《办公室用语》课件

《办公室用语》PPT课件•办公室用语的基本规则•日常办公室交流•工作报告与会议CATALOGUE•电子邮件与书面沟通目录•电话沟通01CATALOGUE办公室用语的基本规则用语规范的重要性010203提高沟通效率塑造专业形象促进团队协作规范的语言有助于准确传使用专业、得体的语言能统一的语言规范有助于团递信息，避免误解和歧义，够展现个人和公司的专业队成员之间的顺畅沟通，从而提高沟通效率形象，增强信任感和认同增强团队协作精神感尊重他人，保持礼貌使用敬语和谦辞避免冒犯性言论关注他人感受在办公室交流中，应使用不发表任何冒犯、侮辱或关注他人感受，避免触及敬语和谦辞，以示对他人攻击性的言论，维护良好敏感话题或做出令人不悦的尊重的人际关系的行为避免使用俚语和粗俗语言使用标准语言注意言辞恰当在表达意见和观点时，应注意言辞的在办公室交流中，应使用标准、规范恰当性和合理性，避免引起不必要的的语言，避免使用俚语和非标准表达争端避免粗俗语言不使用任何粗俗、不雅或侮辱性的语言，维护良好的语言环境02CATALOGUE日常办公室交流问候与道别总结词礼貌、友善的开始和结束交流详细描述在办公室中，问候和道别是必不可少的交流环节使用礼貌和友善的语言可以营造良好的工作氛围常见的问候语包括“早上好”、“下午好”等，道别时则可以说“再见”、“明天见”等请求与提供信息总结词明确、简洁地表达需求和提供帮助详细描述在办公室中，我们经常需要请求同事协助完成工作或提供某些信息在请求时，应使用礼貌、明确的语言，如“请帮我整理一下文件”，同时提供信息时也应简洁明了，如“明天的会议改在3楼会议室举行”表达感谢与道歉总结词真诚地表达感激和歉意详细描述在办公室中，我们应当学会表达感激和歉意当同事给予帮助时，应真诚地说“谢谢”，当自己犯错或给他人带来不便时，则应及时道歉，如“对不起”、“很抱歉”提出建议与意见总结词建设性、尊重他人的方式提出看法详细描述在办公室中，提出建议和意见是促进工作改进的重要方式但应注意使用建设性和尊重他人的语言，避免直接指责或批评例如，“我建议我们可以在项目实施前进行更详细的计划”或“我认为这个方案还有改进的空间”03CATALOGUE工作报告与会议准备与提交报告总结词详细描述准备与提交报告是工作中常见的任务，需要在准备报告之前，需要明确报告的目的、受遵循一定的规范和流程众和内容收集相关数据和资料，并进行整理、分析和归纳使用简洁明了的语言和适当的图表来呈现内容，确保报告易于理解在提交报告时，需要注意格式、排版和文件传输的规范同时，提供必要的口头说明和回答问题环节，以增强报告的效果主持与参与会议总结词详细描述主持与参与会议是工作中不可或缺的环作为主持人，要提前安排会议议程，通知节，需要掌握一定的主持技巧和参会礼参会人员，并确保会议按时开始和顺利进仪VS行在会议过程中，要引导讨论、协调争议和维持秩序作为参会人员，要准时到场、遵守会议纪律、积极参与讨论并尊重他人的意见同时，要明确会议目的和议题，提前准备相关资料，以提高会议效率提出议题与讨论问题要点一要点二总结词详细描述提出议题与讨论问题是会议中的重要环节，需要掌握有效在提出议题时，要确保议题明确、具体且具有可操作性的讨论技巧和方法提供必要的背景资料和信息，以便其他参会人员更好地理解议题在讨论问题时，要尊重他人的观点、保持开放心态并避免过度争执使用合适的语言和语气表达自己的意见，同时倾听他人的反馈和建议通过有效的沟通和协调，达成共识并解决问题04CATALOGUE电子邮件与书面沟通电子邮件的撰写与发送总结词内容简洁明了电子邮件是现代工作中常用的沟通工具，撰正文应简明扼要，避免冗长和复杂的句子结构，突写和发送电子邮件需要遵循一定的规范和礼出重点内容仪主题明确附件处理邮件主题应简明扼要，准确反映邮件内容，方如有附件，应在正文中提及，并确保附件内容与便收件人快速了解邮件主题邮件主题相关称呼与结尾敬语检查拼写和语法开头应使用适当的称呼，结尾应使用结束语，表在发送前应仔细检查邮件的拼写和语法，避免出现低级达尊重和礼貌错误商务信函的格式与内容总结词正文结构商务信函是一种正式的书面沟通方式，其格式和内容都正文应包括开头、主体和结尾三个部分，开头应简短介有一定的规范和要求绍来信目的，主体应详细说明来信内容，结尾应表达感谢或再次强调来信目的信头与日期敬语与签名信头应包括发件人姓名、公司名称、地址等信息；日期结尾应有适当的敬语和签名，表达尊重和礼貌应完整，包括年、月、日收件人信息用词规范应准确完整地写明收件人姓名、公司名称、地址等信息使用正式、专业的语言和措辞，避免口语化和俚语便条与备忘录的撰写目的明确总结词便条和备忘录应明确表达信息传递的目的，避免信息混淆或误解便条和备忘录是较为随意的书面沟通02方式，其撰写也有一定的要求和规范语言简洁0103便条和备忘录的语言应简洁明了，避免冗长和复杂的句子结构格式规范便条和备忘录的格式应规范，包括日期、称呼、正文、结尾等部分，以确0504信息完整保信息的正式性和专业性便条和备忘录应包含必要的信息，如时间、地点、人物等，以便收件人了解相关信息05CATALOGUE电话沟通接听电话的技巧及时接听礼貌问候保持专注记录重要信息接听电话后，应先礼貌在接听电话时，应保持尽量在响铃三声内接听如果对方提供的信息重问候对方，并自报单位专注，避免同时处理其电话，避免让对方久等要，应及时记录下来或姓名他事务拨打电话的技巧01020304事先准备礼貌询问言简意赅结束礼貌道别在拨打电话之前，应先准备好在拨打电话时，应先询问对方在表述内容时，应尽量言简意在结束通话时，应礼貌道别，要说的内容，避免遗漏或重复是否方便接听电话赅，避免浪费对方的时间并感谢对方的接听处理电话中的突发状况应对骚扰电话如果遇到骚扰电话，应保持冷静，可以挂断电话，或者转移到安全部门处理处理通话中断如果通话过程中出现中断，应尽快与对方重新建立联系，确保信息传递的完整性THANKS感谢观看。