行文管理制度001

一、行文管理规定

（一）基本原则

1、行文一般不得越级，如须越级行文时，应抄报越过部门

2、呈报的公文应一文一事，政企分开

（二）格式要求

1、公司对外统一行文名称长沙华成数码科技有限公司

2、标题要简练明确，要注明文件种类（请示、报告、批复、函件等）

3、抬头要写部门

4、要有行文编号，以便存放、查找、立卷归档

（1）对外行文编号统一为湘华成办（201X）XX号

（2）内部行文编号统一为人力资源部HR[201X]-XX财务部FN[201X]-XX销售部SD[201X]-XX客服部CD[201X]-XX商务部BS[201X]-XX仓库WH[201X]-XX

（3）各部门管理制度编号统一为（见附表二）人力资源部HR-XX-201X财务部FN-X义-201义销售部SD-X义-201义客服部CD-XX-201X商务部BS-XX-201X仓库WH-XX-201X

（4）各部门记录（表格）统一编号为人力资源部HR-XX财务部CW-XX销售部SD-XX客服部CD-义X商务部BS-XX仓库WH-XX

5、要注明保密登记（绝密、机密、秘密、内部文件等）

6、文字内容要简练准确，不能用不准确的数字，使用标点符号力求准确

7、落款要注明“年、月、日”、“主题词”、“抄送”、“报送”等

8、字体大小、行距要得当

（三）处理程序

1、对外行文1以公司名义对外发文，由拟稿人按发文格式撰文后，交部门经理核稿、总经理审批2将总经理审批完的文稿电子版送人力资源部登记编号、打印3领导签发后，经打印、拟稿人核对，加盖公司公章登记发出4最后由人力资源部存档

2、内部行文1部门向公司总经理的书面请示、报告，由拟稿人以部门名义拟文，部门经理签字后，交总经理审批2具体内部发文格式详见附件一

3、管理制度及记录1各部门所有管理制度及表格的建立应先编号，统称为《XX管理制度》，在制度中引用的记录表格名称应为《XX申请单》2由制订部门以电子版本形式发给人力资源部核稿、总经理批示3将确定的版本打印出文件形式，编制、审核、总经理签名后正式生效，填写生效日期4将文件版本存人力资源部，同时将电子版本发给人力资源部，由人力资源部收录在全公司受控文件、记录清单中，并知会各相关部门二文书处理规定―基本原则

1、及时根据文件的时间性，及时、迅速地登记、办理，做到不积压、不误时、不误事

2、准确文件处理要保证质量，做到认真、细致、准确、无误

3、保密时刻注意保守机密，做到不泄密、不失密

4、安全文件要妥善保管，任何人不得携带机密文件回家或去公共场所二处理制度

1、各部门要做到情况熟悉，收发清楚、手续简便、防止漏办和延误

2、要针对文件的性质和来源进行“分门别类”的保管，以利查阅，并定期清理

3、对秘密以上的文件、资料，要定期清理、定期归档、定期销毁

4、以公司名义对外发文，由承办人到人力资源部编号、打印、盖章、登记、发出；各部门外发文件由各部门登记发出

5、两个部门合办的文件，由两个部门联名发出的文件

三、本制度从2010年1月25日起执行附件一（例）长沙华成数码科技有限公司（部门字母缩写）

[2010]-致各部门由***部-一（发文人签名）内容关于*************的通知（靖示、报告、规定）日期2010年**月**日（仿宋体小四号字）关于***********的通知（黑体四号字）正文（宋体小四号字）（注明呈报签字领导的岗位，必要时可多人）主题词抄送（内容设及到的需抄送的部门）抄报（相关部门或领导）附件二（例）文件名长沙华成数码科技有限X义制度文件名长沙华成数码科技有限公司文件管理制度电子文件编码HR-001-2010序码001制定陈丽娜审批程全文件类型标题正文边距行距纸张对外发文（其他文件）黑体，二号字仿宋_GB2312四号字上

2.54下

2.54左右各

3.17固定值28磅A4纸对内发文黑体，小二号字仿宋_GB2312小四号字±

2.54下2左右各

2.5固定值25磅A4纸备注

1、制度及表格的编号部分为宋体，小五号字

2、为求美观，可根据文件字数多少适当调整边距及行距，字体及字号不能调整电子文件编码序码制定审批。