公司公文管理规定

.目的为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，提高公文运转时效，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度.适用范围本制度适用于集团总公司、子公司.职责范围集团总裁办总裁办是公司公文处理的管理部门负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作同时负责指导各部门和各子公司的文件处理工作负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改负责本制度的实施集团其它各部门、子公司不得以集团名义自行对外正式行文负责按本制度规定执行.公文处理原则公文处理原则公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密.公文的种类公文的定义公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具常用的公文种类常用的公文种类有决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、规定、函、会议纪要等

（一）决定、决议对重要事项重大行为做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”

（二）意见用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法

（三）通知用于传达上级部门指示，要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项

（四）通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况

（五）报告、请示向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”；向上级部门请示指示、批准用“请示”

（六）规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范

（七）函是相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门提出请求的公文

（八）会议纪要传达会议议定事项和主要精神，要求全公司共同遵守执行.公文格式和行文规则公文格式和行文规则.

1.1公文用纸幅面及版面尺寸.公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mmx297mm.公文页边与版心尺寸公文用纸天头上白边为37mm±lmm公文用纸订口左白边为28mm±lmm版心尺寸为156mmx225mm不含页码.

1.2公文中图文的颜色除红头文件外，未作特殊说明的公文中图文的颜色均为黑色.

1.3排版规格与印制装订要求Q.排版规格正文用4号宋体字，一般每面排22行，每行排28个字

2.制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm

3.印刷要求单面印刷;页码套正，两面误差不得超过2mm黑色油墨应达到色谱所标BL100%红色油墨应达到色谱所标Y80%M80%o印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划

4.装订要求公文应左侧装订，不掉页包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空两页页码之间误差不超过4mm骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm;无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固;后背不可散页明订裁切成品尺寸误差±lmm四角成90°无毛茬或缺损公文中各要素标识规则组成公文的各要素可划分为眉首、主体、版记三部分置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记眉首.公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行.秘密等级和保密期限密级公文应分别标明“密级”字样，用3号黑体字，顶格;密级分为ABC三个等级密级程度应由发文主管单位领导根据文件内容确定如需标识和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行.紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字.发文机关标识由公司全称或规范化简称后面加“文件”组成，即“湖南九州集团有限公司文件”或“九州集团”；对一些特定的公文可做相应的改变，如通知即可写为“湖南九州集团有限公司通知”发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mmx15mm.发文字号发文字号包括公司、部门字号、年号、顺序号

②如发文单位为总裁办，则具体格式为发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线.签发人公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名，特殊情况手签签发人姓名如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。