文件控制程序 标准范文

文件名称文件编号版本/次A/1杭州ABC有限公司文件控制程序日期2022年6月23日页数共7页1目的规范XY事业部质量体系有关文件和资料管理，以确保各相关场所使用的文件为有效版本2合用范围合用于杭州ABC123XY事业部文件资料的管理和控制3职责123XY事业部总经理负责程叙文件、管理制度的批准123XY各部门经理负责本部门管理作业文件的策划与组织本部门文件编制、修改、与审核工作质控部文控负责统筹123XY质量体系文件的管理，包括文件的编号、归档、发放、回收以及各部门体系文件管理的监督4工作程序文件分类受控文件对于执行产品质控作业有关之文件，加盖受控章以与其它文件作区分，包括内部受控文件（一阶文件、二阶文件、三阶文件、四阶文件）和外来受控文件一阶文件质量手册二阶文件程叙文件、跨部门的业务流程，对不同的部门为完成同一事项沟通协调处理作出规定的操作系统文件三阶文件规范某一具体事情如何操作的指导性文件和工程技术数据如作业指导书、操作规范、管理规定/制度、BOM、工程图纸等四阶文件质量相关的记录表单如检验记录、生产日报表等外来受控文件从公司外部接收的各类需要受控的文件如供货商或者客户提供图纸、标准文件、技术数据、规格书、法规文件等文件编码文件及部门代码的规定

①文件代码:a）质量手册-**********b）程叙文件一**********-XXX（序列码）c）管理作业文件一SOP/SIP/BOM/DWG/CG（SOP:标准作业程序/指导书；SIP检验标准；BOM物料清单；DWG工程图纸；CG采购）d）产品规格/产品要求和文件名称（无文件编号或者名称的，由文控统一编号或者命名）

②公司/部门代码序号部门代码1公司名称HZ/ABC-1232总经理GM3事业部办公室XZ4研发部RD5产品部P06采购部PU7物控部PM8财务部FN9质控部QA10创造部PD质量手册与程叙文件编号由公司统筹管理文件编号方法a）管理制度编号方法QG/ARC123X X-X XXXX----------文件类别编号（管理.GL）及顺序号-------------------------公司/部门归属代码-------------------------------公司代号---------------------------------------企业代号（ABC）-------------------------------------------------企业管理制度代号b）管理规范编号方法HZ/ABC-123-WI XX-001---------文件编号------------------------公司/部门归属代码-----------------------------------管理规范----------------------------------------------------------杭州ABC123XY事业部代码c）作业指导书/检验规范/物料清单编号本公司内部编制的作业/检验指导书或者物料清单HZ/ABC-123-STP/SOP/BOM-001-------------文件编号-------------------------------检验规范/指导书/物料清单-------------------------------------------------------杭州ABC123XY事业部代码d）技术图纸的编号方法本公司内部编制的技术图纸,图纸的分类序号图纸大类代码1爆炸图纸02整灯图纸13零件图纸24PCB图纸35原理图纸46工艺图纸57包装图纸68组件图纸7HZ/ABC-123—DWG-SF（XXX）0/XXT-I T二一图纸流水号----------------图纸大类（如0爆炸图纸）---------------------------------产品代码（如天花灯SF104）--------------------------------------------文件类型（技术图纸）-------------------------------------------------------杭州ABC123XY事业部代码包装图纸的分类序号包装大类包装图纸代码1包装清单12外箱包装规范23内盒包装规范34内衬包装规范45配件包装规范56灯具标识规范67配件标识规范78说明书规范8HZ/ABC-123—DWG-SF XXX6-X-XX——图纸流水号---------------包装图纸分类---------------------图纸大类（如6包装图纸）--------------------------------------产品代码（如天花灯SF104）------------------------------------------------文件类型（技术图纸）--------------------------------------------------------------杭州ABC123XY事业部代码出.外来文件顾客提供的图样、产品规格要求和资料的编号方法可直接引用其图样、资料的编号；如无编号则将接到日期作为编号，同天接到几份文件的按先后顺序在日期号后加编顺序号，顺序号用阿拉伯数字表示；d）记录表单编号方法HZ/ABC-123—FM—XX—001/口口一TPT一表单编号（□版本号，例如A,修改后为B）------------------部门代码-----------------------记录表单代码-----------------------------------公司名称代码文件版号及页码编制方法a）文件版号由版本、版次组成版本用一个英文字母表示，第一版为A,第二版为B,挨次类推；版次用一位阿拉伯数字（0—9）表示，如新制订文件为A/0,第二次修订为A/1版本；累计修改超过9次以上或者变更内容超过文件内容的2/3以上需变更版本，即为B/0,以此类推文件字体格式和统一文件格式a）文件标题公司名称、文件类别为楷体-GB

