档案借阅和使用制度

档案借阅和使用制度档案是公司的宝贵财富，为了保护本公司（部门）的档案材料，维护档案的完整与安全，使档案更好地为本公司（部门）的各项工作服务，根据《档案管理制度》规定XXXX特制订本制度

一、本公司（部门）所有的工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务

二、本公司（部门）工作人员查阅档案须办理借阅登记手续，实行“对应制”及“层级制”档案借阅原则，即本部门人员有权对涉及本部门的档案进行借阅，但涉密文件，须由部门分管领导同意后，方可查阅；借阅跨部门档案须征得档案所有部门分管领导的同意

三、在借阅档案时应做到如下几点

（一）按规定办理登记手续，在使用期限内按时归还

（二）借阅人须持有《档案借阅审批单》查询、借阅档案《档案借阅审批单》内容要填写完整，必须填写使用目的、使用期限、借阅人部门/单位、姓名及联系电话,经部门负责人签字方可查询、借阅档案

（三）档案室一般不提供原件，只提供复印件，如查询或借阅普通档案由部门负责人签批；查询机密档案由总裁办主任审核在档案室内查阅，借出或复制机密档案必须由主管总裁签批涉及到本公司（部门）机密的材料不能外借，以防泄密

（二）利用者要爱护档案，不得丢失

（三）利用者所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意书写、更改、加注标记、损坏和涂改，利用者应确保档案完整无损；

四、公司对外企业（单位）借阅，利用者前来查阅档案，需持所在企业（单位）介绍信、本人工作证，说明借阅目的和借阅范围外企业（单位）人员须在公司内部相关部门人员的陪同下，持本部门负责人审批单，方可办理借阅手续，但所借档案仅限于在档案室内查阅

五、外借档案一般应当天归还，最迟不能超过一个星期；如继续借用，须征得档案室的同意

六、未经批准同意，不得擅自复制、影印档案，不得将档案转借他人使用

七、借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案工作人员和借阅者当面核对清楚，并进行质量检查

八、凡因违反制度造成档案丢失，损坏或泄密，按《档案法》有关规定追究当事者的责任具体表现在

（一）损坏、丢失属于本公司（部门）所有的档案的；

（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于本公司（部门）所有的档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖或转让档案的；

（五）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

（六）不按规定归档或者不按期移交档案的；

（七）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；（）倒卖档案牟利的；A

十、调离本公司（部门）的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续

十一、本制度只适应本公司所属部门及全体员工，并根据工作需要可另行补充，本办法由档案部门负责解释，自发文之日起执行。