公司费用管理及报销制度

公司费用管理及报销制度股份有限公司XX年月20239招待费/礼品V.

1.

1.招待费说明任何员工不得接受会影响业务决定的邀请包括招待、吃饭、礼物或由业务合作方或第三方提供的其他各种利益任何员工不得为获取为自己或公司的不公平利益，而提供会影响业务合作方或第三方业务决定的邀请包括招待、吃饭、礼物或其他各种利益市场拓展事项或其他公司统一行为不包括于此任何形式的招待需遵守法律法规假如招待人员中涉及政府官员，需事先声明对于人均招待200元或招待总额预计在2000元以上的情况，必须事先书面申请，不允许事后补申请未经同意的招待事项，财务部不予报销

1.

2.招待标准招待200-300元/人，或总额在2000-5000元的，由部门总监批准招待300元/人以上，或总额在5000元以上的，由部门总监、CFO和CEO批准原则上常规招待客户在200元/人标准内，200元/人以内且招待总额在2000元以下的，无需预先申请，通过个人费用报销提交部门总监招待客户300元/人以内且招待总额在5000元以下的，无需预先申请，通过个人费用报销提交；部门总监招待客户300元/人以上，或总额在5000元以上的,需预先提交CEO申请

1.

3.招待费报销费用审批系统招待费申请，填写消费日期，消费事由、金额、人数及其他必须的信息；费用审批系统招待费报销，上传发票、招待小票和支付水单等电子附件；审批结束，将纸质招待费报销提交财务，必须附有招待费申请、发票、招待小票和支付水单等

1.

4.礼品购买说明员工不得擅自动用公司资金或资产，直接或间接作为礼品赠于他人，员工亦不可动用个人资金用于有损于公司利益的礼品赠与行为公司定制印有公司的标志礼品时，由行政部统一采购规定标准以内的礼品，每样礼品的标准应不超过500元，各部门领用礼品时应填写礼品领用申请表，并经部门总监和部门总监的批准如未能用统一采购礼品而需零星采购时，同样遵守500元/样标准，且需事先经部门总监和部门总监批准可采购报销礼品不应因个人喜好作为交换用于个人或重复赠送某一个人在任何情况下不得使用公司礼品用于违法行为，如贿赂或作为客户员工的佣金

1.

5.礼品收受说明对于供应商或客户赠送的礼品，除非拒绝或送还礼品会损害业务关系，公司禁止收受供应商或业务关系单位赠送超过200元标准的礼品，如不能拒绝，则应上交公司任何员工不应接受下属公司和下属员工因工作关系所赠送的礼品

1.

6.礼品采购付款公司统一采购的，行政部事前填写费用申请单，上传明细清单，审批通过后下单购置采购部根据费用申请单和正规发票申请对公付款由行政部进行实物收发管控通讯费VI.

6.

1.手机话费

6.L

1.手机话费补贴标准（上限）CEO300元/月/人；总监及相当职务人员200元/月/人（境外30欧元/月/人，美国30美元/月/人）；经理级别及相当职务人员100元/月/人（境外15欧元/月/人，美国15美元/月/人）；其他因业务需要发生的费用，可酌情补助150元/月/人（境外20欧元/月/人，美国20美元/月/人）业务需要手机话费报销与按职级手机话费报销不同时享受

7.

1.

2.手机话费报销每月结束后，凭通讯公司提供的实际账单和发票在限额内据实报销手机话费通过个人费用报销提交

6.

2.固定电话费和网络使用费公司固定电话费和网络使用费，凭账单和发票实际金额依据合同结算IT负责每个月固定电话费和网络使用费的申请职工福利费VII.

7.

