采购管理制度

XXXX建筑工程有限责任公司2022年6月4日编制第二章分包单位的考察制度第五条由公司分管经理参加，工程部组织，项目部负责人、建设单位代表参加对分包单位总部进行考察，以验证预审内容的真实性与可靠性同时由分包单位拟定考察项目（正在施工的或两年来已经完成的作品）第六条考察时，对相应内容应作详细记录，回来后由工程部进行信息处理，形成《分包单位考察报告》，报总经理审阅第七条公司分管经理参加由工程部组织质安部与项目部负责人、建设单位代表参加，对分包单位拟定的考察项目实施考察

（一）正在施工的项目，考察内容主要有现场的质量管理；现场的安全管理；现场的劳动力配置；现场机械设备配置及运行状况；现场的技术人员比例；现场的文明施工；现场的材料管理；现场的财务管理

（二）已竣工的项目，考察内容主要有外观质量；甲方评价；有关竣工资料第八条考察结束后，由工程部负责整理有关记录，形成《分包单位工程考察报告》，报总经理审阅第九条根据《分包单位考察报告》与《分包单位工程考察报告》工程部组织运营部、项目部负责人参加对分包单位进行评审，确定人围分包单位（一般3〜4家），参与人数不少于2人第十条入围分包单位由工程部建立《合格分包方》档案，必要时备查第H^一条由工程部通知各合格分包单位，带押金来工程部领取图纸与有关文件，并考察现场约定时间将报价（施工图预算与施工方案）送至工程部第十二条报价费用包含但不限于公司利润5%-15%管理费3%-5%项目部运营费用

1.5%-3%招标代理费用

1.5%相应承担的税金、施工措施以及实体操作的一切费用具体比例费用根据项目实际情况由运营部确定第三章签约第十三条工程部根据项目有关资料测定分包价格第十四条分包单位在规定时间之前将报价送达工程部，迟到lOmin以上者视为放弃处理第十五条在规定送标时间lOmin后，由工程部宣布报价，宣读各家报价，在定价的+3%〜-5%范围内视其为有效标书如分包单位报价均溢出范围，取其加权平均作为报价（按此让利），报价均为有效第十六条有效报价文件由工程部收齐，组织有关技术人员进行评审，有针对性地提出问题第十七条各分包单位就提出问题经现场一段时间准备后，必须做出书面答复第十八条工程部、运营部、项目部一起，对书面答复进行分析、评价，选择让利较多、方案较好的分包单位作为最终分包单位，并报公司领导审批第十九条公布决标结果，并由工程部与分包单位在一周内签订分包合同，明确双方的权利与义务，必要时应进行公证第二十条未中标单位交回图纸与有关文件，退回押金附则第一条本制度由XXX建筑工程有限责任公司负责修订和解释第二条本制度自2023年1月19日生效实施目录物资设备部分3第一章总则3第二章职责划分3第三章采购流程4第四章采购方式4第五章供应商管理5第六章合同管理6第七章库存、核算与票据7第八章货款结算与支付8分包及服务采购部分9第一章资格预审制度9第二章分包单位的考察制度10第三章签约11附则11物资设备部分第一章总则第一条为规范采购行为，降低采购成本，控制采购风险，加强采购过程的监督和管理，制定本制度第二条采购活动遵循原则

（一）采购活动应遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和有效制衡的原则；

（二）采购活动坚持“质优价廉”和“高效服务”的原则；

（三）采购活动要做到审批规范、操作流程规范、文件格式规范、票据规范、过程监督规范；

（四）采购活动必须实施计划管理，严禁无计划采购和验收；同时贯彻“先盘库、后采购”的原则，以减少资金占用、防止物资积压第三条本制度适用于内蒙古北丽建建筑工程有限责任公司第二章职责划分第四条运营管理部负责采购过程中流程运行、采购活动的规范性、投诉与服务的监督管理工作第五条运营管理部具体负责采购活动的组织实施第三章采购流程第七条采购活动必须实施计划管理，严禁无计划采购和验收;需求计划应明确以下内容使用单位、产品名称、品种、规格型号、数量、质量要求、技术性能及到货时间等内容，特殊要求的需备注说明，大宗材料计划应每月上报计划量，其余材料计划应每周上报计划量，临时急需材料应由项目部采购员提供三家比价表后准予报账第八条项目部要根据实际需要准确提报采购计划，公司将依据“谁提报、谁签字、谁负责”的原则对造成物资积压的责任人进行追责第九条运营管理部根据采购计划编制资金计划并负责建立采购计划执行台账，及时监控采购计划的执行情况第十条物资验收工作由项目部牵头组织，运营管理部人员参与第四章采购方式第H^一条采购方式分为招标采购和议标采购《采购资金达到60万元（含60万元）以上需要招标；材料、劳务采购达到200万元必须公开招标》其中，招标采购包括公开招标和邀请招标；议标采购包括竞争性谈判采购、单一来源采购和询价采购

（一）公开招标是指以招标公告的方式邀请不特定的供应商投标；邀请招标是指以投标邀请书的方式选择邀请符合条件的（三家及以上）特定供应商投标

（二）竞争性谈判采购方式是指以公告或邀请方式邀请不少于三家供应商，就采购事宜与供应商分别进行一对一的谈判，确定中标供应商的一种采购方式

（三）询价采购方式是指采购人就采购项目向符合相应资格条件的三家及以上供应商询价、比较，以质优价廉的原则确定供应商的采购方式第五章供应商管理第十二条供应商信息调研供应商信息可通过供应商的自荐和他人介绍、专业媒体广告、互联网搜索等渠道获取各企业负责建立信息档案，档案信息包括供应商的注册地、注册资本、主要股东结构、生产场地、设备、人员、主要产品、业绩、生产能力、联系方式等，信息档案须及时更新第十三条供应商的选择

