采购管理指引

采购管理指引

1.管理目标规范公司设计、工程、成本、材料设备及营销类的直接采购工作

2.适用范围适用于公司设计、工程、成本、材料设备及营销类的直接采购工作

3.管理职责

3.1招采合约中心1）组建直接采购的谈判小组，编制采购计划；2）提供直接采购用的资料、文件、表格；3）负责与各供方的联系、沟通及文件传送工作；4）提出直接采购的入围单位

3.2直接采购谈判小组1）组织拟定直接采购的技术规格或标准；2）负责直接采购的谈判工作，提出意向合作的供方候选人

3.3各相关部门1）审核采购入围单位、技术规格及供方确认2）作为谈判小组成员参与完成采购工作

3.4成本管理中心1）负责权限范围内直接采购文件的商务条款、工程量清单、标底等的编制和确认，合同商务条款等的拟定和确认；2）参与评审商务标部分，并拟定商务标评审意见；3）参与商务谈判、定标、合同签订等工作

4.竞争性谈判采购管理

4.1适用范围招标后没有合适供应商回标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足需求部门紧急需要的

4.2采购立项集团总部的招标立项须由需求中心根据项目开发进度和招标控制时间办理招标立项申报手续，提交《采购立项表》，经招采合约中心-招采分管领导审批后立项；城市/项目公司的招标立项须由需求部门根据项目开发进度和招标控制时间办理招标立项申报手续，提交《采购立项表》，经项目总经理-集团专业条线中心-招采合约中心-招采分管领导审批后立项

4.3技术规格文件编制针对具体的直接采购项目，由招采合约中心组织采购需求部门编制具体的技术规格标准，并招采分管领导审批如短时间内急需采购或供应商带方案方式采购，经招采分管领导同意后，可适当简化流程，省去技术规格文件编制步骤

4.4资格预审与入围单位确定1）采购主责部门从合格供方资源库中原则上选择同等能力、级别的投标入围备选单位，凡合格供应商均可以进入投标入围备选范围，且数量不少于3家2）对于非公司供应商库中的新供应商，应按供应商制度进行资格预审和实地考察，资料审查和实地考察均合格后可以获得入围资格3）入围单位确定后由采购主责部门填写《入围单位申请表》，并按照权责手册报相关领导审批

4.5组建采购谈判小组1）开标前，根据不同类别的招标，由招采合约中心组织成立专业采购谈判小组参加谈判，谈判小组成员不低于3人；2）采购谈判小组应由招采合约中心、公司需求部门、成本管理中心或其他相关人员组织成

4.6商务标谈判1）采购责任部门组织采购谈判小组进行会议谈判2）参会人员对合格供应单位商务报价中价格的合理性进行分析，是否有不合理报价、是否有不平衡报价及存在的其它问题3）谈判过程中应形成约谈记录，参加谈判人员签字确认，形成《直接采购谈判记录表》4）谈判过程要注意谈判策略

4.7定商根据谈判结果，采购责任部门组织编制定商报告，推荐确定单位，经采购小组签字确认收，并拟定《定商审批表》按权责手册报相关领导审批

4.8资料归档1）竞争性谈判过程中的所有资料均需归档（含纸质版、电子版）2）资料由采购主责部门按照招采合约中心要求整理完善后，在合同签订后7个工作日内提交给公司招采合约中心统一归档

5.1适用范围采购内容的来源渠道单一；政府或行业垄断；原有采购项目优质供应商合作项目的后续扩充或续签；不可预见的紧急情况且不能从其他供应商处采购等采用直接采购方式前，采购主责部门需报招采分管领导审核总裁审批后方可采用

5.2采购立项集团总部的招标立项须由需求中心根据项目开发进度和招标控制时间办理招标立项申报手续，提交《采购立项表》，经招采合约中心-招采分管领导审批后立项；城市/项目公司的招标立项须由需求部门根据项目开发进度和招标控制时间办理招标立项申报手续，提交《采购立项表》，经项目总经理-集团专业条线中心-招采合约中心-招采分管领导审批后立项

5.3技术规格文件编制针对具体的直接采购项目，由招采合约中心组织采购需求部门编制具体的技术规格标准，并报采购分管理审批如短时间内急需采购或供应商带方案方式采购，经招采分管领导同意后，可适当简化流程，省去技术规格文件编制步骤

5.4组建采购谈判小组1）开标前，根据不同类别的招标，由招采合约中心组织成立专业采购谈判小组参加谈判，谈判小组成员不低于3人；2）采购谈判小组应由招采合约中心、公司需求部门、成本管理中心或其他相关人员组织成

5.5直接采购谈判与定商1）采购责任部门组织采购谈判小组进行会议谈判2）参会人员对合格供应单位商务报价中价格的合理性进行分析，是否有不合理报价、是否有不平衡报价及存在的其它问题3）谈判过程中应形成约谈记录，参加谈判人员签字确认4）谈判过程要注意谈判策略5）根据谈判结果，采购实施部门组织填写《定商审批表》，并按权责手册报相关领导审批

5.6资料归档1）过程中的所有资料均需归档（含纸质版、电子版）2）资料由采购主责部门按照招采合约中心要求整理完善后，在合同签订后7个工作日内提交给公司招采合约中心统一归档。