档案管理相关规定和方法

********有限公司档案管理规定第一章总则第一条为加强********有限公司（以下简称“集团公司”）档案管理，实现集团公司档案工作的标准化、规范化，更好的服务于企业生产经营工作，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《丑*省档案条例》等法律法规，结合集团公司实际，制定本规定第二条集团公司的档案是集团公司在各类工作活动中形成的应归档的文件材料及各种载体的总和它包括文书、科技、会计、声像、实物、电子等门类的档案，其中科技档案含设备档案、科研档案、建设项目档案和产品档案第三条集团公司本部和所属单位在工作活动中形成的各门类的档案，由集团公司各级档案室集中统一管理，任何部门和个人不得占有和拒交第二章档案管理体制及其职责集团公司成立档案管理工作领导小组，负责统筹、协调和组织集团档案管理工作组长由集团公司分管档案工作的领导担任，本部各职能部门主要负责人为小组成员第五条集团公司办公室为档案工作管理归口部门，负责建立和管理集团公司综合档案室，作为档案储存基地和利用中心负责集团公司日常档案管理工作第三十一条档案库房照明宜选用白炽灯，不宜采用自然光源对外窗户应配有窗帘、窗板等遮阳物体档案在任何情况下均应避免阳光直射第三十二条档案室对珍贵、重要的档案应进行复制，并用复制件代替原件提供利用其中特别珍贵、特别重要、有特殊意义的档案、特殊载体档案、对保管条件有特殊要求的档案，应建立特藏室专门管理第三十三条集团公司各级档案管理部门负责开展档案提供利用工作须坚持执行利用登记制度，加强对提供利用过程中档案安全情况的监督和管理，确保档案实体在提供利用过程中的安全雨季节档案防潮工作和汛期档案安全工作，确保档案不受潮和安全度汛第三十五条集团公司各级档案管理部门应按照国家保密规定和集团保密工作制度，严格控制不应公开的档案信息的利用工作第三十六条集团本部及所属单位应确定专人负责档案专用计算机系统的管理工作，并设置计算机操作系统用户密码禁止在档案专用计算机上运行与工作业务无关的软件第三十七条档案信息载体因损坏，被拆除或报废后应指定销毁人和监销人共同负责销毁涉密信息载体必须送具备涉密载体销毁资质的单位进行销毁第三十八条保存档案数据的计算机对外送修时，应将涉密或敏感内容删除或将硬盘卸下，并做好计算机修理情况登记外请人员来单位修理时，无论档案数据删除与否，计算机工作人员均应在场监督，同时做好笔记第三十九条集团公司各级档案管理部门和本单位信息部门应采取有效措施，加强管理，保证档案数据库和档案数据安全L所有数据都应至少复制二套（双备份），有条件情况下，实行异地保存存储数据的载体最好用光盘或移动硬盘；

2.对重要的数据应进行加密，设置访问权限；

3.修改已存储的数据，应建立修改台账第四十条档案数据信息需与公共信息网络联接的，必须由集团公司各级档案管理部门和本单位信息部门进行安全保密审查，报分管档案的单位负责人审批后执行十一条集团公司各级档案管理部门与本单位信息部门应加强对档案信息网络传输的管理，确保网络和使用过程中的信息安全已建立的档案管理内部局域网应与一切外网实行物理隔离，不应公开的档案信息一律不得上外网第四十二条具有永久、定期30年保存价值的电子文件应打印出相应的纸质文件材料一并归档保存第四十三条集团公司各级档案管理部门与本单位信息部门应联合对磁性载体每满2年、光盘每满4年应进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施条集团公司各级档案管理部门应加强对归档电子文件鉴定销毁的管理属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络上彻底清除；不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除第八章附则第四十五条本规定适应于集团公司本部及所属单位十六条建立健全档案管理制度是集团公司各级档案管理部门的工作职责，应参照国家、省档案局及集团公司档案管理制度、结合本单位实际，制定或修订本单位的档案工作管理制度第四十七条本办法自印发之日起施行，原《****公司档案管理规定》（********号）同时废止第四十八条本规定的解释权在集团公司办公室第六条综合档案室主要职责是

一、贯彻执行党和国家关于档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全档案工作的各项规章制度-2-

