办公用品管理质量控制程序

重庆市万州区驰龙汽车服务有限公司程叙文件文件编号CL-CX—2022—A共页第页页号办公用品管理质量控制程序总第页修改第次修改

01.目的规范办公用品的管理和流程，减少铺张浪费，节约成本，提高办公效率.为加强办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据实际情况，特制定，对全体员工有效.3o引用文件文件控制GB/T18305-2022ISO/TS16949:

20226.24术语和定义0申购:包括每一个部门所需的办公用品，需向行政部申请购买4o1采购:行政部根据各部门申购情况，和办公用品单位进行物品的统一购买.4o2发放行政部对已申购的部门领取人通知，准备好他们所需要的所有办公用品，统一发到他们手中4o35o职责行政部负责对办公用品的计划、采购、分发和保管及销毁5o1公司人事行政中心负责办公用品的全面管理5o11公司人事行政部专员具体负责执行5o12各部门负责用品申请、领取

5.

26.流程图

6.1办公用品的申购流程6o2办公用品采购流程

6.3办公用品发放流程行政部6o4办公噩舞计流程行政部办公用品管理员行政部经理

6.5办公用品费用分摊行政部办公用品管理员财务部经理审核确认各分摊各部门部门费用6o5办公用品费用分摊总经理最终确认分摊费用，并签字通过

7.工作程序和内容」办公用品的申购流程

71.

1.1提出领用申请每周周末，部门员工根据个人办公用品使用情况，书面提出办公用品领用申请申领领原则如下非易耗品，如订书机、计算器、文件夹、笔筒等需以坏换新，原则上每一个部门只能

7.

101.1领取一次易耗品，如签字笔、笔记本、铅笔等需以旧换新，原则上除财务部外每人一月支签

7.11122字笔其他部门公用办公用品，如打印纸等由申领人统一申领

7.12lo3申领人审核并汇总部门申领人于每周日，对部门办公用品申领进行审核；汇总部门所需采7o12购的办公用品，列出清单申请人至行政部:部门申领人对部门办公用品审核并汇总列出清单后，于下班前将清单交至行7o13政部办公用品管理人员行政部审核并记录行政部办公用品管理人员收到各部门办公用品申领清单后，进行审核记

7.14录单位无库存的需于每月初采购到位（程序参照流程图）7o11办公用品采购流程7o2办公用品拟购清单及申请行政部根据各部门申领清单，结合办公用品库存情况，理出拟

7.21购清单，向行政部经理提出采购申请，采购申请包括采购物品、采购数量、费用预算等，部门费用预算元以内的行政部经理赋予审核签署意见，元以上的需请示董事长意见300300询价、比价行政部经理组织一次供应商竞标会，选定三家，以供应价最低的那家建立一7o22年的合作火伴，合作成立后，向供应商拿一份价格清单，以合约形式规定一年内所有办公用品只能降价不能涨价交易确定好供应商之后，日常办公用品均考虑供应商送货.

7.23电脑录入，物品入库:行政部办公用品管理员将采购回单位的办公用品就名称、品种、型号、7o24价格、采购日期等进行电脑入库（程序参照流程图）

7.22办公用品发放流程73发放物品准备每周一为办公用品发放时间，行政部准备所需发放的物品，然后通知各部7o31门人员进行领取领取办公用品并登记每周一行政通知各部门人员进行领取，根据所在部门清单领取办公

7.32用品，并按照行政部要求予以签字登记.部门员工领取办公用品部门申领人领取部门办公用品后，部门员工向部门申领人领取各

7.33自办公用品.（程序参照流程图）

7.33办公用品统计流程7o4每周统计行政部办公用品管理人员在每月的办公用品领取发放过程中即可就办公用品进行

7.41统计，做到账物一致每月盘点行政部办公用品管理人员在月末进行办公用品全面盘点，提前增加库存，减少742采购次数，尽可能一月集中采购一次对盘点过程中发现的差异寻觅原因，使账物一致，对盘点过程中发现的其他异常情况上报经理年统计报表行政部办公用品管理人员月底出统计报表，包括物品编号、物品名称、规格7o43型号、价格、领用数量、库存量及领用部门等信息,在每年年底，结合财务部提供的年销售数据，做出年度销售数据和办公用品费用的趋势图进行对照分析，查看异常情况审阅并签署意见行政部经理对每月办公用品报表进行审阅，发现问题签署相关意见（7o447o程序参照流程图）44办公用品费用分摊流程75月底分部门汇总每月月底行政部办公用品管理人员根据统计好的电子表格，每一个部门进

7.51行费用汇总统计，做到一一对应，并写入到《分摊费用表》中各部门负责人签字打印《分摊费用表》，依照流程，找行政部经理，财务部经理,总经7o52理审核签字（程序参照流程图）.755发布日期年月日实施日期年月日2022820228附件一序号物品名称规格用途数量办公用品申领表申领申领部申领时间人门附件二办公用品拟购审批表填表时间序号物品名称规格数量预算特殊要求订购原因行政部意见部门意见附件三办公用品台账编号数量单价入库时间备注办公用品领取登记表附件四领用日期物品名称规格数量领用部门领取人备注附件五办公用品月统计表々口口省规格品牌单位单价出时间O。