1.团队建设团队建设和部门/项目即时激励两项合并，各部门组织团队建设活动，审批到预算中心负责人费用标准为正式员工500元/人/季（2000元/人/年），非正式员工300元/人/季（1200元/人/年），包括餐费和活动费用非正式人员包括实习生、劳务派遣和兼职人员由预算中心负责人统筹所管辖成本中心费用分配以及跨预算中心费用承担情况人员入职和离职情形的，当月在职天数大于15天的，当月计算额度（按照66元/月计算）人员组织架构调整，所属预算中心若发生变化，其剩余月份额度（按照66元/月计算）自调整之月带入新预算中心团建费申请须在当年度完成，不能推迟到下一年度申请

7.

2.其他职工福利公司节假日福利、员工生日和年度体检等费用按照行政年度预算执行公司团队和文化建设、入职体检、入职培训和商业保险等费用按照人事年度预算执行公司特别日活动费用按照行政和人事年度预算项目执行行政和人事开展此类职工福利活动，费用审批系统提交费用申请，上传明细清单,审批通过后下单购置采购部根据费用申请单和正规发票申请对公付款如需报销，上传盖章合同、发票和购物小票等电子附件；审批结束，将纸质报销提交财务，必须附有福利费申请，明细清单，盖章合同、发票和购物小票等培训费VIII.

8.

1.培训费类型内部员工培训、按工作需求部门内部自行安排组织、外部聘请培训师到公司来培训和员工外出培训

8.

2.培训费申请培训费申请，填写培训事由、机构名称、课程内容、参与人员名单、预估培训费等信息，审批通过后下单购置采购部根据费用申请单和正规发票申请对公付款如需报销，员工提交审批后费用申请和发票，实报实销部门及员工培训应控制在公司年度培训预算内，由预算中心负责人审核所管辖的培训费发生办公、房租、物业和水电气费IX.

9.

1.办公用品购置办公用品所发生的费用，包括文具、笔记本、复印纸、墨盒、报刊杂志、图书资料、小型办公设备修理，计算机耗材等各部门提交申请需求，行政部统一提交费用申请，上传明细清单附件，审批通过后下单购置采购部根据费用申请单和正规发票申请对公付款员工自行申请文具领用，填写领用登记表，行政部发放

9.

2.房租、物业、水电气费房租、物业和水电气费，行政部提交费用申请，上传付款通知书附件审批通过后，采购部根据正规发票申请对公付款零星采购X.

10.

1.零星采购说明零星采购适用采购总额低于2000（含）元/次，零星采购物资包括研发材料和IT物品等原则上单价200元（含）以下的单件物资，无需经过出入库流程200元以上的单件物资采购，需要经过出入库流程物流部和财务部有特殊规定的物资除外

10.

2.零星采购报销零星采购分为部门零星采购和项目零星采购申请人员选择正确费用审批系统模板，提交费用申请单，标明相应的项目号（如有）、用途、物资类别和部门归属，上传明细清单附件零星采购原则上委托采购部代采，通过公司账号支付，无需自己垫付零星采购报销上传盖章合同、入库单（如有）和发票等附件；审批通过后，将纸质报销提交财务，必须附有零星采购申请、明细清单、盖章合同、入库单（如有）和发票等紧急情形下，项目零星采购总额低于500元（含）/次，可以使用个人费用报销模板，无需预先申请报销及发票要求XI.

11.

