会议管理制度（汇编5）

会议管理制度第一章总则第一条为规范会议程序，提高公司总体决策管理能力和办事效率，更好地协调工作，研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方法，预防和纠正工作中存在的问题，顺利完成公司预算考核目标，并保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度第二条与会人员应对会议的各自的表决意见及有关保密内容必须做到不该说的不说，不该问的的不问，不该看的的不看，并严格遵守执行会议的各项决定第三条会议按类别、内容不同由相关单位组织，并做好会议管理第四条本制度适用于公司及所属各部门第二章会议类别第六条本制度所指的会议包括公司总经理办公会议、中层干部会议、专题会议、部门日常管理例会和接待会议等第七条专题会议指公司财务管理、经营管理、安全管理、质量管理、工程管理、预算管理、合同评审等会议第二章会议的组织管理第一节总经理办公会第八条总经理办公会是对公司发展和管理中的重大事项的研究与决策内容包括但不限于分解落实公司年度计划、讨论确定公司发展战略目标和投融资计划；对公司生产经营中的重大事项进行分析、研究、决策，特别就安全生产、进度工期和质量等问题进行工作部署，明确施工、采购、销售等关键环节的指导意见；讨论公司重要人事任免、机构设置以及制度审议等第九条总经理办公会议原则上每月召开一次特殊情况可临时召开第十条总经理办公会议由公司总经理主持，副总经理等经营班子成员参加，参加会议的人员应积极发言、明确表态总经理办公会研究讨论专题问题时，如有必要可通知相关部门负责人列席第十一条总经理办公会由公司办公室通知、记录和整理纪要第二节中层干部会议会议的安排第一条例会的安排为了避免会议过多或重复，全厂正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开.例会会议安排如下

（一）行政技术会议

1.厂长办公会时间地点主持召集参加者:内容研究、部署行政工作，讨论决定全厂行政工作重大问题

2.厂务会时间地点主持召集参加者内容总结评价当月生产行政工作情况，安排布置下月工作任务

3.班组长以上干部大会（或全厂职工大会）时间地点主持召集参加者:内容总结上季（半年、全年）工作情况、部署本季（半年、新年）工作任务，表彰奖励先进集体、个人

4.经营活动分析会时间地点主持召集参加者内容汇报、分析工厂计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露矛盾，提出改进措施不断提高工厂经济效益

5.质量分析会时间地点主持召集参加者内容汇报、总结、上月产品质量情况，讨论分析质量事故（问题）、研究决定质量改进措施

6.安全工作会（含治安、消防工作）时间地点主持召集参加者内容汇报总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施7,技术工作会（含生产技术准备会）时间地点:主持召集参加者内容汇报、总结当月技术改造、新产品开发、科研、技措和日常生产技术准备工作计划完成情况，布置下月技术工作任务、研究确定解决有技术问题的措施方案

8.生产调度会时间地点主持召集参加者内容调度、平衡生产进度、研究解决各车间科室不能自行解决的重大问题

9.科务会时间地点:主持召集参加者内容检查、总结、布置工作.

10.车间办公会时间地点主持召集参加者内容检查、总结布置工作.

11.班组会时间地点:主持召集参加者内容对先天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项二党群系统会议

1.党委委员扩大会时间地点主持召集参加者内容1研究贯彻执行党的方针、政策和上级党组织的决议、指示和措施方案2讨论制定加强工厂党的建设和职工队伍精神文明建设的计划与措施3听取行政关于生产经营情况、工厂发展计划、职工奖惩等方面的汇报和工会、团委、科协等群众组织的工作汇报4研究决定有关机构设置、领导干部任免、党员奖惩等重大事宜5审批审定有关表彰决定、荣誉称号、新党员、出国人员政历等

2.党群系统办公会时间地点主持召集参加者内容学习党的方针、政策，检查总结党群部门当月工作任务完成情况，安排布置下月工作任务

3.党支部书记会时间地点主持召集参加者内容学习上级有关文件、传达贯彻上级有关会议精神，汇报、总结当月党支部工作情况，分析研究党员和职工思想动态，安排布置下月党支部工作任务

4.纪检工作会时间地点主持召集参加者内容汇报、总结、布置工作，学习上级有关纪检方面的文件

5.组织工作会进间地点:主持召集参加者内容学习、传达上级有关文件精神，汇报、总结、布置工作

6.宣传工作会时间地点主持召集参加者内容学习传达上级有关文件精神、汇报、总结、布置工作.

