公司文件记录管制程序

制定日期文件编号2022-1-10XX-QP-01东莞市有限公司XXXX生效日期版本版次2022-1-10A/0文件记录管制程序制定部门行政部页码页次1/8文件修订履历表:序号修订部门修订说明版本版次编制部门审核批准1行政部新制订A/0行政部部门主管管理者代表分发部门口管代口业务部□品质部□工程部口采购部行政部口生产部制定审核批准制定日期文件编号2022-1-10XX-QP-01东莞市有限公司XXXX生效日期版本版次2022-1-10A/0文件记录管制程序制定部门行政部页码页次2/81目的公司所有质量管理体系文件和记录从编制、修改、审批、发放、回收、保存和销毁的全部环节都受控,并明确各剖们的职责和范围2范I序合用于么3本伺所有的与质量管理体系有关:的文件控制,包括技术二丈件等外来资;才3职4加骈文件与资米卜制定、审核及批准管制权责菜内二用号文件阶层审批收审核制定2之管制部门文件总经理管一阶理者代表总经管理者彳部表管仃政部行政部1t2二阶文件管理者代表理门主文件总经埋亡公司各亡行政部二阶主官主管削门3J mJ B公司各三行政部，文件总经理与_、-AA-1/n四除4Z外U部±n公八司-已n旦有机，二—H上r十17外来又件管理后代表部主管经理政部5I7fJ构4定一义41一阶十件.质量手册,说明质量系统原用।与管理重占之系统指导-上件.门作业流程:

4.2二阶文件程叙文件，供管理者控管跨普件之文件；云后昂^亿A「二阶文件.\||/指导书操作抑范治寐）挪范设计文件拮术匆纸各都门i W明人日、小匕、、口乂力、、—J111U1J J1r/vL f;制和任职要11rkj1—1i-ip或者合同编制的切补充求、针对特•T**tv*1J

4.』系四阶的文常件用9:质施量细记则录；，工用作来标记准录、执岗行位结责味有为薛国c的表格或者::根告单，需:名分体现过程向客观证据；用外量来计文划件，;普家通、对国程际叙标文准件、形客成户支提持怏1的相关文件及与1市量有1”的特术性牛数据;________」4二文，内部管理现:件公司级管理性文件，如咯口•种行政管理制度、部份体外来的管理性文件，各部门车

4.间管理办之作为公司内部的管理文件，不受本质量系控制，,国非受控文件5作业程序文件的架构

5.1一阶质量管理手册二阶程叙文件工程规范，技术图纸，检验夫三阶WL范，W:术文件，外来文件等记录表单四阶质量记录，表单等制定日期文件编号2022-1-10XX-QP-01东莞市有限公司XXXX生效日期版本版次2022-1-10A/0文件记录管制程序制定部门行政部页码页次3/8文件制作规范本规定限定于

一、二阶文件合用:

5.2文件表头制作要求

5.

2.1公司名称；

5.

2.

1.1:件名称质量手册或者各程叙文件名称；

5.

2.

1.

25.

2.

1.33匚件编号详见文件编号规则（I

5.5）；部门；定部门对应文件的制定责任

5.

2.

1.4$版,本班次详见相关内容;

5.

2.

1.

55.7:示，如数页，目石修所在第页；“1/产表示总页21码页次用对应页次/总页数堪页

5.

2.

1.6制定日期制作文件日期；

5.

2.

1.71:效日期文件开始生效日期

5.

2.

1.8匚囿制作要求文件封.

2.2二件修订履历表中必须包含修「次数（序号），修订部匚，修订说明，制定部门，版t

5.

2.

2.13才:版次，审核及批准人；应文件应分;支的部门并彳相关部门前上E八小V分一发部门管理者代表应确认对

5.

2.

2.1批准者在对,应栏内签名彳丽认

5.

2.

2.2戈:件核准相应的制定，审核，页正文制作要求文件内.

2.3文必须位于外框线内，开始一；一行正文向上］力框线里一彳

5.

2.

3.1H个大的项目名使用黑体字例出显示，如“5作业程!

5.

2.

3.2集王明；引用二殳单时用双引J”注明

5.

2.

3.3右:正文中须引用其它程叙文件用:件书名号O:下一书写内容视需要普通可包含列各项戈

5.

2.

3.4三序之目的匕用忌目的重点说明编拟该作业对范今合用之范围:围简单说明该作业程序的-=c^J、rin权贝相关部门应执行事项之作,重点说明;业的人员及今内容应描述为达业内容说明作业现任之戈爪人工作范围，其1—1X/.»1tL分、参预作UkA rE1—1AmiJTITT7Z—tJ-T成目的二母一洋细步珠，也扣参人、事、时【程、地、物I J关贝目；尔；考文件详细说明与该作M「使用序内容有出的之文件名彳今---------------------------d表单该作业程序中所弓质量记.区表单；今附件该作业程序中所提及之流程或者相关数据文件制作格式要求

5.