1.发票要求及报销细则当开具发票时，请注明正确公司抬头，尽可能索取增值税专用发票，开票信息如下公司名称税务登记号开户银行公司账号公司地址电话发票应当具备的内容有经济业务内容、数量、单价、大小写金额、填制发票单位的发票专用章，套印的全国统一发票监制章，填制的时间、开票人发票上大小写金额必须相等，两个章缺一不可发票不得涂改、挖补如发现发票有误，应当由发票开出方重开员工如果遗失发票，不允许使用替票报销，请联系发票开出方重新开具发票缺失发票、不符合要求发票或者与事实不符的发票，财务部有权不予报销本单位与行政机关（如工商局）、事业单位（如学校）发生经济业务的，可以接受“行政事业单位收据”对行政机关而言主要是行政性收费，对事业单位而言主要是研究开发费收据应当具备的内容有单位名称、经济业务内容、单价、数量、大小写金额、开出单位的财务专用章或收据专用章、套印的财政票据监制章收据的大小写金额必须相符收据不得涂改、挖补如发现收据有误，应当由开出方重开如实申报是费用申请的基本原则，员工应按公司规定如实申报费用相关信息，如费用发生时间、类别、目的和金额等，费用未按照细类填写的，应补充提供明细清单员工填写费用申请时，流程到采购，增值税专用发票填写不含税金额，增值税普通发票和用于职工个人福利的费用，填写含税金额；流程不到采购，统一填写含税金额员工费用审批系统申请需上传相关电子附件，进行应有审批之后，提交纸质报销单据及票据原件到财务部员工应保证费用审批系统电子单据和纸质单据的一致性报销单据使用系统流程填写原始票据应当使用胶水整齐和均匀粘贴在纸上，原则上粘贴后的原始票据不应超出报销单据的尺寸，如超出，应进行折叠

11.

2.禁止类活动报销客户私人费用的现金及现金替代物，包括有金额的会员卡、代币卡（券）等;烟、酒及不健康食品的发票（不包括因公司特定活动需要使用酒饮、用餐时与餐费同时发生的饮料费）；娱乐奢侈场所消费的发票，包括高尔夫、夜总会和桑拿场所的发票；危险性活动的发票；无内容发票、不真实、不合理或虚假的发票；活动报销项目与发票申请不符的；非员工的差旅费、手机费、和福利费等

11.

3.报销时间费用报销每两周一次，员工报销申请经审批后，及时提交纸质报销单据和票据原件到财务部，经审核合格后10日或25日付款员工在费用审批系统中正确维护工资卡账号，因员工自己原因导致的报销款账号支付错误，后果需自行承担每次费用发生结束后应在2周内提交申请，最迟不超过1个月，超过3个月的费用不予报销原则上当年费用当年报销，年底前每位员工须将审批通过的纸质报销单据及票据原件提交财务部目录I.总则4II.差旅费

42.

1.机票

42.

1.

42.

1.

2.机票预定

42.

1.

3.退票处理

42.

1.

4.报销要求

42.

2.车票/轮船票

52.

3.车票/轮船票标准

52.

2.

2.车票/轮船票预定

52.

2.

3.退票处理

52.

2.

4.要求523住宿

51.

1.

1.国内酒店标准

51.

1.

2.国外酒店标准

61.

1.

3.酒店预订

61.

1.

4.费用

61.

1.

5.预定取消

61.

1.

6.报销要求

62.

4.出差补贴

62.

4.

1..补贴标准（属地原则）

62.

4.

2..境外员工政策

72.

4.

3.,发放方式

72.

5.差旅交通

72.

6.异国出差漫游费

72.

7.差旅费借款

72.

8.差旅费报销

72.

9.差旅管理8III.交通费

83.

1.通用规定832市内（XX公司所在城市）交通费用833异地交通费用

93.

4.交通费用报销9IV车辆管理及使用费用

94.

1.公车管理和维护942私家车使用

9421.使用规则

105.

1..招待费说明

105.

2.招待标准1053招待费报销

105.

4.礼品购买说明

105.

5.礼品收受说明

115.

6.礼品采购付款11VI.通讯费

116.

1..手机话费

116.L1,手机话费补贴标准（上限）

117.

1.

2.手机话费报销1162固定电话费和网络使用费11VII.职工福利费

117.

1.团队建设

117.

2.其他职工福利12VIIL培训费

121.1,培训费类型1282培训费申请12IX.办公、房租、物业和水电气费

129.

1.办公用品1292房租、物业、水电气费12X.零星采购

1310.1零星采购说明

1310.2零星采购报销13XI报销及发票要求

1311.1发票要求及报销细则

1311.2禁止类活动

1411.

