仓库管理程序

第八节仓库管理程序

一、仓库日常管理财务部SOP手册PoliciesProcedure版号文件编号仓库日常管理生效日期页次传达范围羽加强对库存物资的有效管理，保障库存物资的安全与完整，防止资金流失政策与程序

1.酒店库存物资实行分仓管理，根据各部门管理职责不同，将仓库分为总仓、餐具瓷器仓、工程维修用品仓、制服布草仓、部门酒水仓以及废品仓

2.总仓由财务部管辖，餐具瓷器仓由餐饮部管事分部管理，工程维修用品仓由工程部管理，制服布草仓由管家部布草房管理，部门酒水仓由酒吧部管理各分仓必须接受财务部的指导监督，严格按仓库管理程序操作废品仓由财务部管理

3.总仓设食品仓、酒水仓、贵重物品仓、文具印刷品仓、物料用品仓、清洁用品仓、五金百货仓及危险物品仓

4.各仓库设专人管理，由专人负责仓库主管负责总仓的全面管理工作及对仓库管理人员的工作安排

5.仓存物资必须经收货部验收后入仓，否则不得办理入仓手续仓管员应对自已管辖范围内的物品负责应根据验收记录对入仓物品进行核对，以保证入仓物品的数量和质量都合乎要求

6.入仓物资应分类摆放，不得随便堆放物资摆放不得靠墙、不得直接摆放在地面上应遵循轻重物品不能混放、挥发性物品不能与吸潮性物品混放、食品不能与用品混放的原则

7.发货出仓应根据计划进行，各部门至仓库领货必须凭部门主管签批有效的领料单领取，并指定专人跟进；对非专人领货的仓管员有权拒绝发货，对手续不全的领料单，仓管员应拒绝发货

8.仓库管理人员应遵循“先进先出”的原则发货，以防止物资因库存时间过长而发生变质财务部SOP手册PoliciesProcedure文件编号仓库领货程序生效日期页次

八、仓库领货程序传达范围使各用货部门能够按照规定的程序，在规定的时间内领取各部门所必需的物品，从而使酒店的库存资金占用和经营成本、费用得到合理控制政策

1.所有部门及员工有责任遵守库房申请领货程序的规定及步骤

2.对不同种类的物品，领货申请单上应注明类另八

3.所有领货申请单必须由申请部门经理签署，经财务经理或授权人批准后，仓库主管才可办理发货手续，未经批准的领货单不允许发货

4.领货人员交单领货时，未经仓库人员同意，请勿进入仓库自行取货，应在仓库外等候

5.在盘点时间内需要领货急用者，须经财务经理同意，方可领货程序

一、填写领货申请单

1.凡领用各仓库物品，均应由领货部门填写领货申请单，领货申请单必须填写部门名称、申请日期，所领物品名称、数量、价格，并由申请部门经理（或指定负责人）签字申请凡有权签批领货申请单的各部门经理，均应将签名式样交财务部备案

2.领货申请单上的领货数量原则上不允许涂改，如确需修改，应请有关部门经理在涂改处加签

3.为了防止在已经批准的领货申请单上随意添加物品，要求申请部门经理在最后一个申请物品下划“一，，形线，以示结束

4.领货申请单上的“实发数量”、“单价”、“合计”等信息需仓库及财务人员填写，各部门在填写及签名时不要占用这些位置

5.各部门在发货时间之前的一个工作日将领货申请单交财务经理审批

二、物品出库程序

1.所申请的货物必须按物品归类分别填写领货申请单（例如，食品不能和文具用品在同一张领货申请单上申请），避免在同一份领货申请单上申请不同库房的货物

2.确保申请单上所列货物的任何更改（数量、名称等）均有部门经理或主管以及领货申请单批准人的签字

3.相关申请部门经理负责确定每日物品的领货量，避免因过多领货而导致部门备用货物过量，从而导致部门当月成本不合理，以及增加当月不必要的营运费用

4.特别用品（包括促销用品、礼品），例如圣诞卡、贺年卡、日历等，均由酒店统一安排分配数量，各部门只能领用自己配额内的数量如没有总经理批准，不接受任何理由的领货或超额领货

