备用金管理制度范文

备用金管理制度范文备用金管理制度范文「篇一」

1、目的为了加强各分公司备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度

2、备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项实行备用金制度有利于各部门工作人员进取灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理

3、本制度规定了备用金借用和报账手续及备用金的管理要求

4、备用金借款和报销手续1工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式二联借款人按规定的格式资料填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，需经部门经理审批签字同意深圳区域之外的分公司，当地财务部汇总员工的借款单及制编各项备用金的申报表，附上原始凭证统一呈报给当地负责人审批签字同意最终全部借款单和申报表，由深圳财务部负责人签字批准后，方可到财务部办理借款手续深圳出纳审核签字后的“借款单”各项资料是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续2专项借款人员在完成业务后应在三日内到财务部报销各分公司固定数额备用金用到三分之二时就要到财务部申报借款，比如行政和调度备用金是5000元，在用完3000元左右时就要报销填写好“报销单”上各项规定资料，并经主管经理审批后，再将“报销单”回到深圳财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核，审核无误后，办理报销手续3借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款

5、备用金的管理1因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情景核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出第四十四条办公室负责办公用品领发的人员，每月需填报办公用品、印刷品等购、领、发、存报表，按部门分类归档，报送财务部和各有关部门第十一章其他费用标准第四十五条礼品费因工作、业务特殊需要，需赠送有关部门人员或客户礼品的，由董事长或总经理安排采购，其他个人不得私自赠送礼品第四十六条加班费加班费由人力资源部按国家和公司有关规定办理，月底随同当月工资一齐发放第四十七条福利费公司发放给职工的各种福利，须由总经理批准，山综合管理部安排采购并按规定制度发放第十二章其他规定第四十八条主管及以上人员的职务以人力资源科的正式任免通知为准，对外使用的职务不对内使用，也不享受本制度规定的各项对应级别标准报销有关费用第四十九条休探亲假人员的费用报销标准按人力资源部的规定执行第五十条备用金借支和报销单据的审核，财务部随时受理，但审批和报销款的领取时间为每周星期

2、4,其余工作日财务部不予办理第五十一条本制度自20xx年9月1日起实行第五十二条本制度由财务部负责解释

（2）财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理

（3）借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，财务部发出最终一次催办通知后还不办理者，财务部将从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知

（4）跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销年借款

6、适用范围集团内各分公司出纳及部门经理的备用金拨付及使用

7、备用金管理要求（I）关于司机备用金，每位司机1000元人只限于支付汽车过走过桥、停车费用报销司机油费由公司财务部统一办理加油卡充值车辆保养需提前申请（必须在4s店进行保养）司机报销部分仍由行政部签批后，经财务经理、内部审计审核后即能够安排支付分公司必须有分公司负责人签批后，方可进行报销并支付

（2）关于出纳备用金，只限于支付紧急情景下的现结费用，单笔低于500元以下的公司日常员工报销等或公司一般的零星费用支出不包含员工的福利补助、宿舍租金、水电管理费用如果费用金额过大，超过备用金额度的，则需要报批深圳财务部，审核后拨款支付

（3）关于行政备用金，只限于支付紧急单笔低于500元的行政部零星开支（不含司机及车辆开支保姆报销），申请时部分需有对应呈批件及附件如快递费报销要附上原件超大金额的办公用品及耗材由采购部找供应商购买

（4）关于调度备用金用，只限于支付单笔低于500元零星现结成本的开支（不含固定或长期性合作的采购、运费等，且需计入成本工单），申请时需有相对应的工作附件

（5）关于生产备用金，只限于支付单笔低于500元以下的生产车间用品零星购买生产部连班和晚班的餐费由财务部审核直接支付给餐饮公司注外地分公司由分公司负责人审批如是外地分公司，则需要相应会计审计备用金管理制度范文「篇二」

