公司会议管理制度全

公司会议管理制度第一章总则第一条目的为规范公司的会议管理工作，提高公司的会议效率，特制定本制度第二条适用范围本制度适用于公司召开的各类日常会议第三条职责公司会议的准备、安排与召开由公司总经办负责第四条公司会议分类略第二章会议准备第五条定期会议召开的准备对于定期召开的常规会议，会议负责人需在会前明确该次会议的主题和临时出席人员第六条不定期会议召开的准备召开不定期会议时，组织人需做出会议启动报告，报告一般包括以下内容会议名称、主旨、目标1会议议题2会议时间、地点3会议议程4会议主持人、列席人员名单5会议财务预算6接待工作说明7当前筹备情况及进展，可能存在的问题、解决方案8会议工作进度表9第七条根据会议要求，会议组织部门须拟定会议通知单，并做好通知工作，出席会议的重要人员应通过电话、邮件等方式确认，并做出相应的安排会议通知编写时需注意以下内容通知内容包括参加人员、会期、开始时间、地点、需准备的事项及要1求等通知书写须文字清楚、明白，力求不产生误解，全面、周到，确保2没有漏项；用电话或其他形式通知时，要写出通知底稿,照稿通知对于无记名参加的人员，要将其范围、对象、职务通知清楚3重要会议提前通知后，一定要跟踪准备情况，保证开会时各方面均准4备到位通知关键或具有决定性作用的参会人员时，要面对面或反复核实准备5情况，征求其对会议准备和开展的意见第八条会场准备会议组织人员需在总经办的配合下及时准备会议场所、会议文件或资料，并做好会场布置、设备调试等工作第九条与会人员准备工作与会人员在收到会议通知后，应认真准备发言要点、提案纲要等，配合主持人，使会议收到预期效果第十条会议议程安排议程由会议组织部门拟定，包括会议内容、讨论事项、达到目的、参加人员、时间、地点、大约时长、需要发言的人员及其发言内容、各项要求等第十一条会议变更已列入计划的会议如需改期，或遇到特殊情况需要安排其他会议时，会议组织部门需提前天发出通知2第三章议程管理第十二条签到与会人员在会议工作人员准备好的签到簿上签署自己的姓名；对于涉外会议，联系簿上要有与会人员的姓名、职务、所代表单位或部门等内容第十三条会场服务引导入座会议工作人员按事前安排好的座位引导与会人员尽快就座，1其间要特别注意主要领导人员和主席台就座人员的座次分发会议文件、材料重要文件需发至个人或主要负责人手里,可事2先领取签收，也可于会场中领取签收维护会场秩序大型会议需保证会场内外的肃静，注意周围警戒和保3卫，严防各种事故发生对会中一般需用物品应做好余量准备，以应付个别需求4保证会议环境通风良好、光线充足和地面干净5处理会议中的临时事项6第四章会后工作第十四条会议组织部门需记录会议内容，并编制会议纪要分析、总结、提升记录，形成会议结论性材料的提纲以及要反映的具1体事项、事例等按提纲和中心议题起草会议结论性材料2会议纪要内容3

①会议简况，包括时间、地点、参加人员和议题

②会议结果及会议主要精神，这部分是重点，是会议效果的反映，纪要应纪实、扼要、精到会议纪要等结论材料经上级领导审批后，打印并下发给相关部门4按照一会一卷的立卷方法设立案卷并加以保存5第十五条落实会议决议总经办负责督办和催办会议形成的决议或决定，于会后一周内发会议决议事项催办通知单至相关负责人，并收集反第十六条归档会议资料会议组织部门要做好会议总结，整理好会议资料，并按公司档案管理规定，定期交档案管理人员归档第五章会议纪律管理第十七条参会人员必须准时出席会议，因故不能参加者，需提前向上级领导请假，不得无故缺席、迟到或早退第十八条参会人员需携带记录本和笔，做好会议记录第十九条会议期间，需将一切通信工具置于关闭或振动状态，不随便走动、不交头接耳、不做与会议无关的其他事情第二十条严格遵守会议开始时间主持人在会议开始时应对本次会议作简要说明，将会议进行顺序及时间安排告知与会者，并指定专人控制会议进度，引导其在一定时间段作出总结；若要延长会议时间，需得到大家的同意第二十一条任何人不得向无关人员泄露会议内容妥善保管会议材料,不准泄露会议机密第二十二条本制度经总经理批准后，自年月日起第六章附则X X X XXX执行。