文件材料归档制度

文件材料归档制度为了完整、系统地保存本单位在工作活动中形成的各类文件材料,提高归档文件材料的质量，特制订文件材料归档制度、凡反映本单位工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范1围、凡需归档的文件材料都应字迹工整、图象清晰，禁止使用圆珠笔、2红水笔、彩色蓝墨水笔起草，签批（科技档案有关资料除外），以便长期保管、办理完毕的文件材料要按立案卷类目及时归卷，文书档案在次年的3上半年完成立卷归档工作；科技档案要在工作任务结束或者告一段落后立卷归档、归档要准确、及时，不能遗失、损坏具有保存价值的文件材料

4、文件材料的归档份数普通只归档一份，特殊重要和利用频繁的可归档5多份、各办、局有责任协助各档案（资料）员做好文件材料的形成，积6累、整理和归档工作档案查（借）阅利用制度为了加强对档案材料的管理，充分发挥它们在生产经营中的依据、借鉴、参考作用，搞好档案的查（借）况工作，特制订本制度、本单位人员因工作需要查阅档案，须经档案员允许，原则上只准查阅1与工作相关部份，办理登记手续，并指定在阅览室查阅、本单位人员借阅档案，须经档案员允许，填写利用登记表方可借出，2但不许出单位机关，并在限定时间内按时归还.、重要的或者机密档案资料如需查阅，须经分管领导和办公室主任批准3后方可查阅，但不许复印，摘抄和出借、外单位人员普通不得查阅本单位档案，如确需查阅的，应经分管领导、4办公室主任批准，但不得出借、查阅时要爱护档案，严禁在各类档案资料上书写、涂改，划线、标号，5折叠，抽取，对损毁档案的行为必须追究责任，并赋予必要的处分档案统计制度档案统计是档案工作的一项重要基础工作，是揭示档案工作规律的一项有效措施.为了搞好档案统计工作，更好地了解档案和档案工作情况，促进档案科学管理特制订本制度、档案统计主要是档案管理基本情况统计，档案数量统计、档案提供1利用及其效果统计、时常及时地对档案收进、移出，整理、鉴定、保管、借阅、利用效2果、销毁情况及时对档案系统的人员、机构、设备、装具等方面的变化、增减情况进行调查登记、定人定期进行统计分析、形成统计分析报告

3、档案统计数据以原始记录为依据做到真实、准确、可靠、4及时档案库房管理制度按照国家档案局《档案库房技术管理暂行规定》，为改善档案保护条件，延长档案寿命，保证档案的完整与安全，特制订库房管理制度、档案库房必须符合档案保护的“八防”要求即防盗、防火、防光、1防潮、防尘、防高温、防有害生物及防污染、档案库房内，非经档案管理人员许可，任何人不得擅自进入

2、档案库房内需配备足够的档案柜架，使得档案资料排放整齐，取阅方3便，不易损坏、库房内需配备有湿温测量仪器，掌握库内外湿温变化规律，控制和调4节库房湿温度、防止或者减少紫外线对档案的影响，应采用白炽灯照明

5、库房门窗应加窗帘，避免阳光直射，为减少室外气侯急剧变化时对库6房内的影响，门窗玻璃应完整进出库房要随时检查，关好门窗、库房内严禁吸烟，要配有相应灭火消防器材

7、库房档案应配有防潮剂、樟脑精块，杀虫剂等

8、档案入库前应作清理、整顿，对损坏的档案要进行一次清洁、补修、9消毒及保护性措施做好卫生防疫工作，定期对库房管理情况进行全面检查，发10,现问题及时解决档案保密制度档案是国家的珍贵财富，为确保单位机密的安全，遵照《保密法》精神，结合本单位具体情况，特制定本制度、单位的全部档案划定密级，档案的密级可划分为“机密”秘密”单1位领导班子会议记录卷定为机密列为永久、长期保存的档案为机密查阅机密档案必须由办公室主任批准，但不得复制和摘抄2,、档案人员应严格遵守保密纪律，不得随意向任何人泄密，对造成泄密3事件的责任者要视情节严肃处理、把好资料采集、整理、销毁关，对有保密价值的文件、资料须认真采4集、归档，处理保密废纸，经办公室主任批准后予以销毁，两人以上监督或者送上级档案部门统一销毁、加强库房防范工作及时检查门窗，对不合理的设施或者隐患,要及时5改正，做到安全保密一起抓加强单位各局和各科室自行整理档案的妥善保管，以防丢失6,及失密，造成不必要的损失科技文件、科技档案修改、补充制度科技文件、科技档案的修改、补充是档案保管工作中的一项重要内容科技档案反映在一定条件下科研、生产、建设活动的历史状况，现实面貌必须与物质成果保持一致为了严肃科技文件、科技档案的修改、补充手续，特制订本制度.、对科技文件、材料中有设计错误或者由于新技术的应用需要修改、补1充时，单位的任何部门都有权提出修改、补充建议、根据提出的修改、补充建议，经本部门负责人审查与有关联的部门联2合会审，由分管领导签署修改、补充通知单，指定专门人员负责修改、补充、如底图需要修改时，若内容较少，可直接在图中需修改的部位划改，3刮改或者发送修改通知单采用划改，刮改时匝在修改处标注修改标记、底图修改内容较多时，应另出新图代替，原图纸作废，新图代号等与4原图一样，签字手续与原底图手续相同、底图破损或者底图丢失，也应重描底图，利用底图代号

5、复印图修改时，如底图划改，复印图也同样划改或者晒印新图,旧图作6废；如底图刮改，复印图一律更换新图，旧图作废、修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改，补充通知单

7、修改时应掌握先进性的原则8档案鉴定、销毁制度

一、根据国家有关档案保管期限规定制订本单位各类档案的保管期限表，对档案进行保管期限的划分

二、档案保管期限普通分永久、长期、短期根据国家档案局号令，机8关文书类档案保管期限分为永久、年、年，本单位依据此令执行凡是3010对本单位有长远利用价值的档案列为永久保存；凡是对本单位在一定时期内有保存价值的列为长期（年）或者短期（年）保存；介于两者之间的档案，3010其保管期限一律从长

三、档案的鉴定工作由档案员和有关业务部门负责人及分管领导“三结合”的档案鉴定小组直接对档案进行鉴定，鉴定工作结束后出具鉴定工作报告

四、对已满或者超过保管期限的档案，应由档案人员提出销毁意见,造具清册，经鉴定小组鉴定后，由单位领导批准，并上报有关部门审核后，方可销毁

五、销毁档案时应当指定三人以上负责监销，监销人员要在销毁清册上签字，防止档案的遗失和泄密。