一、岗位牵制

1、财务部为备用金管理的主控部门，有及时清理备用金的职责和义务，对违规的备用金借支有权拒绝办理

2、人力资源部配合财务部对拖欠备用金的员工从工资中补回

3、各职能部门负责人对本部门备用金开支的合理性、合法性、去向负责

4、备用金的开支范围如调整须总经理、财务负责人会签后报执行董事批准

6、经办人员必须妥善保管备用金的有关报销凭证，每月报销核销备用金，对备用金的领用、中途报销和开支情景须书面解释

二、证据链

1、借款单

2、经核实的借款信息打印件

3、付款收据或回单

4、冲账时须提交的证据按各自业务性质参照相关费用执行

三、控制点

1、备用金用于以下事项差旅费、生活水电、工伤医药费、单项不超过贰仟元的零星材料采购；其他特定用途，如押金、保证金等备用金专款专用，不得挪用

2、前账不清，后账不借对未及时冲账的借款人，不允许继续借支；如有特殊情景，必须书面报告还款或冲账计划，经财务与总经理批准后报执行董事特批方可借支

3、临时备用金使用完毕后立即清理，滚动备用金账户每月需清理一次，月末备用金余额退回公司，有必要的下月初重新办理手续，无必要的不再外借按“一事一清”原则请用备用金，不保留备用金余额，事毕后清理不得超过10个工作日，业务完成后及时冲账，余款即刻退还公司，禁止持款不退

4、财务部有权从工资中扣回备用金，并根据情节轻重给予通报批评

5、标准外的人员借用备用金需逐级审核，时间紧迫时可由总经理执行董事通知财务，事后须补签字

6、借用备用金必须专款专用，不允许一款多用或多笔备用金交叉使用

7、借支备用金必须写明款项的用途，报账冲销的资料要和借款时填写的用途一致，一笔备用金未使用完，要及时到财务部报账冲销，不能挪做别的用途备用金金额与事由按照“先进先出法”原则配比

8、备用金借支原则上要求由借支人本人亲自办理，由于特殊原因可由借支人本部门的其他员工代为办理，须由借支人本人在备用金借款单上亲自签名，否则视同代办人的备用金，由此产生的职责由代办人负责

9、借款人调离、辞退或辞职时，必须立即归还借支的备用金，凡未归还备用金的，不得办理离职手续；财务人员发生岗位变动时，必须将所核算的借款人备用金情景予以核实并办理移交手续，不得私自转他人保管对逾期不按规定退回所持有备用金的，除强行从有关往来、抵押金、工资等款项扣回外，按银行同期贷款利率收取占用费，必要时经过诉讼索取权利

10、欠款单位或个人还款须经过银行转账划入公司账户或直接交回公司，严禁发生截留做备用金或其他舞弊行为一经发现全额追回款项外，给予当事人必须的行政及经济处罚，必要时诉诸法律

11、备用金应由专人保管，不能互相转借，财务部按“谁借款，谁清欠”的原则，只对在财务的直接借款人清欠

12、备用金账户一个月无业务发生的，收回备用金

13、财务须给冲账或还款的借款人出具证明或收据，保护员工的利益

14、禁止条款禁止以备用金支付职工工资和奖金；禁止以备用金支付单项超过贰仟元的材料、设备及低值易耗品款购置费、运费；禁止以暂估（因发票未到）等方式冲减个人借款，人为调控备用金余额；禁止挪用、套取备用金

15、罚则对以备用金形式支付职工工资及奖金、以备用金支付单笔超过贰仟元的材料、设备及低值易耗品等购置费、设备租赁费的，对以暂估成本等方式冲减个人借款人为调控备用金余额的，按涉案金额的10%做负激励，其中主管副总经理5%、部门经理总监4%、项目经办人1%对以办理公务为由挪用套取资金的，按挪用套取资金金额的30%做负激励，其中主管副总20%,部门经理总监5%；经办人5%

