选用公文文种技巧参考

选用公文文种技巧参考少数拟文人员在日常工作中，然而据笔者的实际工作经验还是会出现选用公文文种不恰当甚至错误的现象首先就会遇到这样一个问题如何选择一个合适的文种来行文要拟写一篇公文国务院于年月日发布的国家行政机关公文处理办法》以下简称《办法》中已有明确规定公文的文种应当根据行文目的发文的职权和与主送机关的关系确定对于公文文种的正确选用

一、所选文种应当在法定文种之列根据《办法》的规定，目前行政机关的公文共有种，分别是命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要13而计划、总结、规划、方案等则不在种法定文种之列笔者曾遇到过这样一个例子某机关一拟文人员就某一项工作起草了一份总结，并拟行文上报给上“”“”“”“”13级机关，标题为（省略发文机关）关于年情况的总结显然，将总结直接上报是不正确的那么，我们遇到这种情况该如何处理呢一般的处理方法是选用一“”“”个恰当的载体来行文在上述例子中，因行文对象为上级机关，故该文可改为《关于报送年情况总结的报告》（该稿还可直接改为《关于年情况的报告》）而“”当行文对象为不相隶属机关时，则可选用函来做载体以下如《（发文机关）关于报送试点工作阶段总结材料的报告》、《（省略发文机关）关于报送〈专项工“”“”作实施方案〉的报告》、《（发文机关）关于报送总结的函》、《（发文机关）关于报送年度需求计划的函》、《（发文机关）关于报送〈十一五重点专项规划（草案）〉及编制说明的函》都是比较典型的例子‘’由于牵涉到报送字样，这里需要提一下另外一个细节，参照《市人民政府办公厅关于发布〈市国家行政机关公文处理实施细则〉的通知》（府办发号）第十一“”条中的规定正文标题中已标明所批转、转发、印发、报送、转报、发布的文件〔〕3的，不加附件说明，也不标注见附件等字样（其他省市是否也有类似规定暂不“详）‘’”

二、文种选用应当严格遵守行文规则关于这一点，笔者可为大家举一个例子年上半年，本市某区因申请建立某产业园区，以区政府名义向市政府某部门行文，在行文时选用了请示文种根据《办法》的规定，请示文种适用于向上级机关请求指示、批准，但根据一般常识，区“”政府与市政府的一个部门之间并不存在上下级行政隶属关系，由此不难判断，该区“”选用请示文种行文是不合适的那么，作为市政府的一个部门，在收到这样不符合行文规则的来文时，应该如何处理呢是否将错就错选用批复来回复请示“”呢对此，《办法》中明确指出政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下“”“”一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事“项外，一般不得向下一级政府正式行文而批复则适用于答复下级机关请示事”“”“项，故类似上述例子可选用函来回复在实际工作中，当发文机关需要向不相隶属机关行文时，一般都选用函来商洽工作询问和答复问题，请求批准和答复审”“”批事项“”

三、正确选用意见文种对照国务院办公厅年月日修订，发布的《国家行政机关公文处理办法》，意见是“”《办法》中新增加的文种，适用于对重要问题提出见解和处理办法对于意见文“”种，《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题“”的处理意见》（国办函号）中有详细说明其中，笔者认为以下几点对实际工作极为有用，在此作了一个简单整理〔〕1意见既可用于上行文，也可用于下行文和平行文；意见作为上行文时，应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应当对下级

1.“”机关报送的意见作出处理或给予答复；

2.“”意见作为平行文时，所提出的意见供对方参考；“”意见作为下行文时，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行

3.“”在公文拟写过程中，如《关于报送对〈条例（征求意见稿）〉修改意见的函》，完

4.“”全可改为《关于〈条例（征求意见稿）〉的修改意见》，还有如《关于报送对办法（送审稿）修改意见的函》、《关于报送对项目建议书审核意见的函》等，也完全可直接选用意见来行文“”。