酒店档案管理制度

酒店档案管理制度

1、各部门办理完毕的文件（含会议文件）和资料，收集后要按条款类目分别存放，经检查齐全后，整理立卷归档；

2、酒店的文件保存、归档办法按字母顺序排列，按题目分类或按地区、时间等形式分类，必须在档案夹里清楚的注明；

3、熟悉自己管理的档案，了解各部门的归档制度，每年将资料清理归档；

4、每年清理•次档案，准确的做好文件索引；

5、归档前要先把资料进行分类，可把材料按类分组装入一个代办卷宗，以便归档时所有材料都能随手而得，归档时要注意整洁；

6、立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起，卷内页号一律标在右角，案卷目录打印四份，卷内目录打印五份；

7、档案的厚度一般为

1.5公分至2公分，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查纸面过大的书写材料，要按卷宗大小折叠整齐；对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件，案卷标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹要端正；对破损或褪色的材料•，应当进行修补和复制，装订部位过窄或有字迹的材料，要加纸衬边；

8、根据卷内文件之间的联系还要进行系列排列、拟写案卷标题、编组号、填写案卷封面、确定保管期限、装订案卷、编制案卷目录等；

9、案卷按年代、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管，并要编上顺序号及注名存放案卷的年号与卷号；

10、每年检查一次档案材料的数量、保管等情况，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全；

11、对于已失去作用的档案要及时销毁，或用碎纸机进行处理.，销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送领导审批后方可销毁；

12、做好保管工作，档案室的房门窗要坚固，落实防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠等措施；

13、销毁档案材料时，必须指派专人监销。