7.厂工会委员（扩大）会时间地点主持召集参加者内容学习、传达上级有关文件、指示、汇报、总结、布置工作

8.分工会主席会；时间地点主持召集参加者内容学习传达上级有关文件精神、汇报、总结布置工作

9.厂团委委员（扩大）会时间地点主持召集参加者内容学习、传达上级有关文件、指示精神，汇报、总结、布置工作

10.团支部书记会时间地点主持召集参加者内容学习、传达上级有关文件指示、汇报、总结、布置工作

11.武装人防工作会时间地点主持召集参加者内容学习、传达上级文件指示、总结、布置工作

12.科协工作会时间地点主持召集参加者内容学习、传达上级有关文件、指示、汇报、总结、布置工作

（三）各类代表大会

1.职工代表大会时间地点主持召集参加者内容

2.车间（部门）职工大会（或职工代表小组会）时间地点主持召集参加者内容

3.党员代表大会时间地点主持召集参加者内容

4.团员代表大会时间地点主持召集参加者:内容

5.科协会员代表大会时间地点

6.企协会员代表大会时间地点主持召集参加者内容

（四）民主管理会议

1.工厂管理委员会时间地点主持召集参加者内容

2.厂长、党委书记、工会主席联席会:时间地点主持召集参加者内容

3.生产管理委员会时间地点主持召集参加者内容

4.生活福利委员会时间地点主持召集参加者内容

（五）论文、成果发布会

1.科协年会时间地点主持召集参加者内容

2.企协年会时间地点主持召集参加者内容

3.政治思想政治工作研究会年会时间地点主持召集参加者内容

4.厂QC成果发布会时间地点:主持召集参加者内容

5.科技成果发布会时间地点主持召集参加者内容

6.信息发布会时间地点主持召集参加者内容

7.企管成果发布会时间地点主持召集参加者:内容第二条其他会议的安排凡涉及多个车间（科室）负责人参加的各种会议，均须于会议召开前义X经部门或分管厂领导批准后，分别报两办汇总，并由厂办统一平触安排，方可召开第三条厂办每周六应将全厂例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并订印发到厂领导和各车间、科室及有关服务人员第四条凡厂办已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请厂办调整会议计划未经厂办同意，任何人得随便打乱正常会议计划第五条对于准备不充分、或重复性、或无多大作用的会议，厂办有权拒绝安排第六条对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，厂办有权安排合并召开第七条各部门会期必须服从全厂统一安排，各部门小会不应安排在全厂例会同期召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则会议室使用管理制度第一章总则为了规范公司的会议管理，加强会议室的合理利用并对其进行有效管理、保证会议室的整洁及各类设施的完好，提高会议管理工作效率、会议质量，确保公司各项目会议的顺利召开，特制定本管理办法第二章适用范围第一条会议室仅限于本公司用于举行各类会议、开展各部门培训及重要来宾接待等工作使用第二条本管理办法适用于公司各级、各类会议的组织和管理第三章会议的类型及使用原则第三条公司会议类型有公司办公例会、日常工作会议、重要来宾接待会议、专题会议、培训会议和临时会议等第四条会议室使用原则

一、会议室使用需遵循先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；临时情况使用各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商调整使用，但不可影响后续其他预约情况；

二、会议组织部门根据会议类型、参会人员级别和参会人数提前到前台填写《会议室预约登记表》预约会议室；涉及接待重要来宾或专题会议等重大会议时，应填写《会议接待需求表》；

