质量管理体系文件控制程序

质量管理体系文件控制程序1目的通过对质量管理体系所要求的文件的编制和审核、批准、发布、传递和变更进行控制，保证文件正确性、完整性、系统性、可追溯性，防止使用过时或者不合适的文件2范围

2.1本程序合用于质量管理体系有关的文件和资料，以及与质量管理有关的外来文件和资料（各类标准、软件等）3引用文件

3.1GB/T19001—2000idt IS090012022《质量管理体系要求》4术语

4.1质量管理体系文件和资料是指为实现已定质量目标、确保质量管理体系有效运行所必需的质量手册、程叙文件、工作标准（含各项工作程序、规章制度）等的总称（下称文件）

4.2《质量手册》描述公司质量管理体系的文件

4.3程序为进行某项活动或者过程所规定的途径5管理职责

5.1总经理负责批准《质量手册》

5.2管理者代表负责批准质量管理体系程叙文件

5.3质管处负责组织质量管理体系文件的编制、审核、发放、更改、回收和归口管理以及与质量管理有关的外来文件的接收、标识、使用和保存及时发布文件和资料修订状态一览表，防止使用失效或者作废的版本

5.4各部门制订的文件由各部门自行管理同时应做好公司及相关部门下发文件的管理工作

6、管理内容与要求

6.1文件编写要求及结构

6.

1.1基本原则a）应具有可操作性，要求应具体化，与有关文件相协调，文字表达应清晰

二、使用约定关于流程图符号的使用约定,简要地说明以下几点图的布局

2.1流程图中所用的符号应该均心地分布，连线保持合理的长度，并尽量少使用长线符号的形状

2.2流程图中多数符号内的空白供标注说明性文字使用各种符号应注意符号的外形和各符号大小的统一，避免使符号变形或者各符号大小比例不一符号内的说明文字

2.3应使符号内的说明文字尽可能简明通常按从左向右和从上向下方式书写，并与流向无关如果说明文字较多，符号内写不完，可使用注解符若注解符干扰或者影响到图形的流程，应将正文写在此外一页上，并注明引用符号符号标识符

2.4为符号规定标识符是为了便于其它文件引用该符号便如，程序清单中引用到流程图中的特定符号符号标识符普通写在符号的左上角，参看图2-1a oab图2-1a符号标识符和符号描述符符号描述符

2.5为便于进一步理解符号的功能，可标注符号描述符通常描述符写在符号的右上角，如图2-上b所不详细表示

2.6在处理符号或者数据符号中画一横线，表明该符号在同一文件集中的其它地言有更为详细的表示横线在符号内挨近项端，详细表示的标识符写在符号内横线之上，见图2-2ao端点符用作详细表示的开始符号和结束符号，在此符号中应给出加横线符号中的标识符，见图2-2b oCSZD图2-2加横线符号及其详细表示b）不仅每一项文件内，而且在一系列配套文件内，结构、文件和术语均应保持一致相关文件的结构及其条文的编号应尽可能彻底相同应采用类似的词语来表达类似的条文，采用彻底相同的词语表达彻底相同的条文c）文件中的内容应正确无误，并要体现规范化、程序化、科学化d）吸收和创造性地运用国内外的先进管理经验，结合本公司的实际情况，把行之有效的管理方法纳入文件之中

1.

1.12程叙文件的构成a）封面包括文件名称、编号、编制、审核、审定、批准、日期；发布与实施日期b）正文部份包括目的、范围、引用文件、术语、管理职责、管理内容与要求c）补充部份包括附录、附加说明

6.

1.3工作标准的构成a）概述部份包括封面、目次、标准名称、引言b）正文部份包括工作内容与要求、责任与权限、检查与考核c）补充部份包括附录、附加说明

6.