三、仓库发货程序

1.当接到领货申请单时，应确保其相关项目填写正确，并已得到财务总监批准

2.对确认为已经批准的领货申请单，库管员按填写的项目逐一发放，发出的数量必须与申请数量相等

3.对因为库房存货不足而没有发出的项目，在领货申请单相应的“实发数量处”填写“没货”表示没有发货，同时要在物品单价及总价处划一条斜线以示未发此物品

4.相关库管员（发货人）发货后在领货申请单“发货人”处签字以示发货

5.各部门领货人员在收到货物时，请对单点收清楚物品的数量、规格，并在领货申请单上以中文名字签收，库仓人员将一联已填上实发数量的领货申请单交领货人作为回执，如有疑问可随时向货仓人员查询

6.为确保准确性，库管员应再次复核检查已完成的领货申请单及准备的物品后再放行

7.在领取进口酒水时，领货人需要用空瓶到库房以旧换新如果领货申请单上所填酒水是补充已卖给客人的整瓶酒水时，领货申请单后应附瓶装酒水销售单

8.对发出物品应按先进先出法计算成本，并对每张领货申请单计算出总金额

9.根据已发货领货申请单，按相关要求在存货账上填写发货数量10,正常发货时间以外的紧急发货，参照《紧急领货程序》规定执行°

九、紧急领货程序财务部SOP手册PoliciesProcedure版号文件编号紧急领货程序生效日期页次传达范围羽规范紧急领货程序，保证酒店正常运营奉一般要求各部门经理拥有一定量的存货，不鼓励紧急领货但是，为了避免影响酒店运作，紧急领货也可被接受，但应尽量减少领货成本逐

一、仓库运作时间内的紧急出库

1.领货申请单必须填写完整，并有申请者和部门经理的签字（部门经理不在时，由其指定人代签）

2.仓库领班/仓管员在发货前，必须在领货申请表上加盖“紧急申请”章

3.当所有的项目都发放完成后，发货人和收货人都必须在申请单上签字，以表明已收到货物

二、仓库关闭时间后的紧急出库

1.领货申请单必须填写完整，并有申请者和部门经理的签字（部门经理不在时，由其指定人代签）

2.运作时间过后，行政值班经理必须在保安人员的陪同下，与申请者一起进入仓库，领取所需货物

3.打开存于保安部办公室的仓库钥匙信封时，必须由行政值班经理作为见证人，并在钥匙控制本上的“钥匙领取人”栏处签字，保安部办公室人员则在“钥匙发放人”栏处签字

4.当货物发放后，发货人和收货人都必须在申请单上签字，以表明已收到货物此时的发货人是行政值班经理，保安人员也必须作为见证人在申请表上签字

5.当钥匙返还给保安部办公室后，钥匙应被密封在新的信封里，并由行政值班经理在封口处签字钥匙控制本也必须做相应的更新

6.领货申请单将投放在仓库外的专用箱里，以便仓库主管或仓库管理员在第二天进行处理

7.在处理紧急领货申请单前，仓库主管或仓库管理员应加盖“紧急申请章

三、其他每个会计期期末，仓管主管应按部门和金额编制紧急领货申请单汇总表，以便财务总监审阅

十、库房盘点程序财务部SOP手册PoliciesProcedure明规范库房盘点，保证酒店物资安全完整政策

1.仓库管理员对库存物品严格管理，库存物品的摆放应尽量便于盘点

2.仓管员应及时做好库房入库、出库明细账，准确反映库存物品量

3.盘点时，仓管员应积极主动配合财务部监盘人员盘点，对库存物品应全面、认真的盘点

4.严禁仓管员故意多盘、漏盘库存物品，或藏匿库存物品逐

1.仓管员依据库存物品明细账，与财务部监盘人员的库存物品报表进行核对，如不符，查明原因并更正

2.仓管员依据核实无误的库存余额，对在库物品进行逐一核查核查内容包括在库物品的数量、规格、质量、保质期等，还应积极配合财务部监盘人员的抽查、复查

3.在实盘期间，对库房存在的各种问题，仓管员应主动向财务部监盘人员说明，并由财务部做出处理决定对由财务部监盘人员查出的各种问题，财务部将做严肃处理

4.在实盘无误后，仓管员与监盘人员双方在库存物品报表上签字后，交财务部审核

十一、餐厨用品盘点程序财务部SOP手册PoliciesProcedure版号文件编号餐厨用品盘点程序生效日期页次传达范围羽酒店对各餐厅、厨房领用的各类餐具器皿进行盘点，以确保其记录准确政策与程序

