项目合同管理制度

一、总则第一条为了加强项目的管理，规范工程履约行为，保证合同依法、有效地执行，确保工程质量，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》及其它有关法律、法规的规定，结合项目公司的实际情况，特制定本制度第二条公司签订的所有对外合同人事聘用合同除外一律适用本制度第三条合同管理是公司管理的一项重要内容，因此搞好合同管理工作，对于项目开展和经济利益的取得，都有积极的意义第四条合同管理原则1必须遵守国家法律、法规、政策，任何单位和个人不得利用合同进行违法活动；2必须符合国家政策和计划的要求，严禁签订损害国家利益和社会公共利益的合同；3必须坚持平等互利、协商一致、等价有偿的原则

二、对外合同的分类第五条公司签订的所有对外合同人事聘用合同除外共分十一类，范围如下1特许权协议一一由公司与政府相关部门签订的相关合同2设计合同一一由公司与勘察设计单位签订的相关合同3施工合同由公司与具体从事施工的承包商签订的合同4监理合同一一由公司与具体从事工程监理的监理单位签订的合同5监测合同一一由公司与具体从事工程监测、试验检测等单位签订的合同科研合同一一为从事某项科学研究，由公司与科研单位、大专院校或其它科研项目合作等单位签订的合同招标咨询代理合同——由公司与具体从事招标咨询代理工作的咨询单位签订的合同8协调合同一一为工程实施需要，由公司与各级政府相关部门所签订的合同协议，如征地拆迁、堤防、水利、海事、航道等方面的合同协议9财务合同由公司为融资或其他财务需要与银行或其他机构签订的贷款协议及其他财务合同行政事务合同一一由公司与其他单位签订的为满足公司行政事务

三、工作内容

（一）投标文件编制

1、项目编号与名称投标文件的项目编号及名称需要与招标文件一致

2、投标人名称投标人名称与营业执照、资质证书、开户许可证、安全生产许可证等证书原件上的名称保持一致

3、投标文件格式招标文件有要求的，按照招标文件的要求进行排版没有要求的，按当地其他工程投标文件的格式进行排版

4、投标文件目录投标文件是否完整，是否符合招标文件的要求，尤其注意响应招标文件的主要要求（如工期、质量要求、投标人资质条件、能力、信誉、是否分包、投标截止时间等要明确响应）

5、投标报价投标文件内只能有一个投标报价，投标函、唱标书、工程量清单或预算书的投标报价必须保持统一，注意货币单位

6、工程预算书预算书的编制应符合招标文件要求，使用定额的版木、主材市场信息价格的月份、预算书内所用预算表格格式，应符合预算规范及招标文件的要求

7、资质文件注意投标书内插入资质复印件的顺序及完整性，有无复印件不清晰或证明文件过期等问题

8、项目部组成人员按招标文件要求提供项目部管理人员的资格证件、身份证、毕业证、社保凭证等文件

9、工程业绩在满足招标文件评分标准的基础上，多提供一些公司的类似工程业绩，以显示公司的实力

10、技术标准和要求部分工程要求为EPC模式，即设计、采购、施工、交付使用按业主的意图和招标文件要求编制设计方案、施工图纸、设备清单等文件

11、其他废标投标条件检查投标文件内有无法律法规和招标文件规定的废标条件

（二）分项检验

1、投标文件按照招标文件的要求逐页检查投标文件的主要项

2、投标报价检查投标函中投标金额大、小写单价（主要设备的单价）和总价金额是否正确

3、投标保证金投标保证金金额、递交时间、账号信息是否符合招标文件要求投标保证金证明材料在商务标中的位置、格式是否符合招标文件要求

4、商务标部分检查企业资质是否齐全、有无过期投标人员信息与证件是否对应

5、技术标部分技术标编制是否为暗标，格式是否符合要求，检查是否响应招标文件施工主要机械安排、施工范围、施工概况、施工方案、现场组织机构、安全保证措施、质量保证措施、文明环境保证措施、施工总平面布置图、施工进度图、项目经理情况、技术负责人情况、现场管理人员情况、主要劳动力组织计划等主要内容是否齐全

