QS文件控制程序

QS文件控制程序

1、目的为确保对质量环境管理体系运行起重要作用的有关场所使用的文件和资料均为有效版本，防止失效或作废文件的使用

2、适用范围适用于公司质量环境管理体系运行有关的所有文件的控制，包括其有关的外来文件的管理

3、职责

3.1行政部负责管理类文件的控制

3.2技术部负责技术类文件的控制，包括外类文件的控制

3.3各有关部门配合，并负责本部门的专用文件的管理

4、工作程序

4.1文件编号

4.

1.1文件编号方法1LY/XX-X-XXXX/XX:公司代号-文件层级-文件类别-发布年份-流水号；文件的制定和修改均以此作为编号准则，不得有重复的情况2）文件类别:第一阶层质量手册，阶层别以QM表示；第二阶层控制程序文件，阶层别以QP表示；第三阶层管理性文件G，技术性文件J,工作标准Z,阶层别以WI表示；第四阶层质量记录，阶层别以QR表示外来文件用原编号，客户来文、来图直接使用的，必要时由技术部在登记时参照技术类文件编号办法给予文件编号）3各级文件流水号用01-99）4版本号最初的文件版本号为A/0；第一次修改后文件版本号为A/1,换版后文件版本号为B/0,依此类推

5.

1.2对发放的文件作好分发号标识，便于追溯

4.2文件编写

4.

2.1手册、程序由贯标小组编制，管理者代表审核，总经理批准，确保其适用性和充分性

4.

2.2其他文件由各主管部门组织编写，由部门经理审核，管理类文件由总经理批准，交行政部登记发放技术类文件由技术部经理批准，交技术部登记发放

4.3文件评审每年管理评审进行体系文件的评审，确保其适用性和充分性，必要时进行修订文件分为受控和非受控，凡与体系运行有关的文件均为受控文件，按规定执行，受控文件应盖受控章，并注明分发号

4.5文件的发放所有文件发放均应确定发放范围，经文件审批人批准后由相应管理部门按确定的发放范围发放，确保各使用场所都能得到适用文件的有效版本文件发放应在《文件登记、发放表》上作好登记签收

4.6文件的更改换版与作废

4.

6.1所有文件如需更改，应由提出部门填写《文件制订修改废止单》，由原部门负责对所有在用的有效版本进行更改

4.

6.2文件更改后的审批应由原审批人进行，当原审批人因某种原因不在时，可由接替其岗位或经授权的人员审批但必须向该审批人提供原审批的背景资料

4.

6.3所有文件更改应作好更改记录和更改标识，采用发放更改页或其它方式更改到相关部门，并收回作废页文件经多次更改或需进行大幅度修改时应进行换版，原版本文件作废，换发新版本

4.

6.4工艺单更改由更改人在原工艺单上划改，划改后应能看清划改前的内容，更改人在更改处签名，填写日期，对更改负责

4.

6.5作废的文件由文件管理部门收回，经批准后统一销毁需作资料保留的作废文件，由所需部门填写《文件制订修改废止单》，由文件管理部门受理，并经审批后加盖作废和保留印章方可留用

1.

1.1文件管理部门编制并填写公司《文件清单》，防止使用失效或作废文件

1.

1.2临时借阅文件的人员需填写《文件借阅记录》，经文件管理部门批准后方可借阅原版文件一律不外借，以防止原版本文件丢失或损坏

1.

1.3文件应保持清晰，不能涂改乱画当文件出现严重破损，影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，使用原分发号，文件管理部门将破损文件销毁

1.

1.4文件丢失应及时通知文件管理部门，重新办理发放手续，并使用新的分发号，予以登记填写《文件制订修改废止单》同时通知有关部门丢失文件的分发号，防止日后误用

1.

1.5文件在发布时均由文件编制人交文件管理部门存档

1.8外部文件的控制

1.

8.1等同采用的外来文件（国家、行业标准、顾客的资料等），应由使用部门提出，经技术经理批准后可直接采用，技术部负责按规定进行发放发放时加盖外来文件印章

1.

8.2法律法规等外来文件按《法律法规控制程序》执行

1.

8.3文件管理部门保存外来文件原件借阅时需填写《文件借阅记录》

1.

8.4各部门接受到的外来文件，交部门经理，部门经理决定报送总经理或相关经理，根据总经理或相关经理的批复，行政部将文件传递相关部门和人员，发放执行

4.5条款

1.9对于不是纸张文件的控制，也要参照本程序规定执行，电子档文件必须有备份

1.10所有文件和资料的复印均须由行政部统一负责

1.11外发文件的控制

1.

11.1外发文件必须由总经理批准后方可外发（供应部发给供方的文件除外X

1.

11.2提供给供方和认证机构的受控文件，提供部门应做好发放登记及更改、作废的控制

1.

11.3提供给顾客的文件，不受控，但需做好发放登记

1.12记录是特殊文件，其控制详见《记录控制程序》

5.相关文件《记录控制程序》

6.记录LY/QR-2009-08-01《文件清单》《文件发放LY/QR-2009-08-02回收登记表》LY/QR-2009-08-03《外来文件登记表》。