如何当好会议秘书

如何当好会议秘书假如公司要召开事务会议或者专题讨论会议，而你被邀请作会议秘书的话，不要皱眉，这但是一次让你露脸的好机会，并非是一件令人烦恼的事那么，如何才能轻松地当一个会议秘书呢？作个会议计划，弄清谁是谁，谁坐哪儿通常情况下，没有人会在发言时逐字逐句地念发言稿（假如确实有人那样做的话，你能够用录音机录下来，随后再把它整理成文字），但是大家还是希望你能把他们作出的决定很好地记下来同时，每个人也都希望你能很好地记下他们的见解要把自己当做会议主席的工作伙伴因此，要干好这份工作，你首先得是一个良好的记录员，其次对会议过程要态度客观冷静会议通知公司委托人起草人时间审核人时间会议目的时间与会人员会议类型（含电话会议）会议记录/议项议项・制造小组;•管理小组小组会议主持人的作用是激发整个小组，使其向一个共同的方向努力假如你发现自己正起着小组工作主持人的作用，负责主持小组会议，而且你刚任职不久的话，下列这些指导准则应该对你会有所帮助.务必使每个人都有所作为，不同意有人闷闷不乐或者缄口不语；.要求提出具体办法，不同意没完没了不着边际地漫谈；.思想开明，不然你可能会错过最佳方案；.不要紧张不安，或者怒气冲冲；.态度积极，用语积极；.同意花时间进行讨论与反映问题，但要以该工程工作为中心；.评估工程进展情况，找出弱项与强项；.对取得良好进展的工作要趁热打铁，加强巩固务必使每个人都明白什么地方需要改进，并就改进方案达成一致意见；.注意小组每个成员的奉献，谁在哪个方面起到作用有的人在好几个方面起作用，有的人则致力于一至两个方面注意观察你掌握着那些人的情况，与他们的行事方法当你熟悉了小组的内部关系时，你就能够更有效地利用这股综合力量注意掌握推拉管理方式提示做个大方的组长假如你是某个工程的领导人，你赚的工资必定比大家多，那就要在工作出色的时候犒赏一下大伙，即使是偶尔的也行请大伙出去吃顿饭，晚上请大伙去玩卡丁车竞赛，或者者白天请大伙去一个兴旺发达的农场欣赏一下田园风光等等，这些主意都极富想像力，也显示出你的大方慷慨，同时远比仅仅在收工后请大家喝杯啤酒更能提高你的威望第34招如何当好小构成员随着传统的组织结构金字塔的崩溃，越来越多的职员将直接从事决策过程的日常工作要当好一名小构成员，就意味着能独立工作，对你的具体任务负责，并按时保质保量地完成小组分派的工作要主动同意计划指令，并注意你与他人各起到什么作用下面这些事中，你做到了什么？•赞扬别人；•保护与谐；•化解矛盾；•抚慰感情受伤者；・阻止变故；•使小组乐观向上；遵守小组的时间安排；遵守小组的事务安排；推动小组取得成果；编制目录，作下笔记;•宣传自己的办法;・为坚持原定计划还是灵活改变方法出谋划策提示在其他人面前，对自己发挥的作用不要过分谦虚，由于这是你的力量之源但是在特定环境下，也要作好收缩你起到的作用的准备第35招如何做小组展示有的时候候，某位外面的顾客或者者自己单位的某个管理小组会要求你们小组展示一下自己的工作这时，小组的形象与专业信誉千万不能受到损害因此，花点时间对展示工作作个计划是值得的你们务必事先开个会，讨论一下工作展示的要点与方法，让他们听些什么，看些什么，与每个人的作用与职责，这些都要达成一致意见千万不要草草地带着参观人员匆匆转一圈便完事大吉，这样是致命的，显得你们很不协调，也不专业对展示工作的步骤拿出一个方案来，然后讨论一下使用什么道具与设备；安排好发言顺序与时间，商量好发言要旨及辅助材料选一个人，负责维持秩序，决定由谁来回答哪个问题小组每个成员都要认真做好自己的准备在展示时，不要在参观者面前互相争论或者表示不一致意见，每个人只能回答事先商量好的涉及他本人特长的问题别人发言时，要作一些形体语言暗示，不要有烦燥、愤怒或者不以为然的表情若有这种现象，事后要点名批判为使大家更像一个小组，要事先商量好着什么装大家不必非穿统一的制服不可，但假如大家能达成一致意见，着装能显示出一定程度的统一性，以暗示出自己小组的精神，同时又能显示出每个人的个性、角色、专长，这样会更好一一比如，款式一样但颜色不一致的上装；为本工程特别设计的男士领带与女士围巾；清一色的深蓝色裤子提示在所有的辅助材料、幻灯片、OHP醋酸纤维制品与文件材料上使用本小组的名称或者工程的代号，能够加深别人对小组特性的印象第36招不做外行人要想在技术培训班上给人留下印象，就意味着你得让人感到完全是你自己想去的，而并非上司“送”过去的；就意味着你要显得愿意学习，而且准备聚精会神地去听讲，以学有所成；就意味着你要不懂就问，细心观察而说一些与主题不有关的话，做一些捣乱的事儿，或者者扯七扯八地瞎提问，就会使你自己显得很愚蠢，使别人厌烦，并使老师怒火中烧要积极思考，上课准时、不迟到，穿工作服（除非要你穿便装），要让自己显得对什么都感兴趣一一即使你内心根本提不起丝毫兴趣只有这样，你才可能会学到一些东西或者者碰到一些有意思的人扯七扯八，冗长而晦涩的陈述，特别是那些离题十万八千里，或者敷衍搪塞的话，或者是老生常谈，真是令人吃不消，相信没有人愿意