2.

45.

2.

4.1质量手册，二级程叙史件统一用+06格式；其他阶文件不受此限制:---------------------------------------------表头文字统一用宋体字，公司名称用三号字且在名称前应由相应大小的公司文

5.

2.

4.2LOGO,件名称用小三号字，其他文字用小四字体_________________________________________________封面及内部正文统一用宋体字，大小为小四字体，文字行距为单倍行距；

5.

2.

4.

35.

2.

4.4二级文件格式可百使用要求，渚一一级文件，但是不作强制性」需求更求，具体可根据实际的文件内容,版通等作灵便调整；

5.

2.

4.5其他外来文件，容，版面大小参考文件等可参考原始文件，记5作灵士表单不作定性规定，可根据记录1便处理和调整甯制定日期文件编号XX-QP-012022-1-10东莞市有限公司XXXX生效日期版本版次A/02022-1-10文件记录管制程序制定部门行政部页码页次4/8文件的编号:

5.3编码说明制表示质量手册，表示程叙文件，等表示三级文件，刚表示四级记录表a）QP QI/WI单，表示公司的简称；YBb）二级文件编码YB-QP-□□（序列号，c）

01、02…）；，、三级文件;扁码QI-□□（部门代码参考以下%）”中的要求）-□口口（序列号001002…三级文件中的可根据文件的具体类型进行相应改变，但改变必须遵循以下对应关系:“QI”卜包装指导书物料,工艺文件,1,B0M-2,WI-3,P-标准作业规范，呈更改文件，标准检验规范;4,SOI5,ECN-Z；oTsIP-制度，法令，规定等文件,质量控制计戈汁控制图7,Q—8,QCP-QC c四阶文件编码口口（部门代码参考以下％）”中的要求汗口口口（流水d）FM-码，、・001002-口（版本e）号A,B,C…）；部门/单彳立代码:管理代表业务部工程部生产部GM YWGC SC品质部行政部采购部财务部XZQC CGCW文件版本/版次及页次管理

5.4每次将修改的第一次起草之原版本以表示,版第一次修改为依此类推,

5.

4.1A/0A A/1版,版次，具余不变,为避免版次修订太多影响文件之真实内容，当修改次数达到次后再进行修订，则应将

5.

二、三B0,A6;限制）、止其和附件部份,表单不计入总—、、阶文件总贝数包括封囿

5.

4.3三阶文件《页数,由该文件引出之表单附于后面，由其余文件引出之表单而该文件乜实用到者，不于文件后面-------------------------------------------------------------------------------------------------------------文件的编写、审核、批准的基本要求

5.5一级文件编码表示序列号）;a）YB-QM-01（01文件编制:~~由管理者代表组织体系小组编制质量手册、程叙文件由各责任部门编写,~

5.

5.1——文件由贵任相关部闩编写丁发放数量根据贡任部闩确尢-------------------------------------------------------------------文件审核与批准

5.

5.2——阶文件的审批应以本程序“3职责”中的要求作为基本原则;------------------------------------------------------------产品标准、技术图纸等由工程部制定，主要有工艺文件等工程主管审核，总经理批准方可发放使用；b）治具、检具等图纸/检验文件由品质部编制，品质部主管审核，总经理批准；d）变更或者生产过程批准，方可发放变动需编制暂时性技术文件时，也用，要经过权限部门主管审核，总经卫孑完f）假并在文控处盖暂时使用章，使A毕后收回；文件审批时，应确］技术图纸人文件的正确性、合用性

5.

5.3a）标准文件:制定日期文件编号2022-1-10XX-QP-01东莞市有限公司XXXX生效日期版本版次2022-1-10A/0文件记录管制程序制定部门行政部页码页次5/8技术图纸文件必须符合基本标准以及经济性原则；1）技术图纸文件必须有其加工、装配、调试、维护的工艺合理性;2）注检驳术图纸文件应准确、完善；标准3b）i文件「合图纸设计要求；1）隹标准、顾客要求、技术、工芝;规范保持一改，质控点:旻达明确i作才旨导文件c）M匚艺装备应全，能满关生产要求；二艺过程（工时定额）应合理，3F L1）:艺参数合理无误，能确保产品:艺质量；协调一2）2指导文件在技术要求上必纨致；3）3名4）库文件发i认并签署发布日期，审批人答可

5.6行，收管制作业R

5.