1.在每月月底，成本控制人员对各餐厅及厨房领用的各类餐具器皿进行盘点

2.在盘点前三天，由财务部发出有关通告

3.有关盘点将在非营业时间内进行

4.在时行盘点时，由成本控制部及餐饮部各自委派人员联合进行在盘点结束后一周内，成本控制总监将呈交一份有关报告给于财务总监及餐饮总监等

十二、餐饮存货实地盘存程序财务部SOP手册PoliciesProcedure版号文件编号餐饮存货实地盘存程序生效日期页次传达范围羽餐饮部的销售成本直接受存货的影响，因此，准确的计数、定价、小计、总计很重要

1.对所有餐饮存货的实地盘存在每一个会计期间的最后几天，在停止营业之后进行

2.为了管理的需要，在月中也可以实地盘存委

一、准备确立一个截止日以确定当期的收入和支出领货单在进行实地盘存时，应该

1.在存货清点期间，出库应经过盘点小组签字确认；

2.在存货清点结束之前发生的到货应保留在收货地点

二、实地清点成本控制员及仓库人员应对实际存货进行核实具体的情况是，清点人员应一批人一起工作，由一个“报告员”来描述存货的项目和数目，由一个“记录员”记载该项目的说明和数量

三、清单的提供实地盘存存货账目表必须由参与计数、定价、小计/总计和实地盘存的所有人员签字

1.清单必须至少包括以下内容1项目编号；2项目说明；3单位、大小和数量；4单价来自于最后一次进货后的单价；5清点的数量；6总价值单价X数量和这一页的总计

2.实地盘存存货账目必须由财务总监核实

3.如果每个月的存货由计算机来统计，那么电脑的打印输出必须与盘存存货账目表一起归档，输出文件的准确性应由会计部门一名没有参与盘存工作的人员来核实

四、核实一个月至少一次，财务部的一名人员须突击实地检验至少10%以上的实物数量和价值，以核实餐饮部所提供的清单是否可靠会计部还必须核实存货小计和总计的准确性所有这些核实材料均汇编成文件并送财务总监办公室归档

十三、仓库验收货规定财务部S0P手册PoliciesProcedure文件编号仓库验收货规定生效日期传达范围明确定库房管理员验收货职责奉

1.对于初次入库的物品，库管员应认真核对部门出具的入库申请单及根据入库申请单填制的采购申请单，确保到货物品与各部门原始要求相符

2.对于入库物品，库管员必须逐一核对物品的品名、品牌、规格、数量、质量、尺寸，与收货开具的收货记录及采购申请单相符，方可签收入库对于不符合采购申请单要求的物品，库管员有权拒绝入库，并及时向财务部及采购部报告

3.物品的品牌、规格发生变化的，如确需入库，应由采购部与使用部门协商一致并经上级同意后，由使用部门在收货记录上签字方可入库

4.以下各类物品严禁入库1无商品名称、规格、厂名、厂址、生产日期、保质期限的货品；2无中文标识、海关过关文书及动植物卫生检疫标识的进口食、饮品；3无生产日期或保质期限为加贴的食、饮品及接近有效期的陈旧食、饮品;4外包装严重破损、不洁、变形、有锈斑的食、饮品；5酒店和相关单位通知禁止入库的其他物品

9.严禁以白条领货或抵库

10.仓库管理人员应根据管理要求及各类物资的发货规定，该限量发货的限量发货，该以旧换新的以旧换新，并严格控制领货数量

11.对仓存物资应设卡登记管理，每种物品对应一张货卡，登记物资的进、销、存数量；应做到账卡、物相符

12.库存物资应根据部门用量合理补仓，对用量不大或长时间不用的物资应要求用料部门自行申购，以免造成库存积压浪费

13.对即将过期或库存时间过长的货物，应列表通知各用料部门跟进处理对用料部门无法处理的，应知会采购部通知供应商退货对因货物质量问题给酒店造成不良影响的，应要求供应商赔偿

14.对进出仓物品应及时进行账务登记，做到日清月结，保证库存物资账实相符、账账相符

15.对库存物资应定期进行盘点盘点时应逐一点算，不得随便估算、虚报瞒报，以保证库存物资的准确与真实发现库存物资盈余、短缺、变质等情况的，应查明原因，及时汇报，按相关程序办理报损及盈余手续后，进行账务调整