1.4程叙文件的编写要求a）目的的编写简要说明文件的制订目的或者期望达到的管理目标b）范围的编写简要说明文件的合用范围或者应用领域，必要时还应明确写出不合用的范围和领域应该采用下列典型用语如“本程序合用于”“本程序不合用于”c）引用文件的编写主要写明文件中直接引用的文件和必需配合使用的文件d）术语的编写文件中采用的术语应采取单独的术语格式，任何不是一看就懂或者众所周知的术语，以及在不同情况下可能有不同解释的术语，均应给出有关概念下定义予以明确术语应避免重复和矛盾如果在一个标准中已给一个术语下了定义，则不许在其他标准中为这个已下了定义的概念提出一个与之不同的术语（同义词）对于一时难以给出明确定义的，也可暂时作个说明e）管理职责的编写主要用以规定与管理业务有关的部门和人员的管理职能，以及为实现该项管理业务应设置的机构名称、责任与权限、主管业务部门的分工界限f）管理内容与要求的编写这部份是程序的核心应规定管理工作内容与质量要求、工作程序、工作方法、考评工作完成的方法、步骤、原始凭证等，当程序所涉及的部门较多，且关系复杂时，应规定有关单位的协作关系，制约关系与仲裁权限等需要信息反馈的管理事项，应规定出信息反馈的渠道、内容、时间、方式和信息处理的程序、时限，对有争议的信息，规定出仲裁权限g）检查与考核的编写明确程序的检查考核部门以及考核的程序、内容、时间和方法h）附录的编写附录分为补充件与参考件两种，罗列顺序是先补充件后参考件j）附加说明的编写在程序的终结符号线下面，以“附加说明”为标题，写明如下内容，不加编号本标准由XXX归口本标准由XXX起草本标准委托XXX负责解释

6.

1.5工作标准的编写要求a）工作内容与要求的编写根据需要列出与工作标准有关的规定与条例的名称根据工作范围确定部门和人员的工作，并提出量、质、期的要求将有关管理标准中对部门和个人的要求，分别纳入部门和个人的工作标准中去b）责任与权限的编写规定出按职责部门和岗位（人员）分工所应负的责任与权限对因工作失误或者失职造成的事故的损失应负的责任、奖罚规定等在有关管理标准中规定的部门和人员对某项管理事项所应负的责任与应有的权限可直接引用有关标准C）检查与考核的编写规定出对有关部门和人员的检查与考核内容、方法、时间等对有关管理标准的考核项目，应在工作标准中规定出考核结果的反馈要求d）补充部份的编写即附录、附加说明，可参照本程序第

6.

1.4h）、j）条的规定编写

6.

1.6规章制度的编写要求规章制度的编写参照有关基本规定执行

6.

1.7文件编号方法参考有关编号程序

6.2文件的编、审、批及管理控制

6.

2.1准备工作a）根据标准化工作计划与质量管理体系要求，明确制订文件的目的和范围，确定文件的名称和起草部门，必要时成立起草小组并提出工作计划b）文件起草任务的分工带有基础性的文件或者涉及面广的重大文件，由主管部门组织有关部门共同起草普通性的文件由有关部门负责组织起草编写草案与征求意见按本程序及有关规定编写程叙文件、工作标准、规章制度草案必要时编写编制说明书草案完成后由起草单位填写“文件审核传递表”，经部门领导签字后，送到文件的执行部门、监督部门、有关协作部门征求意见，在会签和汇总各方面的意见，对草案进行修改

6.

2.3文件的审定预会签普通性文件，由有关部门进行审定，其中质量管理体系程叙文件要经质管处审定，《质量手册》经管理者代表审定涉及面广的重大管理标准（文件）、规章制度应召开标准化委员会或者相应的会议审查，形成会议记要

6.

2.4文件的批准经审定通过的文件，由主管领导批准，涉及面广的重大程序（文件）、制度，由总经理批准其中质量管理体系程序经管理者代表批准，《质量手册》由总经理批准以确保文件的充分性与适宜性必要时对文件进行评审与更新，并再次批准

7.

2.5文件的发布和发放程叙文件、制度经批准后，由标准化部门进行统一编号、发布实施其中质量管理体系文件要质管处确定发放部门，并做好发放记录

6.

2.6文件的识别a）质管处每年组织发布质量管理体系文件和资料修订状态一览表包括文件名称、编号、修订部门、修订时间、发布时间等内容及时发布，以防使用失效或者作废的文件版本b）确保在文件使用的各个场所，都能得到适应文件的有关版本c）从所有发放或者使用场所，及时撤出失效或者作废文件，或者以其他方式确保防止作废文件的非预期使用（如盖上“作废”字样）d）若因任何原于是保留作废文件时，对这些文件应进行适当的标识加盖“作废保留”字样e）确保外来文件得到识别，必要时加盖“外来”字样，并控制其分发

7.

