文件档案管理制度-安全生产

有限公司文件档案管理制度编制部门安全生产领导小组编制审核批准20XX年3月23日发布文件档案管理制度为了加强公司文件、合同等重要资料的档案管理工作，进一步规范档案管理工作秩序，特制定本制度

一、档案管理方式与组织公司档案以集中管理为主，采取集中与分散管理相结合的方式即公司档案由行政部集中统一管理，相关部门分类管理相关档案以便及时利用、维护档案的完整与安全各部门要落实专人具体抓好自行管理部分的档案管理工作

二、归档档案范围

（一）政府机关、上级部门发来的与本公司有关的决定、建议、提示、命令、条例、规定、通知等等资料

（二）公司对外的正式发文、与有关单位来往的文书、公司的请示及上级机关的批复等

（三）内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、照片、录音、录像等资料

（四）与有关单位签订的合同、协议书等法律文书

（五）主管任命书等资料、以及关于员工奖励、处分的文件资料

（六）公司的历史沿革、大事记及反应主要活动的简报、照片、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、汇集记录等等

（七）公司内部的各项管理制度

（八）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等等

（九）反映主要职能活动的报告与总结

（十）其他反映经营管理业务活动，具有查考价值的文件资料

三、相关档案管理责任目标

（一）文书档案、人事管理档案由行政部负责抓好机关文书、合同等档案的归档管理；业务档案资料由相关部门指定专人负责管理在各部门直接收到与本公司有关的重要文件后，一般情况下交由行政部登记，并实行统一保管和归档，相关部门只留存复印件

（二）财务档案由财务部负责具体抓好财务单据、账簿等资料的定期归档

（三）合同档案各部门要强化合同文书档案管理意识凡各部门及在分管领导指导下签订或指导协调辖属企业签订，或有关部门签订的，各相关部门要由专人进行保管机关合同签订实行“全程负责制”各部门要强化合同签订的法律意识和责任意识，请司法部门及律师帮助审核，使合同的签订置于法律框架之内，确保合同签订的严肃性各相关部门将合同档案报送行政部存档的同时，要继续认真抓好合同期限、合同执行效果等情况跟踪落实，并及时与行政部联系或向分管领导报告合同执行有关情况，提出相关的意见和建议，确保合同的起草、审核、签订、执行、存档等环节的部门“全程负责制”落到实处

（四）基建保卫档案由项目部负责抓好基建项目、安全生产等相关档案管理工作

（五）业务档案由销售部负责抓好出货和合同情况等资料档案的管理

四、档案归整

（一）归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批或无原件的重要文件不能归档的可保存复印件

（二）以正式文件发出的文件、函件或请示，有关部门在收到有关部门的批复文件后，要及时送交行政部进行登记归档，确保文件申请与批复的连贯性，避免出现只有请示没有批复的档案文稿

（三）档案资料管理人员应根据业务范围及主要工作任务，按照“案卷类目”放入文件卷夹内分类保管，并填写《文档归档登记表》，方便查阅

五、档案保管与借阅

（一）档案属于机关办公机密资料，未经许可不得外借、外传外单位人员未经领导批准不得借阅

（二）借阅档案材料，须经档案管理所属部门负责人批准借阅档案，必须履行登记、签收手续借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借，过期由档案保管人员催还需要长期借出的，须经有关领导审核批准，并由档案管理人员做好详细登记

（三）调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印，不得拆卸、损污文件，归还的档案材料应完整无损，否则，追究当事人的责任

（四）借出的档案资料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告分管领导及时处理。