3.报销时间

14.总则I为规范和加强XX股份有限公司及下属公司（以下简称公司）各项费用的管理，审批和报销手续，根据国家有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法本指南主要涵括差旅、交通、招待、培训和手机话费等政策除特指欧元或美元外，货币单位为人民币元如无特殊说明，报销金额应为各费用项目限额内的实际发生金额，而非最高上限本办法适用于公司全体员工，非公司员工，不得进行报销差旅费II.

1.

1.机票

1.

1.

1.机票标准境内外出差如果需搭乘飞机，舱位等级为经济舱（如果是客户负责招待并承担费用的不适用此规定）由于中国铁路交通日渐发达，原则上5个小时以内车程的情况,建议乘坐高铁高于经济舱等级的只有在特殊情况下，如为了不影响事先预约的客户访谈或者重大活动，事先需获得部门总监和CEO特批才能购买；机舱升级，可以利用个人里程累计来进行机舱升级，但由此引起的额外的费用需自理

1.

1.

2.机票预定机票的预定统一使用行政部门指定的网站或代理进行员工机票预定遵循先审批后订票原则，员工机票预定先系统提交出差申请，审批通过后方可预定机票员工在代理机构预定七折（含）以上机票，须经直接上级或更高领导审批原则上出差员工需提前至少3个工作日完成出差审批和机票的预订

1.

1.

3.退票处理出票后取消飞行计划，出差人员务必在航班起飞前第一时间退票因出差员工未及时退票而发生额外损失，除非能提供有效的商务原因且取得部门总监的审批，否则不予报销

1.

1.

4.报销要求机票由行政部统一结算平台机构费用，一般情况下无需员工垫付特殊情况需员工自行购票的，报销时需附上相关原始票据方可报销机票行程单，保险发票，机场建设费，燃油附加费，快递费发票等如果改签产生的费用，请附上改签发票

1.

2.车票/轮船票当火车交通允许的情况下，对于旅程超过80公里或者需要夜间旅行的，公司推荐员工乘坐火车，而不是租车或打车

1.

2.

1.车票/轮船票标准境内出差如果需搭乘火车，等级为二等座或硬座（如果是客户负责招待并承担费用的不适用此规定）如果乘坐火车超过8小时或过夜的，可订购硬卧汽车按照所能订购的车票实际标准轮船舱位等级为三等舱（如果是客户负责招待并承担费用的不适用此规定）

1.

2.

2.车票/轮船票预定车票和轮船票的预定统一使用行政部门指定的网站或代理机构进行如有特殊情况，火车、汽车和轮船没有规定等级票的情况下，需事先取得部门总监和CEO的批准可以订购更高一等级的车票/船票除以上情况外，员工根据个人需要升级座位或者舱位所发生的额外费用，由员工自行承担

1.

2.

3.退票处理出票后出差人员因取消或改变差旅计划，出差人员务必在火车、汽车或轮船出发前第一时间退票因为出差员工未及时退票而发生额外损失，除非能提供有效的商务原因且取得部门总监的审批，否则不予报销

1.

2.

4.报销要求出差员工报销时需附上火车票（标明本人姓名的）、汽车票，轮船票原件如有改签产生的费用，请附上改签发票

1.

3.住宿

1.

3.

1.国内酒店标准出差住宿的酒店选择须要遵守公司规定的住宿费标准，标准按照城市有如下区别:城市类别房费标准（上限）（含服务费和税金）一线城市480元/晚/间二线城市400元/晚/间其他城市350元/晚/间一线城市名单北京、上海、深圳和广州二线城市名单其他直辖市、各省会城市、青岛，烟台、无锡、苏州、常州、扬州、镇江、宁波、温州、厦门、东莞、惠州、中山、佛山、珠海、汕头、桂林、三亚、包头其他城市一线城市、二线城市以外的城市

1.

3.

2.国外酒店标准境外出差入住的房间需选择标间或者单人间，标准按照国家有如下区别国家房费标准（上限）（含服务费和税金）欧洲120欧元/晚/间美国/日本120美元/晚/间中东120美元/晚/间印度等其他国家90美元/晚/间

1.