二、对所属单位的档案工作进行监督和指导

三、集中统一管理本部的各种档案

四、保护档案的安全，积极开展档案的开发利用工作第七条档案工作人员应当为单位正式在册在岗人员，政治可靠、忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力，定期参加业务培训，并取得相应的学时第八条集团公司所属单位必须加强对本单位档案工作的领导，指定档案管理部门，建立健全档案室管理制度及相关台账配备相应的机构人员、库房、设备，为档案工作创造条件，保障档案工作的正常开展第三章文件材料的形成与归档第九条集团公司文件材料的形成、积累、整理、归档工作应列入日常管理和生产经营工作计划中，列入各职能部门职责范围和全体工作人员岗位责任制第十条集团公司本部归档文件初步整理工作采用集中与分散结合的方式

一、由各职能部门指定人员，负责收集本部门形成的需归档文件材料，进行初步整理后移交档案室，形成文书档案凡是在工作、生产经营活动中办理完毕的具有保存价值的各类文件材料都应进行收集、整理归档，集团各单位对照执行

二、由各职能部门对形成的设备档案、科研档案、声像档案、实物档案等进行及时收集，初步整理后及时移交综合档案室各类档案管理标准见附件，集团各单位对照执行第十一条集团公司文件材料归档工作及归档后的保管要求按照《********有限公司文件材料归档范围和档案保管期限规定》实施第十二条归档时间

一、文件材料、声像材料，由形成部门经过初步整理、立卷，应于第二年六月底前归档

二、重大活动或重大事件形成的档案实行即时归档制在活动结束或事项办结后一个月内，由具办部门按照重大活动或重大事项的档案移交清单（见附件）收集后移交档案室

三、当年形成的会计档案，在会计年度终了以后，暂由财务部门保存一年应于第三年六月底前归档

四、建设项目档案在工程竣工验收后由具办部门收集、整理后三个月内归档

五、科研档案应在研究课题完成后由科研牵头部门收集、整理后，三十天内归档

六、产品档案由单位生产部门负责收集、整理后，应于第二年六月底前归档

七、设备档案应在资料形成或获得，由设备使用部门收集、整理后，六十天内归档

八、实物档案由获得或购买的部门收集、整理，随时归档

九、电子文件的归档一般在年度结束或任务完成后，具体可视其情况而定，由形成部门收集、整理后归档

十、集团CES协同平台生成的文件材料如需归档，应由生成部门打印纸质版按文书档案要求移交集团各级档案室第十三条归档的要求

一、文书档案归档按《********有限公司归档文件整理实施细则》要求整理

二、建设项目档案按照保管期限的规定，将不同价值的文件材料分别组卷，联系密切的文件，保管期限就高不就低

三、卷内文件应按文件内容之间的联系和来龙去脉、发展过程、重要程度进行系统排列

四、案卷标题要简明确切、通顺、结构完整，并要准确地反映卷内文件的内容和文件排列的次序

五、案卷要编定张号、逐件抄写卷内目录，去掉金属物，装订时做到不漏页、不倒页、不压字

六、归档文件材料的底稿、签发稿、案卷封面及各种目录的一律用激光打印机打印，不得使用喷墨打印机打印填写，如手写，一律用钢笔或毛笔，字迹要工整、清楚、美观不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写

七、立卷单位、部门向综合档案室移交归档文件时，应编制文件移交目录一式二份，交接双方必须根据目录清点核对，并分别在移交清单上签字第四章档案管理集团公司文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案、电子档案的分类与编号说明如下

一、文书档案采用保管期限一一年度一一问题（机构）分类法按机构分类，单位内有几个机构就设几个类；按问题分类，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类文件的排列与编号一个年度的文件，首先按问题（机构）分类，然后对每个类别里的文件进行价值判断，分为永久、定期二个保管期限，定期分为30年和10年，每个类别的不同保管期限的文件各编一个小流水号

二、科技档案分为四类

（一）建设项目档案；

（二）科研档案；

（三）设备档案；

（四）产品档案科技档案的编号按《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）编制

三、会计档案分为四类

（一）会计凭证类；

（二）会计账簿类；

（三）会计报表类；

（四）其它类会计档案的编号，按类别分年度各自编一个小流水号，即一种类别一年编一个流水号

四、声像档案分为三类

（一）照片档案；

（二）录音档案；

（三）录像档案声像档案应采取按年代——问题（专题）或问题（专题）——年代的方法进行分类组卷照片档案由底片或数码底片（刻录成光盘）、照片和文字说明三部分材料组成照片与底片各自分类编号，并互相注明参见号；

五、实物档案分为三类

（一）荣誉性实物奖状、奖杯、奖章、牌匾、锦旗；

（二）旧印章本单位废止的各种印章

（三）各类有保存价值的物品纪念品、宣传品、产品样品、实体性科技成果等编号先给各类实物一个代号代号可以用字母，每类各编一个流水号，实物编号可用标签牌的形式贴在实物适当的位置，以不影响实物的观瞻为宜