6、投标文件电子版按招标文件要求检查所需导入U盘的投标文件，投标文件修改后，注意更新U盘内电子版文件

（三）投标文件封装和签字、盖章

1、签字和盖章逐页检查签字、盖章是否正确，是否和授权委托人、预算编制人员名字相符

2、封套及密封条检查封套、封条格式及时间是否符合招标文件要求

3、封装包检查是否按招标文件要求正本、副本及电子标书分别包装，正本、副本及电子标书数量是否符合招标文件要求

4、密封章盖章要求是否盖公章、法人章

（四）开标现场准备文件

1、开标时间、地点

2、委托人身份证原件及授权委托书

3、投标文件递交登记表

4、投标保证金原件

5、无行贿犯罪记录告知函

6、公司文件营业执照副本、资质证书副本（施工资质、设计资质）、安全生产许可证副本、基本户开户许可证、质量管理体系认证证书、环保管理体系认证证书、职业健康管理体系认证证书、财务审计报告、业绩（包含中标通知书、合同，尽量多拿，利于加分）、项目经理证书、技术负责人证书、管理人员证书（现场五大员）、公司人员养老保险证明文件、实用新型专利证书、高新技术企业证书、企业荣誉证书

7、其他可以加分的材料原件

8、投标各流程重点注意事项表1投标各流程注意事项

四、投标总结

1、在开标现场由市场部业务人员或投标委托人填写开标情况•览表（附件4）对有公司名称、报价、工期、质量等信息做记录

2、投标总结投标完成后，由市场部实际操作的业务人员来进行总结，将标书编制过程中存在的不足、失误、当地标书编制习惯、竞争者的投标报价策略等信息进行总结，并反馈给公司相关部门加以改进

五、奖惩制度奖励标书编制参与人员在中标后按标书200元/份的标准发放补助惩罚对于由编制人员粗心和其他人为原因造成废标的情况，对标书编制人员处当月绩效工资5%的罚款严重影响项目进度，影响公司声誉或给公司带来经济损失，且难以补救的，处以当月绩效工资10%的罚款附件1预审资料主要情况登记表附件2投标流程关键点检查明细表附件3投标流程关键点最终检查确认表要的合同协议，如公司办公场所租赁合同、软件购买协议等

（11）其他合同一一上述十类合同之外的所有合同，包括但不限于由公与保险公司等单位签订的各类对外合同

三、签订合同的程序、权限和范围第六条所有合同必须以公司的名义签订，除法定代表人外，必须是持有法人委托书（或授权书）的法定委托人（或法定授权人），在委托（或授权）范国内行使签约权超越代理权限和非法人委托人（或法定授权人）均无权对外签约第七条合同的签订程序

（一）合同的策划、起草合同的策划、起草必须严格遵守国家及省市有关法律法规，合同文本应做到条款清晰、标的准确、责任分明对外合同由要约事件的责任部门委派专人负责起草，经部门经理审核后，提交有关部门会签

（二）合同的会签

1、合同提交领导批准前，必须实行严格的会签制度，未经会签的合同文件不得提交领导审批和对外发送

2、合同会签制度是合同管理的重要程序，会签部门应认真审阅合同文本，确保合同的合法性、可行性合同起草部门在收到不同会签意见后，应认真研究，并将研究结果通知会签部门，取得一致意见后方能合同的签订各部门会签时间原则上不得超过24小时

3、由合同另一方起草的合同文件在签订合同之前，仍应执行本办法规定的会签制度

（三）合同的批准公司所有对外合同必须经公司法定代表人或其授权人签字批准并加盖公司合同专用章方可生效任何人未经授权不得在对外经济合同中签字，不得在未经批准的合同文件上签字盖章和对外发送第八条公司各部门分别牵头办理职责范围内的合同，负责组织合同的策划、起草、审核、谈判和监督实施所有合同谈判均由牵头部门负责，组织有关部门准备谈判文件，与中标单位或拟合作单位进行谈判谈判中议定的条款应列入合同文件中第九条订立合同的双方当事人必须具备有合法的资格，即具有签订合同的权利能力和行为能力，必须符合法定性、合法性、真实性和完整性等原则，以下合同不得签订（包括但不限于）

