文件发放管理制度

文件发放管理制度第一章总则第一条目的为了准确、及时、安全、统

一、高效地处理公司各类文件，使公司文件传递作业更加规范化、制度化和标准化，有效提升办公效率与质量，特制定本制度第二条适用范围本制度适用于公司发放的各类文件、通知第二章文件的制作和发放第三条文件性质主要用于-公布公司规章制度；-公布公司体制机构变动或领导任免事项；三公布公司性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；四发布有关奖惩决定和通报；五其他有关公司的重大事项第四条制作原则起草文件是一件严肃的工作，又是一件与各部门密切相关的工作，应依照“谁主管谁拟稿”的原则起草文件拟好的文件，如牵涉多个部门，须经过各部门负责人会签及相关领导会签所有制定和经过修改的文件，应填写《文件审批单》，明确发文范围，会签部门，经拟稿人、审核人签字，发文部门主管审核后呈公司总经理签发草拟公文应注意以下事项-内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规-反映情况要客观，实事求是;文件发放一览表文件名称文件编号发文时间年月日失效时间年月日□办公室口财务部□采购部口销售部□预算部发文范围口人力资源部口物业公司口法务部□其它________________________部门签收日期附件4失效文件处理表文件名称文件编号发文范围失效原因发文时间失效时间批准人序号收文部门处理方式回收入回收时间未回收原因备注□回收□作废处理口回收□作废处理口1可收口作废处理□回收□作废处理□回收口作废处理□回收口作废处理文件发放一览表文件名称文件编号发文时间年月日失效时间年月日□办公室口财务部□采购部口销售部□预算部发文范围口人力资源部口物业公司口法务部□其它________________________部门签收日期附件4失效文件处理表文件名称文件编号发文范围失效原因发文时间失效时间批准人序号收文部门处理方式回收入回收时间未回收原因备注□回收□作废处理口回收□作废处理口1可收口作废处理□回收□作废处理□回收口作废处理□回收口作废处理

（三）文字要准确、精练，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范；

（四）人、地、物名、引文及时间要具体、准确第五条文件发放管理流程第六条制作标准（-）页面布局页边距上28亳米、下25亳米、左30亳米、右30亳米；

（二）页眉所有文件的页眉应标明“烟台三水置业有限公司文件”字样，文字格式为一号宋体字、加粗、居中、单倍行间距页眉右下角标注文件编号，格式为小五号宋体字，靠右，单倍行间距页眉据边界10亳米；

（三）文件标题采用二号宋体字、加粗，段前、段后1行间距，行距为最小值12磅:

（四）章节标题采用四号宋体字、加粗，段前、段后

0.5行间距，行距为最小值12磅;