2.7文件贮存文件和资料在适当环境贮存，防止变质和损坏以保持文件的清晰，易于识别

8.

2.8会议文件部门偶尔更高层次的会议均需填写“会议记录表”，主要结论要形成记要，并以“工作会议记要”格式下发会议以外形成的工作通知，要以“工作通知单”下发和传递，尽量避免口头传递

6.

2.9文件更改的控制a）文件的更改要由该文件原审批部门审批，并按

6.

2.

26.

2.4条执行若由其它〜部门审批时，该部门应了解所依据的有关背景资料，并由总经理或者管理者代表授权b）核电文件及提交给业主的文件的更改要经质管处（负责人或者检验员）及部门负责人签字C）文件的所有更改记录，由归口部门统一管理d）文件变更后要下达“更改通知单”到所有有关人员和部门，说明更改理由、项目、失效时间，以防使用过时的或者不合适的文件，同时收回作废文件,及时销毁并做好发放和回收记录

7.检查与考核

7.1对本程序的执行情况由质管处对各部门进行日常监督

7.2各部门负责本部门执行情况的监督与考核符号程叙文件编写:用法O@准备

⑤初的

②蚣现■U）二CD6C维外（上）

⑥茹环im下）界限⑪在略符

⑥并行方式程序流程图用于描述程序内部各种问题的解决方法、思路或者算法图1-1标准程序流程图符号数据

1.1

⑦*定处理平行四边形表示数据，其中可注明数据名、来源、用途或者其它的文字说明此符号并不限定数据的媒体处理

1.2矩形表示各种处理功能例如，执行一个或者一组特定的操作，从而使信息的值，信息形式或者所在位置发生变化，或者是确定对某一流向的选择矩形内可注明处理名或者其简工功能特定处理

1.3带有双纵边线的矩形表示已命名的特定处理该处理为在此外地方已得到详细说明的一个操作或者一组操作，便如子例行程序，模块矩形内可注明特定处理名或者其简要功能准备

1.4六边形符号表示准备它表示修改一条指令或者一组指令以影响随后的活动例如，设置开关，修改变址寄存器，初始化例行程序判断

1.5菱形表示判断或者开关菱形内可注明判断的条件它惟独一个入口，但可以有若干个可供选择的出口，在对符号内定义各条件求值后，有一个且仅有一个出口被激活，求值结果可在表示出口路径的流线附近写出循环界限

1.6循环界限为去上角矩形表示年界限和去下角矩形的下界限成，分别表示循环的开始和循环的结束一对符号内应注明同一循环标识符可根据检验终止循环条件在循环的开始还是在循环的末尾，将其条件分别在上界限符内注明（如当AB）或者在下界限符内注明（如直到CD）图1-2给出了当终止条件成立时进入循环和直到终止条件成立退出循环的两种不同的y表示处讦体｝蚣理・・TzrzI~I~I图1-2两种循环表示连接符

1.7圆表示连接符，用以表明转向流程图的它处，或者从流程图它处转入它是流线的断点.在图内注明某一标识符，表明该流线将在具有相同标识符的另一连接符处继续下去（参看以下关于连接符使用的约定）端点符

1.8扁圆形表示转向外部环境或者从外部环境转入的端点符例如，程序流程的起始或者结束，数据的外部使用起点或者终点注解符

1.9注解符由纵边线和虚线构成，用以标识注解的内容虚线须连接到被注解的符号或者符号组合上注解的正文应挨近纵边线请参看图―3给出的注解符使用示例图上3注解符的使用流线

1.10直线表示控制流的流线.关于流线上表示流向的箭头，其使用方法见后面的约定虚线

1.11虚线用于表明被注解的范围或者连接被注解部份与注解正文，也参看图l-3o省略符

1.12若流程图中有些部份无需给出符号的具体形式和数量，可用三点构成的省略符省略符应夹在流线符号之中或者流线符号之间，参看图1-4O图1-4省略符的使用并行方式

1.13一对平行线表示同步进行两个或者两个以上并行方式的操作并行方式的示例如图1-5,图中在处理A完成后才干进行处理C、D和E同样，处理F要等处理B、C、D完成以后进行但处理C可以处理D开始和（或者）结束前开始和（或者）结束图1-5并行方式示例。