文件与信息管理程序

修订记录版次生效日期变更履历拟案审核核准A/12018/12/3初版发行制定部门制定审核批准日期日期日期

1.目的使本公司各种文件信息作业的标准化，规定本公司各种文件信息的制作格式，使各单位质量管理体系的文件信息制订有所依循使每个单位均依持有最新发行的文件执行作业，无效或过期作废的文件均能有效的管制

2.范本公司质量管理体系中，不论公司内外提供之相关文件与信息均适用

3.定义

3.1一阶文件“《质量手册》（QM）”说明质量系统原则与管理重点之系统指导文件以及部门工作手册，安全手册

3.2二阶文件“程序文件（QP）”供管理者管控部门之间或跨部门之间作业流程之文件

3.3三阶文件“作业规范（QA）”规范作业者行为工作标准或指导书

3.4四阶文件“质量记录（GW）”用来记录执行结果之各类表格或报告

3.5外来文件为国家、国际标族客户提供的相关文件及与质量有关的技术性文件数据（含工程图纸）

4.权责

4.1ISO质量负责人负责监督及裁决一切有关文件标准化的事务

4.

1.1确实掌握公司文件统一发行、回收、分类与存档的事务

4.

1.2受理文件提案申请及登记

4.

1.3制订文件制作书写的标准规定及文件编号原则

4.

1.4文件分类保存并维持整齐清洁的环境

4.

1.5定期制订【文件一览表】，以确保公司文件时效上的统一

4.

1.6负责外来文件的接收、保存、登记、编号、管理

4.2各部门负责人负责相关文件的编制、使用、保管以及提出修改、作废意见

4.3质量体系文件的制/修订、审查、批准权责表文件类别批准审核制/修订

4.

4.1第一阶文件总经理部门经理主办人员

4.

4.2第二阶文件总经理/总监部门经理主办人员

4.

4.3第三阶文件总经理/总监部门经理主办人员

4.

4.4第四阶文件/部门经理主办人员

4.4外部文件资料由各部门收集后，经文控保存与收发管制

5.作业内容:

5.1文件制作规范本规定限定于

一、二阶文件适用（三阶文件的架构依据实际使用确定，要根据实际内容调整，字体统一黑色,达到美观、实际）

5.

1.1封面制作规范，封面必须包括

5.

1.

1.1公司名称

5.

1.

1.2批准、审核、制订人必须签名作实

5.

1.

1.3文件名称

一、二阶文件名称

5.

1.

1.4文件编号:详见文件编号规则（

5.5）o

5.

1.

1.5版次详见

5.

5.5相关内容页次所制定之文件页次及总页数

5.

1.

1.7生效日期文件开始生效之时间

5.

1.

1.8文件变更修改记录”文件修定变更明细

5.

1.

1.9制订单位文件制定人所属单位

5.

1.2内页制作规范，内页制作必须包括

5.

1.

2.1公司名称插入公司图标文件名位于外框左端第二行，使18号宋体字加粗黑色字体文件编号、版次、页次及生效日期公司名和文件名右端，使用12号宋体黑色字

5.

1.

2.4正文

5.

1.

2.

4.1各书写项目段落的段前间距需设置为

1.5倍，如设置“范围”与上一段的段前间距为

0.5行，各段落的标题须使用12号宋体黑色字加粗

5.

1.

2.

4.2文件内容力求清晰易懂，以12号宋体黑色字由左向右依序书写段落以固定值，设置20磅为标准

5.

1.

2.

4.3章节条文叙述，依据下列的数字排列方式

2.

12.

1.

12.

1.

1.1•1•11•1••••••••♦1）

5.

1.

2.

4.4在正文中须引用其它程序文件案名或书名，用“《》”将其注明

5.

1.

2.

4.5文件书写内容视需要可包含下列各项1）目的重点说明编拟该作业程序之目的与用意2）范围简要说明该作业程序的适用之单位与人员之业务3）定义特殊名词解释4）权责相关单位应执行事项之重点说明5）作业内容说明作业现任之划分、参与作业的人员及工作范围，其内容应描述为达成目的之每一详细步骤，包含人、事、时、地、物等项目6）参考文件详细说明与该作业程序内容有关之文件名称7）使用表单该作业程序中所引出的“质量记录”表单8）附件该作业程序中所提及之流程或相关资料

5.

1.3边框格式横打格式上、下边距为1cm,左、右边距均为

1.5cm竖打格式上边距为

1.5cm,下、左、右边距均为1cm

5.2表单制作规范（可视具体情况而定）

5.

2.1表头第一行为公司名称的字体采用宋体，22号字黑色加粗表单名称，如【质量记录一览表】，字体采用宋体，20号字黑色不加粗

5.

3.2“表单编号”采用12号宋体黑色字，置于表单右上端

5.3文件制订、修订、废止作业

5.

3.1文件制订作业各部门需要制订文件时，由各部门负责人或指定人员起草后，经相关部门会审、权责人员批准后，交文控登录、发行，更新文件清单，原稿存留文控，保留电子档，扫描签字PDF档，按照发行部门要求，邮件通知发行，纸质文件发行必须盖章受控

5.

3.2文件修订作业若文件不符合现状手荻贡部/7需修订盹由申请部门填写【文件修订/废止申请单】说明修订的理由，经相关部门会审、权责人员批准后重新发行，修订内容填写于文件封面修订记录内，将修订文件内容采用倾斜字体标示

5.

