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文本内容:
甘肃现代物业管理有限公司质量手册章节号
1.6版本/修订1/0主题文件控制程序页次1/1第六节文件控制程序
1、目的对与本公司质量体系提供的有关的文件和资料进行控制，确保与质量有影响的各场所使用的文件和资料为有效版本
2、范围本程序适用于质量体系文件和资料的控制，包括有关外来文件
3、定义
3.1质量体系文件质量手册（包含程序文件）、工作手册（包括制度和规程）及表单记录
3.2内部文件指本公司内部自行制定的文件
3.3外来文件指非本公司自行制定，而是由外部提供的文件，如《合肥市物业管理条例》、《消防法》、《劳动法》等；
3.4非受控场所本公司质量体系运行以外的所有场所，如业主、认证机构
3.5技术文件设计图纸、使用说明书、技术条件等文件4职责
4.1综合管理部负责公司内部文件的发行、回收、原件保存及销毁工作，制定有关控制规定与办法；负责外来文件的受控、发放及回收等管理工作
4.2各部门负责责任范围内的文件和资料的编制及修订5内容
5.1文件新订制定新文件时，由制定者将新订文件呈相应审核人和批准人员签字同意后,将文件交综合管理部发行
5.2文件发行
5.
2.1质量手册和第三层次文件的发放直接由综合管理部根据各部门实际需要的数量填写《文件发放登记表》，经管理者代表审批后进行发放
5.
2.2文件领用人在《文件发放登记表》上签名领取注有分发号和加盖“受控文件”印章的文件每份文件都有不同的分发号，便于换版时回收
5.
2.3综合管理部在发放文件后，将全公司的受控文件列入《受控文件清单》
5.
2.4当文件使用人的文件破损严重影响使用时,应到文件资料中心办理更换手续,交回破损文件；文件管理员将破损文件销毁
5.
2.5当文件丢失后或其它原因需补发新文件时，由文件使用部门填写《文件领用申请表》，再由原批准单位批准后，综合管理部重编新文件的分发号
5.3文件的更改
5.
3.1文件发行实施后须更改的，原则上由制订部门填写《文件更改申请单》，说明修订原因，经原批准单位批准后，由综合管理部按
5.2项规定程序进行更改审批与发行
5.
3.2文件进行修订时,对某一页或某几页进行修订，只须更改该页内容和修订次数，其修订次数按前一次修订次数+1来计数文件通过更换时，页数为修订后不含“文件封面”的实际总页数
5.
3.3更改文件时，使用部门应将更改前文件交综合管理部或本部门文件管理人员，由综合管理部或本部门的文件管理人员对更改前文件进行换页或手写修改当采用手写方式对文件进行更改时，应将更改前内容用“一一”划去，手写上新的内容，并应在更改处加盖“更改”印章，然后发还使用部门或相关人员，对《质量手册》等受控文件的更改，综合管理部及各部门文件管理人员还应在文件中相应的“修改记录”栏和［受控文件清单］中的“修订状态”栏标明文件更改情况
5.
3.4经审批的《文件更改申请单》与该文件的原件及更改后的文件一起存档
5.
3.5文件更改后，综合管理部要将文件更改情况列入［受控文件清单］中的“修订状态”栏
5.4文件的换版与作废
5.
4.1同一份文件某页或表单经过九次修订后，该页或表单需再修订是整份文件以新版发行，如:第1版、第0次修订其某一页经过第9次修订后，再修订时整份文件即为第2版、第0次修订旧版文件回收处理，换发新版本，“非受控文件”和“参考文件”不办理更改和换版
5.
4.2换版后的文件发放按
5.2条程序执行
5.
4.3旧版文件由文件管理员按《文件发放登记表》收回并记录，需作资料保留的该版文件，经文件原核准人核准后，由文件管理员加盖“参考文件”印章方可留用，其余该版文件盖“作废文件”章或销毁
5.5文件的管理
5.
5.1文件拟制、审核、核准后，原版文件及其副本由综合管理部实行统一管理，填写《受控文件清单》存软盘的受控文件均应有备份；软盘储存的文件应进行文件状态标识
5.
5.2受控文件发放后，文件领用人须严格管理，不得任意复印、转借、损坏、涂改文件及内容文件持有人应确保文件清晰、易于识别
5.
5.3文件管理员应全面检查各类文件的有效性，查核各使用者手中的文件，发现问题及时处理
5.6外部文件控制直接引用的各类外来文件，由管理者代表核准后方可使用，文件的发放管理参照
5.2执行
5.7文件编码规则
5.
7.1质量手册编号质量手册编号为:XDWY/Q1-
20175.
7.2作业指导书编号XDWY-GL-XXGL管理文件代号XX作业指导书顺序号
5.
7.3表单编号XDWY/JL-XX XXXXX代表该条款派生的第几份记录XXX与IS09001标准对应的条款
5.
7.4外来文件编号WLWJ-XXXX代表第几个外来文件6相关文件无7使用表格
7.1文件发放登记表
7.2文件更改申请表
7.3文件领用申请表
7.4受控文件清单。
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