三、如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政部负责人，根据实际情况协调会议室使用，事后补办有关登记；

四、部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用若长时间未到，则会议室使用权由行政部另作安排；

五、如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请部门及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室第四章会议准备第五条会议组织部门应根据会议类型、与会人员级别等内容，提前到行政部指定人员进行登记预约，涉及重大会议时，应填写《会议接待需求表》，经行政部审批第六条所有会议的主持人、召集部门、与会人员及与会领导都应该做好充分准备工作，以便会议高效、有序进行第七条会议组织方或人员的会议前需要准备以下内容

一、明确会议主题、会议主持人、会议时间、明确参会人员，准备会议议程表、会议资料及签到表，并且指定人员进行会议纪要；

二、涉及接待重要领导或贵宾的会议，需要提前与行政部确认该贵宾或领导的住宿、行程、用餐等安排及相关费用等事项；

三、会议通知由会议组织方或人员发布第八条行政部会议前必须根据会议类型及会议组织方需求，需要准备以下内容:第十二条中层干部会议是公司围绕战略发展、重大决策和重大事项等工作而适时召开的会议会议传达、落实公司管理理念、思想、重大决策、决定通报公司经营、管理和发展情况，总结工作情况，表扬先进、批评落后，统一思想、明确责任激发中层干部的工作积极性，提高凝聚力、战斗力和工作效率第十三条召开中层干部会议由公司总经理批准，参加人员原则上为公司部门负责人和主要管理人员第十四条公司中层干部会议的组织单位由公司办公室通知、记录和整理纪要第三节专题会议第十五条公司专题会议是研究批准相关部门提出的生产、工艺、技改、质量、安全、工程、预算项目的实施方案；分析、研究近期成本管理、进度管理、质量管理、安全管理、财务管理、经营管理、预算管理、合同评审等方面存在的突出问题，提出解决办法，明确并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务的会议第十六条公司有关生产、安全、经营、质量、安全、设备、技改、预算等方面的专题会议每月至少召开一次第十七条专题会议由公司总经理批准，分管的副总经理主持，公司部门的相关负责人参加第十八条专题会议由所属分管部门组织并承办通知、记录和整理纪要，办公室协调安排会议室第十七条专题会议结束后个工作日内，由承办部门将此方面的《专题会议纪要》1经会议主持人审核签发后执行，同时报送上级组织备案第四节部门日常管理例会第二十条公司所有部门必须有效地召开部门日常管理例会，并保证做到会议的质量达到公司规定的目的第二十一条公司人力资源部负责对各部门的会议质量、会议时间、会议效果等进行过程抽查或评估第二十二条部门日常管理例会至少涵盖如下内容传达贯彻公司会议、文件及领导指示精神；了解本部门及下属本期工作完成情况，总结存在的问题，提

一、应于会议前分钟，准备好茶水、茶歇（水果、点心）、会场10布置（包括会议电脑、视频会议链接、音响、投影、条幅标语、座位及名牌、照明、笔、信纸、鲜花等）工作；

二、涉及接待重要来宾的行政工作，包括酒店住宿、来宾用车、用餐预定等第五章会中服务和会议要求第九条会场服务会场服务主要由行政部负责

一、引导座位会议组织方或人力行政人员应于会前准备好座位名牌，可引导与会人员尽快就座，特别要注意主要领导人员和重要贵宾人员的座次位置；

二、茶水服务会议开始后，人力行政人员应指定前台工作人员，每隔分钟添加茶水，根据与会人员饮水情况，自行调整添加茶水间15-20隔时间；

三、维护会场秩序保证会场内外安静，注意会场周围无关人员大声喧哗或闯入会场内，影响会议正常进行；

四、内外联系、传递信息做好内外联系及信息传递工作，包括会议进行中领导对外要办的事项、外来人员电话接听、重要日程安排及接待等事项第十条会议要求

一、请与会人员严格遵守会议时间，切勿迟到或无故早退；

二、会议主持人应把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员;