（五）文件正文采用小四号宋体字，

1.5倍行距，首行缩进2字符；

（六）文件内表格小四号宋体字，单倍行距，表格内标题加粗；

（七）落款落款为公司全称及发文日期，日期应采用大写文件落款采用小四号宋体字，

1.5倍行距；（A）文件结尾所有文件的结尾应列明“拟稿人”、“校核人”、“审核人”和“传阅范围”，采用五号宋体字，

1.5倍行距；

（九）页脚所有文件的页脚应列明“印发部门”和“页数”，采用五号宋体字，

1.5倍行距；页脚据边界8毫米；

（十）附件标题采用二号宋体字、加粗，段前、段后1行间距，行距为最小值12磅；正文采用小四号宋体字，首行缩进，

1.5倍行距若附件为表格，则为小四号宋体字，单倍行距，表格内容居左或居中

（十一）公司发文，由办公室统一编号

1.以公司名义对外发文，用烟三水字（XXXX年）第XXX号

2.以公司名义对内发文，用烟三水内字（XXXX年）第XXX号

3.以股东会名义发文，用烟三水股字（XXXX年）第XXX号

4.董事会发文，用烟三水董字（XXXX年）第XXX号

5.其他管理部门的发文，用部门代码字（XXXX年）第XXX号办公室-BG财务部-CW预算部-YS销售部-XS采购部-CG工程部-GC人力及源部-HR法务部-FN第七条文件发放经批准签发的文件，进行文件第一稿打印，核稿人校核，确定文件编号、打印份数后进行文件缮印、盖章、登记，并做好文件原稿的存档工作对于需要发文的文件，办公室应按照发文范围将文件发到相应部门，收文人应在《文件签收一览表》上签名收文部门收到文件后，部门应有收文记录年底办公室将当年发放的文件装订成册存档，以便今后查阅各部门有关工作人员因工作需要借阅文件，可至办公室申请借阅，所有文件须相关领导同意后方可借阅第八条文件回收（-）失效和作废处理文件一旦确认为失效或作废,发文部门应指定人员对失效文件进行处理，制作《失效文件处理表》对处理工作进行记录，处理方式有两种，一是回收销毁，二是加盖“失效”章予以保留任何部门、个人及工作场所不得使用作废和失效的文件作为依据

（二）无法I可收处理当失效或作废的文件应收回而无法收回时，发文部门确认无法收回的原因，并通知收文部门做好“无法收回”记录,通知文件使用人予以重视，以防出现文件误用现象

（三）超期文件处理对超期的文件由原编制部门重新核查,经主管领导批准,确定是否予以销毁第三章通知的制作和发放第九条通知的分类根据公司管理需要，通知主要分为以下五类会议通知、培训通知、放假通知I、事件通知和其他需要全体员工或一定范围人员知晓的通报第十条制作标准公司发放的通知应采用统一的格式通知应有明确的标题，通知主题体现于标题中，一般为“关于XXX的通知”，标题采用二号宋体字、加粗、居中，段前段后1行间距，行距为最小值12磅正文为小四号宋体字，首行缩进，行距为

1.5倍行距落款为通知发出部门及发文日期，日期一般为小写第十一条拟稿原则通知采用谁发出谁拟稿的方式，以公司名义发出的通知落款为公司全称，加盖公司公章，以部门名义发出的通知落款为部门名称，加盖部门章或部门主管签名O第十二条发文方式通知发出主要有两种方式其一是以公司名义发出，其二是以主管部门名义发出公司范围内的重要通知应以公司名义发出，主要有公司名义组织的会议通知（如管理评审会议、中高管会议）、重要事件通报、公司文件中未曾规定的暂行规范、其他公司认为有必要的通知等其他通知一般以主管部门名义发放，如放假通知由办公室发放，培训通知由人力费源部发放，局部会议以召集部门发放等第十三条发文审批以公司名义发放的通知需经过审批，由文件起草人填写《通知审批单》，注明发放范围和发放方式，经主管领导批准后进行发布第十四条通知的管理以公司名义发放的通知由办公室负责发放、整理、归档；以部门名义发放的通知由相应主管部门负责发放、整理、归档第四章附则第十五条本制度的拟定、修改和解释由公司人力资源部负责第十六条本制度自发布之日起开始施行第十七条附件I、《文件审批单》

2、《通知审批单》

3、《文件发放一览表》

4、《失效文件处理表》烟台三水置业有限公司二一二年九月二十四日拟稿人徐雪飞校核人王晓华、葛丽燕审核人魏兰军传阅范围公司全员文件审批单年月日附件文件提要

1、公司领导会签是口否口

2、部门会签是口否口会签部门部门领导意见一级主管领导意见总经理意见备注通知审批单通知标题附件发文范围发文方式口张贴口撮〃口签收起草人批准人发布时间年月口文件发放一览表文件名称文件编号发文时间年月日失效时间年月日口办公室口财务部□采购部口销售部□预算部发文范围口人力资源部口物业公司□法务部口其它________________________部门签收日期附件4失效文件处理表文件名称文件编号发文范围失效原因发文时间失效时间批准人序号收文部门处理方式回收入回收时间未回收原因备注口回收口作废处理口回收口作废处理口|可收口作废处理口回收口作废处理口回收口作废处理口回收口作废处理文件发放一览表文件名称文件编号发文时间年月日失效时间年月日□办公室口财务部□采购部口销售部□预算部发文范围口人力资源部口物业公司口法务部□其它________________________部门签收日期附件4失效文件处理表文件名称文件编号发文范围失效原因发文时间失效时间批准人序号收文部门处理方式回收入回收时间未回收原因备注□回收□作废处理口回收□作废处理口1可收口作废处理□回收□作废处理□回收口作废处理□回收口作废处理。