办公室精细化管理实施方案

办公室精细化管理实施方案办公室精细化管理实施方案办公室精细化管理就是以科学管理为基础，以精、准、细、严为特征，致力于提高管理水平、降低管理成本，提升管理效率的一种管理方式

一、办公室管理精细化的内容与要求推进办公室工作科学化、精细化的管理，需做好以下方面的工作:

1、定岗定责，权责对等按照“定岗、定责、定标准”的要求，健全办公室工作的责任体系根据办公室工作职能和流程，科学设置工作岗位明确界定岗位职责，确定工作衔接的节点和程序，做到分工明确、各司其职、协调配合按照局部功能最优化、整体功能最大化的要求，将各项管理标准具体分解到每一个工作岗位，形成岗位工作规范

2、优化流程，保障有序运作建立科学简约、清晰明了的工作流程，是推进办公室工作科学化、精细化管理的前提要借鉴现代管理理论，健全和优化办公室各项工作流程要根据办公室职能，建立信息调研，使各项工作均依流程运行在流程设计中要做到目标明确，环节清晰，努力实现各环节间的“无缝衔接”，有机配合，信息共享，既相互促进又相互制约，既提高效率又减少出错率

3、实行考核评议，提高绩效要合理确定考核标准对一些程序性、易于量化的工作，尽可能设计量化指标；对那些非程序性、主观因素较强的工作，设计必要的定性评价的指标要采取科学的考核方法充分运用信息系统，自动选取并生成相关工作指标对一些难以量化的指标，辅之以必要的人工方式，人机结合，提高考核效率通过考核对办公室整体职能发挥情况进行全面评价项目总工程师工作手册,项目部党群、行政、后勤综合管理实施计划第七章项目部党群、行政、后勤综合管理实施计划

1、管理目标1）建立项目党组织，加强组织、宣传、纪监、农民工教育等管理工作；在项目施工管理全过程中，充分发挥党组织的战斗堡垒作用2）做好项目行政管理工作，协调社会关系和项目内部关系，处理好项目行文、会议、接待、宣传、保卫、消防等各项管理工作3）做好后勤服务工作，重点抓好食堂生活、宿舍管理、用水用电、环境卫生等各项管理工作

2、党群工作1）成立项目党支部，按照党章规定要求开展党的组织活动，并积极响应局、公司要求组织项目人员参预局、公司活动2）负责项目部宣传工作，办好项目宣传栏，为项目生产施工提供精神、文化支持，对外树立企业形象宣传栏一共设三个栏目第一个施工区现场重大危（wei）险源公示牌第二个办公区宣传栏和读报栏第三个生活区公告栏3）组织环绕项目施工生产开展劳动知识竞赛文明施工安全知识竞赛是重要比赛内容4）开展农民工教育培训工作利用工地现有的场地，找公司内部资深人员或者外聘老师进行业务技能、安全教育、文明礼仪、法律道德、个人卫生习惯等综合教育，以提高其综合素质定期播放寓教于乐的宣传片、影视片等，丰富农民工业余文化生活5）参预项目安全生产文明施工检查、监督和管理工作6）抓好廉洁文化进项目工作7）抓好计划生育宣传、监督和管理工作8）协助项目经理做好项目精细化管理工作

3、行政工作

3.

1、参观接待管理1）参观流程参观接待通知一后勤部制定参观接待计划一项目经理审定一后勤部通知各相关职能部门、各相关单位做好准备一安排讲解人员和汇报人员一汇报人员准备汇报材料一汇报资料经项目相关领导审定一陪同参观人员现场参观一相关资料汇报一参观结束资料整理归档2）参观接待准备

①准备文字、图片、影像（幻灯片、多媒体动画片等）资料

②准备参观接待专用工具（安全帽（内置一次性防护帽）、手套）

③参观陪同人员的安排序号参观人员陪同人员1省、部、市政府官员四局高层领导、业主高层领导、监理高层领导、相应分包单位高层领导、项目领导2政府主管部门官员公司相关主管领导、业主相关主管领导、监理相关主管领导、分包相关主管、项目主管、项目相关部门3社会同行企业相应部门、项目领导、项目相应部门4企业管理人员项目领导、项目相应主管5社会普通人员综合管理办公室（后勤部）有关人员

3.

