采购付款与发票管理规定

采购货品（工程劳务）胡议、付款及发票管理制度目的为规范企业各类采购货品（工程劳务）协议、付款及采购（或劳务）发票的管理，结合企业实际状况，制定本制度合用范围**企业内容企业各类采购业务、工程劳务业务按实际状况不同样分如下几种状况处理

（1）、预付款业务，

（2）、货到付款业务，

（3）、现结购置成品业务第一条、财务对协议管理规定企业各类货品采购及工程劳务业务均需签订协议（对于零星办公用品的采购,价值在1000元如下的，凭经部门经理核准时采购计划单进行采购，不需订协议，金额在1000—5000元之间时需总经理授权进行采购），详细规定如下

（一）、协议的签订及审批

1、采购业务协议企业生产用各类材料物资及固定资产的采购协议时签订应由供应部采购业务经办人经根据经同意的《采购计划单》及《采购协议价格申报单》进行《采购计划单》、《采购价格申报单》及《采购协议》按采购物资属性及价值不同样由对应的领导审批

（1）、正常用直接用于工程项目及办公用品等低值易耗品采购由分管经理同意;

（2）、工程进场物资、设备等固定资产采购，采购价值2万元如下的由分管副总同意，超过2万元的由总经理（艺术总监）同意

（3）、

6、对单笔业务口径一致性的规定每一笔业务，收款人、签定协议人及出票人、实际供货人必需一致，假如有特殊状况，经董事长、总经理特批的业务，签定协议人（即为企业提供劳务及货品人），在结算款项时，出具的发票与协议不符时，在签定协议步，应单独有协议补充阐明，收款据必须用出发票人的收据,以免给财务工作导致混乱，假如是先预付款后来发票的业务，在结算时，发票出具人（以发票专用章确认）与收款人不符的，对前面已支付的数额，收款人应补足与原收款时间金额一致的出发票单位收款据，在补齐手续之前，财务将不受理该发票，并停止付款假如预付款已全额支付后来发票时，由业务经办人负责催收发票，结算发票报送财务时间定为经济业务结束之日起30天之内对某些业务频繁、单笔业务金额不大，在一定期间内，价格不变以业务，可按月结算开票

7、超过规定期限未获得付歙业务收据的处理按单笔业务计算，每超期1天，予以采购业务经办人5元罚款，从工资中扣除，超过一种月未能获得收据时，停发业务经办人工资，直至财务部收到收据原件为止如发现业务经办人有弄虚作假的，由业务经办人承担对应的损失，后果严重的追究法律责任第五条、多种状况下采购（或劳务）业务发票的规定

（一）、采购（或劳务）发票原则规定及处理

1、所有材料物资（含固定资产）采购业务原则上均应由供应商出具增值税专用发票（增值税专用发票进项税有效认证期为自发票开具之日起90天内），财务部不接受超过认证期的增值税专用发票，特殊业务不能出具增值税专用发票时经财务承认、总经理同意时可开具增值税一般发票；所有劳务业务发票均应由提供劳务人按实际业务内容出具符合我司主管税务机关规定的发票对于设置最低库存量的材料物资，由采购部提出《采购计划单》经保管员核算库存报分管副总同意后实行采购

2、工程劳务业务协议企业所有工程建设及设备安装、维修等接受劳务业务，应提前计划工程劳务人数、金额、旅程、食宿及有关费用制作工程预算表并签订劳务协议协议额在5000元如下的劳务协议及工程预算表由分管经理同意,超过5000元以上的劳务协议及工程预算单由总经理同意

（二）、协议内容填写规定

（1）、协议内容应按规范格式内容完整填写，协议中要尤其约定发票事项（采购业务需分增值税专用发票与增值税一般发票，接受劳务需获得我司主管税务机关许可的劳务发票，并注明出具时限为收货后一种月内寄达）、详细品名规格单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商（服务商）帐号信息等内容

（三）、协议时报送及执行

（1）、协议报送各类采购及工程劳务协议由企业各分管业务负责人及商务代表负责签订，报分管领导核准后由业务经办人将生效的协议报送一份到财务部材料会计处存，同步实行采购

