制度类文件管理规定最具操作性的程序类文件操作方法

程序类文件管理规定第一章总则第1条目的为规范公司程序类文件的管理，制定本制度第2条定义程序类文件是指依据公司的质量体系的程叙文件而制定的制度、办法、规定、手册、细则、规范、流程等指导、规范工作开展的文件第3条内容本办法规定了程序类文件的编写格式、所包含的基本内容、编号规则、起草、颁布、实施、修订、作废等第4条合用范围本规定合用于公司程序类文件，包括制度、办法、规定、手册、细则、规范、流程等第5条职责

1.各相关职能部门负责其主要职责范围内程序类文件的编写，其他部门提供相关配合

2.综合管理部负责组织全公司程序类文件的会签、发放、更改控制和管理，并负责电子版本文件的维护

3.各有关部门负责各自日常工作文件的编写、发放和管理

4.文件主导职能部门的主管副总经理对文件负责审核，总经理负责批准第二章程序类文件格式第6条字体程序类文件的标准字体为宋体第7条封面封面包括文件名称、起草人、发布人、审核人、批准人、实施日期、文件编号、版本号、页码，以及修订说明页尾有制定人、审核人、批准人的签署封面表格中的字体采用宋体小四号封面格式见附件一第8条文件标题各种程序类文件中，文件标题均使用宋体二号字，加粗；标题和正文之间空一行文件的标题使用“XXX的管理规定（办法、制度）”等字样第9条文件内容序号对文件内容较为复杂的程序类文件，序号的层级为“章、条、数字、（数字）”；对文件内容、结构较为简单的程序类文件，序号的层级为“条、数字、（数字）”o所有的序号均用阿拉伯数字第10条正文字体使用“章”为序号的，其序号及标题均为宋体小四号字，加粗使用“条”为序号的，其序号为宋体小四号字，加粗；其标题及正文，均为宋体小四号字，不加粗正文前如有填写说明和目录的，请依序安排，其中，填写说明与目录的正文均使用宋体小四号字，不加粗第11条使用“条”为序号的，其后如果是小标题，则小标题后不带标点符号，直接回车换行如没有小标题，直接书写正文第12条行距、段落间距文件全文行距设置为L5倍行距，段落之间的间距为零，各条款中的小标题无须空行第13条缩进段落设置为首进缩进（2个字符）第14条页面设置页边距上下均为

2.54厘米，摆布为

3.17厘米，页眉距边界为

1.5厘米，页脚为

1.75厘米第15条页眉页脚页眉内容及格式“XX公司程序类文件”左空一字；第X页共Y页”右空一字上述内容在同一行页脚格式均为应包括以下内容文件名、文件编号、版本号、生效日期（正文之后附件和表格不编页）页眉、页脚均使用宋体五号字，居中页眉顶端距离

1.5CM,页脚底端距离

1.5CM0第16条图表图表大小可根据需要设定，图表标题需用宋体，小四号字体图表内容中，标题栏需要宋体，小四号字体其他文字内容用宋体，五号字体，图表的说明注解文字则用宋体，五号字体第17条落款文件底部若需要落款，签名和日期请使用宋体小四号字，加粗第三章程序类文件基本内容第18条程序类文件应包含如下基本内容目的程序类文件实施所要实现的管理目标；主要内容应使用“本制度对XX、XX（文件的关键控制点）进行了规定”或者与之类似的字样；合用范围合用的部门或者业务；部门职责包括归口管理部门即程序类文件的执行或者监督、检查部门，及其他部门的相关职责；程序类文件内容具体的操作规范、业务流程、权责划分；起草人负责程序类文件编写、解释的部门；审核人审查核定人；批准人批准文件发布执行人；颁布人程序类文件发布部门；实施日期程序类文件生效实施日期；支持文件程序类文件中所涉及到的其他程序类文件；附件及表格程序类文件中所涉及的，不便在正文中展现的内容第四章程序类文件编号规则第19条文件编号格式X X/P/X X/001E20XX]-------------年号序号（由综合管理部统一编号）职能部门代码（按以下统一规定）------------------------------------------程序类文件（PROCEDURE的缩写）公司代码（按以下统一规定）第20条公司、部门代码或者简称规则如下，未列示的部门参照此规则

1、公司简称XX

2、部门代码按英文大写缩写总经理:GM综合管理部行政XZ综合管理部人事RS财务部:CW技术部:JS生产部:SC工程部:GC采购部:CG商务部:SW第21条文件版本号新发布的文件版本号为“00”第一次个别条款小幅度修改换版本号为“01”，第二次个别条款小幅度修改换版本号为“02”，之后依此类推第一次结构性大幅度修改换版本号为“10”，第二次结构性大幅度修改换版本号为“20”，之后依此类推第一次结构性大幅度修改后，又进行了一次个别条款的小幅度修改换版本号为“11”，之后依此类推第五章文件的起草、审核、会签、批准第22条程序类文件管理流程见附件二第23条文件起草各职能部门按本规定格式要求起草,完成各部门主要职责范围内程序类文件初稿的编写，其他相关部门提供配合初稿完成后应预先进行内部讨论，必要时文件拟制部门组织相关部门一起开会讨论根据讨论意见修改后，部门主管副总经理审核，再提交综合管理部组织会签第24条文件会签