三、会中，与会人员应及时关闭手机铃声，打开震动；请勿随意打断他人发言；急需接听电话，须到场外接听第六章会后工作第十一条会议结束后，各部门应做好收尾工作

一、会场清理各部门使用后要及时关闭投影仪，视频等设备，椅子及时归位行政部会后检查并整理会场，保持会场清洁清点会场设备，保证会场内设备完好会议室使用完毕后，随时关闭门、窗和全部设施、设备、电源，其实做好防火、防盗及其他安全工作；

二、会议纪要由会议组织部门指定人员做好会议纪要，并成文由与会人员签字确认；

三、贵宾接待工作涉及会后接待用餐或接待用车，由责任部门陪同，行政部协助安排用餐及行程用车，直至接待工作结束第七章会议室的管理第十二条会议室由行政部指定专人管理，各部门在使用会议室过程中，要保持卫生，禁止吸烟，爱护室内设备会议室内的设备、工具、办公用品未征得公司同意，任何人不得随意拿出会议室或挪作他用第十三条会议室的环境卫生由行政部安排专人打扫，要做好日常清洁工作为保持公司形象，公司员工切勿将私人物品摆放于会议室第十四条如遇下班或节假日，会议室管理人员应做到门窗关闭、电源关闭，遥控器等小件物品应及时收纳，做好防火、防盗安全工作第八章附则第十五条本制度由行政部指定，经区域总经理审批，报批集团通过后生效第十六条本办法的解释权和修改权归行政部所有第十七条其他内容附件一《会议室预约使用登记表》附件二《会议接待需求表》会议室使用管理制度目的

1.为了加强会议室的管理，做到合理使用，有效管理保证各类会议顺利召开及相关工作开展有序使用，提高会议室的利用率，特制定本规定范围

2.本规定适用于中心各会议室管理职责

3.办公室负责公司会议室的安排和管理，保证室内整洁卫生，设施完

3.1好办公室负责会议室的钥匙，会议室设施、卫生等管理

4.2内容

4.会议室仅限于本公司用于举行会议，接待访客、商务研讨，招聘

4.1等工作，各部门安排的各种会议、工作需提前登记，由办公室负责安排时间，避免发生时间冲突未经允许不得擅自使用，如特殊情况需借他人使用，需通过申请经办公室同意方可各部门因公使用会议室，原则上须提前一天需填写《会议室使用

4.2申请表》报备办公室，会议室使用遵循先全局性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则由办公室协调安排后，方可在公司前台处领取钥匙，并使用会议室各部门在使用会议室时，不得在会议室吸烟、大声喧哗，以免影

4.3响到其他同事正常办公各部门在使用会议室的过程中，必须爱护公物，保持会议室的整

4.4洁，用完后所有设备放置原位会议室配置的影音设备由行政部负责监督管理，各部门使用人员应爱护会议室的公共设备，若发现使用部门操作不当及人为造成损坏的，须追究当事的相应责任会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得行政部同意任何人

4.5不得拿出会议室或作为他用若确因需要借用，必须征得办公室同意后方可动用，事后归还原处凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次的安排，办公

4.6室协助提供会议用品（包括茶叶、水果、面巾纸等），不得在会议室内随意乱贴乱画会议室的照明、空调、音像设备的使用及会务工作由会议室原则

4.7上由使用部门负责，办公室协助指导使用若主办会议部门要求悬挂会标，专题会议后应将会标立即撤销；若有其他特殊性要求，需提前申报，经办公室同意后，方可进行行政部按每周会议安排表提前准备好会议室，及时做好会议室内

4.8设施设备、会务方面的一切安排，安排清洁人员做好会议室整洁工作，保证桌椅排放整齐，地面干净整洁并按会议需要备好茶杯，饮用水，会后及时打扫清理会议结束后，使用会议室的部门负责室内桌面卫生清理和物品整

4.9理，并关好门窗、关闭空调、电器等设施设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作，并及时将会议室钥匙退回公司前台文员处，并由人员核查使用后物品状况如因与会人造成的损失将追究使用人的责任行政部要每天做好会议室场地及消防安全、设备检查工作，保