（1）违反法律和国家政策、计划的合同；附件4开标情况一览表项目名称开标时间:记录人（签字）2采取欺诈、胁迫等手段所签订的合同；3违反国家利益或社会公共利益的合同；4法定委托人或法定授权人超越代理权限签订的合同；5与没有承担履行合同能力和承担经济责任能力的对方签订的合同；单凭个人介绍担保签订的合同和假合同第十条凡签订没有法律和经济保证的合同或假合同，利用合同搞违法违纪活动，一旦发现应及时纠正并根据情节给予当事人行政处分，违反法律的移送司法机关处理

四、合同文件应具备的条款和内容第十一条签订合同应具备的条款1合同当事人的名称包括姓名、营业详细地址；2合同签订的日期、地点；3合同的类型和合同标的种类、范围；4合同标的技术条件、质量、标准、规格、数量；5履行的期限、地点、方式、合同履行双方的义务与责任；6价格条件、支付金额、支付方式和各种附带的费用；7违反合同的赔偿和其它责任；8合同必须有法人单位的公章和签字；9其他需要约定的第十二条除特殊情况外，合同应采用人民币结算，通过银行转账进行支付

五、合同的审核和监督第十三条合同审核和谈判应以遵守法律为前提，以有利于项目实施为基础，目标一致，力争获得最合理的价格和最优惠的服务第十四条所有合同必须按合同审批单附件一经所有合同会签部门，牵头部门分管领导和总经理审核签字同意后，才能签盖合同专用章生效重要工程合同和条文复杂合同须由计划合约部征询法律顾问意见并作相应修改第十五条计划合约部负责所有对外合同的签章、分类、编号和登记合同编号说明按附件二每年一月底前，合同部对上一年签订生效的合同进行整理编册并立卷归档第十六条一切生效的合同在履行中由财务管理部实行资金监督，在办理支付时必须遵守银行结算制度和现金管理制度，必须按合同内容按规定程序进行支付第十七条合同双方协商变更合同，应当采取书面形式包括文书、传真等，并按第十四条规定审批新协议未达成之前，原合同在法律上依然有效第十八条计划合约部审核合同时，应依据合同的有关条款精神审核包括但不限于合同是否符合国家法律、法规、政策和计划；条框和内容上是否完备；3经济效益是否可行、价格是否合理等；考察是否有执行本合同的能力等第十九条计划合约部在对合同进行审核中可以查阅有关资料，咨询有关问题，各部门应积极支持配合第二十条签订合同，必须真实合法，不准弄虚作假，逃避监督，一旦发现查实，要予以纪律处分各部门未经法人授权委托擅自对外签约，一旦发现和查实属非法行为的，要追究部门领导人的行政责任，触犯法律的依法移送司法机关处理第二十一条各部门对所签订合同的履行、变更、解释、索赔、终止等情况要密切关注，动态跟踪并按部门职责承担管理责任，杜绝只签订不负责现象

六、合同文件的管理第二十二条各合同监督实施部门要建立合同登记簿，要注意督查合同的履行情况，发现问题及时向上级汇报，做好合同的审核监督，合同终止后要归档备案第二十三条各合同监督实施部门对凡是签订生效的合同必须建立档案资料，按合同类别分别编号保管档案资料包括合同的协商记录包括协商地点、时间、目的以及双方法人的姓名；往来信函；往来电话和传真记录；有关文件资料；合同变更和解除的重要资料；合同的附件和图纸等；合同履行记录和执行情况的记录等；已签订生效的正式电子文本和纸质文本第二十四条各合同监督实施部门应在月季、年底提交月季、年合同完成情况月季、年报，同时提出下月季、年支付计划，由计划合约部汇总报总经理审批第二十五条合同履行完毕时，各部门要及时检查相关遗漏问题，然后归档妥善保管备查第二十六条各部门涉及到合同的管理人员或执行人员，如发现对方没有按合同规定履行或有其它问题时，要及时向本部门经理反映情况，如发现有重大问题时，必须立即向分管领导反映问题和情况，避免重大经济损失第二十七条合同资料管理工作人员要注意合同等商业资料及数据的保密问题，未经批准，不得翻阅、借阅和复印