1.综合管理部根据拟文部门的要求和文件内容，确定会签范围和会签结果返回的时间

2.综合管理部将文件标明“讨论稿”，连同《文件会签表》（附件三）发至各相关部门，组织各相关部门进行会签，提出修改意见

3.为提高会签速度，可将标明“讨论稿”的文件将文件设为不可复制的保护文档以电子版本的形式，连同会签表同时发往各部门，同时会签，并在指定时间内收回会签结果

4.综合管理部汇集各部门的会签意见，返还文件编写部门

5.文件编写部门根据会签中提出的问题作出修改，并负责解释所作出的修改，直至各方意见统一（第一轮会签后，为尽快使各方意见统一，文件编写部门可通过电话、邮件或者其他方式与各持不允许见者逐条分别沟通，沟通意见写入相应部门会签表作为书面记录，必要时由综合管理部召集会议讨论，讨论结果写成会议记录）

6.若会签中一些问题通过综合管理部或者其他沟通仍不能达到一致，则将会签意见汇总，提交总经理裁决第25条文件的批准会签通过后，综合管理部提供文件编号，并核查文件格式是否按统一格式或者要求，再由综合管理部提交总经理批准第26条文件审批后由综合管理部专人以文本形式复制、分发至各相关部门具体实施第六章文件的发放、修订、废止第27条文件的发放

1.批准后的程序类文件原版由综合管理部存档、发放，并列入《受控文件清单》（附件四）原版文件一律不得外借，防止丢失或者损坏程序类文件属受控文件，受控文件是指在发生更改时能全部追溯到使用者以保证使用版本有效性的文件

2.程序类文件按需要的份数印制，加盖红色“受控文件”印章，受控文件印章图示如下受控文件I I分发号每份文件都标有不同分发号，便于追溯使用者公司内不得使用未加盖红色受控印章的文件及其复印件，一经发现即将由文件管理人员收回销毁

3.程序类文件发放时，文件领用人应将会签文件讨论稿交回综合管理部，在《文件发放登记表》（附件五）签名，领取盖有受控印章和注有分发号的文件《文件发放登记表》与文件原版同时存档综合部记录《文件分发号清单》（附件六）存档备查

4.当需要使用文件的人未领到文件时，不得随意借用其他人的文件来复印，应填写《文件补发审批单》（附件七），经本部门负责人和文件管理部门负责人批准，再办理领用手续

5.若文件丢失、损毁，由文件使用人说明原因并申请领补发综合管理部文件管理人员重新编注分发号，同时在《文件发放登记表》上注明丢失文件的分发号作废

6.需暂时借阅文件者，填写《文件借阅申请单》（附件八），统一向综合管理部借阅，经综合管理部负责人批准可借阅盖有红色受控印章及分发号的文件借阅者应在指定日期内归还，否则由文件管理人员及时收回、销毁（只保存原版文件）

7.各部门须有专人负责文件的收存、管理，编制本部门《受控文件清单》，及时传递文件各部门发文管理人员名单在综合管理部备案，受控文件列入部门负责人离任交接项目

8.保密文件由指定专人接收、发放、更改控制和管理，由保密文件拟制责任人确定发放范围，原则上统一纳入综合管理部文件管理、备案，由特殊原因的必须报备保密文件目录第28条程序类文件的修订、废止

1.文件在具体实施过程中若需重新修订，由文件更改提出人或者提出部门的负责人填写（打印）《文件修订审批通知单》（附件九），说明更改原因，必要时还应附有充分的证据

2.《文件修订审批通知单》由原文件编写部门负责人审核后，交综合管理部组织会签、审批批准后，按《文件发放登记表》的名单发放，作为原文件的补充文件

3.经过多次更改或者文件需进行大幅度修改时应进行换版换版时由文件管理人员实施更改，在文件首页中说明所做的修改，注明版本号和更改生效日期，并按《文件发放登记表》的名单发放换版后的文件，同时收回作废的旧文件

4.新版文件生效的同时，对应旧版文件自动作废，由综合管理部根据分发号在发放新文件时收回旧文件

5.作废文件的原版加盖“作废”印章，再存档2年后由综合管理部文件管理人员填写《文件销毁申请单》（附件十），综合管理部负责人批准后统一销毁，设为文档保护的电子版文件至少保存3年才可填写《文件销毁申请单》，批准后才可删除629条文件的宣贯

1.文件生效后，根据需要，草拟部门可以组织必要的培训会议进行宣贯，以增进理解

2.根据需要，综合管理部可以通过公司内部网站或者宣传栏的形式进行宣贯

3.发放至各部门后的程序类文件，要求部门内所有成员传阅，并在文件首页背面签名第六章附则第30条文件编写注意事项

1.文件下发前必须经过相应签署才生效

2.对其他程序类文件中实用的办法可直接引用，但必须写明引用的文件名、编号、版本号及引用条款，同时应注意受控文件中引用的其他文件也须纳入受控文件范围

3.内容涉及多个部门，且具有长期约束力的规定和要求，原则上不得以部门发文的形式发文，必须补充纳入或者重新制定相应程序类文件如果急需发文而来不及制定相应程序类文件，可暂时以部门发文的形式通知相关部门，事后再制定或者补充相应归口文件第31条本制度由综合管理部起草、修订、解释，由主管副总经理审核，由总经理批准第32条本规定自2011年09月01日起实施第33条支持文件无第34条附件及表格附件1程序性文件封面格式2程序类文件管理流程图3文件会签表4受控文件清单5文件发放登记表6文件分发号清单7文件补发审批单8文件借阅申请单9文件修订审批通知单10文件销毁申请单。