听他“瞎白乎”一个字不分场合听说有人在大家讨论着门廊艺术展时，居然把话题扯到什么校园停车场的安全问题上去了安全问题固然是个严肃的问题，可他选的场合显然不太合适，因此那些本来可能会同意他观点的人，也早改变主意了说话紧扣讨论主题，语言简洁明了，立场坚定鲜明，说完后就坐下，这样你就一定能在大家心目中留下一个好的声誉而假如你的话已经引起了大伙的兴趣，自然马上会有人来接上你的话茬提示在一个理想的团体中，其领导会与下属一起工作，以准确地掌握下属们的培训需求下属们则懂得他们为什么要同意培训，并清晰他们要达到什么目的最重要的是，大家都想学习第37招办一个令人难忘的培训班很多人并非专业培训师，但有的时候他们也会被要求为他们的同事们办一个培训班，有的与其专长技能有关，有的是为了具体实施新的规则或者习惯新的系统，有的则是作一个涉及法律事务的公司商业局势最新报告怎么办？互相影响一提起成人教育，我们便会想到“边学边干是惟一途径”对所有参加培训班的学员，务必在参训期间积极参与，否则他们就会对培训材料日渐生厌，最终连你给他们作的展示都会充耳不闻、视而不见学习方法要多样化游戏、模拟试验、一问一答、小测验、分组讨论、案例分析、放映录像等等不一而足在自我介绍、打破僵局与建立融洽关系3个步骤上一定舍得花费时间（参见第38招）有侧重地设置培训课程培训课程只能包含必不可少的科目，一定不要多找出学员们已经掌握了什么知识，在此基础上再去选择培训课程，这很管用培训前先进行一次摸底测试，这会有助于熟悉学员们的学习兴趣与能力召集1/8的学员，与他们聊一聊，明白他们想学点什么东西，然后根据这个再去设置培训课程你也能够准备一些书面材料让他们带走，使他们能回去后用心地填写提示我们能用所有的感受器官学习因此，在学习新知识时，除了用耳朵与眼睛外，为什么不用用我们的鼻子、嘴巴与手呢？第38招建立融洽的关系大多数专业的培训师都认为，其培训是否成功，取决于他们能否在与学员们见面几分钟后便建立起融洽的人际关系同样，假如你是一位业余的培训师，你也务必与大家迅速建立良好的人际关系尽快掌握每个学员姓什么，让每个人都明白别人的名字是什么，并用名字直接互相称呼，这样能使大家很快安定下来一个小小的游戏节目或者者练习，能够帮助大家习惯使用彼此的名字，这样能够避免因叫不出人家不常见的名字而产生不必要的交谈障碍一个很管用的办法便是鼓励学员们在介绍自己不太常见的名字时，与大家熟悉的一个名字建立某种联系有一个学员就曾这样做过，他使大家很快便记住了他那难记的名字，我也对此非常感激他说“我叫郭拉，把劳拉的劳换成郭就得了”在英文名字中，郭拉（Guora）很少见，而劳拉（Laura）则很常见一一译者注提示“融洽的人际关系一一一离开家门就要时刻记住！”梅尔•布兰金（MaireBrankin）牛津大学高级经理培训部第39招举办一个研讨会第40招宣传自己，提高知名度第41招不要宣传过度第42招警惕专业落伍“我实在没有的时候间读这份报告”，“我实在不明白他们已经把这种药从名单上划去了”，“我不明白密码已经更换了一一再没有什么比你对应该明白的东西一无所知更显愚蠢的了同样，生产一些没有市场的产品或者提供没人想要的服务，也一样愚蠢有专业信誉与掌握当前知识是专业形象的两个重要构成部分专业信誉是你的保证办法花点钱，务必使自己熟悉你赖以生存的直接专业领域内发生的事，要紧跟形势一定要弄清你所做的，是你的公司或者部门之所需经常阅读本行业专栏文章，多利用你的联系网络提示培养一种直觉，明白何时你的核心专业已经魅力不再，并及时调整、转向或者顽强坚持第五章公共场合做个受欢迎的公司人一个演说者最常见的问题是不能与听众建立融洽的关系，这最有可能是由于演说者过于注重了演说的内容引起的其次是由于过分自信或者缺乏排练在商业事务中，有的人过段时间就得作一次演说，尽管通常不需要很长，但对他们的事业来说却可能很关键第六章出差细微之处，彰显形象出差可能非常惬意，也可能是场恶梦但是只要通过周密的计划与明智的研究，就能除去所有出差路上的障碍假如你有任何不清晰的地方，一定要毫不犹豫地拿起电话来，问一个有过此种经验的人，他会给你满意的答案你不可能显得愚蠢，只会让你看起来有头脑第七章沟通职业形象的直观代言“一份理想的履历会让我感到其背后确实立着一个人，能感到他的真实办法，能告诉我他获得了什么成就，与他是如何获得的任何人想玩小花招，立马就被扔进垃圾箱”德比•沃尔科DebbieWalker毕业生人事经理第八章整合资源，打造专业形象通过地方报刊使自己声名远扬，这与在董事会上让别人同意自己的意见同样重要在地方传媒或者专业报刊上经常能发表点东西，不但有助于你的自我推销，而且可使你公司的招聘工作更轻松在地方报纸或者电台发表一篇有关你的职员与团队的事迹报道，能够给你的市场与公司形象带来奇迹学位对接MBA高等教育实战函授班•北京名师与工大教授联袂主讲战略管理、营销策划、商务谈判、资本运营、人力资源管理等实战课程•通用MBA研修高级经理资格证书（可学分转移对接国家承认国际学位•报名电话0451—

