《单据管理规定》课件

《单据管理规定》PPT课件•单据管理规定概述目•单据的种类和用途•单据的填写规范录•单据的保管和存档•单据的使用和借阅规定•单据的作废和销毁规定01单据管理规定概述单据的定义和作用定义单据是记录经济业务发生或完成情况的书面证明，也是单位进行会计核算的重要原始凭证作用证明经济业务发生或完成情况，作为会计核算的原始依据，也是单位内部管理和外部监管的重要依据单据管理的目的和意义目的确保单据的规范、准确、完整、合法，提高会计信息质量，加强内部管理和风险控制意义保障企业资产安全完整，提高财务管理水平，促进企业可持续发展单据管理规定的基本原则统一管理原则规范使用原则分类保管原则定期销毁原则单据应按照规定的格式、单据管理应由企业财务单据应按照业务类型和对于不再需要的单据应内容、填制方法进行填部门统一负责，制定统时间顺序进行分类保管，按规定进行销毁，确保写，确保准确、完整、一的管理制度和流程以便于查询和审计单据安全和保密合法02单据的种类和用途采购类单据总结词记录采购过程的单据详细描述采购类单据包括采购订单、采购收货单、采购发票等，用于记录企业采购原材料、设备、办公用品等物品的详细信息，如供应商名称、采购物品名称、数量、价格等销售类单据总结词证明销售交易完成的单据详细描述销售类单据包括销售订单、销售发货单、销售发票等，用于证明企业销售产品或服务的交易已经完成，并记录客户信息、销售物品名称、数量、价格等详细信息内部管理类单据总结词用于企业内部管理和控制的单据详细描述内部管理类单据包括入库单、出库单、领料单、退料单等，用于记录企业内部物品的流动和使用情况，以及员工考勤、报销等日常管理事务其他类单据总结词其他用途的单据详细描述其他类单据包括货运单、保险单、租赁协议等，这些单据在企业经营活动中也有着重要的作用，如货运单用于记录货物的运输情况，保险单用于记录企业投保的保险信息等03单据的填写规范单据的基本信息填写总结词准确无误详细描述在填写单据的基本信息时，必须确保信息的准确性和完整性，包括单据编号、日期、开单人员等信息，这些信息是单据管理的基础总结词规范书写详细描述单据的填写必须符合规范，字迹清晰、工整，易于辨认，避免因书写不规范导致的信息混淆或遗漏总结词及时填写详细描述单据应在使用或交易发生后及时填写，确保信息的实时性和有效性，避免事后补填或篡改单据的明细信息填写详细描述明细信息是单据的重要组成部分，应详细输入02总结词详尽完整标题列出交易或事项的具体内容，包括数量、单价、金额等，确保信息的详尽和完整0103详细描述明细信息应与交易或事项准确对应，避免04出现信息不符或误导的情况，确保单据的真实性和合总结词准确对应法性单据的审核与盖章01总结词严格审核02详细描述单据在盖章前必须经过严格审核，核对基本信息和明细信息的完整性和准确性，确保单据的有效性和合法性03总结词盖章生效04详细描述经审核无误的单据应加盖相关印章，以示生效，印章应清晰、完整，符合公司规定，确保单据的权威性和公信力04单据的保管和存档单据的保管方式010203纸质单据电子单据特殊单据应保存在干燥、通风良好应存储在可靠的电子设备如有特殊保管要求的单据，的地方，避免阳光直射和或云存储中，并定期备份应按照相关规定进行特别潮湿以防数据丢失处理单据的存档时间和期限短期存档长期存档永久存档一般为3-5年，适用于日常一般为10-20年，适用于无期限，适用于具有长期业务单据和普通发票等重要单据和具有法律效力保存价值的单据和档案的文件单据的存档地点和查询方式存档地点应选择安全、可靠、方便查询的地点进行单据存档查询方式建立完善的查询系统，可通过关键字、日期、编号等多种方式进行快速查询05单据的使用和借阅规定单据的使用规定签字规定单据填写完毕后，必须由相关负责填写规定人签字确认，确保信息的准确性和完整性所有单据必须按照规定的格式和内容填写，不得随意涂改或遗漏信息使用权限不同岗位和级别的人员对应不同的单据使用权限，严禁越权使用单据的借阅规定借阅流程借阅期限归还规定需借阅单据的人员需向相关部门单据借阅期限一般不得超过一周，借阅人员需按时归还单据，如有提出申请，经审批后方可借阅特殊情况需经上级审批损坏或遗失，需承担相应的责任单据的外借规定外借条件外借责任单据原则上不得外借，如有特殊情况外借期间产生的任何问题，由借出方需经公司领导审批承担相应责任外借程序外借单据需填写外借申请表，明确外借事由、期限和责任人06单据的作废和销毁规定单据的作废规定总结词详细描述明确作废条件对于作废的单据，应在单据上明确标注“作废”字样，并加盖作废章，以示区别同时，系统内也应将作废单据进行特殊标识，方便查询和管理详细描述总结词单据一旦符合作废条件，应立即停止使用，并从系统中保留作废单据删除作废的单据不得再次使用，以确保数据的准确性和一致性总结词详细描述设立作废标识作废的单据应妥善保管，以便日后审计和查证企业可以根据实际情况，定期对作废单据进行清理和销毁单据的销毁规定总结词详细描述制定销毁清单单据的销毁应采用合规的销毁方式，如碎纸机粉碎、化学溶解等销毁过程中应注意安全，防止对环境造成污染详细描述总结词在销毁单据之前，应先列出销毁清单，明确需要销毁的单监督与记录据种类、数量等信息清单应经过审批，以确保销毁工作的合法性和规范性总结词详细描述合规销毁方式销毁工作应有专人监督，并做好销毁记录记录应包括销毁时间、地点、方式、人员等信息，以便日后追溯和审计单据的电子版管理规定总结词详细描述存储安全保障电子版单据应定期备份，并确保备份数据与原数据保持一致在数据丢失或损坏的情况下，应能够迅速恢复数据，以确保业务的正常运行详细描述总结词单据的电子版应存储在安全可靠的网络存储设备中，并定期清理与整理设置访问权限和加密保护，以确保数据的安全性和保密性总结词详细描述备份与恢复电子版单据应定期进行清理和整理，删除过期和无用的单据，整理归类常用的单据，以提高查询和使用的效率感谢观看THANKS。