五、流程（略）

六、附则

1、本制度财务中心解释

2、本制度执行董事批准后生效备用金管理制度范文「篇三」第一章总则第一条为严格控制费用支出，加强费用管理，提高公司效益，本着合理、节俭的原则，根据公司财务管理制度的有关规定，制定本制度第二条本制度中所称费用是指差旅费、住宿费、市内交通费、业务招待费、通讯费、办公费及其他费用等第三条本制度适用对象为公司总经理及以下人员，总经理以上高层管理人员（仅限董事长）费用按实报销，无出差补贴等第二章备用金借支程序第四条公司员工因公出差，为保证公司业务的合理需要，按审批权限批准后，可向财务部预借必须数额的备用金第五条备用金借支程序借款人因公出差应填写出差申请单，即派差单，按规定程序批准后到财务部应收往来会计处领取借款单并填制借款单（借条），按第四章规定权限审批后交应收往来会计编制记账凭证，由稽核岗位会计复核，出纳根据复核后的记账凭证，向借款人支付备用金借支5000元以上的大额备用金须提前一天通知财务部第六条备用金借款人须在公司业务完毕后5个工作日内到财务部结清备用金次年1月6日前，上年所有个人借支的备用金都必须结清归还，逾期不还的，一次从工资中扣回第七条借款单是财务账务处理的依据之一，是业务发生的原始记录，报销费用时借款单不予退还；归还多借备用金时，由出纳开具收据给报销者本人，借款单也不予归还第八条备用金是为保证公司业务需要而设，因私不得借支备用金第三章费用报销程序第九条费用报销程序报销人按下款要求自行粘贴票据并填制费用报销单或差旅费报销单（差旅费报销明细表），按第四章规定权限审批后交费用会计编制记账凭证，由稽核岗位会计复核，出纳根据复核后的记账凭证向报销人支付报销款或收取归还的备用金余款；出纳收取归还的备用金余款须向报销人开具收据，借款单不予退回第十条对原始票据的要求

（1）、所有票据必须是合法的正式发票，除定额票据外，其余票据都必须是一次性套写清楚的票据，收据（财政票据除外）及白条不予报销；业务中因个人原因违章的罚款单据不予报销；特殊情景下，必须说明情景合理后，必须总经理签字批准⑵、原始票据的粘贴交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出必须间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴原始票据必须按交通票据、住宿票，招待票等不一样类别和不一样金额，分门别类进行粘贴或分类别审批报销，不能混合粘贴⑶、除交通票据外的其他票据，报销人须在每张票据正面空白处注明票据金额开支的用途并签名装卸费、运杂费、仓租费、保险费等票据须注明业务或供给相应的单据号并签名

（4）、不贴合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理⑸、对于审批手续不全的原始凭证，会计不得编制记帐凭证，出纳也不得付款⑹、未按规定时间报销的，财务部门应于当月工资中扣回预借的差旅费，待报销时再行支付，并从6日起按日加收借款额1%的资金占用费用，从出差费用中补助费中扣除，当月费用必须在次月3号前报销⑺、财务部有权对不实的出差费用向员工出差居住地酒店或其他相关人员直接查询，如有虚假行为取消该项费用报销，并处于允许报销总金额的20%的罚款⑻、出差人员应认真填写派差单，派差单作为差旅费报销的依据，缺一不可，否则财务部不予报销各种费用（后附派差单）第十一条费用报销后，财务部费用会计应记录个人费用登记帐簿，按月上报财务部经理、总经理审阅业务员的费用列入个人销售费用进行收入成本费用考核第四章审批权限第十二条备用金借支审批权限

