沟通、协商与信息交流控制程序

沟通、协商与信息交流控制程序1目的规范质量、环境与职业健康安全方面内外信息的沟通、协商与交流，以促进人员充分参与、增进理解、协调行动，达到持续改进的目的2适用范围适用于顾客、员工和相关方在参与公司质量、环境、职也健康安全管理体系实施过程中，相关信息的收集、沟通与协商、交流、反馈和处理3职责

3.1总经理负责建立沟通、协商与信息交流渠道，主持生产经营重要信息的沟通、协商与交流

3.2分管领导负责组织日常信息的沟通、协商与交流，信息处理意见的审核和实施落实情况督查

3.3综合管理部负责组织员工沟通、协商与信息交流，信息处理及反馈的督办

3.4各部门负责职责范围内的沟通、协商与信息的收集、传递、处理和反馈4程序

4.1沟通与协商的方式及内容

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1.1内部沟通与协商的方式及内容序号*礴主要内容沟a时间部门人员每年第一季董事、高管上年度经营目标完成情况、本年度经营工作1董事会会议人员等i伐域专项鳗叫等上季度经营目标完成情况、本季度经营工每季度第一2员工大会领员工月每月最后一人员、部1羟3总经理办公会本月工作完成情况、下月工作站建周专项工作的实施安排、责任人的分工及实4专项协调会酬假责任部门相对江艘幡5专题评审会对某项特定工作的实施关键环节、重要节适时相关责任A微荀感员工储囹联员工点及最终结果的评审，环境因数识别及危险源辨识、网期评价、安全环保方针目标及控制睹施的的评审；事件的调查与分析，职业健康安全事务的协商等专题业务研讨、经验交流、文体健身、质虹僚谢联6企业文化活动不赖相关责任部门量、环境、职业健康安全事招员工内部网络、宣7企恢化舌动物联M息不顿员工传栏口头、电子媒8工作实施中的某特定的信息值机树锁ffiA觥员工介

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1.2顾客沟通的方式及内容沟通主要内容/蝇寸间n勤队员组僦参与部项目实施协调实施前及实分管领导及相关1项目姚珊虹作要求ma®会项目实施现场分管领导及相关2项目进度、质量、安全及环保的实施情况嫌和的检查责项目实施情况分管领导及项目3项H阶段性实施情况的报告及建议嫌和的口头报告纷里分管领导及项目4顾客约谈项目阶段性实施工作要求sw炖部】例客户发包的项目及苗木产销实施情况的报每年至少.市励发用域分管领导及相关5客户恳谈会告、征询顾客对产品实施及售后服务的意次苗木销售部门责ttA见业务工作联系函、请示或报告、顾客定期和不定6书面材料实踊门相关责任人满意度调查、顾客意见处理单期7公司网站等电工忸施中的某强端息相关责任人厥A员子媒介

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1.3相关方沟通与协商的方式及内容组缈渗与部沟通主要内容沟a时间参力队员门分包订单或分公司产品和服务的分包内容及要求，安全环1熠用项目责似包协议保的控制及要求、职业健康安全事务的蝌实施前及实项目实施安排及工作要求和职业健康安全螂2协调会或螂门项目责ttA勺协商等项目实施中的专项工作要求或专项工作落3约谈酬以蜡的项目贵ttA青况的反馈及建议项目实施问题整改的要求，整改和落实情4整改通知书渐羽醐1项目责以岫勺反馈公司网站等电5工作实施中的特海定的信息醐期螂门项目责以子媒介

4.2信息的分类及交流方式

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2.1内部信息的分类⑴体系运行信息包括管理方针、目标、指标、方案、不符合、内审和管理评审、纠正与预防措施等信息⑵产品实现信息业务拓展、产品开发、业务实施任务书、设计策划、施工（养护、生产）实施方案，产品及过程监视测量、不合格品⑶环境与职业健康安全信息重要环境因素、重大危险源、环境和职业健康安全绩效监测、事件等信息⑷资源配置信息固定资产添置与维修、人力资源配置及培训、绩效考核、劳动保护、资金安排等信息⑸其他信息企业文化建设、员工及其代表关注的职业健康安全问题、员工合理化建议与经验交流、常规报表和通报等信息

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2.2外部信息的分类⑴顾客要求信息合同订单、与顾客沟通、顾客投诉及抱怨等信息⑵相关方信息上级或地方主管部门的规定、要求、指示，供方、分包方及相关方的业务实施和专业管理工作、投诉及抱怨等信息⑶法律法规信息与质量、环境、职业健康安全管理有关的法律、法规、规范和标准等信息⑷其他信息外部认证审核、环境监测、职业健康安全监察及反馈的结果等信息

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2.3信息的交流方式⑴内部信息的交流方式对于公司业务实施及管理工作的公共信息，主要通过公司会议、网站、公告栏等方式由综合管理部定期或不定期的向员工进行传递交流；对于业务实施及管理工作的专项信息，主要通过电子邮件及局域网、书面材料及口头等方式由实施的职能部门向实施的相关人员进行传递交流⑵外部信息的交流方式对于公司产品与服务的公共信息，主要通过公司网站、光盘、媒体广告、宣传栏、画册、产品展销会和产品推介会等方式，由业务的实施部门定期或不定期的向客户、业内人士和社会公众进行传递交流；对于公司产品与服务的专项信息是通过电子邮件、信函、传真、书面材料和口头交流等方式，由业务的实施部门适时向客户、业务主管部门和业内人士进行传递交流;对于公司专业管理及业务相关的信息，主要通过专业的书籍及报刊、媒体、参观访问、专题咨询、书面材料、会议和讲座等方式，由各部门适时进行收集、传递与交流

4.3沟通、协商与信息交流的反馈及处理

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3.1沟通、协商与信息交流的记录要求⑴沟通、协商与信息交流中形成的文字、音像材料、电子信息，由相关责任部门作为记录予以备份和拷贝⑵对以会议形式交流的信息，相关责任部门要落实专人，在《沟通、协商与信息交流会议记录》中予以记录⑶对沟通、协商与信息交流中，需要限期处理的专项信息，由相关责任部门记录在《顾客及相关方意见处理单》中

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3.2沟通、协商与信息交流的处理及反馈,沟通、协商与信息交流记录中、需要处理落实的信息，由相关责任部门按其要求进行处理，实施纠正，及时予以反馈，并按《不合格品与持续改进控制程序》的要求，提出纠正或预防措施，提交评审，组织实施及跟踪验证，相关记录记入中

4.4记录保存下列表单由相关责任部门记录与保存a）《沟通、协商与信息交流会议记录》b）《顾客及相关方意见处理单》c）《不合格品（不符合项）处置（整改）单》并按《记录控制程序》的要求予以控制5相关/支持性文件

5.1程序文件

（1）《不合格品与持续改进控制程序》

（2）《记录控制程序》6记录表单

6.1原始表单

（1）《沟通、协商与信息交流会议记录》

6.2引用表单

（1）《顾客及相关方意见处理单》

（2）《不合格品（不符合项）处置（整改）单》。