工程档案管理规定

城开集团工程档案管理规定（暂行）

一、目的为规范集团各项目工程档案文件的归档整理工作，统一工程档案文件的标准，确保工程现场资料的收集完整、安全管理和有效利用，并使工程现场管理资料全过程具有可追溯性，提高公司的档案管理水平，依据建设工程文件归档整理规范和城开集团文件编写程序,制定本规定GB/T50328-2001

二、适用范围集团各项目部及相关部门

三、档案室职责、按有关规定有计划地分别收集各部门档案文件，各部门定期协调档案室进行1整理、立卷、归档、凡已办理完毕的工程准备阶段的文件资料，集团档案室要求各相关部门均应2在五日内递交集团档案室立卷、归档监理文件、施工文件、可以每月日前上传电25子文件清单，竣工时上报公司存档，竣工备案文件（纸质）要求项目上报公司一份存档档案形成部门详见附表

一、立卷、归档的要求各部门资料管理员在规定时间内把资料整理完毕，并上3交公司档案室，档案室负责立卷、归档、各相关部门档案管理人员向集团档案室移交档案要填写移交清单，移交清单4一式二份，双方签字后各执一份、档案室负责对各项目已归档文件，建立对应的电子文档，便于分类管理5和查阅

四、档案管理程序形成保管级归档文件级类序类a部门期限工程参建方工作情况报告项目部长期件06工程参建月工作情况》艮告义字说明项目部长期0307监理单位出具的，程质量评估报告项目部长期08勘察出具的质量检查报告项目部长期0901设计出具的质量检查报告项目部长期001监理单位签署的竣工移交证书项目部长期1地基验槽记录项目部长期地01结构（地基与基础）工程验收报告（表基项目部长期）与022-5结构（主体）工程验收报告（表）项目部长期基032-5屋面防水检测报告项目部长期础04电气检测报告项目部长期、05工程质量整改通知书及对应的整改报告项目部长期结06构建筑，程规划许口」证及附件项目部长期07验建筑，程消防设计审核意见书项目部长期08收建筑程消防验收意见书项目部长期09_L记录01环保部门的认可文件及批准使用文件项目部长期0形成保管级归档文件级类序类a部门期限0401建筑，程保修书项目部长期101住宅工程质量保证书项目部长期201住宅程质量说明书项目部长期3_L01程竣工报告项目部长期4_1_建设合同、协议书、专用条款项目部长期程I01建设程结算书或预算书项目部长期价02_L建设单位支付工程款的证明项目部长期款03结算材建设单位支付工程款凭证项目部长期04料05注未列入本归档文件目录的文件，根据其文件内容，按

一、

二、三级类目对应关系进行归档卷内文件目录页序文号文件题名日期备注号注单位表格宽为第、、列宽分别为第、mm185mm16715,20列宽分别为列宽为,第列宽为行高以适520,M330470o应文字内容为宜建议表格中的文字采用宋体小四号字备考表本卷共有文件材料页归档文件情况说明立卷人立卷日期年月日检查人检查日期年月日单位表长为宽为mm245,165文件资料移交单部门名称:文件名称份数移交部门接受部门移交原因移交人签字日期接收人签字日期收文登记台账部门名称:序号文号文件g称发文部门收文人签字收文时间发文登记台账部门名称:序号文号文件名称收文部门收文人签字收文时间

1、归档时间及要求各相关部门资料管理员把本部门工程准备阶段的文件，完成后五日内上报集

1.1团档案室办备案，各类图纸（施工图纸、配套工程图纸、景观工程图纸等）,有工程服务部下发到各相关部门，其中竣工图纸（施工图纸、配套工程图纸、景观工程图纸等）及备案文件在竣工验收结束后由项目部检查合格后移交公司工程服务部，项目施工档案资料竣工验收后移交集团档案室资料管理员把部门文档及时归类，监理文件、施工文件日内上通过工程

1.250A档案文件审批流程，并把纸质的工程文件上集团档案室集团档案室资料管理员每月负责检查各部门资料归档情况，并把检查情况列

1.3入绩效考核

2、分类分类、组卷要遵循档案文件的自然形成规律和成套性的特点，保持卷内文件

2.1的有机联系，做到分类科学、组卷合理、层次分明、检索便利尽量以工程项目为单位组卷档案分类按材质分为纸质档案和电子档案

2.2档案分类按阶段分为工程准备阶段（立项文件、建设用地拆迁文件、勘察设计文件、招标文件、合同文件）监理文件（监理规划、监理细则、监理月报、监理会议纪要、监理通知、监理竣工总结、质量评估报告施工文件（设计变更、技术核定文X件、现场签证文件、工程管理文件、进度文件、预决算文件［竣工文件（施工许可文件、工程质量监督手续、质量合格文件、地基与基础、结构验收文件、合同价款结算文件、竣工图X档案编号由项目代号、分类号、文件顺序号构成，表示方法如下:项目代号+分类号+文件顺序号编码SCQ、