（一）根据潜在供应商信息档案评估其工艺能力、供应的稳定性、资源的可靠性及其综合竞争能力，剔除明显不适合进一步合作的供应商后，制定出待考察供应商名录

（二）对于待考察的供应商，可通过小批量试用、实地考察等方式确定供应商信息的真实性

（三）根据所需物资的类别，筛选确定3家以上的长期供应商；非垄断性货源供应商的选择遵循“对等原则”，优先考虑规模、层次相当的供应商，尽量回避行业寡头常规物资（使用频次高、累积量大）可向合格供应商直接采购，合格供应商以年度或者项目周期所需物资为标的通过招标或者竞争性谈判确定同类物品供应一般确定三家合格供应商，具体供货根据实际情况选择供应商，当物资价格比上次进货价格高时，要求做出说明，经批准后方可签订采购合同

（四）有限竞争市场和垄断货源的独家供应市场，争取与合作意愿较强的供应商发展战略合作关系

（五）合格供应商须经公司审批后确定第十四条供应商资质

（一）具有独立承担民事责任的能力；

（二）具有履行合同的能力；

（三）产品质量和价格具备竞争力，售前、售中、售后服务规范;

（四）产品符合国家产业政策和国家环境、安全标准；

（五）各类证件齐全、真实、有效包括企业法人营业执照复印件（盖章）、税务登记证复印件（如属于一般纳税人必须提供一般纳税人资格证复印件）、供应商身份证复印件以及其他有关的证明；

（六）具有生产厂家或销售总代理出具的授权委托书；

（七）两年内无不良记录；

（八）符合需求单位确定的其他特殊条件第十五条供应商的评定

（一）设置黑名单（不能履行合同或者有违约行为、供应不合格产品）第六章合同管理第十六条采购合同的签订和审批执行的有关规定第十七条合同管理人员负责建立合同台帐和归档工作合同台帐内容包括签订地点、签订日期、物资种类、合同金额、供货厂商、采购方式、经办人及款项支付情况等第十八条合同会签审批完毕后，合同管理人员要认真检查相关人员的合同会签审批意见，按合同会签审批后内容签订合同依法签订后，即具有法律效力，签约单位对合同履行情况负责；合同管理人员要及时打印、传递、留存并做好相关记录同时留置PDF文件（其中本地发生合同7日打印传递完毕，异地发生合同15日内办结）第七章库存、核算与票据第十九条物资验收

（一）到货物资由库管员负责接收和组织验收验收人员包括库管员、项目部工作人员、运营管理部人员；具有特殊技术要求的，需要技术人员、质检员和供应商参与验收验收过程中需要查验的资料包括

1、产品合格证；

2、质量一检检验报告；

3、与物资有关的资料；

（二）参与验收人员的主要职责

1、项目部工作人员查验到货物资的规格型号、品种与采购计划是否一致；

2、库管员清点数量，保证入库量与实际到货量一致；

（三）未经验收物资或不合格物资严禁入库

（四）验收合格物资，库管员详细填写入库单，办理入库手续，参与验收人员签字确认第二十条采购物资入账，应以方便领用出库计量的原则确定入账计量单位第二^^一条运营管理部根据出入库单据和合同约定的结算依据办理供应商结算单第二十二条供应商根据结算单金额开具有效发票，连同结算单运营管理部人员审核第二十三条审核时需要检验单价是否与合同相符、结算单签字是否完整、发票金额是否与结算单一致和票据是否规范第二十四条审验完毕后加盖“审讫”章，有关负责人签字后交财务审核第八章货款结算与支付第二十五条运营管理部人员根据入库单负责发票催缴和接收工作，结算资料（按工程结算制度执行）审核无误后交由财务办理挂账手续第二十六条付款业务严格按照合同约定办理，并履行资金支付审批程序，运营管理部根据各项目部的材料计划在每月25日上报下月材料资金计划第二十七条合同履行完毕后，供应商提出结清货款时，经运营管理部、工程部人员确认，并经财务核实供应商货款支付情况后方可办理付款手续第二十八条质保金期限以合同约定为准质保期满且合同履行期间无纠纷的，在满足支付条件时方可履行付款程序第二十九条对支付预付款后没有按期发运到货的物资，须及时催货和索要发票对在采购过程中发生经济、法律纠纷的业务，运营管理部人员应及时处理并向公司报告第三十条达成退货协议的物资，已经付款的，应先由供应商退款后再退货；未付款的不予付款，直接退货第三H^一条无法协商一致的退货，应采用法律手段解决在最终判决之前，无论是否已付款，均不得将货物先行退给供应商分包及服务采购部分第一章资格预审制度第一条经建设单位批准可分包的项目，由工程部负责分包单位的资格预审工作第二条由工程部发布发包信息，在规定时间内，有意向的施工单位前来报名，领取资格预审表，并约定送审时间送审时须携带以下证件（-）营业执照（年检副本及其复印件）；

（二）资质证书（年检副本及其复印件）；

（三）安全资格审查认可证（有效副本及其复印件）；

（四）法人证明或法人委托书（原件）；

（五）企业简介;

（六）项目经理简历（含项目经理证书原件）；

（七）银行资信证明第三条各报名单位必须在规定的送审时间，将预审表送至工程部由工程部验证有关原件有效后参加预审第四条预审由工程部组织，建设单位派代表参加当符合如下条件时，视为预审通过并书面通知对分包单位总部进行考察:

（一）具备完成该项目相应的资质;

（二）公司组织机构健全，财务状况良好，技经人员配备合理机械设备齐全；

（三）参与施工的项目的优良率在80%以上;

（四）分包方项目经理有两个以上相应工程的施工经历，且工程质量为优良以上。