3.

2.2修订后文件由文控重新发行

5.

3.3文件废止作业文件废止作业时，由申请部门填写【文件修订/废止申请单】经相关部门会审、权责部门相关人员批准后废止，文控保存文控回收废止文件并销毁更新文件废止清臬

5.4文件审核与批准作业文件制订、修订及废止审核及批准作业依

4.4作业

5.5文件编号规则

5.

5.1格式一适用于一阶和二阶文件DG-口口一口口口/口----------------版次修改状态-------------------------顺序号为

01、

02、03……-----------------------------------文件类别代号------------------------------------------公司代号

5.

5.2格式二适用于三阶文件DG-QA-□□----------------版次修改状态-------------------------顺序号为

01、

02、03……-----------------------------------文件类别代号------------------------------------------公司代号或年份+SIP/S0P+顺序号

5.

5.3格式三适用于四阶文件D,一□口-Form-□□□/□I一版次修改状态--------------顺序号为

01、

02、03……-----------------------------部门代号____________________________公司代号

5.

5.4文件类别代号QM质量手册QP程序文件QA作业指导书/其它三阶文件Form各类表单

6.

5.5部门代号规定总经理GM行政部AD人事部HR仓储物流WH生产一部PD品质部QC计划采购部PUR生产二部DC生产三部SMT生产四部PD4财务部FD

5.

5.6文件版本

5.

5.

6.1所有新制订的文件均由A版开始，用B至Z代表不同的修订版

5.

5.

6.2用1至5代表不同修订版的修订次数

5.

5.

6.3每修订一次即换一次修订号

5.

5.

6.4修订号超过5次时需将A版升级到B版，同时版次再次从1开始

5.7文件的分发与回收:

5.

7.1文控收到批准合格的文件及电子将确认文件编号及版本无误后，按各部门需求份额填写【文件签收表】进行发行，并在发行文件的封面上及内页的右下角加盖“受控文件”章文件原版经过相关部门人员签名后，签核原版保存在文控中心，保留电子档，对应PDF档放共享区，供部门查阅按照首页依文件制定部门要求分发电子档或书面档

5.

7.2为确保文件有效到达使用单位，文件接收单位或接收人必须在【文件签收表】上签名确认若为修订或换版之文件，使用部门需将原副本文件退回文控进行销毁，旧版原稿由文控保存；电子档接收部门将以最新邮件发出的版本为准签收后的副本文件不得任意涂改，或有任何签名记号等，必须保持与文控的正本文件一样完整干净各部门如需借阅文件，经权责部门审核、批准后送文控办理

5.8文件补（增）发作业程序

5.

8.1各部门提出文件增发或补发的申请时，需填写【文件补/增发申请单】，呈部门经理/主管审查其理由是否属实，再将申请单送文控处理

5.

8.2文件补发

5.

8.

2.1若原副本文件遗失，其作业程序如下

5.

8.

2.

1.1遗失单位填写【文件补/增发申请单】，呈经理/主管审查后送文控处理

5.

8.

3.文控接到申请后按原正本文件影印，加盖“受控文件”章正式发行

5.

8.

4.

1.3申请单位于【文件签收表】上签收

5.

8.

2.2若原副本文件破损或污损，其作业程序如下

5.

8.

2.

2.1申请部门将污损文件退回文控

5.

8.

2.

2.2文控接到申请后按原正本文件影印，加盖“受控文件”章正式发行

5.

8.

2.

2.3申请单位于【文件签收表】签收，文控将污损文件销毁

5.

8.3文件增发

5.

8.

3.1某部门因实际需要或原副本文件不够使用时，可申请文件增发

5.

9.

3.2文控影印所需文件加盖“受控文件”章正式发行，申请部门于【文件签收表】签收

5.

10.文件作业序

5.

9.1外来文件的控制及发放

5.

9.

1.1外来文件包括与产品相关的法律和法规、技术规范、国家标准、顾客数据等

5.

9.

1.2顾客提供的外来文件由文控统一接收部门归档保存，依实际需要进行发放

5.

9.

1.3文控收集与产品相关的法律法规、技术规范等外来文件列出【外来文件一览表】并归档保存

5.

9.

1.4对有版本规定的外来文件的保存应是最新版本6参考文件

6.1《质量记录管制程序》7使用表单

7.1【文件一览表】

7.2【文件签收表】

7.3【文件补/增申请单】

7.5【文件修改/废止申请表】

7.6【外来文件一览表】8附件

8.1附件一:文件制订、修订、废止作业流程图

8.2附件二文件管制印章样本“受控文件”章“外来文件”章“文件作废”章附件一:文件起草、修订、废止作业流程图责任单位作业流程相关文件/记录各部门负责文件制订或修订文件修订、废止及外发申请单附件二:文件管制印章样本管制印章样本字体22号加粗宋体外框:3磅受控文件章印章颜色红色外形尺寸4*3CM使用时机管制性文件发行与分发时字体22号加粗宋体外来文件章外框3磅印章颜色红色外形尺寸:6*3CM使用时机外来文件字体22号加粗宋体外框3磅文件作废章印章颜色红色外形尺寸4*3CM使用时机:废止文件。