16.仓库应保持通风、干燥，对仓存物资应经常检查、经常翻动，以防止物资发生质变、虫害或鼠害

17.仓库管理人员应做好仓库的清洁卫生工作，应经常打扫、经常清洗，保证仓库的整洁与干净

二、标准库存管理财务部S0P手册PoliciesProcedure版号文件编号标准库存管理生效日期页次传达范围合理安排库存，保证酒店日常的顺利经营，降低存货成本I或阑

1.使用中存货项目的数量可以保持在与实际使用量和需要量相一致的一个最佳水平上，同时使用部门的存货保持最小

2.使用部门经理及采购部、财务部共同制定标准库存量

3.对标准库存量应根据经营情况及时予以改进

4.库管员应根据标准库存量及时提出补仓采购

1.使用部门经理会同采购部、财务部共同制定标准库存，并提交财务总监、总经理审核后予以执行

2.标准库存清单分别发放给使用部门、仓库部门、采购部门和财务部门

3.库管员及时跟进，提示采购补充库存，以满足标准库存要求

4.采购部和财务部对标准库存随时实行跟踪

5.经营情况发生变化时，应修改补充库存

6.成本控制主管每个月至少进行两次实地核实，以确保库存数量和已核实的账面存货清单相符

三、吧台酒水标准存货量管理财务部SOP手册PoliciesProcedure版号文件编号吧台酒水标准存货量管理生效日期页次传达范围目的确保销售的酒水与收入一致，防止各吧台的酒水积压、丢失政策与程序

1.酒吧吧台的标准存货量应满足3天的周转量成本部应每3个月根据各吧台实际的消耗量更新标准存货量

2.任何情况下，酒吧服务员不能擅自为本店同事、朋友、亲属免费提供饮料或自饮酒水

3.各吧台营业员每天必须正确填写收发存报表，做到账实相符

4.所有酒水的标准存货量的变更及品种的更换必须经餐饮部经理批准，并以书面形式报成本部存档

5.餐厅与厨房之间酒水的相互调拨，应按实际调拨数量填写酒水调拨单，以便正确记录各部门的消耗成本及酒水的实际库存量

6.成本部人员每月不得少于两次对吧台进行突击检查，确保所制定的吧台标准存货量与实际存量一致

7.对每次的抽查应有书面记录，针对存在的问题，应及时报告餐饮部经理及财务总监，查明原因

8.对经审批的标准吧台存货量，各营业点不得进行私自更改，如有任何变动，必须书面报告成本部

9.针对整瓶销售的酒类，各部门的提货必须严格按照以一换

一、以空瓶换整瓶的原则，按实际销售量进行补货

10.各吧台营业员必须每日根据实际的销售数量填写提货单，经成本部及财务总监审批，确保与所制定的标准吧台库存量相一致

四、食品饮料存货特殊管理财务部SOP手册PoliciesProcedure版号文件编号食品饮料存货特殊管理生效日期页次传达范围为了使会计记录能够反映存货的使用成本及现存实际价值，存货应当合理地贮藏、定价及区分政策与程序

