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文本内容:
文件控制程序目的
11.
1..为规范文件处理工作，参照有关规定并结合公司的实际情况，制定本程序
1.
2.对管理体系所要求的文件进行规范和控制，确保文件的充分性和适宜性，确保所有部门和相关场所都使用现行有效的文件和资料合用范围2合用于本公司所有公文、文件和资料的控制.职责
33.
1..管理者代表组织编写管理体系主要文件、综合管理手册、纲要类文件、程序制度等文件，批准相关作业层面文件，组织有关人员评审现行文件
3.
2.XX副总经理审核
3.
1.涉及的文件和其他公文；总经理批准
3.
1.涉及的文件和其他公文
3.
3.各部门依据文件控制程序管理本部门文件，编制、修订、报批本部门工作相关文件；各部指定专人处理本部门文件；各部门负责人审核相关作业层面文件
3.
4.质量技术部是专业技术文件和质量管理文件的编撰和督导实施部门
3.
5.行政部是文件处理、文件规范化管理的主责部门负责所有文件的保管、登记、发放、回收、销毁工作；督导公司各部门的文件管理工作
3.
6.行政和文秘管理人员应忠于职守，并具备有关专业知识公文管理原则
44.
1..公司公文是管理过程中所形成的具有法定效力的规范体式的公务文书，是传达公司的方针和战略、发布规章和措施、请示和答复问题、安排经营活动、布置工作、报告情况、交流经验的重要工具
4.
2.办理公文，应实事求是、认真负责，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理工作的效率和质量，行文要少而精、注重效用
4.
3.公文处理必须做到准确、及时、安全公文由相关部门统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁
4.
4.在公文处理工作中，必须严格执行公司保密规定，确保文件的秘密安全机密文件要有专人保管和处理，按规定范围传阅、使用公文文体分类
55.
1..命令（简称令）合用于宣布重大的行政性强制执行的事项；通令嘉奖有关的单位及人员；重要的人事任命（AP）命令内容严肃庄重，具有极高的权威性、极大的强制性
5.
2.决定合用于对重要事项或者重大行动做出安排
5.
3.通知（NT）合用于发布规章；批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；要求办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部
5.
4.通报合用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况
5.
5.报告合用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的问询
5.
6.请示合用于向上级单位请求指示、批准
5.
7.函合用于不相隶属单位之间、投资或者合作火伴之间相互商洽工作、问询和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等
5.
8.会议记要合用于记载和传达会议情况和议定事项
5.
9.意见合用于对某项工作提出改进措施和建设性意见；答复对方征求对某项工作的意见
5.
10.规定、办法规定合用于对某项工作或者活动做出安排，提出具体管理措施办法合用于对某项工作或者活动制定具体作法和要求
5.
11.批复合用于答复所属单位请示事项
5.
12.工作简报合用于职能部门和经营单位之间相互通报工作情况、进度等具有告知性性质和参考价值的纪实性文件
5.
13.其他文体依据本文档规范要求制定的各种文件文件和资料的分类6各部.门正在使用的文件均为受控文件，包括三合一管理体系手册（QM）、程叙文件（QP）等；包括作业指导书（SP,如SOP服务流程指导手册）;技术标准（SJ,如企业标准、采购标准、产品技术标准等）；作业表单（TB,如销售报表、物资申请单等）；报告（RP,如项目总结报告等）；方案、计划、规划等（PL,如客户管理管理方案等）；外来文件（如国标和行标等）O程叙文件等同于管理制度，再也不单列管理制度公文和文件格式通用要求
77.
1..统一编辑软件为便于管理和交流使用，统一采用Microsoft公司2022版的Office套件，包括Excel2022PowerPoint
2022、Word2022,Project2022和Visio
20227.
2.统一文档格式、样式和布局所有格式、样式、页面布局等尽可能采用Office2022默认模板，另有规定的除外；比如采用Word的默认2022样式集，本文档同时作为默认模板参照使用
7.
3.用纸要求公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mmX297mm,尺寸允许偏差见GB/T148o
7.
4.页面设置全文使用中文标点，半角编辑；正文行距
1.15；页面布局等采用word默认标准，即上下边距
2.54cm、摆布边距
3.18cm
7.
5.页眉左侧为“津合”LOGO（大小179*60像素），版式为浮于文字上，居左对齐；右侧为文件名称和编号，居右对齐
7.
6.页脚公文惟独一页时不用插入页码如有两页以上，须在“页面底端（页脚）”插入“小5号宋体”页码，居右对齐，并标明总页数如共四页文件的第一页页码为“1/4”；在页脚右侧标注本页修改次数，如”修改第0次”
7.
7.样式格式要求整体参照本文档编辑，按照Word默认格式使用“文档结构图”和“多级编号”标题为“28号宋体”左对齐，正文用“11号宋体”；第一级标题用“三号宋体字”居左对齐，标题单设一行，结尾不加标点符号；第二级标题用“四号宋体”左对齐以此类推
7.