（2）、协议执行所有采购协议业务均应由供应部实行采购，劳务协议由工程设备部执行实行，对于特殊状况下经总经理特批的采购（工程劳务）业务除外财务部将按协议约定执行付款事宜,款项支付与否及支付方式原则上按协议规定正常办理在付款时，除支付财务帐面应付帐款外，在提交用款申请的同步还应附有协议，对一次签定协议、同一价格多次进货的，在第一次进货时发票要附协议，在后来价格不变的业务发票后可不附协议，但要在价格发生变化时的第一笔业务发票后附有供货方的调价函（各类包装材料采购业务，供应部采购员应于每月5日前报一份经董事长同意的按不同样供应商分材质、规格填列的各类物资材料采购价格表交财务部，作审核采购价格之参照根据月中如有变化应及时列表经董事长同意后报至财务部立案）

（3）、财务部不受理涂改及未经企业董事长（总经理）或有总经理授权签批的协议第二条、付款管理规定采购（往来）付款业务流程图业务经手人持用款申请（含附件）-

1、财务部往来会计核算-

2、申请人分管领导签字T

3、财务负责人签字T

4、董事长（总经理）签批T

5、财务出纳员付款所有因采购货品、接受劳务的付款业务均需凭经核准的“用款申请”付款“用款申请”由业务经办人出具，经财务部往来会计、部门负责人及分管领导审核，报财务及总经理审批后，按财务管理制度规定手续办理付款事宜各采购业务经办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人信息及帐号的真实性、精确性负责，如因提供收款人信息不真实导致财务误付款，给企业带来经济损失的，由采购业务负责人承担责任；因用款申请中收款人帐号信息错误导致退汇、退票的，该笔业务金融机构手续费由业务负责人个人承担，由此导致的误工误产及一切后果由业务负责人承担所有付款业务的用款申请单，除第一次付款的新增供应商外，均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写与收款单位帐面往来余额状况后方可继续下一流程环节业务经办人在申请正常业务付款时需持“用款申请”依上述签批流程图次序依次履行签字手续，如因董事长出差不能及时签批时，经财务负责人签批后付款；如属特殊业务付款，则由业务部门负责人、董事长签批，最终交财务负责人审核后付款出纳员在接到业务经办人交来时经财务负责人或董事长总经理同意付款的用款申请时，按实际批复的付款金额及付款方式付款，假如批复付款栏及批复付款方式栏为空的，按申请付款金额及付款方式办理付款手续

1、预付款业务无特殊状况，除采购进场急需材料业务外，其他预付款业务在未结算总货款或工程款前，不得预付所有价款预付款业务流程图业务经手人持用款申请（含协议采购计划单等附件）T财务部往来会计核填帐面往来余额一分管领导签字T财务负责人签字T董事长（总经理签字）一财务出纳员付款

（1）、预付款业务付款手续业务经办人员出具经分管经理、财务经理及总经理、董事长同意的用款申请附协议书、采购计划单，到财务办理支付款项手续

（2）、对于预付货款的经济业务，各物资采购及工程劳务部门必须谨慎把关，保证与供应商业务关系良好，协议正常执行对于财务帐面“应付账款”中持续六个月出现未发生变化负数金额的业务单位,由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回,以防止企业利益受到损失（预付工程款不在此内）

2、货到付款业务原则上必须先获得发票再付款，但在不超过财务规定的到票时间内付款的，按《财务管理制度一货币资金及承兑汇票管理制度》中的付款规定办理详细如下:货到付款流程图业务经手人持用款申请（含附件）T财务部往来会计核填应付款余额T分管领导签字T财务负责人签字T董事长（总经理签字）T财务出纳员付款

（1）、对货到付款，发票未到时规定对于货到入库、发票未到，需按协议付款时，由业务经办人出具用款申请，报材料会计在付款申请单上标示验收入库单号或临时收料单号（注入库单必须在付款之前传达材料会计处），及货款金额，并附“采购协议”材料会计签名确认后报财务负责人审签、董事长核准后付款对于含量待检的，原则上在未办理入库手续前（即入库单未传达财务前）,财务部不受理该笔业务付款，特殊状况确需付款时需总经理特批（由财务认定）