2、车辆出入管理为保证现场的施工秩序，对所有进入施工现场的施工车辆，发放项目部车辆出入证由项目部保安检查外来车辆须登记

3.3行政办公管理项目办公室作为项目综合事务管理部门，其主要职能是为整个项目运作提供资源支持、行政事务处理、后勤保障、沟通协调、监督控制1）健全制度，照章办事规范考勤管理、会议管理、收发文管理、印章管理、办公用品管理等工作2）合理配置办公桌椅及办公设施，对办公设备、器具实行编号登记建卡注册管理3）推行大型施工企业项目信息化管理系统，推行无纸化办公，坚持节能降耗，降低办公成本4）做好办公设备、网络、器具的保养维修工作，并登记保养、维修台帐5）做好综合办公管理和服务工作

4、后勤工作

4.

1、暂时设施搭建根据现场平面布置的规划，设置项目现场办公区、管理人员生活区、民工生活区

4.

2、办公区管理1）为保证项目部良好的工作环境，根据项目部情况配备保安人员，实行24小时值班制；配备保洁员每日对工作区公共区域进行清洁卫生2）项目部大门进出口配备保安人员，严格控制无关人员和车辆的进出，对来访人员进行验证登记对项目现场大材料堆放点设置岗亭，进行24小时轮流值班制

4.

3、生活区管理1）宿舍管理

（1）实行分区、编号、实名制管理以大班组为单位分区，对宿舍逐一编号，每间宿舍门外墙壁上实住人情况登记表（配照片），室内张贴宿舍管理制度，床位统一摆放并编号

（2）安排专人管理员工宿舍，建立住宿登记台账，掌握住宿人员情况，及时安排新来员工住宿日常巡检维修工作，发现问题及时处理

（3）住宿员工应服从综合办公室的调配管理与监督，宿舍内禁止烧、煮食物或者私自接配电线，不得使用易燃易爆物品室内清洁由住宿人员自行安排负责，垃圾等应集中倒于指定场所

（4）订立专门水、电管理规定，并张贴到生活区的公告栏节约用水用电，爱护浴室设备，保持浴室卫生

（5）宿舍外环境卫生由各分包单位指派清洁员交项目后勤部安排清洁室内人员按照《项目住宿管理制度》执行室外固定垃圾倾倒点、洗漱及晾晒点

（6）项目部后勤管理人员随时不定期地对宿舍的消防、卫生以及人员住宿情况进行检查，发现隐患，及时整改2）食堂管理

（1）制定采购计划与预算，严把采购质量关，不得采购腐败、有毒、超过保质期的食品，不浪费、不偷工减料，合理采购食品食堂一切设备、餐具、食品必须登记台账及有采购人与验收人签字，部门经理每月检查采购记录与费用是否一致

（2）食堂工作人员必须有个人健康合格证才干上岗厨房、餐具必须由专人负责清洁、消毒，使用相关设备做好防蚊防鼠防潮工作，用餐后的废弃物用专用垃圾桶存放并加盖，防止再次污染

（3）食堂做好防火防盗安全管理，下班前，要关好门窗，检查各类电源开关、煤气等易燃易爆物品

（4）后勤部管理人员每天对食堂进行监督和检查，保证随时提供一个干净卫生的就餐环境及营养健康的饮食

5、农民工管理

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1、农民工进出场管理1）民工入场的实名制管理初次进场的农民工应当由其所属的劳务（专业）分包单位提供本次进场农民工的花名册（需加盖公章）及身份证复印件，项目后勤管理部门将花名册及身份证复印件与农民工本人进行核对，经过核对确定无误后，农民工方可进场，未经核对、无身份证或者特殊工种无尚岗证的一律不予进场施工2）民工出入证的办理项目后勤管理部门配合安全管理部门在农民工进场后的三天内，为农民工办理出入证，每一个出入证收取5元工本费，出入证上粘贴农民工本人照片，并记载农民工的姓名、性别、所属劳务（专业）分包单位、工种及住宿和床位编号出入证是农民工在项目身份识别的标识，除初次进场的农民工外，严格执行无工作证不得进出施工现场3）民工退场管理农民工退场，应当首先向各劳务（专业）分包单位后勤管理人员办理退场手续，各劳务（专业）分包单位后勤管理人员编制退场人员花名册，并将花名册及退场人员工作证交项目后勤管理人员

5.

