综合办文件控制程序规定

文件控制程序1目的对公司文件的编制、批准、发放、使用、归档、更改、作废等进行控制，确保各部门使用的文件均为有效版本，防止失效或作废文件的误用，促进管理体系有效运行2范围适用于公司所有文件包括适用的外来文件的控制和管理3职责

3.1总经理负责公司相关文件的批准和颁布

3.2管理者代表负责组织《质量环境职业健康安全管理手册》以下简称“管理手册”和《程序文件》的编制，并对其进行审核

3.3管代负责相关文件的批准和颁布

3.4物业管理处经理负责服务中心相关文件的批准和颁布

3.5综合部负责组织文件控制、检查和管理

3.6各部门配合做好文件控制的工作4工作程序

4.1文件的分类1管理手册；2程序文件；3对内各种管理制度/工作规程等作业文件；4对外各种管理制度/服务承诺等文件；5公文；6外来文件国家、行业法律法规、政府协会文件、顾客业委会、开发商、业主文件等；7记录按《记录控制程序》的相关规定执行

4.2文件的编号文件的编号，按《文件编号工作规程》的相关规定执行

4.3文件的格式文件的格式，按《文档格式管理制度》的相关规定执行

4.4文件的编制收集、会审、审核和批准

4.

4.1《管理手册》、《程序文件》由管理者代表负责组织人员编制，总经理、管理者代表、各部门经理和参加编写人员共同会审，填写《文件处理审批表》，会审结果整理、完善后，经管理者代表审核，报总经理批准

4.

4.2公司对内各种管理制度/工作规程等文件由公司主管部门负责组织相关部门编制，并确定会审部门进行共同会审，填写《文件处理审批表》，会审结果整理、完善后，经管理者代表审核，报总经理批准

4.

4.3公司对外各种管理制度/服务承诺等文件由公司综合部负责组织相关部门编制，并确定会审部门进行共同会审，填写《文件处理审批表》，会审结果整理、完善后，经管理者代表审核，报总经理批准

4.

4.4公司公文由公司主管部门负责组织相关部门（人）编制，经综合部核稿，报总经理在公文标准格式相应审批栏审批

4.

4.5外来文件的收集

4.

4.

5.1综合部负责文件的收集；

4.

4.

5.2各主管部门负责部门职责范围内顾客（业委会、开发商、业主）文件的收集；及时移交到综合部门

4.5文件的状态

4.

5.1文件分“受控”与“非受控”两种状态

4.

5.

1.1“受控”文件指受文件的更改控制的文件

4.

6.

1.2“非受控”文件指不受文件的更改控制的文件

4.

5.2文件状态的标识

5.

5.

2.1“受控”文件标识

（1）《管理手册》、程序文件、对内各种管理制度、工作规程等文件加盖“受控”章，并填写发放号，（特殊情况时，经管理者代表同意，可不盖“受控章”和发放号）；

（2）公司公文加盖公章；

（3）对外各种制度、服务承诺等文件加盖公司公章（特殊情况时，经管理者代表/服务中心经理同意，可不盖公章）；

（4）外来文件加盖确认章（特殊情况时，经管理者代表同意，可不盖确认章）

（5）合同、协议、招标文件等必须加盖公司骑缝章，加盖需确保文件每页上均有印章

4.

5.

2.2“非受控”文件不加盖状态标识

4.6文件发放、增发或传阅

4.

6.1“受控”文件的发放、增发或传阅范围的确定“受控”文件（含外来文件）一般采用公文形式发布，发放范围由综合部门负责人确认，需要时报总经理审批；

5.

6.2非“受控”文件的发放、增发或传阅范围的确定经管理者代表同意的顾客或相关人员，由编写部门或联系部门填写《文件处理审批表》，经部门负责人审核，报管理者代表批准

4.

6.3文件的发放、增发或传阅

4.

6.

3.1管理体系文件，由综合部根据文件的使用范围对文件进行发放、增发或传阅

4.

6.

3.2接收部门或文件持有人（或领用人）在《文件（记录）发放/回收/接收登记表》或《文件传阅表》上签名；

4.

6.4确保使用人员及时得到或使用适用的有效版本文件

1.7文件的使用

4.

7.1文件使用时应为有效版本，严禁使用无效版本

4.

7.2文件持有人应有以下的责任和义务

（1）妥善保管好文件，不得损坏或遗失，调岗或离职时，应交回原发放部门或向接岗人员办理移交手续；

（2）按要求及时更改文件的相关内容；

（3）文件换页或换版时，及时交回作废页或旧版文件，领用新页或新版文件；

（4）不得私自复印文件或赠送他人

4.

7.3文件持有部门应妥善保管相应文件，确保文件清晰、完整、存放场所安全，并将收到的文件及时填入《文件目录》，便于文件检索

4.