2312、小二号字、粗体英文、数字使用Arial、四号字其余使用宋体、四号字、粗体b）文件内文:全文彩用宋体、小四号字、数字、英文使用Arial、五号字内文标题使用采用宋体、小四号字c）所有123XY管理制度参照ABC公司《管理文件、流程、表格管理办法》，文件类别统一用宋体（中文标题），小四字体文件编写、会签、批准文件编写批准权限如下制度、规范等管理性文件由质量负责人组织相关人员会签技术性文件由技术负责人组织相关人员会签会签意见经讨论确认需要修改文件时，由会签组织者交原文件编制人修改文件级别编制审核批准流程制度工程师及以上人员部门负责人总经理技术文件工程师及以上人员项目工程师技术部门负责人检验控制文件工程师及以上人员主管质控部门负责人记录填写职员主管工程师部门负责人文件评审发布文件内容涉及到其他部门一同协作才干完成的工作程序，需相关部门对该文件进行评审，评审该文件的有效性与可操作性该文件评审后交文控将修订完整文件给相关部门负责人会签，经批准发布后受控发放每年由质控经理组织各部门对现有质量管理体系文件进行评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改文件受控、发放公司内部文件受控文件原稿在提交给文控前，送交人应对文件进行以下确认a）是否进行有效的批准；b）标题、文件号、版本号、页数是否完整；如有不完整的情况，退回编写人进行修正文件的分发质控文控依据《文件管理清单》的规定分发文件到各相关部门，收文者在《文件发放、回收登记表》中签收所发文件加盖红色“杭州ABC123文件受控”章进行受控管制质控部文控对所有下发的文件留底档，以便进行控制文件的更改文件需更改时，由原编制部门填写《文件新增/修订/废止审批表》经审批后方可更改，并把更改后的电子文件交由文控审核格式、版本、并以红色字体加横线标示更改内容，以作区分，列印出进行审批，具体审批依，逐级控制，每次更改需重新印发新页，并更换底档原版文件及电子稿由文控保存文件的换版当文件更改处数较多或者大范围改动时，需进行换版，并重新发放新版文件文件的回收、作废a）新版文件发放时，文控应在1天之内及时收回旧版文件，并在《文件发放、回收记录表》中做好记录b）旧版文件收回后，由文控统一及时进行销毁c）原作废的原稿文件加盖红色“作废”印章后保存于文控中心，3年内不作销毁外来文件a）本公司外来文件主要指国家标准、IS09001国际（家）标准，与质量管理体系有关的法律法规等，顾客提供的技术文件、软件、光盘等b）顾客提供的所有外来文件，可直接引用其外来文件，经相关部门的主管签字批准后由文控登记在《外来文件登记表》上，原件由文控归档保存文件保管各部门文件由各部门负责保管，所有文件须分类存放在干燥通风、防潮、安全的地方，确保文件的清晰、易于识别和检索文件破损而需重新领用，需填写《文件发放/通知申请表》，经部门主管批准后按照文件发放流程受控发放，同时收回相应旧文件受控文件遗失补领，需遗失人（部门）书面申请遗失报告，报部门主管签核后，交文控保存；需补领的则填写《文件发放/通知申请表》，经部门主管批准后按照文件发放流程受控发放任何人不得在受控文件上乱涂画改，不许私自外借，影印盖有“受控”印章的文件，一律不得复印，各部门如有需要，应由部门主管填写《文件放发通知/申请单》，交给质控部文控安排复印后，下发放到申请部门文件领用借阅公司其他部门需领用借阅受控文件原稿时需登记《文件借阅申请登记表》，经质控文控批准后,方可借阅，并在规定期限内归还5相关文件《质量记录控制程序》《管理文件、流程、表格管理办法》6相关记录《文件发放、回收登记表》HZ/ABC-123-FM-QA-001《文件管理清单》HZ/ABC-123-FM-QA-002《外来文件登记表》HZ/ABC-123-FM-QA-003《文件新增/修订/废止审批表》HZ/ABC-123-FM-QA-004《文件销毁申请单》HZ/ABC-123-FM-QA-005HZ/ABC-123-FM-QA-006《文件发放/通知申请表》《文件借阅申请登记表》《文件更改记录》HZ/ABC-123-FM-QA-007HZ/ABC-123-EM-QA-061。