2、农民工工资支付管理农民工工资支付原则上采取各劳务（专业）分包单位自行发放，公司（项目）相关部门监督发放的方式进行1）事前监督各劳务（专业）分包单位在签订劳务（专业分包）合同之前应当向公司缴纳一定比例的工人工资支付保证金，以保证工人工资的支付2）事中监督

（1）在农民工工资支付的敏感时期，例如春节前或者开学前期，派专人深入农名工工资发放的第一线，时事监控农民工工资的发放工作，保证工资按时发到工人手中

（2）因各劳务（专业）分包单位拖欠工人工资，浮现工人投诉或者其他不良情况时，根据公司安排在通知相应的各劳务（专业）分包单位后，项目可直接组织支付各劳务（专业）分包单位所拖欠的农民工工资，所支付的款项在各劳务（专业）分包单位的工程款中扣除3）事后监督要求各劳务（专业）分包单位每月报送上月工人工资发放登记表，登记表上需有劳务工人的签名及手印，并加盖该劳务（专业）分包单位印章各劳务（专业）分包单位对其提供得工人工资发放登记表的真实性和准确性负责工人工资发放登记表也是公司（项目）支付分包工程款的依据之一杜绝因拖欠民工工资而引起的恶性事件的发生

5.

3、农民工教育和劳动竞赛党组织牵头，各相关部门参加，在项目开展农民工教育培训工作，对农民工进行业务技能、安全教育、文明礼仪、法律道德及个人卫生习惯等方面的综合教育，提高农民工的综合素质1）农民工安全教育的加强严格做好项目三级安全教育，定期或者不定期对入场人员进行班前安全技术交底安全教育形式应当多样化2）农民工文明教育及技能培训公司党委、工会、工程、人事、法律等相关部门应当定期或者不定期的开展农民工法律道德、业务技能等方面的专项教育，提高农民工的综合素质3）劳动竞赛、岗位评比的开展根据项目情况，定期或者不定期的在劳务队伍和农民工中间开展劳动竞赛和岗位评比，通过竞赛和评比提高劳务队伍和农民工的主人翁意识和业务水平，树立劳动及技能模范

5.

4、丰富农民工的业余文化生活项目后勤管理部门定期播放宣传片、影视片，丰富农民工的业余文化生活开展各种以农民工为主体的娱乐活动，如开展歌唱比赛，联欢晚会等

5.

5、农民工劳动合同管理各劳务（专业）分包单位应当是有专业资质的劳务（专业）分包单位，各劳务（专业）分包单位应当按照《劳动合同法》、《劳动法》及相关法律法规的规定与工人签订劳动合同，并将劳动合同复印件一份放于劳务（专业）分包单位项目部备查

4、完善制度，夯实基础要健全办公室各个环节事务管理的工作制度，避免浮现管理真空要完善催促检查制度，提高执行力要对现行制度进行认真清理，保留合理的，补充必要的，废止过时的，形成完善、管用、有效的制度体系

5、强化保障，改进手段依托先进的信息技术手段支持，实现流程运转、工作评价的标准化、信息化、自动化，是推进办公室工作科学化、精细化管理的必由之路

三、做好办公室管理精细化具体措施

1、日常管理工作管理目标使管理工作规范化、程序化、标准化、科学化，切实加强精细化管理根据单位实际情况，梳理，整合、修订、补充各项规章制度，审核、编制单位对内、对外的公文负责公文的承收、登记、传办、存档等保证公文的时效性和处理的规范性，为领导决策和工作的开展提供保证1文件的制发包括打印、审核、校对、分发单位下发的各类文件、通知、记要、通告等普通文稿由相关处室的拟定清样，向办公室申请登记，填写发文登记表2公文处理负责上级来文，登记、送阅、审签后分类存档省市其它部门及下属单位来文，登记、签批后送主管领导阅示1对收发文进行分级、分类、编号登记管理2对档案的调阅、借用要按照文件密级规定，实行严格的审批、登记、回收管理3电子文档和纸质文档同时保存，其它影音资料重点保管，做好安全保护工作改善档案室管理条件，引进“档案电子管理信息化”管理软件，提高科学化、精细化、信息化管理的能力

3、会议通知及业务接待管理目标及时、准确、高效认真做好各类会议的通知、会场安排、会议文件印发、

5、加强信息管理目标上传下达，重质量，讲时效，为发展决策，提供良好企业窗口，树立企业形象完善单位网站管理在现有网站基础上改进版面，增加栏目内容恢复单位原有0A办公自动化系统运用收发文信息管理系统管理办公室收发文件