88723232.•地址道外区南马路120号职工大学109室美华教育（外地学员可函授）提议人:时间会议计划实例一则承蒙ToucheRoss公司同意使用，作者在此深表感谢提示“用不一致颜色作记录，且前后保持一致一一我们用粉红色笔来记录时间，绿色笔记录议程，桔黄色笔记录需要引起注意的事另外，每次会议都准备好委员会手册或者协约参考材料，也会很有用”苏扎恩•戴维森SuzanneDavison行政官员第27招如何主持好会议在有些公司里，你永远都不可能用电话找到你要找的人他们不是在开会，就是有事缠身经理们最典型的一天中，有70%的时间花在会议上，而其中有1/3的会议很有可能是无关紧要的不管会议听起来有多么可怕，大多数无非是那些老套套，能够休身养性，就像外表花哨而无实质内容的劣等食物一样因此，既然我们每个人都希望会议变得理想有效率，那么我们为什么不在此作一番讨论呢？通往理想会议的一个途径是你自己来主持会议假如你很少主持会议或者者曾有不良习惯的话，不妨考虑下列几个如何主持会议的要点.这个会议是否非开不可？用一个备忘录或者一个告示是否就能够收到同样效果？“周一晨会”假如没有什么东西需要讨论，就坚决取消;.将与会人员限制到8人下列删掉不发言只旁听的人那些只是由于务必列席而坐在那里的人，就像上课调皮捣蛋的孩子一样，只会扰乱会议或者分散大家的注意力；.会议主题鲜明并就此主题与所有与会人员充分交谈；.约定会议开始与结束时间假如为在某项重要议题上达成决议而需要补时的话，要与所有与会人员商量毕竟还需要多少时间才能结束假如大家达不成一致意见，就不要再补时讨论；.合理安排议程时间，各项议程长短适中，分出先后主次手腕里面戴块手表，以便需要时能够悄悄看一眼，掌握一下时间；.不要在桌上放文件所有文件应该事先就发下去，使大家有足够时间进行阅读与消化篇幅较长的文件或者那些含有大量数据或者全面情况的文件要相应附一份简短的内容提要要与会人员明白你为什么要发这些文件，又希望从他们那里得到些什么观点、决议或者行动；.准备要相应充分送来的文件要全部阅读，两个会议之间的空闲时间与人们交谈一下，建立沟通桥梁，收集一些证据与信息用实例告诉大家，你希望其他每个人的会议准备工作也能达到这样一个标准;.鼓励参与精神让大家明确你选了这些人，就是让这些人都参加到讨论中来，不同意出现沉默现象；.排除“还有别的事吗”这句话假如公司的门廊塌了，或者公司已经破产了，或者者财务经理与清洁女工私奔了，这些事都不言而喻，无人不知“还有别的事吗”这句话是用来引导大家提出不一致意见的提示语，或者者是在大家都已疲惫不堪时，点点头便表示同意某个决议时用的；.假如会议因故取消了，理所当然要通知每个人但是假如有人没接到通知来开会了，那你就应该在会场上说明取消原因并向他们道歉提示禁止“二次会议”假如有人以没有参加上次会议为由，提出要就某事再讨论一次的话，你一定要态度坚决一一就是不同意想好应付这些令你尴尬的委员们的办法实在不行的话，就拿出你的绝招一一“主席决定权”第28招如何主持面试团工作让自己在进行面试时显得有权威，同时给候选人与面试团成员鼓劲使其充满自信主持不当会使整个面试失去操纵，或者者面试时间被某个面试官占用，也可能出现不公正或者非法提问，候选人可能会感受受到了恫吓或者其表述没有受到公正倾听的待遇这些对你的专业形象来说都是不好的消息下列是一个百试不爽的“40分钟长、3人面试团”的面试计划，供你参考话题时间提问人融洽气氛，打破僵局2团长介绍2团长引导提问5面试官