2、3KC XHLMZ♦・♦・♦・含义水城（

一、

040401014、装订文字材料以件为单位装订，装订前要取下金属装订物，采取三孔线装形式装

4.1订，装订线在左边不同尺寸的文字材料要折叠或裁切成统一尺寸不得大于幅面A4且要求装订边及底边对齐图纸一律不装订,但案卷内大于幅面的图纸要全部折叠成幅面,折叠方

4.2A4A4式采用反折式手风琴折叠法（反面在外），图标栏在图纸纵向右下角案卷装订一般采用卷盒、卷夹两种形式工程准备阶段文件、竣工图考虑后

4.3期使用方式以卷盒装定为主，监理文件、施工文件和竣工文件以卷夹分别装订成册，一册不够的分两侧或多册，案卷不宜过厚,一般不超过40mm

5、借阅本单位人员借阅档案、资料须登记，未履行登记手续的，档案管理人员不予

5.1提供档案、资料档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件,一般由使用人复印档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分

5.2管领导批准，办理外借手续并限期归还借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责外单位人员需要复印档案柜里资料时，须经主管领导同意后方可进行查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严

5.3禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，依法追究当事人行政、法律责任查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员，以利探索和总结档案利用

5.4工作规律，更好地为各项工作服务五档案保密制度、档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度

1、凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围,本公2司人员需要查阅者，须经本公司主管领导批准、凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，3利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密、对确已无保存价值的建设工程和设备档案，列出销毁清单，经主管领导审批后，4由销毁人、监销人销毁，并签名注销附件、工程档案分类及保管期限表

1、卷内文件目录

2、备考表

3、文件资料移交单、收文登记台账

45、发文登记台账6附录1工程档案分类表及归档范围一保管级归档文件级类序a目类形成部门期限目项目建议书审批意见工程服务部永久立可行性研究才艮告审批意见工程服务部永久01项02文项目评估资料工程服务部永久件程I0301准选址意见通知书工程服务部永久用备01拆迁安置意见、协议、方案工程服务部长期地阶02国有土地使用证工程服务部永久征段03建设用地工程服务部永久文地04建设程规划许可证工程服务部永久件拆05_L施工许可证工程服务部永久迁06Z文预售许可证营销部永久件0702形成保管级归档文件级类序类a部门期限程地质勘祭才员告工程服务部永久01_L程文物勘察报告工程服务部永久勘02_1，程测量成果报告工程服务部永久察03设计方案审查意见书工程服务部永久设04施工图审批意见书建筑结构、人防、消计工程服务部永久防、环保、节能等行政部门文05程报建工程服务部短期件06_L招投标备案工程服务部短期0307质量监督备案工程服务部短期08勘察设计委托合同招标办长期01施工承包合同招标办长期合02监理委托合同招标办长期同03甲供、甲分包合同招标办长期文04市政合同水、电、气、爰、雨污水招标办长期件05B景观施合同招标办长期0406_1_采购合同招标办长期07其他合同招标办长期08招监理、勘察设计、施，招投标文件招标办长期01投供应商招投标文件招标办长期02保管级级归档文件序类类a形成部门期限标中标通知书招标办长期0503监监理规划项目部长期理01规监理细则项目部长期划0201监监理会议纪要项目部长期01理监理通知单项目部长期02总监理月报项目部长期03结监理竣工总结项目部长期04质量评估报告项目部长期0205进项目总进度计划项目部长期J01度开工/复工审批表项目部长期02控制程延期报告及审批项目部长期03_L03施设图纸会审纪要项目部/总工室长期工01文计图纸、竣工图项目部/总工室长期02保管归档文件级序a级类类形成部门期限察三，件变设计变更、技术核定项目部/总工室长期03更S、技术现场签证项目部/总工室长期04核定01专项方案评审记录程管理部/项目部短期程I01_L质量停检点检查程管理部/项目部短期管02_L专助程管理检查程管理部/项目部短期理03_L J_整改通知单程管理部/项目部长期文04_L停，通知单程管理部/项目部长期件05程管理月报，程管理部短期0206_L预理款报审与支付文件程造价部短期决01_L总包、分包预算书工程造价部短期算02设计变更、签证报审与签认，程造价部短期文03程竣工决算书审核意见书，程造价部长期件04_L形成保管级级归档文件序类类a部门期限03建设单位法人委托书项目部长期施01工许建筑程施工许可证副本项目部长期可02_L01工郑州市工程质量实施监督通知单项目部长期程01郑州市程质量监督登记表项目部长期质02_L工程参建单位质量责任制一览表项目部长期竣工量03程质量监督计划书项目部长期备案监04_L程质量监督报告书项目部长期文督05件施工图纸审查批准书项目部长期06手施工图纸审查意见项目部长期续0702质勘察部门对地基及处理的验收文件项目部长期量01施工单位出具的竣工报告项目部长期合02建设单位出具的竣工验收方案项目部长期格03程竣工验收意见表项目部长期文04程竣验收才员告项目部长期05_L_LB。