4.1010障各类会议、接待活动的正常进行会议室管理制度为规范中心会议室的使用，确保会议的顺利进行，现规定如下

一、会议室使用实行登记制度，使用时填写《会议室使用登记表》，由会议服务部门统一安排使用，如遇会议改期或取消，应及时通知会议服务部门

二、会议室实行先登记先使用的原则，如发生使用时间重叠的情况，双方协商解决

三、夏季提前分钟打开空调，冬季提前分钟打开暖风1515

四、各司召开的会议，配有热水、纸杯，会议召开后每间隔分30钟提供热水瓶续水服务

五、新闻发布厅、第七会议室、多功能厅召开会议以及局领导参加会议时，配有热水、瓷杯，会议期间每间隔分钟提供续水服务30

六、接待外宾时，配有瓷杯、矿泉水、湿毛巾，会议期间每间隔30分钟提供续水服务

七、会议结束后，使用部门及时通知会议服务部门清理会场会议服务员工作流程表上午局长办公室卫生700〜730上午730〜800各楼层会议室卫生___________________________会前准备、会前一小时打开会议室，调整室温，准备茶水

1、会前半小时按会议形式与人数会议室摆放瓷杯2会议服务、迎宾会前分钟服务员站在所负责的会议室一侧迎接来宾315〜

20、引导宾客到达时，服务员要礼貌问好；来宾入坐后及时送茶水；会4议开始后，服务员应退至室外（如特殊会议需要，可留在会议室内）、续水会议期间每隔分钟续水一次，重要会议开会前随时倒水，开530会后第次续水时间在分钟以内1〜

220、宾客临时有事需要帮助时，要及时给予帮助或协调解决6（注会议服务期间不负责传递任何文件）、会议结束后，站门口合适的位置送别7会后收台、送走来宾后，要及时清理用品，清洁会议室内卫生，关闭空调、灯光8等一切电器设备、检查会场是否有参会人员遗落的物品，如有遗落的物品，马上将物品9送秘书处，与参会人员联系、会议服务工作结束后，按会议实际情况填写会议记录，最后将当10日的会议人数、时间、次数情况做好统计工作下班时间1700,如须加班，时间顺延__________________________周末如须加班按会议要求，提前做好会前准备收到各司室《会议室使用登记表》后，分配会议室会议结束后，瓷杯、杯托应立即清洗，消毒处理工作时间内不大声喧哗，不关闭室门，不吃零食，保持室内卫生，做到干净整洁会议室楼会议室规模会议室用途备注层人（内人，外人，452025一层外宾洽谈室毛巾、瓷杯1备）5一层人外宾会谈室毛巾、瓷杯26一层人新闻发布厅矿泉水360一层人服务中心会议室440二层人第一会议室党员活室16二层人第二会议室516三层人第三会议室616四层人第五会议室（有窗）716四层人第六会议室816第七会议室五层人（备人）毛巾、瓷杯9364（党组会议室）五层人第八会议室毛巾、瓷杯1016五层人第九会议室1116五层人局长会客室126五层人局长会客室136九层人休息室毛巾、瓷杯1410九层主席台人,观众人多功能厅毛巾、瓷杯、矿泉水158160九层第十会议室16合计会议室个17般会议室使用登记表使用部门（盖章）日期:会议名称联系人电话上午人数第会议室使用时间下午人数第会议室外来参会人数会议要求外来参会车辆备注物业公司备案会议服务室电话1187781特殊会议室使用登记表会议服务室联系电话1187781使用部门承办人联系电话时间月日时分至时分会议室名称新闻发布厅、外宾会议室、层多功能厅