（1）CV提问7面试官

（2）技能/专业提问7面试官

（1）1个要紧问题与/或者2~3个次要问题思维过程/解决问题办法提问7面试官

（2）1个要紧问题与/或者2~3个次要问题眼力看法提问3面试官

（1）为什么我们要面试2团长为什么你来面试2面试官

（2）还有什么问题2团长下一步是什么，谢谢1团长有经验的面试官从来不打无准备之仗，他们的真正辨别力在于他们对所有这些都早已耳熟目悉，他们明白如何去伪存真学位对接MBA高等教育实战函授班北京名师与工大教授联袂主讲战略管理、营销策划、商务谈判、资本运营、人力资源管理等实战课程通用MBA研修高级经理资格证书（可学分转移对接国家承认国际学位报名电话0451-

88723232.地址道外区南马路120号职工大学109室美华教育网址（外地学员可函授）提示“对所有材料要反复阅读，对一些最重要的关键部分与有关问题要作一些笔记熟悉你的面试团成员并明白如何发挥他们的作用假如面试已变得无力，或者者你感受自己不能推断面试人的真实才能，就稍稍改变一下面试形式，问一个出乎他意料的问题，比如’有人说，有两种人能在面试中获胜能说会演的，与不能说不可能演的你觉得这句话对你的这次面试适用吗？”詹妮弗•鲍顿（JenniferBowden），人事管理咨询专家第29招如何当自愿组织团体的头儿个人的政治观点即使在最文明的组织团体中都可能成为异端不管是在居民联合会、石油消费委员会还是在公司滑雪俱乐部里，要树立一个自愿团体领导者的形象，就牵涉到一项综合能力领导技巧与使具有迥异的性情与不一致个人政治观点的人们能与平共处，形成一个工作团体的能力，不能“窝里斗”在一个自愿构成的团体里，所有成员都想明白他们能给这个团体带来些什么因此在聚会前，你要做大量的辅助性准备工作作为领导者，你要明白他们来参加的动机是什么，要务必使每个人的时间、技术与才能得到充分的利用而最重要的一点则是，对他们作出的奉献，你要对他作私下与公开的道谢“一个内阁想生存下去的话，务必给人留下一种印象，即在作决定时，明确、干脆而不妥协，此谓政府而民主者，即速战速决也”——克莱蒙特•艾德礼ClementAttlee1883—1967英国首相[1945—1951]工党领袖（1935—19相）对英国大工业实行国有化，并创办国民保健事业译者注（ClementAttlee）提示一个委员会通常喜欢感受到他们属于某个特殊团体，且其领导人富有风格，并具有能使大众拥戴的领袖气质好好体会一下这句话第30招把参加会议作为进展事业的好机会下面这个“10点计划”适用于任何会议，特别是这种会议你在其中的作用还不十分明显，但需要反映出你的专家气派、自信与竞争能力.提早到达会场，充满自信地步入；.选择明显位置，确保能看见主席的眼睛占据合理空间，坐姿放松，但保持警觉，注意观察、倾听；.务必较早发言；.发言观点明确，用词准确，开门见山；.一句一事；.大胆提出自己的见解，不要闷在心里（不然你坐在那里干什么）睿智、笼统、概括一一把细节留给大家去发挥;.语气坚定、语音低沉，必要时放声陈述；.对另外一个人的发言或者报告作一下你的评论一一假如你担心自己的发言在大家心中不够分量；.