7.4当文件持有部门（人）发现文件破损严重影响使用或丢失时，及时向发放部门提出申请，经发放部门审批，办理更换或补领手续，填写《文件（记录）发放/回收/接收登记表》，新文件沿用原文件发放号

4.8各部门负责将需归档的文件按规定的要求和时间，提交综合部，移交时应填写《移交单》，移交人（经办人）、接收入、监交人（特殊情况经综合部门负责人同意可不设监交人员）三方确认签字

4.9文件的查阅、借阅和复制

4.

9.1文件的查阅、借阅公司内部人员查阅、借阅文件，经使用部门或保管部门同意后，在公司内查阅、借阅，同时填写《文件（记录）查阅/借阅登记表》；外部人员查阅、借阅，应填写《文件处理审批表》，由联系部门负责人同意，经使用部门或保管部门负责人审批，在公司内查阅、借阅，同时应填写《文件（记录）查阅/借阅登记表》

4.

9.2文件的复制公司内部人员复制文件，应填写《文件处理审批表》，由提出复制部门负责人同意，经使用部门或保管部门负责人审批，在公司内复制；外部人员复制文件，应填写《文件处理审批表》，由联系部门负责人同意，经使用部门或保管部门负责人审批，必要时报总经理批准，在公司内复制原则上原版或孤版文件不外借或不外借复制，以防止丢失和损坏公司内部人员确因工作需要，则办理借阅或复制的手续，并限期归还

4.10文件的评审

4.

10.1根据管理体系过程运行情况，在内部审核、管理评审时对文件的符合性、适用性和有效性进行评审，需要时在下列情况下进行评审1适用的法律法规变更时；2不符合整改时；3物业服务实现过程变更时；4组织机构变更时；5认证范围变更时；6其他

4.

10.2文件评审时，应着重考虑以下方面1内容的正确性符合文件制定的目的、相关标准、法律法规的要求、公司相关规定及满足顾客的要求等；2适宜的操作性结合公司的实际、工作接口协调、使用人员的理解和执行、足够的资源配置等；3文件的统一性与公司其他文件相一致和其他连带方面满足规定要求等；4文件的时效性文件使用周期和适用的法律法规使用年限等

4.

10.3根据评审结果决定继续使用或更改文件

4.11文件的更改

1.

11.1管理体系文件除外来文件的更改

4.

11.

1.1更改形式1修改对文件中的某些内容进行修正；2换页对文件页面经多次修改或修改内容较多时，文件可进行换页可同时几页更换；3换版当公司内、外部环境发生重大变化或体系标准变化时，可适时组织换版

4.

11.

1.2更改标记

（1）修改标记在文件中只作某些文字或数据修改时，可在原文件内容上划双横线保持原内容可辨认，在其旁填写更改后的内容，并做好标记@n一1_____________修改处数按

1、

2、

3、……、n表示修改号按©、G）、@、G）表示

（2）换页、换版标记C/0换页按0次、1次、2次表示版本号按A版、B版、C版……表示

4.

11.

1.3更改流程文件更改时，由更改提出部门填写《文件处理审批表》，提交文件编写部门，需要时文件编写部门负责组织相关部门进行会签或评审，由审批部门进行审批，当原审批部门不在（职）时，可由接替部门审批，但应提供足够的资源和相应的背景材料，文件更改审批后，由文件发放部门按原《文件（记录）发放/回收/接收登记表》的发放范围逐一更改

4.

11.2公司公文、公司对外各种管理制度、服务承诺等，一般采用补充文件或重新发布文件的形式更改

4.

11.3各主管部门负责及时收集外来文件的更改信息

4.12文件的回收需要回收的文件由文件发放部门及时按原《文件（记录）发放/回收/接收登记表》的发放范围收回，在《文件（记录）发放/回收/接收登记表》上做好回收记录，并妥善保管，按相关规定处理

4.13文件的作废处理

4.

13.1因文件修改、换页、换版、时效性等引起文件作废，由文件发放部门填写《文件处理审批表》，办理销毁手续，经文件审批部门审批，由文件发放部门保管人员在指定专人监督下定期统一销毁处理

4.

13.2需继续保留有历史参考价值的文件时，保管部门必须加盖“作废保留”印章，并加盖作废的年、月、日，同时应填写《文件（记录）作废保存登记表》进行妥善保管，防止误用

4.14文件可采用任何载体形式，如纸张、照片、样件（实物）、电子媒体等形式，应按上述或相关规定管理

4.15文件的检查综合部门负责每半年至少一次对各部门文件控制情况进行检查，将检查结果填入《文件控制情况检查表》，综合部负责每半年至少一次对综合部工作检查，应包括文件控制情况

4.16文件控制过程形成的记录，按《记录控制程序》的相关规定执行5相关/支持性文件

5.1《记录控制程序》

5.2《文件编号工作规程》

5.3《文档格式管理制度》6相关记录

6.1《文件处理审批表》

7.2《文件（记录）发放/回收/接收登记表》

6.3《文件传阅表》

6.4《文件目录》

6.5《移交单》

6.6《文件（记录）作废保存登记表》。