（1）、备用金借支金额在3000元（含本数）以下的，由部门经理签字确认，主管副总经理审核签字，财务部经理签字批准；

（2）、备用金借支金额在3000元以上的，由部门经理签字确认，主管副总经理审核签字，财务部经理签字核准后，报总经理签字批准；⑶、财务部经理借支必须由总经理签字批准第十三条费用报销审批权限⑴、部门经理以下人员报销，由部门经理签字确认，主管副总经理审核签字，财务部经理签字核准后，报总经理签字批准；⑵、部门经理的费用报销由主管副总经理审核签字确认，报财务部经理审核签字后，报总经理签字审批；⑶、副总经理的费用报销由财务部经理审核签字后，报总经理签字审批；⑷、财务部经理的费用报销由总经理签字审批⑸、总经理不在时，备用金借支由财务部经理请示总经理批准，待总经理回到时补签第十四条总经理、董事长使用资金或报销直接通知财务部经理，由财务部经理及时指派人员办理第五章出差补贴标准第十五条出差是指公司人员受公司主管负责人派遣（派差单）在公司办公所在地城市以外的地区履行公务，并根据本制度的规定享受相应的出差伙食补贴标准、交通工具标准及出差住宿标准；在公司办公所在地城市市内履行公务不享受出差伙食补贴第十六条公司员工出差应严格履行报批手续，未经批准不得自行出差，自行出差或因私外出所发生的费用均由其本人自行承担，公司不予报销第十七条公司各部门应严格控制出差人数，并研究其完成任务的期限，确定合理出差日期，逾期出差应向主管负责人报告，对因公出差人员，按相应标准报销出差费用第十八条员工出差分“长途”和“短途”两种，即当天能往返的为“短途”，出差时间在一天以上的为“长途”第十九条长途出差地点区分为1类区，2类区，港澳台地区三种，即二类区特区、上海、北京、广州；一类区除二类区以外的地区第二十条出差住宿费报销，在标准以内据实报销职务一类区（元人天）二类区（元人天）一般人员120xx0科长、主管、工程师级140180部门经理级160220c第二十一条员工短途出差视同出勤，不再享受出差补贴第二十二条长途出差补助，按规定标准填写补助费，一类区40元天人，二类区60元天人第二十三条员工出差乘坐交通工具公司副总经理及以上领导可乘坐飞机、软卧、轮船二等舱；部门经理级可乘坐飞机、软卧、硬卧、轮船三等舱，乘坐飞机、软卧需报总经理批准、乘坐软卧仅限正职；其余员工乘坐火车硬卧、轮船四等舱第二十四条住宿费，交通费按规定标准之内凭票报销，超标自付，从补助费中直接扣减补助费不足以扣除的，不足部分从工资中扣除对于参加包括住宿、市内交通与生活费用在内的会议和由邀请方承担费用的会议，不享受任何补助第二十五条出差人员的伙食补贴天数按出差自然天数减去一天计算，即算头不算尾（当天出差当天回到的不报销伙食补贴）；住宿标准按实际住宿天数计算第二十六条出差人员超标准乘坐交通工具须经总经理签字同意方可报销，并须事先请示第二十七条长途交通票据如果遗失，须写出书面报告，且有1人以上同行人员或有关人员签字证明，经部门经理签署意见，报主管副总、财务部经理、总经理审批后，按票价的50%报销第二十八条司机带车出差且当天不能回到的，每一天住宿、生活补贴按一般员工标准执行第二十九条公司员工出差途中，经批准可绕道回家探亲，其车船费由公司负担，在家期间不享受伙食补贴，不予报销住宿费用第六章房屋租赁费第三十条长期住外业务人员租房标准（含水电费、固定电话费、物业费等费用）特区800元月以内；直辖市600元月以内；其他地区300元月以内，据实报销第七章市内公共交通费标准第三十一条市内交通费是指公司员工在公司所在地或办事处所在地办理公务所发生的交通费（包括公共汽车费和出租车费），公司员工上下班或因私所发生的交通费不在此列第三十二条有伙食补助的人员，市内交通费包含在补助费之内，没有补助费的，按实际发生公交车费用报销，公交车票除二人及以上同行外均不得连号第三十三条所有因公报销出租车费用的，必须在出租车票背面注明往返地点及用车事由，按审批权限进行批准第八章通讯费标准第三十四条通讯费指因公使用通讯工具而发生的费用，包括移动电话、固定电话等通讯费一律实行凭票限额内报销第三十五条使用移动电话的员工，其裸机的购置费一律由使用者本人负担第三十四条通讯费报销标准副总经理300元月；部门经理200元月；车间主任、科长以及特殊岗位人员100元月第三十六条对于享有出差补助费的业务人员，通讯费包含在补助费之内，不得另外报销通讯费用有规定定额通讯费的人员，不得以出差为由，额外报销通讯费第三十七条享受通讯费报销标准的人员必须坚持24小时（含节假日）通讯畅通第九章业务招待费标准第三十八条业务招待费是指因工作需要招待客户和有关部门人员而发生的费用第三十九条各部门人员因公接待外单位人员，提议安排工作餐，需要到外面宴请的，须事先取得部门经理、主管副总经理同意，否则不予报销部门需安排接待工作餐的，须经部门经理批准由公司办公室统一按排并登记备案，记入部门招待费第四十条各部门人员因公出差确需应酬的，须事前电话请示部门经理、主管副总经理同意，限额接待第四十一条招待费发票日期栏必须填写清楚，报销时应附有业务事由、具体人数、时间、地点、批准领导等第十章办公费标准第四十二条办公费是指办公用品、印刷品及其它办公物品等的支出公司办公费统一由办公室指定专人进行控制与管理第四十三条各部门申请购置办公用品、印刷品等其它办公物品时，需注明用途、数量、规格型号，办公室需查明是否可调节使用，再确定是否购买，报财务部经理，总经理审批后执行。