6.1凡」件9质量运行密切相关的文件（包.含所有级层a文件）应受由3文控人员,学身在所有受控义上加上“受控文件”章表明其受控控保存之京件盖在页i面）并将所有受控发行的3‘中、并记为士发放至哪里:人或者是哪些部门,加壶”:件信息录在“文件发放/回收记录表，MI控乂件诵识别；发行章时应避免京么响使用人员对文:件内谷的正d归文件，防止，壬何现场浮现无的旧版二七当为

5.

6.2行最新版本文件后，文控人员应回收已经,/r/rFTlilArZl效的旧从石确认；【本使用，并将回收文1牛信息记,不仕文件2等X放/回收出水表，开佥蔓【主管确定，部

5.

6.3图纸工程变更，BOM,SOP,SIP技术文件的发放部门求由责任部

1、1门经理有《小批/隹后通知文控人员实施发1J;之审核及总经管理者代兄批准，确保公t1孑发力

5.

6.4攵到外部（其他单位）必须由经:小人申请书E川矶缶B,忤小外/世浦；真写”文件;小发申请表”,责任人应;申请补发，需甚Htu上*•ffl-+/./JJ当戈

5.

6.5:件使用人将文件丢失、破损后【.、,/r/v;Q中相表耳1洋洲说明补发原囚，并交口由实，主吕或有红理审核，目要后土文控办卫亍1m需再原由发彳对于补发操作文控应按照攵汴沼补发手:求执性，（记录信息中进中的!

5.

6.1_______________________________衿粕辛HE5弁安件的新增l更改:-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------质量管理体系实施过程中，如需在现有体系基础上新增文件，则由需求人员提出要求，

5.

7.1将相关新-增夹件信息填写在“文件新增/报废申请单”，经部闩主管逐理审核，管理者代表批准后将稿件与申请单一起交由文控评审其格式，名称等信息并拟定文件编号和版本号，之后由申请人员制作正式的新增文件，经审核批准后交由文控依的要求受控发行；

5.

6.1质量管理体系实施过程中如需对文件进行修订，则由修订需求部门提出并填写“文件补

5.

7.2发申请单”，注明更改理由并与原文件所属及相关部门评审，经管理者代表批准后实施修订,由文控发放新文件，同时收回旧文件，具体操作可依据中的发行与回收要求执行；

5.6技术文件需更改时，应由技术文件更改提出人或者部门填写“文件补发申请单”说明

5.

7.3改原因更改文件普通交原设计人执行非原设计人更改，应掌握充分的原设计资料，文制定日期文件编号2022-1-10XX-QP-01东莞市有限公司XXXX生效日期版本版次2022-1-10A/0文件记录管制程序制定部门行政部页码页次6/8记录文件内容修改时，一律使用黑色签字笔，不得使用易退化的如圆珠笔、铅笔等，修

5.

7.4改过程由原填写人（或者职务代理人）负责，并在修改处签名或者盖章并注明日期;

5.

7.5文件更改版别标识应依据

5.4中的:的更要求执行；义新后文控必须更新“受控件一览表发布文件肯工新状态；文伸

5.

7.

65.

7.7对可织・客户提供的标准规范，工程医1纸等技术文，牛信息或者4王何工程变更，言息，工程部必须线相关部门,员进行评审，且该评审必须1个工作方a之内完成确保为后续1匚件的执行或E2攵提供支持者更E文件的归档与保管、作废与销毁

5.，:的归档和保管文伸

5.

8.1a的最新版本信对所有受控文件的原件进行多:一管理，标小与储存，并将受控文件1讣g登录文a“受控文件览表”中；i B）・:,必须分类不放在干燥短.风，安全的世方；1二的接收人应妥善保管相应文件不得在受控.文件上乱涂改、更改，不许不C）文存自外二应放在不宜损坏且易存取的时hL方任何人不确保公司机密不外泄漏；首页制作目:走或者一览表易于识别的检c）文7二夹的封页作文件类别或者文件D名的林ZJ、,工作人员调离岗位时，应移］.件方全部文件；索；并在一览表资料遗失，应及时报告义件发放部门，注明；P若e）3「•的作废和销毁文化

5.

8.2a）牛，并进行1应采集整理所有回收的废旧文，片销毁件加।X分，对无m保留价值或者必要的直接进行（如旧版本如有必要保留部份废旧文件盖“作纸，技术去范,标准文牛等）应将具原114废文件”章后统一归档三,、/区:寸存；4Kr丁々./J厂*_/n rr--/-^rrnIN中钳毁；b）文定c）文f必须确保月I有现场的作废文，件，均得到回收:单”中经管,者代表批准后j E增/报废申市*应将所有销毁的文件信息记于汗“文件新具体实施力口文件的借

5.侥、复制1a.y.i育郡i JI曰园、灵利石灰重目理1平余华大刑乂1十，出4日大都“贝贝人攸视TH底限兀叶眉,-------------------向资料管理人借阅、复制复制的受控文件必须由资料管理人注明复制标志“参考资料”।参考资料不作回收，仅供参考，不许使用^的附图纸或者支件的管理由采购部或者直接责任人负责其发放，回收管理，对作废资料应确保回收后在公司内得5^到销毁不可由供应商直接处理

5.10顾客提供的技术文件的控制及技术标准与信息的采集整理______________________________________________顾客提供的技术文件由工程部采集整理并组织相关部门人员进行评审，此评审时间需

5.

