文件和记录控制程序文件

目的1制定并保持本程序，旨在确保使用有效文件，防止使用作废文件或者失效文件合用于公司所有质量体系文件和记录的控制职责和权限3文控中心负责文件的控制

3.1各部门负责本部门文件和资料的保管、维护，并协助文控中心进行文件管理

3.2工作程序4文件分类

4.1（）质量手册1（）程叙文件（各部门运作程序）2⑶三级文件（检验规范及检验标准、产品工艺标准、图纸类）（）外来文件（外部书籍、法规书籍、客户提供的资料、供方提供的资料）（）记录（表格，45客户提供的表格）文衢写、编号与核准

4.2文件及记录编号方法

4.

2.11）质量手册QM-001）程叙文件2QP-XX XXX酹号（用，表示）T►JII01,02,03……部门代号（见下表）►1）三级文件3WI-XX-XXX好号（用……表示）►JII0102,03,z---------------------k部门代号（见下表1））外来文件4OUT-XX XXX酹号（用，表示）►Jll01,02,03……--------------------------►部门代号（见下表1））品质记录（表格）编号方法5QR—XX—XXX—A/01版本号（用……表示）►A/0,A/1,好号（用，表示）►W01,02,03……部门代号（见下表）►1版本号文件及记录每修改一次其版本上升一位，第一版用表示，第二版用表示，以下类推A/0A/1部门（职务）代号（表）

4.

2.31部门（职务）代号部门（职务）代号部门（职务）代号总经理品质部A H管理者代表生产部B I文控中心C行政部D业务部E工程部F资材部G质量手册编写、审核、批准见（表）

4.

2.42程叙文件编写、审核、批准见（表）

4.

2.52三级文件

4.

2.6（）作业指导书类1含工序流程图、包装要求、生产作业指导书、设备操作规程、各部门管理类文件、品质检验规范、检测方法、各部门岗位职责等（）三级文件编写、审核、批准见（表）

22.质量体系文件的编写、审核、批准见下列表427名类型编写审核批准分发范围质量手册管理者代表总总经理各大部门负责人程叙文件部门负责人管理者代表总经理相关部门三级文件部门负责人管理者代表总经理编制及使用部门记录俵格）部门负责人管理者代表总经理编制及使用部门俵2文件及记录分发43质量体系文件和资料分为原稿文件，受控文件和非受控文件原稿文件作为复制受控文件、非受

1.

1.1控文件的母本，保存在文控中心不作为使用用途受控文件仅限在公司内部使用非受控文件是为本公司内部在受控文件发放前暂时性沟通之用或者提供外部组织使用，非受控文

1.2件的发放须加盖蓝色〃参考文件印章,且不会得到更新因某种需要须将文件提供给客户或者公司以外的人员使用时须在文件正面盖蓝色参考文件”印章

4.

3.4文控员将收到的经审批的质量体系文件和资料，按要求份数复制后，按【文件发放与回收记录表】统一发

4.35放表格的发放:所有文件在发放时如文件后附有表格，则表格与文件同时发放，为方便

4.36各部门使用，表格在发放时不得盖雉文件印章因文件破损、遗失或者增加需补领文件时，需求单位需填写【文件申请书】经管理者代表审批后向文

43.8控员索取，文控按第条发放文件和记录保存及保存期限

4.4质量体系文件和记录的原稿由文控员负责登录于【文件总表】、【记录清单】中并统一保存（保存期如

4.

4.1下表俵）、（表）同时进行各部门沟通，沟通时无须加盖受控文件印章34,名称/类型原稿保存部门保存期限质量手册文控中心取销或者更新后3年程叙文件文件中心取销或者更新后年3一铝十住乂IT t取销或者更新后年3外来文件文控中心取销或者更新后年3俵3序号记录类型保存部门保存期限消毁部门产品生产记录及其它产品记录/生产设备管生产部年生产部13理记录产品检验记录品质部年品质部23顾客定单及评审记录业务部年业务部33人事档案、培训记录行政部年行政部43计重、客诉、客退记录品质部年品质部53文件管理记录文控中心年文控中心63采购、仓储记录采购/仓库年采购/仓库73样品制作记录工程部年工程部83供方调查及供方档案采购年采购93顾各满意调查业务部年业务部103改进措施记录相关部门年相关部门113质量体系内审、外审、管理评审记录管理者代表年管理者代表123记录（表格）文控中心取销或者更新后3俵4受控文件之每页均需加盖红色受控文件印章，（文件后表格无须盖印）不得使用私自复印的文件和资料，442且不能带出厂外受控印章如（附图一）与质量体系有关的外来文件，由使用部门接收审批后交文控中心登录于【文件总表】中加盖外来文件”

4.

4.3印章后并予以保管若其它部门需要外来文件时，由保管单位转化为厂内文件或者直接交与文控员，按受控文件分发各使用部门对外来文件，应跟从最新版本，以便及时获取、更新和发放最新版本的外来文件，确

4.

4.4保公司使用的外来文件有效记录的填写要求及保管要求

4.

4.5记录要求字迹端正清晰、内容详尽真实、项目填写齐全、工整，数据准确可靠，各部门应对记录的真

4.

4.

5.1实性和完整性负责记录不可随意涂改，更改时应签名

4.452记录保存要注意防潮、防火、防缺损、防虫鼠以及防丢失4454公司内部借阅记录应征得其部门主管允许，当外部需调阅记录，需经管理代表允许

4.455文件及记录的修订

1.5公司质量体系运作过程中的质量体系文件和资料的更改，其更改的原因和内容由各相关部门填写【文

1.

5.1件申请书】经核准后，交与文控员进行修改、发行被修订的作废文件及表格须在需要保存时须在文件反面盖红色作废文件”印章，且按要求保存

1.

5.3441期限保存和作废文控员接到更改的质量体系文件和资料后，应更新受控原版，并更新【文件总表】，按第条分发，同

1.

5.4时回收旧版文件并将其作废文件及记录借阅

1.6本厂内各部门因工作需要须向其它部门借阅文件或者记录时经批准后方可借阅；厂外人士借阅时须需填写【文件申请书】管理者代表审批后方可借阅文件及记录作废

1.7作废的质量体系文件和资料受控原稿由文控员加盖作废文件”印章后按要求统一保管，作废电子文件的管理（暂无）

1.8印章样式见（附图一）流程图5文件控制流程图见（附图二）0文件发放流程图见（附图三）相关文件（无）6记录7附后附图一印章样式序号印章名印章样式印章颜色印章用途受控文件受控文件红色1发放受控文件标识用勿复印、丢失、损坏、涂改非受控文件标识/提交参考文件会文件蓝色2外部组织文件标识作废文件作废文件及作废记录作废文件红色3标识外来文件外来如牛蓝色外来文件标识5附图二:文件控制流程图文件需要OK受控新版发放4NG旧版回收（作废）附图三文件发放流程图复印文件所有表格不盖“受控文件”印（复印件）盖“受控文件”章。