6、车辆调度管理目标有效使用车辆，合理控制费用运用“三秦通”等交费系统有针对性地采取交费的措施，达到不断优化的效果，降低车辆费用1集中管理，合理调配严格按派车单安排车辆，并记录备案派车单先由用车处室填写清晰用车时间、地点、事由、估计用车时间等，由主管领导审核签字，交车辆主管派车，杜绝公车私用2在用车空暇合理安排好车辆的加油、保养、清洗等事项，保证车辆的最佳运行状态《办公室精细化管理实施方案》全文内容当前网页未彻底显示，剩余内容请访问下一页查看助理项目管理师考试实施案例题助理项目管理师考试实施案例题【背景】中国人民解放军某空军部队，拟在与蒙古接壤的二连浩特市建设一雷达生产厂，经国家有关部门批准后，开始对本项目筹集资金和施工图设计，该项目资金由自筹资金和银行贷款两部份组成，自筹资金已全部到位，银行贷款估计在2004年7月30日到位，2004年3月18日设计单位完成为了初步设计图纸，12日进入施工图纸设计阶段，估计5月8日完成施工图纸设计，该空军部队考虑到该项目要在年底前竣工遂决定于3月19日进行施工招标施工招标采用邀请招标方式，并于3月20日向与其合作过的施工单位中选择了两家发出了投标邀请书【问题】1建设工程施工招标的必备条件有哪些？2本项目在上述条件下是否可以进行工程施工招标，为什么？3在何种情况下，经批准可以采取邀请招标方式进行招标？4招标人在招标过程中的不妥之处有哪些并说明理由【答案】1建设工程施工招标的必备条件有1招标人已经依法成立；2初步设计及概算应当履行审批手续的，已经批准；3招标范围、招标方式和招标组织形式等应当履行核准手续的，已经核准；4有相应资金或者资金来源已经落实；5有招标所需的设计图纸及技术资料2本项目在上述条件下不可以进行工程施工招标因为该项目还不具备施工招标的必备条件3有下列情形之一的，经批准可以进行邀请招标1项目技术复杂或者有特殊要求，惟独少量几家潜在投标人可供选择的；2受自然地域环境限制的；3涉及国家安全、国家秘密或者抢险救灾，适宜招标但不宜公开招标的；4拟公开招标的费用与项目的价值相比，不值得的；5法律、法规规定不宜公开招标的4招标人在招标过程中的不妥之处和理由是⑴不妥之处招标人于2004年3月19日进行施工招标理由该项目建设奖金没有全部落实，不具备施工招标所需的设计图纸2不妥之处招标人向两家施工单位发出了投标邀请书理由《招标投标法》规定，进行邀请招标时，必须向不少于3家的投标人发出投标邀请书中小企业实施的两个致命问题-管理资料ERP死穴一治标不治本俗话说，斩草不除根，春风吹又生笔者发现，现在不少中小企业，都因为这种“治标不治本”的因素，导致了ERP项目实施效果不好，甚至导致项目失败二是没有根据ERP系统的特性来改善作业方式如对于进货检验来说，普通要求先检验后入库，如此的话，才可以最大限度的防止原材料不良品进入生产线但在实际工作中，由于检验往往需要花费比较长的时间，司机等不及所以，普通情况下，仍然是走“先入库、后检验”的处理方式可是，如此的话，当企业定单比较急的时候，某些人员就不会管这原材料有没有检验过，会向仓库“抢”原材料去生产有时，企业的生产部门就等在仓库门口，供应商送过来的货还没来得及入库，他们就直接拉走了，更不用说是检验了在ERP项目中，若一定要求用户“先检验、再入库”可能是有点苛求，但是，在产品质量越来越重要的今天，企业对于“原材料质量合格”的要求也越来越高其实，在ERP系统中，可以做到这一点如笔者在给一家家电企业设计流程的时候，就在仓库设计中，摹拟出一个“待检验仓库”供应商来料若不能够及时检验，则先把原材料录到“待检验仓库”，这个仓库中的原材料，是不能够通过领料单直接领取等到质量部门检验合格之后，这个仓库中的材料又被转移到“原材料”仓库如此再结合“不能负库存出库”的功能，就可以保证在生产线上的材料都是检验过的，至少在系统中认为其已经检验完毕如此的话，对于提高产品的质量，具有很大的匡助三是权限设计的比较混乱在手工处理阶段，人治化现象比较严重，最突出的反应就是权限管理上的混乱如在手工下采购定单的时候，采购员自己审核自己的采购单;又或者仓库人员，根据自己的心情来决定定单超收数量的处理，等等由于在实际管理中，没有做好这方面的工作；当ERP项目上先后，这些毛病需