（2）、对货到已验收、发票已到规定付款的（即帐面应付款）货到验收入库，有关单据传递手续已完毕，并收到该笔业务发票时，规定该笔业务经手人对发票的内容（货品数量、价格、金额）进行审核，参照该业务入库单及协议等进行查对，确认无误后在发票右下角签章确认，将发票附入库单等单据交财务部，并按规定出具用款申请，交财务部办理付款手续材料会计核填帐面应付该供应商款项金额、申请部门负责人签字、财务负责人审签、董事长核准后付款

（3）支付帐面应付款对于支付帐面应付款的业务，由业务经办人开具用款申请单，填明申请支付金额，到财务部往来会计处核填帐面应付金额，经财务负责人审核，总经理董事长签字同意后方可交出纳员办理付款手续第三条、付款方式及收据的获得规定付款方式重要有现金、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等，为了规范开支的管理，防止产生不必要的损失和纠纷，款项的支付重要以银行付款或银行承兑汇票付款为主，原则上超过1万元的业务或常常性的供应商款项均以银行电汇、转帐支票或承兑汇票支付，无特殊状况时均不能支付现金对于付出的款项原则上均应获得收款方的收款收据，详细付款方式及有关规定如下

1、现金付款对于确需以现金支付的业务，在业务经办人员交来时经有关人员审核及总经理同意的用款申请后，视其详细状况分别处理

（1）、收款人派人上门收款的，企业业务经办人员（指采购员）对来人身份进行确认，财务部出纳员验证来人持有的对方业务单位开具并加盖行政公章的简介信或对方业务单位加盖行政公章或财务公章的委托收款证明（件证明中需注明来人姓名、身份证号、委托事项，并注明“本件与原件内容一致，具有法律效力”字样），经确认无误时，再办理支付手续在收款人点验货款无误后，直接开据收款收据后交出纳员收款人要在收款凭据上注明“收款人XX”字样,并由出纳员填写该收款人的身份证号，特殊状况下经同意后可不需填写收款人身份证号

（2）、假如是规定企业将款项汇入收款人（指业务单住）指定卡号（或业务经办人提供的收款人卡号）的业务，在汇款前由企业业务经办人负责提供收款人出具的收款帐号、户名并加盖盖有财务章（或公章）及收款方经办人签字盖章的“收款信息确认函”件（格式见后附件2）,确认函规定注明“本件与原件内容一致，具有法律效力”字样财务部收到符合规定确实认函件并经企业业务经办人签字确认后，方可汇款在办理完汇款手续，收款人在确认款项收到后，由企业业务经办人负责当日内将收款人开具的此笔现金业务的收款据的件交至企业财务部，并在汇款日起7日内（以银行业务单时间为准计算起始时间），将收据原件交至企业财务部对于没有通过审批或有关人员越权审批的付款业务，出纳员不予受理为控制企业资金风险，财务部对手续不全或有疑问的现金打卡付款业务有权拒付现金打卡手续费由收款方承担，特殊状况经董事长同意的除外

3、企业派人带现金外出采购业务:除零星办公用品及低值饰品外的现金,采购金额在5000元以上的材料采购业务，需由总经理同意由采购业务经办人提出用款申请，经核准后到财务办理现金借款手续借款人应为采购业务经办人指定的企业员工，无特殊状况超5000元的采购业务不得以此种方式进行采购，

4、对于正常采购或劳务业务付款，因有关申请部门计划不到位、不及时，导致原可以电汇或承兑汇票支付的款项，而需要财务部以现金打卡方式加急支付的，财务部有权拒绝，对于董事长特批的此种状况下的付款，在保证手续完备，所支付款项安全的前提下，付款手续费由业务经办人即付款申请人承担，假如导致资金损失时，还要由业务经办人承担对应损失

