/19。