七、合同的变更和解除第二十八条凡发生下列情况之一者，允许变更或解除合同包括但不限于经过合同双方当事人协商同意变更或解除合同，并且不因此损害国家、单位和社会公共利益的；订立合同所依据的国家计划被修改或取消的；当事人一方由于某种原因而确实无法履行合同的；由于不可抗力或由于一方当事人虽无过失但无法防止的外因，致使合同无法履行的；由于一方违约，使合同履行行为不必要的第二十九条合同的变更应由提出变更的一方填写变更申请单，经所有合同会签部门，牵头部门分管副经理和总经理审核签字同意后生效合同的解除程序与变更相同第三十条一方要求变更或解除合同时，应及时通知对方，因变更或解除合同使一方遭受损失的，除依法可以免除责任的外，应由责任方负费赔偿当事人一方发生合并、分立时，由变更后的当事人承担或分别承担履行合同的义务和享受应有的权利

八、合同纠纷的处理第三十一条经济合同在执行过程中发生纠纷时，该经济合同的具体主办人员应及时将情况报告公司领导并通知计划合约部，由计划合约部会同有关主办部门依据国家法律法规及所签署的经济合同及时与签约方协商解决第三十二条在协商不成时，则计划合约部联系相关法律部门为牵头部n公司相关部门配合，依据所签署的经济合同中所规定的仲裁条款或通过诉讼解决纠纷第三十三条在处理经济合同纠纷时，经济合同争议处理过程必须向公司领导汇报，并报计划合约部备案；对于重大的复杂的个案或需要保密的个案，可向公司领导申请成立专案小组以利于经济合同争议的处理

九、附则第三十四条本办法与国家及上级规定相抵触时以国家及上级规定为准第三十五条本细则由沌口项目公司计划合约部负费解释附件一合同登记编号说明合同登记编号为九位，左起前两位为合同归类代号，第三位至第八位为合同签订时间，第九位为计划合约部合同文件存档序号，编号由计划合约部负责填写合同归类代号特许——TX；设计——SJ；施工——SG；监理——JL监测——JC；科研——KY招标——ZB协调——XT；财务——CW;行政事务——XW;咨询一—ZX;其他——QT工程项目投标管理制度为了规范公司的工程项目投标工作，确保投标工作按正常程序有序的进行，预防投标工作中的风险，根据国家《招投标法》、《合同法》等有关法律、法规的规定，结合公司《管理制度》及内部的实际情况，制定本管理制度该管理制度适用于公司参与的工程项目投标工作（公开招标、议标以及邀标等）

一、部门职责工程项目投标工作由市场部牵头组织，技术部、采购部、财务部及综合部进行配合，各部门具体职能如下

1、市场部负责工程项目调查和预测，编制投标计戈组织召开与投标有关的专项会议负责对工程信息的收集、整理、评审、申报、建档、跟踪和反馈等工作负责投标前的信息评审，并将评审意见报送公司总经理负责编制资格预审文件、商务投标文件、并组织合同评审，提出投标策略（重大或重要项目可由市场部、技术部、采购部、工程部、财务部商议投标策略）供公司领导决策负责办理投标报名等手续负责中标项目的后续合同谈判，资料的收集、整理、传递和归档保存

2、财务部负责办理投标保证金、履约保函，提供财务报表、审计及与财务相关的资料协助提供公司营业执照、资质证书、荣誉证书等相关证件、资料的原件及复印件，按招标文件的要求在投标文件上盖章协助提供公司以往业绩及相关项目证明材料