掌握什么时候是留下印象的好时机一一何时插一句，何时站出来；.及时离开除非你想利用这次机会征求某人的意见或者与某人讨论某个问题，不要在会场继续逗留假如有人想找你说话，不妨以“还要去某地”或者“还要见某人”为由推之提示检验一下你的不安全程度假如被邀参加某个会议，问一问自己，假如你不去又会如何假如你务必去，务必清晰这是你进展事业的一部分工作学点东西一一你在其他地方得不到的最新消息、独到见解，甚至闲言碎语；•提高自我；给人留下你的印象；提高你的知名度第31招加入专业团体专业团体成员资格不光是一个能给人以深刻印象的头衔，更是衡量你的竞争能力与信誉大小的尺度假如你是某个专业团体的成员，那么你便有资格向其他专业人士征求意见，或者与其进行探讨与交往这些都是参加专业团体的通常好处但是许多专业团体加入要求都很严格，它们也不是惬意的俱乐部由一些高级专业人士构成的审查团对你的资历进行评估检查，这样获得的成员资格比只通过考试更能获得人们的信任与尊敬，由于这表示你确实有能力做这份工作，而并非纸上谈兵假如你加入了一个或者几个专业团体，这表示你拥有了一张或者几张专业证明，在一个竞争猛烈的社会里，这但是使你面试获胜最有用的东西了假如你务必参加某个会议，就给自己定几条基本规则弄清晰自己在会议中担当的角色，你的职责与权限你能给这个会议做些什么？如有必要，向会议进行陈述与再陈述找出担当这一角色的任务与前景假如你作为某利益团体的代表，应避免光讲该利益团体的路线政策假如人们已经明白你要说些什么的话你又何必再浪费大家的时间呢？你完全能够按自己的长相剪一块硬纸板，手上举一面横幅，上面印有你所属利益团体的路线政策，然后把它支在你通常的座位上，而你本人则能够逛大街去了提示不要反复唠叨旧话题它太令人厌烦，听者“一只耳朵进，一只耳朵出”第32招如何当好助理助理的作用与主管的作用差异不是很大，但与主管相比有其本身一些特点，两者还是有明显的区别的助理的存在是为服务于某个团体，使其更容易达到预定目标方法是通过使团体中所有的成员能感到并促使其感到平等、有作为、被认可，要让他们确信这个团体存在得有意义、有目的会议助理的工作是检查会议的客观环境是否妥当，会议的时间安排是否合理要能起到这种作用，需要业务成熟，并能在需要时保持沉默，必要时慷慨陈词；要认真倾听，紧随会议讨论的主流，并能掌握人们潜在的思想与情感在做到以上要求的基础上，助理不能支配、领导这个团体或者擅自作出决定管理咨询专家卡罗•提埃叶CaroleTietjen与彼得•沃尔科Peterwalker用了这么一个从种子发芽到开花结果的比喻辅助管理种子议事日程花盆会场安置及其环境堆肥由会上所有办法构成的肥沃的介质发芽讨论并大量意见的形成培土对各类意见的评估并选出最佳方案开花达成共识并产生出广为同意的结果提示一个好的助理有助于把事办妥，但不当操纵者第33招如何主持小组会议在一个以良好工作结构行事的无级别组织里，留下你的业绩意味着参加某项工程，有的时候作为工程小组组长，有的时候作为小构成员而要领导一个小组，就意味着你的专业可靠性将受到顾客与小组内部成员的检验现代公司有了更多的以不一致形式出现的小组，包含自我管理工作小组；工程小组；问题解决小组;。