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文本内容:
记录控制程序目的1提供产品和过程符合管理体系有效运行的客观证据，为实现可追溯性和采取纠正、预防措施提供依据范围2适用于公司生产经营管理过程中的所有记录的控制职责3各系统总监审定格式化记录各单位负责相关记录的设计、印刷、使用、监督、整理、贮存、归档和移交各单位负责本单位归口管理和使用的记录的监督检查办公室负责本程序的制定、修改和实施情况的监督程序
44.1记录的范围记录是公司运营管理体系连续运行的证据包括关于适用的法律法规要求的记录、产品或服务的记录,产品或服务提供过程的记录、有关供方或顾客的记录、测量和监视的记录、检测设备和仪器的校验记录、产品或服务方面不合格记录、人力资源管理方面的记录、审核与评审方面的记录、纠正和预防措施方面的记录、根据公司生产经营需要本单位应有的记录等
4.2记录格式设计
4.
2.1记录由各归口单位负责设计应尽可能使用格式化记录，以便于产品、过程和活动的符合性、有效性评价，并促进标准化
4.
2.2记录格式的设计应考虑产品和过程的特性、控制的要求、证实策划的安排所需的数据、可追溯性所要求的内容等
4.
2.3记录设计过程中对记录相对应的文件一起编号，编号规则为文件编号-JL口□，□□为记录序号
4.3记录格式审定
4.
3.1各系统负责人审定设计的记录应确保a）所设计的记录是经营过程证实并有效追溯性；b）设计的项目合理，指标正确；c）格式安排合理、适用，设计版式美观；d）审定结果显示于记录设计样张，审定人签名认可后报送企管部
4.
3.2各部门、单位建立《部门记录清单》（含记录设计样张），并交至企管部
4.
3.3企管部依据各单位的记录清单建立《公司记录总清单》，并交至办公室，以控制记录最新状态
4.4记录印刷与领用
1.
4.1记录印刷，各单位将完善的记录印刷手续（含记录设计样张）经归口管理部门审核后报供应部，供应部负责印刷
2.
4.2记录的领用，由各使用单位根据需求按照领料程序到辅助库自行领取，费用列入使用单位
4.5记录的控制及管理
5.
5.1各单位建立本单位的《部门记录清单》并保持最新状态
6.
5.2记录格式的修订采用换版方式，审批手续、印刷同
4.3,
4.4条款，由企管部修改《公司记录总清单》，交至办公室
7.
5.3记录的填写及修改记录的填写要及时、真实、完整、字迹清晰，应用圆珠笔或钢笔进行填写，并保证不容易被抹掉
8.
5.4记录一经填写不得进行随意修改，如因笔误或数据错误需进行修改原数据时，必须划改执行
9.
5.5划改原数据时应采用单杠线划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖更改人的印章或签名及更改日期不能使用涂改液进行修改
10.
5.6如在修改原数据时,待修改区域空间不够填写时,可用箭头延伸至足够空间处进行修订原则上一份记录表上不得修改三次，如修改超过三次（含三次）时应考虑进行重新更换
4.
5.8日常生产和工作过程记录的数据，归口管理部门收存后应按数据分析的要求进行统计分析办公室每季度重新发出《公司记录总清单》，以供各单位核对最新版本
4.
5.10记录监督管理a）质量管理部负责质量管理体系和食品安全管理体系记录的监督管理，办公室负责公司行政公文记录的监督管理，技术部负责生产过程工艺技术指标记录的监督管理，供应部负责物资供应方面记录的监督管理，安环部负责职业健康安全管理和环境管理体系记录的监督管理，设备部负责设备管理记录的监督管理等，以上记录监督管理单位定期对各单位的文件及记录的管理进行检查,每月至少1次b）各单位负责本单位使用记录的监督管理工作，每周至少1次检查c）每次记录检查必须填写记录检查记录，由检查人、记录使用人进行签名确认，对填写不完整、没有签名、更改不符合规定、版本不符、缺失等问题进行查处
4.
5.11办公室每月不定期对记录监督管理单位的检查记录进行检查，对单位使用的记录进行抽查，对检查记录少于规定次数、签名不完整、伪造记录等问题进行查处，抽查单位使用记录发现
4.
5.10所列示的问题，对使用记录单位及其记录监督管理单位都要进行查处
5.6记录的保管
6.
6.1各类记录的保存期限如下a）反映本公司基本状况的基础性记录（如员工名册、基础设施登记表、物料账册、数据分析资料，供方和客户目录、重大事故追溯等）一一由单位永久保存；b）管理评审、体系审核、体系验证、目标考核、外部检测报告等记录一一由归口管理部门保存，保存期10年；c）其他记录由归口管理单位保管，保存期依据记录对产品和体系的重要性确定『3年的保存期，其中已做统计分析的记录保存期可定为1年，生产记录保存3年，其他记录依据记录清单规定保存期限执行d）法律法规和合同对其保存期限有明确要求的记录，其保存期从其规定各单位应每月15日前对上月记录按日期进行整理，使记录方便易找
4.
6.3各单位的记录应指定本单位档案专员进行管理单位负责人应审验整理的记录，根据记录的性质和保存期限分类整理、安全贮存
4.
6.5记录的保管按以下方式进行a）采用文件夹或其他方式进行贮存；b）分种类进行存放；c）放在使用起来方便的场所，并进行目录及标识区分，看起来一目了然d）对于网络资源应由各单位自行采用磁盘、硬盘进行定期备份处理，防止资源破坏丢失
4.
6.6电子记录以纸质版和电子版两种形式保存，以纸质版记录内容为准以电子版保存时,严禁存放在电脑C盘
4.7记录的贮存
4.
7.1记录的贮存应存在专门场所，保证通风,不易潮湿,并防虫害，防止损坏和丢失
4.
7.2对于多媒体资料的拷贝，其贮存的磁盘、硬件应妥善保管，涉及到公司机密时应设专人管理，多备份，防止他人盗卖
4.
7.3每年各单位应按办公室的档案整理计划，将上年度的记录分类整理成册，交档案室贮存
4.8记录的借阅
4.
8.1各单位应保证记录便于检索，借阅记录时需填写《资料借阅登记表》作好记录,并及时归还
4.
8.2内部人员借用归档记录应具借条，经由主管领导批准后方可借阅外部人员借阅记录应获得管理者代表批准
4.
8.3如工作需要,需外借的记录应争得管理者代表的批准后方可进行，并作好记录
4.9记录的销毁处理档案室根据《档案管理制度》定期对公司记录进行清查，对超过贮存期限的记录应填写《记录销毁申请表》，经管理者代表批准后进行销毁，企管部进行监销相关文件5《文件控制程序》、《档案管理制度》相关记录6《公司记录总清单》、《部门记录清单》、《资料借阅登记表》、《记录销毁申请表》、《记录销毁清单》、《办公室工作落实记录表》。
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