8.附件如有附件，参照本文档格式标明附件应与正文一起装订
7.
9.落款部份落款部份盖章的不用标注单位名称；如落款部份需要标注“申请人”或者“汇报人”姓名,应先标姓名，另行标识成文时间
7.
10.加盖印章加盖印章应端正、居中下压成文时间当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决
7.
11.附注公文如有附注，应用“11号宋体字”，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行
7.
12.流水号有流水号要求的文档（含表单），其流水号位于标题下一行，采用11号宋体（正文样式），右对齐
7.
13.装订要求左侧装订，装订时使用两个订书钉，两个订书钉左距纸边2cm,上下位置分别位于整页纸高的三分之一和三分之二处，即将纸张左边高度三等分；装入活页夹的，左侧按照活页夹规格打孔，不用装订
8.文件编码规则
8.
1.管理体系类JH SY001B组织简称管理体系文件顺序号版本号
8.
2.其他文件阚JH-QP-XZ-001-A文件类型组织名称文件代码主办单位顺序号版本号管理体系文件SY质量手册QM流程PR程叙文件（等同管理制度）QP技术标准SJ作业指导书SP作业表单TB报告RP行政任命AP通知NT传统公文OD除报告、行政任命、通知以外的传统公文外来文件OF方案programme PG用修订状态作为文件每页的修改标识，用0,1,2,,,,,,9等十位阿拉伯数字顺序表示，初始为0,中间不允许有空号，在页脚中体现
8.
3.文件版本用A,B,,,,,,Z等二十六位英文大写字母顺序表示，初始为A,中间不能有间隔文档修改超过9次升级版号传统公文只做发布和废止，不作同版本修改84各单位名称编码如下:简单位编码单位简称编码称财务管理部财务部CW加工工厂工厂ZZ行政部总工部XZ技术部技术部JS销售管理系统销售部SA工程部工程部GC客户服务部客服部CC人力资源部人力部HR85作业表单、记录、图表，传统公文等文档必须标注流水号码，编码规则SN+八位数字日期+两位序号，后两位序号为当日同类记录自然顺序号例如，SN2022091001o工作程序
99.
1..文件编制与审批主办单位编制文件后，向行政部申请文号，填写《文件审批单》，履行审核、审定、批准发布手续
9.
2.文件的发放与接收
9.
1.
1.发放文件下发时，要加盖红色文件受控章，填写《收文登记簿》，发至使用点，确保文件受控，且每一个使用点都能得到相应的有效文件
9.
1.
2.接收各单位文件管理人员负责文件的签收、登记
9.
1.
3.管理行政部对发放的文件建立《受控文件清单》，对文件进行动态管理
924.文件的修订、换版及销毁
9.
2.
5.文件的修订及换版由行政部审定、执行
9.
2.
6.管理文件需修改/换版时，由文件的编制者填写《文件修改/换版通知单》，履行原审核、会签手续后，由行政部审定，管理者代表批准后实施
9.
2.
7.行政部对修改/换版的管理文件下发《文件修改/换版通知单》及修改后的文件，在《受控文件清单》中删除原有相应文件
9.
2.
8.各单位在收到新修改的文件后，及时查看对应的《文件修改/换版通知单》
9.
2.
9.管理文件收回后，行政部填写《文件销毁记录》记载收回文件的去向和处理方式
9.
3.文件的保管
9.
1.
1.部门文件管理人员要把文件分类，并按一定的规则放置，以便迅速查找及核对
9.
1.
2.文件应妥善保管，未经授权，任何人不得擅自标识、涂改和复印，并防止污染和损坏
9.
1.
3.影响使用的破损文件，由文件使用负责人到文件发放部门更换相同版本相同编号的文件，破损文件收回
9.
1.
4.外来文件包括标准、法律法规，获得外来文件的部门要对文件的有效性及合用性进行识别，识别后的有效、合用文件要受控，其审批、发放、变更、回收，按受控文件进行管理
9.
1.
5.文件使用人调离岗位，应及时与新调入人员进行文件交接，并到行政部办理交接手续
9.
1.
6.收回的作废文件一律无痕销毁处理若作为资料或者其它目的需保留的任何作废文件，文件管理人员在《文件销毁记录》“备注栏”中做好记录后加盖“作废参考”章，由文件需要部门自行管理.
4.文件评审、换版9由于组织机构、产品结构重大调整等因素导致管理体系发生变化时，由管理者代表组织对现行文件合用性进行评审，必要时按以上相关条款进行修订或者换版
5.记录的管理记录是特殊形式的文件，按《记录控制程序》进行控制
10.本文件自年月日起执行11202231相关文件目录
1122.
1..记录控制程序
12.
2.津合组织地图.相关记录及保存期
11.
3.
1.《受控文件清单》长期保存，文号
12.
2.《文件审批单》保存期随文件寿命
12.
3.《文件修改/换版通知单》保存期随文件寿命
12.
4.《文件销毁记录》保存期五年
12.
5.《收文登记簿》长期保存.附件13。
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