内外部沟通控制程序

内外部沟通控制程序

1.目的确保质量管理信息在各职能、层次之间得到及时沟通，提高体系的有效性，特编制本规定

2.范围适用于学院质量管理体系内部、外部信息的沟通

3.职责

3.1党政办公室负责党政、质管类信息沟通

3.1各部门负责部门职能相关信息的沟通；

3.2各部门负责向主管领导请示、汇报相关工作

3.3分管领导负责分管范围内政策法规、上级精神的传达；

3.4院长负责学院沟通系统的建立，主持党委会议、院务会议和全校性行政工作会议

4.工作过程

4.1请示、汇报

4.

1.1请示超出部门或岗位职责权限范围的工作应问后接领导请示后进行，需要追溯的事项应该写《工作请示》书面请示；

4.

1.2下级应向上级部门汇报布置工作完成情况及工作中遇到的问题经验教训和改进建议，汇报可采用个别口头、会议汇报或书面汇报；

4.2会议沟通

4.

2.1院常务会议每周召开一次，由党政办组织召开，由院长主持，副院长、党政办主任参加《院常务会议议题》由各分管院长及中层正职在每周五下午400时前上报党政办，经整理后报院长审核批准，通过院常务会议决定下方会议决定

4.

2.2院务会议每月召开一次，由党政办组织召开，由院长主持，副院长、中层正职《院务会议议题》由每周院常务会议决定相关议题，各部门于每次会议前一天下午500时上报会议议题，党政办统一整理后报院长审核批准，并在当天会议开始前下发会议议程给参会人员；

4.

2.3参加临时会议按需要由院长决定临时召开相关人员的会议；

4.

2.4部门会议由各部门主任自行主持召开工作会议，由主管副院长参加，主管副院长做工作部署及要求由专人负责《会议记录》及《会议签到表》

4.

2.5全校教职工大会每学期1-2次，由党政办组织、校长主持召开全校教职工大会，总结上学期工作情况，部署新学期工作，表彰成绩突出的部门和职工，等等办公室负责考勤和《会议记录》

4.3文件沟通

4.

3.1各部门可利用文件的形式传达上级方针政策、院常务会议决定，通报工作情况文件的编制和发放按照《成文信息控制程序》的有关规定执行

4.

3.2每学期，部门负责人按照学校的工作计划和质量目标制定本部门学期工作计划，经分管校领导审批后执行学期末部门进行工作总结

4.4其他沟通

1.

4.1各部门之间、教职工之间、教职工与领导之间需要沟通工作信息、交流思想时，可根据不同沟通事项的需要采用电话、面谈、文字等各种方式及时传递信息

4.

5.2需要及时通告全校教职工的通知、工作检查结果、评比结果、聘任岗位和人员等信息，由各部门经过分管校领导审核同意后在学校0A系统以及公示栏发布需要向学生和社会公布各类信息，主要由各部门通过0A、网站、公众号、学校电子显示屏、公示栏发布

5.相关文件

5.1《68/丁19001质量管理体系要求内部沟通，

4.

2.4记录控制》

5.2《教育章程》

5.3《成文信息控制规定》

5.4《内审和管理评审控制规定》

5.5《不符合项控制规定》

5.6《纠正措施控制规定》

6.相关记录

6.1《工作请示》

6.2《会议签到表》

6.3《会议记录》。