六、电子文件与电子档案电子文件形成部门应定期把经过鉴定，具有参考和利用价值，符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式，将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档及电子档案的保管，按照《安建工集团控股有限公司电子文件归档与电子档案管理办法》的规定实施第十五条档案编目集团各级档案室应根据各类档案来源的分类、编号实际，编制档案目录其中科技档案含总目录、分类目录、底图等目录；会计档案含凭证、帐簿、报表等案卷目录第十六条保管期限到期档案的鉴定

一、集团公司制定的档案保管期限表是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据和标准文书档案和会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期分30年和10年，科技档案的保管期限分为永久、长期、短期三种；

二、集团公司本部档案鉴定小组由办公室牵头、根据到期档案类别，按需求邀请党委工作部、集团纪委机关、人力资源部、审计部、财资部、财务部、信息管理部等相关部门共同鉴定，形成鉴定报告集团所属单位应结合本单位档案工作实际，成立档案鉴定小组；

三、档案鉴定后，对仍需继续保存的档案，应当重新划定保管期限并做出标注对失去保存价值的档案材料应填写档案销毁清册，连同鉴定报告，经集团公司档案管理工作领导小组负责人审查批准后销毁集团所属单位由档案分管领导审查批准后销毁

四、销毁档案应指定销毁人和监销人共同负责，防止档案遗失和泄密档案材料销毁后，销毁人和监销人应在销毁清册上签名，注明销毁日期，以示负责；

五、档案鉴定报告、批文及销毁清册，应归入全宗卷永久保存第十七条档案的统计集团公司各级档案管理部门应建立健全档案统计工作制度，对档案收进、移出、整理、鉴定、利用、保管数量及机构人员情况，档案设备、档案库房等情况的统计数据要准确、可靠、报送要及时第五章档案信息开发利用第十八条集团公司各级档案管理部门应积极开展档案利用工作，建立健全档案利用制度，根据档案的密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、利用范围和审批手续，并做好档案利用效果反馈记录第十九条集团公司各级档案管理部门应积极推进档案信息开发工作除常规档案目录外，应根据档案史料加工整理专题资料，如编制全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编编制产品、科研成果、施工工程介绍、文摘和数据手册、图表手册、市场信息、用户反映、国内外同行业生产情况介绍等，为领导决策和生产经营管理工作等提供参考，发挥档案价值第六章档案信息化建设第二十条集团公司本部及所属单位应将档案信息化纳入单位整体信息化工作发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的开发、保存和利用第二十一条集团公司本部及所属单位档案信息化工作应与单位信息化建设协调配合，实现系统互联互通，资源共享共用第二十二条具备条件时，集团公司本部及所属单位应开展数字档案室建设，统筹传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作第二十三条档案数字化应当符合真实性管理要求，数字化过程的元数据应当收集齐全，数字复制件应当保持原貌并纳入电子档案管理系统统一管理控股有限公司电子文件归档和电子档案管理规定》开展电子文件归档与电子档案管理工作，收集的电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规第七章档案安全管理第二十五条集团各级领导应严格遵守《档案工作责任制》，相关岗位人员各负其责，做好集团档案安全管理工作第二十六条集团各级档案管理部门应贯彻“预防为主，防治结合”的原则，按照档案防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防有害气体、防盗、防火、防水的工作标准，切实做好档案库房内外部环境、档案保管保护设备设施、档案信息和网络的安全管理工作，及时消除安全隐患第二十七条具备条件时，集团各级档案管理部门应实行档案库房、办公用房、阅览用房、整理用房“四分开”，档案库房面积需满足收集、保管、利用档案的需要，不得兼作办公或其他用房第二十八条档案库房必须按照消防安全规定，配备足够数量并符合档案安全保管要求的灭火器材，具备条件时，应安装火灾自动报警、灭火系统档案库房内外消防通道应确保畅通，严禁存放易燃、易爆物品和堆放杂物，档案管理人员应经过消防安全知识培训第二十九条档案库房应加装防盗门、防盗窗等安全防护设施，具备条件时，档案库房应设24小时防盗报警装置，并配置视频监控系统第三十条档案库房应配备温湿度测量、记录仪器和空调、去湿机等温湿度调控设备坚持温湿度日记制度，做好温湿度调节工作库房温湿度可控制面积应达到100%温度应控制在14-24℃±2℃相对湿度应控制在45-60%±5℃。