3.

3.酒店预订出差员工优先选择公司提供的公寓住宿，如无，必须严格按照公司规定的酒店类型和标准预定酒店公司鼓励相同性别的员工合住一个房间，合住标准提高30%超过公司规定的住宿标准的费用部分，由员工自行承担

1.

3.

4.酒店费用酒店费用可报销范围仅包含住宿费用，不含洗衣费、健身费、酒吧费等

1.

3.

5.预定取消酒店预定后，出差员工因取消或改变计划，须自行联系酒店取消预定因出差人未及时取消或没有现身预订的酒店而发生额外损失，除非能提供有效的商务原因且取得部门总监的审批，否则不予报销

1.

3.

6.报销要求员工退房时要付清房费员工报销酒店入住费时必须填写同住员工姓名，并提供酒店入住记录（住宿水单）和正规的发票住宿费报销额为标准内实报实销，允许范围外的其他费用，公司不予报销

1.

4.出差补贴

1.

4.

1.补贴标准（属地原则）国内出差补贴人民币120元/天/人国外出差补贴欧洲欧元/天/人，美国40美元/天/人，日本40美元/天/人，其他20美元/天/人出差人员参加公司或部门组织的活动，公司提供餐食的情况下，该期间不再发放出差补贴属地原则出差目的地适用范围XX公司及子公司（境外公司除外）

1.

4.

2.境外员工政策境外员工出差补贴适用境外财政部标准

1.

4.

3.发放方式员工出差补贴，将按月汇总，随工资一起发放出差补贴涉及外币折算的，按实际出差月份第一天的中国银行外汇牌价中行折算价进行换算

1.

5.差旅交通员工出差需发生的交通费请参考交通费规定细则鼓励采用地铁、BRT等公共交通工具，轨交无法直达的地方，可以考虑网络约车或打出租车，在出差期间实报实销,并提供真实、合法的发票，并在发票上注明起止地点，便于财务审核

1.

6.异国出差漫游费异国出差期间，员工应本着实际必要原则使用手机漫游功能，每月出差漫游费用的报销不得超过当月手机话费报销限额

1.

7.差旅费借款公司鼓励员工使用自己信用卡额度支付，原则上不提供差旅费预借款如果员工单程出差费用超过员工的个人支付能力，可以预先申请备用金，审批通过后给予支付

1.

8.差旅费报销出差前，请员工在公司指定平台做好出差申请，写明出发时间，目的地，出差目的，以及出差的预期费用等，由上级领导审批未经事前审批的出差费用不得报销出差申请要与实际相符，如有变更或取消行程，请及时修改申请，财务如核实不一致的，暂停报销或发放出差补贴出差结束后2周内请员工提交差旅费报销申请，并选择个人费用报销模板单次出差相关费用，不得分次报销费用审批系统上传出差申请、发票和酒店入住记录（住宿水单）等电子附件；审批结束，将纸质差旅报销提交财务，必须附有出差申请、发票和酒店入住记录（住宿水单）等员工只报销本人发生的差旅费，如果是跟同事一起合住，共餐，账单中费用无法分开时，则在报销时需要说明同事的姓名并标注在报销单中差旅往返中，员工因本人原因改变行程的，不得超过正常差旅费用，超出部分公司有权追回员工在公司指定平台机构预定差旅且公司支付费用情形的，员工不得擅自将差旅原始票据取出，取出如有票据丢失，相关费用公司有权追回美国员工报销须取得美国公司相关凭证，境外员工报销须取得境外公司相关凭证,并在所属公司报销汇率优先使用信用卡支付汇率，如无，使用实际出差月份第一天的中国银行外汇牌价中行折算价进行换算报销

1.