一、定价

1.采购部必须保证食品饮料在收到时就有价格本地购买发票价加上运费b.进口货物发票价加上进口税、运费及当地运费等

2.若货物到而发票未到，收货员必须要供应商提供一份送货清单，根据送货清单做收货记录

3.送货清单连同收货记录交成本控制部审核后，交财务部应付账处，仓库保管员只存复写本

4.所有运费、税金将借记有关存货账户

5.一张订单中有免费货物将会降低平均成本例如，订了10瓶酒，却收到了12瓶，要用总价款除以12计算单位价格

二、标志（区分）所有的货物必须区别开来

1.“干货”要记在存货卡上（记有实际成本的永久性记录），

2.“鲜活商品”在价格表上列明价格，每收货一次要更新一次；由于存库时间短，鲜活商品的实际价格按照最新批准的定价进行记录；

3.冻肉、冻鱼等单独标明价格、日期（以及是否预先切好、预先包装等）；

4.酒类及软饮料通过分品牌的饮料永续存货卡的连续记录来计价，上面要记载每次收货的单位成本；一定按先进先出法发货

三、贮存不论贮存环境如何，食物存货都极易受到损坏，所以食品应合理储存，以利于以先进先出方式发货

五、食品饮料申请领料管理财务部S0P手册PoliciesProcedure版号文件编号食品饮料申请领料管理生效日期页次传达范围目的

1.保证发货是经批准的

2.为减记存货、借记部门成本提供书面凭据

3.为保持永续记录提供必需信息奉食品饮料领料单的使用必须实行严格的序号管理委

一、收入及储存

1.收到领货单时，必须马上储存在上锁的库房中，未经授权不得靠近严禁厨师、酒吧招待及其他餐饮服务人员接近未用的领货单

2.所有未用的、签发的申请领料单储存要便于按序号发货

二、领货单的签发

1.领货单由各部门的总监/经理签字后递交成本主管和财务总监处签字批准后，方可领货

2.领货单上申请的数量，必须严格限定在营业所需的最低水平上

三、授权、审批各部门总监要书面确定有权从库房申请领料、有权审批发货的人员名单这个名单上有签名样式各个仓库需备份名单的副本

四、物品申领单发料应登记在一式三联的“物品申领单“上

1.在申领单上写明所要申领的货物名称之后，要在最后一行记录后划一横线，防止未经授权的增加，然后在“申请领货人”上签字

2.申请领货部门要将所有三联送交仓库保管员

3.仓库保管员要在“发货人”后签字收货人要在“收货人”后签字

4.发货后，仓库保管员要留存申领单当中的第一联，并且1第二联送交成本控制部来调整存货明细账记录，并作为与仓库核对的凭据；2第三联交领货部门

五、发货管理

1.仓库保管员只有在收到完整、签名的申领单后才能发货

2.在领货前，使用部门应提前将申领单送库房，以便库房准备，仓库必须按限定时间发货

3.填写申领单必须字迹清楚、名称准确、数字明了，否则将不予受理

4.申领单必须记录全部物品的发出方向及用途a.厨房；b.餐厅；c.饮料部门；d.饮料部门（免费）；e.职工食堂；f.高级雇员用；g.免费及促销用；h.经理销售；

1.对毁损、被盗；或有其他损失（这些在申领单中必须充分解释，并由经理批准）的情况，所有的仓库发货必须在相应的地方清楚地加以标识

六、库房安全管理规定财务部SOP手册PoliciesProcedure文件编号库房安全管理规定生效日期传达范围明确保安全存放物资，维护酒店利益政策与程序

1.专人专库，各库房钥匙由专人收存

2.坚持值班登记制度，严格交接班手续，保管员公休、倒休、出差时的物资发放由领班和替班共同负责；在保管员休假前和上岗后应交接清楚，落实责任

3.库房勤清扫、勤通风、勤整理物品摆放要符合消防要求，物品保管不霉不烂，无丢失、无损坏

4.安全消防按岗负责保管员必须熟知消防常识及消防器材的放置位置，掌握已配备的消防器材的使用方法

5.来历不明、性质不清的物品及私人物品不得入库存放

6.易燃易爆、剧毒物品专库专放，专人保管，严格领用手续

7.库房严禁吸烟，不准会客，不准留宿

8.库房不准动用明火，不准使用电热设备，不准乱拉照明线路

9.来库领用物品要在库外等候，未经允许不得进入库房

10.出现问题要及时与采购部、财务部或保安部联系

七、库房防火安全管理规定财务部S0P手册版号文件编号库房防火安全管理规定生效日期传达范围PoliciesProcedure确保安全存放物资，维护酒店利益政策与程序

1.严格遵守《仓库防火安全管理规则》，库内严禁吸烟，不得动用明火，要保持通道畅通

2.根据货物的不同性质分类、分库存放易燃易爆物品单独设库存放，不得和其他库房混用

3.库内物品码垛要整齐，不得过高、过宽，物资须距电线、灯泡50厘米以上，灯泡不得超过60瓦

4.易燃易爆物品库应安装防爆灯，严禁在库内乱拉照明线

5.保管员应经常检查灯具和电线，发现破损、老化要及时请工程部更换

6.离开库房时必须进行防火安全检查，确无问题，切断电源并锁好门后方能离开

7.各岗位要熟悉各种消防器材的性能、使用方法及器材摆放位置发现火立即扑救，及时报有关领导及保安部，并保护好现场，协助查清起火原因

8.爱护消防器材，保持灭火器清洁，禁止随意挪动、遮挡消防器材

9.凡违反本规定者，按酒店消防管理规章有关条款进行查处。