要根治的话，企业往往需要通过有效的流程重组才干够完成但是，这正是企业所忌讳的企业在EPR项目实施过程中，往往希翼通过“改良”的方式来解决权限上所遭遇的问题，尽量不要对现有的利益分配产生多大的影响但是，这种“改良”的模式，是治标不治本，不能够从根本上控制好作业的相关缺陷或者说，不能从根本上实现“人治”到“法治”的转变正是因为如上这些原因，所以，企业在ERP项目上线后，不少问题看起来好像是解决了，但是，其实是治标不治本，死穴二挑软柿子吃这个季节，正是柿子上市的好时节昨天，我刚从市场中买了一斤的柿子不知道大家在买柿子的时候，有没有发现，我们挑柿子的时候，往往都是挑软的吃，因为软的甜不少企业在ERP项目的过程中，又犯了“柿子挑软的吃”这个毛病在企业上ERP项目之前，可能如“销售定单下单”等一些简单的作业，已经管理的非常的不错所以，在ERP项目实施过程中，他们的重点也就放在了这些流程的管理上，因为不用吹灰之力，就可以把这些已经深入人心的流程在ERP系统中实现起来而会把一些硬柿子放在一边如此的话，就能够在最短的时间内，把ERP项目上上去这看起来，对于企业与我们实施顾问来说，都是一件好事情企业项目组可以向企业请功，而我们实施顾问业可以圆满结束任务，会公司等着拿项目奖金的但是，这对于企业来说，是非常不利的我们至所以花个几十万、几百万上个ERP项目，不光光是为了管理已经完善的流程;企业管理者更重要的目的是希翼通过ERP系统让企业的管理水平更上一层楼,能够解决一些管理上存在的弊病可以企业项目组成员在实施项目的时候，一味的挑软柿子吃，则企业现有管理中遇到的一些问题，可能都没有解决，从而导致了ERP项目不能够达到估计的效果如笔者以前有一个客户，他们为了赶项目的进度，在项目实施的时候，碰到一些问题就暂时放放如对于仓库超收管理、交期控制等一些对企业来说利益比较大的流程都被搁在了一边结果呢，ERP项目是暂时上线了，但是这个ERP软件只是一个简单的记帐软件，对于流程的控制，一点都没有如仓库部门在没有采购单的情况下，也照常收货；即使供应商提前一个月送货过来，仓库也照收不误等等由于在ERP系统中缺乏这些控制，使得企业的管理水平很难有所改善，企业这几十万的软件投资，估计就这样打水漂了其实，对于实施顾问来说，轻轻松松的可以完成项目，他们也就乐得轻松所以笔者觉得，企业在ERP项目的实施过程中，自己要把好关，不要“柿子专挑软的吃”如在单据的管理上，要注重单据之间的连接性在ERP系统中，为了解决手工作业中单据管理的混乱，提供了一些比较严格的控制手段如在仓库进行收货的时候，仓库必须在有采购定单的情况下才干够收货，并根据采购定单的数量与交期进行超收数量与交货日期的管理控制等等若这方面可以控制的好的话，则可以很大程度上改善仓库的管理水平无非，在实际工作中，笔者发现大家往往觉得采购与仓库时两个部门，难以协调为由，把它当做一个硬柿子，丢在一边但是，笔者认为，解决这个“无单采购”以及“交货期”管理上的难题，可以给企业带来比较明显的收益所以，单据之间的相互关联，在ERP项目实施过程中，企业一定要严格的实现他，而不能因为它比较硬，就抛却了如在流程的管理上，要注意部门之间的配合由于部门之间存在着一些复杂的利益团体，所以，在制定部门内部流程的话，可能会比较简单;但是，若流程跨部门了，则处理起来可能就会比较麻烦如在客户信用额度的管理上，需要销售部门与财务部门密切配合才能够见效，是一个典型的跨部门配合作业但是，我有一个客户知道这个作业的重要性，可以保障企业现金流的安全性可是，这家企业销售部门推给财务部门，而财务部门则推给销售部门，大家像推皮球一样，谁也不愿意来啃这个“硬柿子”结果等到ERP项目都快运行一年了，还没有人负责来吃这个“硬柿子”所以，笔者认为，在ERP项目过程中，不能因为“柿子比较软”，大家就都去抢着吃作为企业的ERP项目管理员，应该有这个能力，能够评价流程的重要性与问题的急迫性，必须根据对企业价值的不同来区别的对待相关的流程与作业，而不是简单的根据这个作业或者者流程实现起来是否方便为标准进行ERP项目的实施若不这样的话，即使企业ERP项目成功上线了，但是，一些对企业可能带来比较大收益的流程与作业，都没有实现，则ERP项目的效果也就会大大的打折扣了。