9、主席台人数

1、会场人数

2、音响麦克风（有线个；无线个）3会、投影设备4场、层休息室59需求、会议用品瓷杯、瓶装水、毛巾

6、外来参会人数

7、外来参会车辆

8、其他9横幅制作、瓶装水由开会部门自行解决会议室管理部门签字使用部门签字月日备注、新闻发布厅、外宾会议室有会时，服务员通知中控室、音响室人1员、九层多功能厅有会时，服务员通知工程部,根据市内温度调节空调和2排风系统、物业公司备案3信息办签字出相应的处理意见；制订下期工作计划，纠正不正确的工作方法和工作行为；利用科学的分析方法（如循环法）进行研究分析部门开展各项工作过程中存在的问题，PDCA确定改进办法，制订有效的预防措施；分析部门员工提出的工作问题并讨论研究相关解决办法和改进措施；以恰当的形式开展批评和自我批评，融洽成员之间的关系，营造团结进取的氛围；安排专题培训等第二十三条部门日常管理例会原则上每周召开一次，由部门负责人主持，必要时邀请分管领导参加第二十四条公司所有部门必须保存完整的部门日常管理例会原始签到记录和会议记录，保存期为年1第五节对外接待会议第二十五条对外接待会议主要包括政府机关和上级领导来公司检查、指导工作的汇报会议第二十六条对外接待会议视来宾级别和来访目的由公司总经理或相关的分管副总经理接待，相关部门负责人参加；属于业务对接的由公司分管副总经理和指定人员接待第二十七条对外接待会议属公司层面的由公司办公室负责联系和组织第二十八条属于业务对接和专题内容的由公司对接部门负责联系和组织，公司办公室可协调会议室安排接待等工作第三章会议的组织、管理和服务第一节会议的组织第二十九条会议的批准

（一）临时召开的公司级内部小范围会议须经分管领导批准，公司级大型会议须经总经理批准

（二）本制度已列出的会议按照规定程序批准第三十条涉及公司多个部门共同召开并有公司领导参加的会议，由会议主要牵头部门与办公室联系，备案会议情况；需办公室协调安排的，由办公室统一安排第三十一条会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音录像摄影、会议纪要以及会议宣传等第三十二条会议通知

（一）会议需提前通知，一般会议应提前半个工作日以电话或其他方式通知,大型会议需至少提前个工作日下发正式书面通知2

（二）会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等第三十三条会议的准备

（一）做好会议通知确保应到人员按时参会

（二）做好会场的落实和安排，包括会场环境的布置和设施检查及服务人员和服务用品

（三）做好参会人员的引导和组织

（四）重要接待会议应制定会议及接待方案，方案内容包括但不限于接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、横幅、席卡、摄影摄像、公共活动等安排第二节会议室的管理与服务第三十四条公司会议室由公司办公室负责管理，第三十五条会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、设施管理、会议服务等第三十六条会议室要做到会议召开前分钟各项工作准备结束，会后分钟会3030场清洁工作结束，特殊情况根据实际情况另行安排第四章会议资料管理第一节会议纪要的整理与印发第三十七条会议纪要的整理和会议以其他形式公开内容由会议组织部门负责拟写和下发

（一）总经理办公会议、中层干部会议、经济分析会、生产经营分析会议、生产经营协调会议须整理会议纪要，会议纪要具有与公司规章制度具有同等的效力

（二）专题会议根据安排整理会议纪要

（三）其他各类会议可视情况整理成会议纪要和其他形式的简报等第三十八条会议纪要的签发总经理办公会议、中层干部会议结束后，公司办公室及时整理会议纪要，报公司总经理审核、签发后印发其他会议纪要由会议组织部门及时整理，报分管领导审核签发后印发会议纪要的发放范围是参加会议的领导和有关的部门第三十九条会议纪要整理和印发应在个工作日内完成，特殊情况除外；若会2议纪要决定、事项涉及保密内容，应派人直接送达签收第二节会议纪要的格式第四十条各种会议纪要行文的印制格式原则上要求按照公司统一要求制作，主要包含以下基本要点

