收发室管理办法

收发室管理办法收发室管理办法第一章总则第一条为规范和加强收发室的管理工作，提高工作效率，保障办公室秩序，制定本管理办法第二条本管理办法适合于本单位的收发室工作，并应得到全体工作人员的遵守第二章收发室设立与职责第三条本单位设立收发室，负责接收、分发各类文件、函件、快递等第四条收发室的职责包括

1.接收来访人员，引导服务；

2.接收、登记各类文件、函件、快递，并即将进行分发；

3.负责文件管理、档案整理、借阅等工作；

4.相关会议资料、文件、名片等的整理、采集与归档第三章收发室人员的配置与培训第五条收发室人员配置应根据实际工作需要确定，普通应设正式工作人员一位，并配备一定数量的实习人员第六条新任收发室工作人员应接受培训，了解相关规定与操作流程，并熟悉办公软件的使用第四章文件收发流程第七条收发室工作人员应按照以下步骤进行文件的收发

1.接收文件，并进行登记，包括发文单位、日期、件数等信息;

2.对文件进行分类和编号，并进行进一步处理，如盖章、签名等；

3.根据收文单位进行分类归档，并及时通知收文单位进行领取;

4.待发文时，按照发文编号和发文日期进行整理，并密封装箱准备邮寄第五章收发室的安全与保密第八条收发室应加强安全管理，确保文件的保密性，具体包括

1.严格限制非工作人员进入收发室；

2.收发室内严禁私自复印、外泄文件；

3.必要时对涉密文件进行加密或者封存第六章收发室的工作效率提升第九条收发室应根据实际情况，采取措施提高工作效率，具体包括

1.合理安排工作人员的工作时间和任务分配；

2.加强与各单位的沟通与协调，提高文件传递的速度；

3.使用现代化办公设备，如自动收发传输装置等第七章附件本文档涉及附件详见附件部份第八章法律名词及注释

1.文件指本单位内部或者外部单位发出的书面资料

2.函件指来自外部单位或者个人的书面信函

3.快递指专门从事文件、货物快速运输的服务机构。