9.差旅管理部门应对出差频率进行控制，和人事部门对正式员工和非正式员工合同所属公司和工作地点进行提前沟通和合理安排，尽量避免长期出差，产生高额差旅费差旅过程中应该防范风险，具体有出现以下情况的，员工需要遵守不搭乘同一班飞机/火车/汽车原则存在直线汇报及被汇报关系的4名或以上的员工或者同一部门的4名以上员工；同一项目小组或同一部门超过50%以上的成员；此规则不适用公司安排团队活动或公司集体活动对于其他特殊情况，需得到CEO北匕准交通费III.

3.

1.通用规定员工在因公外出需要搭乘交通工具，应该首选最经济的最有效的交通工具，如地铁，机场大巴，BRT等员工确实需要使用网络约车（优选经济型）或出租车时，单人单次费用不得超过200元，但因公携带体积大的设备工具等，获得直接上级审批后，可以不受此限制员工个人需求不得选择商务车型，否则将追回与经济车型费用的价差部分并采取警告等处罚措施

3.

2.市内（XX公司所在城市）交通费用员工在市内因公外出的，需首选轨道交通（如地铁，BRT等），轨交系统不能直达的地方，搭乘轨交到目的地附近再网络约车或出租车出行，另外考虑到时间成本轨交不能直达的情况下可以网络约车或出租车出行员工因出差（如果是客户负责承担的交通费用不受此条规定约束），来回长途汽车站，火车站，轮渡，机场与家或公司之间的交通费，原则上需首选轨道交通，机场大巴、BRT等大众交通方式除非出发时间早于10:00（以车票或机票时间为准），或到达时间晚于18:00以后可以选乘网络约车或出租车员工出差时如果携带体积大的设备工具等，获得直接上级审批后，不受时间限制,可选择网络约车或出租车出行员工延长工作时间在工作日晚于21:30离开公司的，公司将予以报销从公司到员工家之间的网络约车、出租车费和自驾里程费用员工可以在公司指定平台机构约车,公司代为支付员工另行打车或自驾里程需要报销的，须提供当日加班考勤截图，交通发票（打车），当月加油发票和行车公里截图（自驾）员工自驾里程费用报销标准为中国1元/公里，境外

0.3欧元/公里，美国

0.4美元/公里；里程费用计算公式为里程费用报销=公里费率X实际为公发生的公里数

3.

3.异地交通费用员工在异地出差，来回长途汽车站，火车站，轮渡，机场与酒店或客户公司之间的交通费，原则上需首选经济有效交通方式，可选择搭乘轨交、网络约车或出租车等方式汽车租赁只有在没有其他公共交通可以选择的情况下，或者其他交通方式的费用更贵的前提下如果需要租赁汽车，请事先提交费用申请，审批通过后方可进行，否则公司将不予承担租赁费用租赁的汽车应该选择经济车型，如果同行出差的有5个或更多人员，允许租赁7座的车租赁汽车时须购买保险

3.

4.交通费用报销除汽车租赁外，交通费用可以通过个人费用报销提交车辆管理及使用费用IV.

4.

1.公车管理和维护行政部监督管理公司公车维护所需费用，包括油料消耗、保养费、修理费、保险费、清洁费及由公司承担的其他费用事项

4.

2.私家车使用

4.

2.

1..使用规则公司不鼓励使用员工私家车为公外出或出差，除非这个选择比选乘公共交通更有效更经济员工使用私家车为公出差时员工需确保自己安全驾驶并自行承担任何事故的发生同时确保该车已经买过适当的保险或第三方责任险公司将不会承担因为使用私家车造成的事故而引发的第三方责任申诉

4.

2.

2..私家车费用报销员工使用自己私家车出行，可以报销过路费、停车费和里程费用，报销费用类型选择自驾汽油费、过路费，报销模板选择个人费用报销过路费和停车费凭有效发票实报实销里程费用报销标准为中国1元/公里，欧洲

0.3欧元/公里，美国

0.4美元/公里，日本.4美元/公里，其他

0.2美元/公里；里程费用计算公式为里程费用报销=公里费率X实际为公发生的公里数；里程费用报销须提供当月加油发票和行车公里截图。