市档案局档案安全情况自查报告

市档案局档案安全情况自查报告省档案局接到省档案局关于加强档案安全管理的通知后，局（馆）领导高度重视，认为这是**加强档案管理、确保档案安全的重要举措，局长赵德喜作了批示，由副局长和刁清一副局长具体负责此项工作**月底，我局将档发号文件转发至各区市县档案局，要求按照文件精神进行认真自查，进一步做好档案安全管理工作，确保档案安全与此同时，我们将6**〔20**〕28市档案局（馆）的档案安全情况作为本次自查的重点召开了专题会议，研究档案安全工作，召集为我局实施档案整理、修裱和数字化加工的服务公司，再次强调了服务外包过程中档案安全要求，对局（馆）档案安全情况进行了自查现将有关情况汇报如下

一、局（馆）档案安全工作情况

（一）服务外包安全管理情况我局（馆）交由外包服务公司整理、修裱、数字化的档案主要是民国档案和一部分民生档案，属开放档案范围

1.提供服务公司整理、修裱、数字化时，主要采取了以下措施（）对给我局提供服务的公司同创之星科技有限公司的资质及背景情况进行

2.了审核，该公司无外资背景和外籍人员1—**（）我局与服务公司签订了安全保密协议，服务公司参加我局数字化项目的人员均在我局保卫处进行了登记备案，并且，服务公司与所聘用的工作人员都签订了保2密协议（）我局自备了档案整理、修裱、数字化场地，除我局在工作现场安装了监控设备外，我们也要求服务公司在加工现场安装了一套监控设备，共计有个监控3点，做到了凡是有档案实体的地方都有视频监控并且，视频监控录像由专人保26管，无关人员不得使用；建立了安全值班制度，每天都有我局人员对工作现场进行监管，及时解决工作中出现的问题，消除安全隐患；设置了工作人员物品集中存放点，严禁工作人员将笔记本电脑、手机、相机等数字设备和手包随身物品带入工作现场；加工场地的网络间计算机通信采用了授权管理等安全机制（）对数字化加工场所所用计算机的输出接口都采用了物理和软件的方式进行屏蔽处理，防止数据外拷，计算机局域网与互联网等外网物理隔离，加工数据由系统4管理人员专人负责管理，其它人员未经授权无权访问（）档案抢救过程中，出库、入库手续齐全，有记录、有签字这两年，档案中的特殊载体钞票等都已登记在案，并移交特藏室进行管理；印花税票、邮票登记在5案卷的备考表中（）档案修裱过程中，从档案整理到修裱，都严格遵守《省重点档案修裱操作规程》进行加强了对档案数字化加工力度，对档案修裱中可裱可不裱的，不再进6**行修裱，最大限度地保护档案的原始性（）已与市保密局联系，市保密局将于近期对所有数字化设备和软件进行保密技术检测7（）我局的数字化任务是采用一次招标，分三年实施的方式，今年是本次招标的最后一年，待今年数字化加工任务结束后，我们将按照省局的要求，联合市保密局8检查服务公司所用设备，凡有信息留存的，都将按照要求进行信息清除并作安全技术处理局（馆）信息管理系统于年委托服务公司设计，由局（馆）专业人员进行维护管理，没有服务外包

3.20**

（二）保管安全情况局（馆）机关档案室于年月达省二标，年以前的档案都按要求移交进了市档案馆，现保管有－年的文书档案卷盒、件，设备档20**92000案件，照片张，实物件，光盘档案盘，会计档案卷20012011175/6455各年度档案按时归档，档案实体页数与目录严格匹配32**5671740各门类、各专业的档案实行了集中统一管理基建档案已经移交进档案馆，会计

1.档案实行了统一管理

2.

（三）利用安全情况建立了《档案利用制度》和《档案利用登记簿》，及时做好了各种档案利用登记

1.利用大厅安装了门禁系统和消防、监控设施，全天候监控相关部位的安全状况，以保证档案实体在利用环节的安全

2.对涉密档案的利用，采取较为严格的控制手段，制作有专门的涉密档案登记簿利用者要查阅涉密档案，首先由接待工作人员把关，再通过相关领导审核签字，方

3.可查阅、复制虽然本馆部分档案已进行缩微、扫描但是接待利用者时，一般还是提供档案原件

4.

（四）库房安全情况做到档案管理的办公、利用、库房三分开

1.建立了库房安全管理制度包括《库房管理员岗位职责》、《档案库房管理制度》、《档案库房人员进出登记表》、《库房档案移出（入）登记表》、《库房虫

2.害情况检查登记表》以及《特藏室管理员守则》、《特藏室安全管理制度》等所有库房内都装有监控、门禁、消防设施加强库房内温湿度监测库房管理人员坚持日常性的温湿度观测，当库房温湿度

3.出现异常情况时，采用开启中央空调和除湿机等方法，努力把库房温湿度控制在允

4.许值范围内，以确保库房档案的安全市档案馆是年启用的，至今已经有二十余年现有的库房面积不能满足保存今后年档案增长的要求但是已经立项的新馆，建成后将能满足年的

5.**1992保管需要2040

二、下一步工作重点

（一）加强管理，确保安全要按照档发号文件的要求，进一步落实和完善档案修裱、数字化和档案信息化服务外包过程中各项监管措施，确保档案实体**〔20**〕28和信息的安全

（二）采取相应措施，对已有数字化复制件的档案原件进行封存保管，保证档案实体安全

（三）在市档案新馆建设中，要按照国家档案局和省档案局关于档案安全管理的要求，配备监控、门禁、消防和温湿度监控和调节设施，确保库房温湿度和库房面**积达到国家规定特此报告二〇年月日******。