10.1依据的要求执彳亍；

5.

7.7技术文件由工程部转化为本企业生£术文件，经部门负责人审核批准经过评审通过的

5.

10.2后生效顾客提供的才支术文件原件作为外来文件管理；，等法律法规，竞争对手，会1工程部及品质音技术性部门可通过各种渠道（女

5.

10.31制定日期文件编号2022-1-10XX-QP-01东莞市有限公司XXXX生效日期版本版次2022-1-10A/0文件记录管制程序制定部门行政部页码页次7/8议，资料文件等）获取相关产品的可用技术标准和信息，并加以采集整理，对这部份技术标准写过评审转化为公司内部的可用技术标准和规范并按照尹呈序规定的要求实施受控管理|~外来文件£勺管制收到外来文件的部门,需识别其合用性，报文控写“外来文件记录表，唱理代表审核分发范围，

5.11r文控应在外来文件上加盖“外来文件”章并依受控文件发放，以确保其有效管理对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照内部文件规定执行，严禁电子档文件表格格式的设计与使用由各部门负责人（或者经办人员）提出，体系小组审查，管理者代表

5.2认后方可实）篦各部门的表格应由专人保管，各工序必须严格按要求填写相关记录；，

12.1相关立!录填写人员应掌握记录填写内彳学及要求，小攵到字迹清册,内容、数居真实准确，得乱涂乱改（划.

12.27x一横线涂改并在涂改处需签名注明时间）表格格式及内容的修改573表格咯式修改由各部负责人提出，体系组审核，管理者代表批准;M

3.1已填的相关记录内容需修改时，£口原填写人（或者职务代:「人）修改，并在修改处签法；或者盖章及.

13.223注日期以示负责-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------记录的传:4mrt填写人员应按有关程叙文件、作业指导书的规定进行正确书写；.

14.

1.

14.2信息类的记录由各部门指定人员忙总周报及月报，分发相关部门;---------------------------------------------------证实类记录由各部门自行保存，每月底指定人员采集，完成周报表、月报表统计工作并装・

14.3------hW7妥善保管---------------------------------------------------------------------------------------------------------------记录的管理各部门指定的记录管理人员，应做到以下几点

5.15------------------------------------------------------------------「衣按产品进行分类，并按依埃nWt；按一定周期（普通在每月底）将记录装订成册，妥善保管；

3.

15.2记录立存放在一,个不易损坏、污染、遗失的地方-f.

15.311对供方或者顾客提供的记录应正确，专递，妥善俣管

3.

15.

45.J6文控在记k表格修订后编制“记录一览却，并在装中规定保管即门、保存期依等，记录保存------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------——品质记录若客户有特殊要求时，依客户要求延长保存期限；

5.

16.

15.

16.2客户-没有特殊要求的，按公司■“记录一览表一申■的保存期限要求执行，拟定保存期限克参考以下几点

①普通生产及品质类记录保存6个月______________________________________________________________

②技术文件，标准规范，工装文件可保存年；1

③各类审核记录，管理叫审记录等可保存年1

④涉及到安全及法律法规要求检测项目的生产和品质记录应保存至产品淘汰后年；1

⑤产品标签，流转卡保存至产品的周转周期，必要时可延

⑥如法律及顾客有特殊要求，则按照像应要求对记录进行保存制定日期文件编号2022-1-10XX-QP-01东莞市有限公司XXXX生效日期版本版次2022-1-10A/0文件记录管制程序制定部门行政部页码页次8/8记录保存期满后，各部记录管理人员应在体系人员审查符合要求后方可销毁

5.

16.3各部门要调阅相关记录，应经记录保管部门主管允许后方可调阅未经总经理或者管理者代表

5.17同意不得:外借，合同有规定时，可向顾期冢提供

5.品质部定;检查各部门记录操纵情况，殳现问题及小f责成有关官:门纠正8记录表格白勺负责印制报文控审核（统一编号、格式等灾统一办理，其他部门一律入

5.9后交由行）i得擅自印杷1O6参方旨文件后原单7注【/回收登记表r文件发龙.1r受控又不二一览表坤请单.2r文件补名.3二记录表F.4外来文¥.5r文件修芝废止申请单7,表己习一身・b1。