3、技术部负责投标文件内技术标的编写负责提供项目预算书

4、综合部协助提供投标所需相关人员各项资格证书的原件及复印件

5、采购部负责设备、材料价格比选和市场询价

二、投标流程序号流程注意事项1项目前期准备市场部业务人员应对拟投标项目进行状况、盈利等情况进行评估评估可行后上报至总经理，经总经理批准后进行后续工作2报名与资格审查

1、报名与资格预审材料由市场部负责准备，市场部经理进行审查

2、报名时应充分考虑所报公司的业绩与投标项目的符合性

3、报名材料在市场部进行存档（电子版）并填写预审资料主要情况登记表与招标公告一并存档3购买招标文件招标文件购回后，业务人员协助招投标工程师对主要条款进行复印，并分送至市场部、技术部、财务部、采购部等相关责任人并确认4投标文件编制

1、招投标工程师、业务人员编制投标文件前应认真研究招标文件要求，对有疑问的地方，应在招标文件要求时间内书面提出质疑内容并提交给市场部经理不放过任何疑问和细节，慎之又慎，细之乂细

2、投标文件格式、文字、附件应符合招标文件要求，经过严格审查，不得出现和招标不符的内容5报价

1、技术部、采购部应在报价前提供准确的预算价和成本价，并经技术部、市场主管领导审核

2、业务人员应提交准确的相关信息6投标文件初稿

1、应在开标前3天以前完成投标文件初稿，初稿由业务人员、市场部经理进行详细校对，并提出书面意见

2、应注意项目部组成人员与实际的符合性7定稿装订

1、开标前2日前应装订完毕，装订刖应由业务人员、招投标工程师、市场部经理再次进行审查确认定稿8封标准备相关材料

1、按照《投标流程关键点检查明细表》中，应携带证件、业绩等要求将材料准备齐全，由市场部经理或其指派人员按《投标流程关键点检查明细表》中关于应携带证件、业绩等要求进行检查确认携带证书及相关材料按照宁多勿少的原则

2、业务人员应提前协调预约投标文件盖章及用车、出差事宜

3、按照招标文件及相关文件要求进行盖章根据公司用章制度提前申请注意复印件全部盖公章，投标预算书盖造价员或造价工程师章9密封标书

1、投标文件密封前由招投标工程师、业务人员、市场部经理填写《投标流程关键点最终检查确认表》并签字认可，确定无遗漏问题后进行密封，密封由市场部经理指派的专人负责

3、投标文件密封后首先由业务人员检查，再由市场部经理最终确认，确认无误后交给业务人员《投标流程关键点最终检查确认表》交市场部存档10开标

1、开标会议参加人员根据招标文件要求至少提前一天准备相应的文件资料

2、充分考虑交通等影响因素，保证提前20-30分钟到达开标现场，决不能延误

3、参会人员应记录开标相关信息

4、投标活动结束后参会人员应将相关资料文件整理移交市场部相关人员11投标总结

1、市场部应将招标公告、招标文件、投标文件、询价表等文件移交综合部存档

2、业务人员（代理人）应将参会人员所提供的开标信息进行整理备存，同时递交业务主管一份

3、未中标工程办理退还保证金流程，并跟踪确认

4、总结成功与失败的因素项目名称拟派项目经理拟派主要技术负责人拟派其他主要人员相关业绩证明材料填写人业务人员日期投标项目时间关于密封、装订的要求序号密封、装订要求符合V不符合X有疑问1234567无效标废标条件序号无效标条件已落实V未落实X有疑问12345678修改要求序号修改要求清单符合V不符合X有疑问12345678应携带证件、业绩等清单序号应携带证件、文件清单已备V未备X有疑问12345678项目名称日期序号检查确认内容文件编制人员市场部主管确认J不确认X确认V不确认X1标书盖章签字的地方确保无遗漏了吗？2关于废标和无效标条件没有问题了吗？3标书密封、装订没有问题吗？4是按照招标文件要求密封标书吗？5是否有电子版标书？6对整个投标文件还有没有疑问？7应携带证竹、业绩有没有遗漏？8开标具体地点知道吗？9建造师是否要到场？10业务员开标能按时到场吗？市场人员市场经理序号投标人报价工期质量其它12345678910投标总结。