2、银行电汇付款财务部凭业务经办人出具时经核准无误的用款申请中列示的收款人信息办理电汇付款业务银行电汇付款可暂不要对方出具收据，但对同一供应商，既有现金付款、又有银行付款业务时，原则上，只要对方收款，就要出具收款据退汇重办业务是指银行已办理电汇付款手续，因收款人信息填写有误或其他原因，导致正常电汇付款业务退汇，需要重新办理付款时退汇重办业务按如下几种状况处理

1、收款单位提供收款信息有误的，由业务经办人负责重新出具用款申请办理付款；

2、企业采购或劳务业务经办人工作失误导致退汇时，由负责人在退汇单上签名确认，并由经办人提供精确信息，重新办理汇款，同步该退汇业务时原付款手续费由负责人承担

3、出纳员个人工作失误退汇时，由出纳员据退汇单重新填制电汇单办理汇款，同步，原汇款手续费由出纳员个人承担

4、因银行间业务划转不成功或其他非企业可控原因导致正常电汇付款退汇时，由出纳员在第一时间内报分管领导核销原电汇退汇单据并重新办理付款

3、承兑汇票付款

1、对于付出的承兑汇票，原则由收款单位派人上门收取【来人身份确认程序同本制度第三条，1,11,经财务部出纳员确认无误的，再办理支付手续,在来人对所收承兑汇票验查无误后,开具加盖收款单位财务专章的收据交出纳员其他签字手续参照货币资金付款业务，且我司业务经办人要在对应的原始付款凭证上签字确认

2、如收款单位派人上门收款，且来人未带收款据的，经财务部出纳员对来人身份确认无误后，再办理付款手续【来人身份确认程序同本制度第三条，1,1],在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具收条可由收款人在收条上注明“收据原件到后此收条自动转作附件”，并在收条上填写EMS特快专递单号，注明“以收款方实际收到此特快件为开具收据之根据”，签字盖手印，财务部经办人当收款人面将汇票装袋以EMS特快邮寄给收款单位

3、如收款人不能上门收款，需以邮寄方式付款的此措施存在很大风险,无特殊状况，财务一律不受理该付款方式，由采购业务经办人负责办理邮寄承兑汇票的财务登记手续，即在承兑汇票备查簿上对所支付承兑票号及金额签名确认，出纳员将需邮寄承兑汇票，当付款申请人面封好快递袋，并将EMS号填写在用款申请单申请人下方，再由付款申请人按收款单位的加盖财务公章的详细收件地址证明（证明内容含汇票金额、收件人姓名、收件地址、、联络，并注明“本件与原件内容一致，具有法律效力”字样），填写快递单，交出纳员办理投邮（收款单位的收件地址证明交财务作此笔付款业附件企业业务经办人应及时与收款人沟通，跟踪收款人对该快件的查收状况，并负责在承兑汇票邮寄之日起15日内将收款人开具的收款据原件邮至财务部出纳员处

4、票据的背书所有需支付的承兑汇票，原则上均应由出纳员据同意的用款申请单中列示的收款单位，在汇票“被背背书人”栏填写收款单位全称并加盖我企业在银行预留印鉴后方可对外支付或特快邮寄但对于企业自行从银行申请办理时承兑汇票（即应付票据），在支付给汇票列示的收款人之外的第三方单位时，原则上不能再背书（即不能回头背书），但出票银行及该汇票实际接受人许可可以背书的，则需要背书后支付

5、对获得的原始收据的规定对于现金、银行、承兑汇票支付业务，外来原始凭证原则上一律不得更改、涂抹，错开时原始凭证要重新开具对于原始凭证内容或金额有误时，如未按规定改错时（即在错误处划线后，填写对的内容，并加盖出票单位财务章及改错人私章），或在同一处错误更改两次（含）以上的，出纳员一律不予受理；如出纳员收受不合规定的单据，发现一次惩罚出纳员50元对于确属特殊状况的，不合财务规定业务单据经董事长特批处理的，应有董事长在该单据上的亲笔签批阐明对于一笔业务款项同步以不同样方式支付时，应根据实际付款方式及金额由收款单位分别开具收款收据，不能合开一张收据。