（一）文本全部使用型纸A4

（二）文头用“某某公司某某会议纪要（可分两行排列）”的指定标题，用小二号黑体字，正文部分用四号仿宋非套黑字_GB2312

（三）标准下行注明发文部门

（四）成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写作“O”第三节会议资料的存档第四十一条各类会议资料必须存档总经理办公会议、中层干部会议和公司级专题、接待等会议资料由办公室负责按季度分类分次存档其他会议资料由各承办部门自行存档第四十二条公司重大会议等会议资料存档实行一会一存存档内容包括会议通知、第五章会议精神的督办会议记录、文字和宣传资料、影像录音资料、图片及会议纪要等第四十三条公司办公室负责对总经理办公会议、中层干部会议及有关专题会议的重大决定事项进行督办第四十四条对会议的决议和明确的内容，责任部门和人员必须认真履行，按照会议要求的时间完成，相关部门、人员予以支持、配合第四十五条公司办公室负责对会议决定事项进行分类整理，按照会议要求的时间以《督办通知书》对有关责任人和责任部门进行逐项督办，并定期整理《督办报告》向公司领导汇报第六章会议纪律和要求第四十六条会议开始前必须由本人签到，如不能到会应向会议主持人履行请假手续第四十七条不允许迟到、早退，中间有急事需离开会场应向会议主持人请假第四十八条会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，如遇紧急事情应到会场外接听第四十九条会议发言要言简意赅，按照规定时间发言第五十条会议务求精简高效，严肃认真第五十一条会议期间与会人员注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，不提倡对某一问题无休止地争论第五十二条做好会议保密工作密级会议原则上禁止拨打手机或录音参会人员禁止传播密级会议内容第七章附则第五十三条本制度自下发之日起执行，本制度公司办公室负责解释和修订，由总经理负责最终裁决医院会务管理制度医院会议是安排、布置重要的工作，传递和反馈医院各种信息的主要途径，完善的会务管理制度是各类会议正常召开的基础保障

一、院长办公室负责承办院长办公会、院周会、行政交班会、全院职工大会以及院长召集的各种主题会议和医院领导委托承办的其它各类会议

二、党委办公室负责承办党委会、党员大会、支部书记会议工会负责承办职工代表大会、工会会员代表大会、工会委员会、女职工委员会等

三、其它业务性会议，如科主任会议、护士长会议、学术委员会等，分别由医务部、护理部、科教部等有关部门承办

四、承办具有一定社会影响力的大型会议及重要的外事接待活动，由院长办公室负责或配合有关主管部门拟定接待工作，安排会议议程，并将会务接待工作进行分解，分别落实到各职能部门，各部门在接到任务后立即开展相应的工作，共同配合，保证会议的顺利召开

五、各部门承办会议须提前到院长办会室进行登记，院长办公室根据登记情况制定下周各类会议时间安排表，报院长审定后，于每周末发至全院各科室，各科室根据会议安排按时参加会议，承办会议的部门负责会务工作

六、院长办公室根据每周会议安排表，提前准备好会议室，包括桌椅摆放、灯光调试、音响设置等，应保证各类会议的正常召开

七、会议承办部门要拟定好会议议程，在会议前一天呈送会议主持人，并负责通知有关领导和人员参加会议，会前须提前半小时到达会场，按时清点到会人数，及时催请未到者

八、承办会议的部门负责做好会议记录，会后及时整理会议纪要，并报院长审阅，一般要在会后一日内印发至院领导和相关部门

九、会场照相、摄像可根据需要由承办部门自行实施，也可进行申请，院长办公室予以支持有关会议的图片资料应在会议结束后由院长办公室整理，年终交医院档案室大型会议及重要外事接待活动的媒体宣传与沟通，由党委办公室负责

十、医院会议室由院长办公室统一管理和安排使用，任何部门未进行登记不得随意使用，当会议较多发生冲突时，由院长办公室做好协调工作

十一、院长办公室要负责保管会议内所有的财产和设备，未经允许不得擅自外借或私自使用；同时要保持会议室的清洁和卫生，督促保洁人员按时清扫。