医院宣传档案管理制度

医院宣传档案管理制度I目的持续规范宣传档案管理，保障医院宣传工作持续发展II范围本制度适用于宣传科、党委办公室、档案室III制度

一、总则

（一）宣传档案指医院在宣传报道活动中形成的、经过整理归档的各种稿件、录音带、录像带、光盘、照片、新闻影片等各种形式的文件材料

（二）宣传档案是医院全部档案的重要内容之一，必须集中管理，确保宣传档案的完整与安全

（三）宣传档案由宣传科统一管理，宣传科定期汇总宣传档案至医院档案室存档

二、归档范围

（一）医院发表的宣传稿件原稿

（二）院领导撰写和修改的重要宣传稿件原稿

（三）各科室、专家代表医院进行宣传活动的资料

（四）医院重要新闻稿件原稿

（五）医院拍摄、录制的院领导及各科室的重要活动和各种重要会议的照片底片、录音带、录像带、光盘原版

（六）医院拍摄、录制来院访问的重要活动照片底片、录音带、录像带、光盘原版

（七）医院在宣传报道工作中形成的其他具有保存价值的文字稿、录音带、录像带、光盘、照片、新闻影片等

（八）其他与宣传工作相关的重要材料

三、归档文件整理立卷要求

（一）凡归档的宣传文件材料尽可能采用打印方式如书写则要求字迹工整，格式统一，图样清晰；禁用铅笔书写，便于长期保存

（二）热敏纸类的传真件、复印件均不能直接归档，须进行转化处理后归档

（三）磁带、录像带、光盘要确保原版，计算机软盘、光盘要确保可运行

（四）录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签，注明内容、制作日期、制作人、盘数、序号等

（五）照片、底片要求清晰完整，并附有说明文字材料，包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素，一并装入照片档案盒

（六）纸制档案每年12月底之前移交上一年的档案

（七）电子文件经审核、检测和整理后，立即移交档案室保存，不得超过3个月有特殊归档要求的电子文件，可自行确定移交时间

（八）归档电子文件必须拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地备份

四、宣传档案验收

（一）检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，必须立即追查归入

（二）文件的处理手续必须完备，如有遗漏，必须立即退回经办部门补办

（三）与档案无关文件或不应随档案归档文件，必须立即退回经办部门

（四）有价证券或其他贵重物品，必须退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理

五、宣传档案保管

（一）档案柜里定期放樟脑片，开窗通风，做好防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防污染工作

（二）定期检测档案室温湿度并做好记录，对不符合要求的温湿度条件必须及时改善

（三）借阅宣传档案要求

1.借阅宣传档案要及时归还，借阅时间一般不超过2周

2.借阅档案必须履行签字手续，归还时必须当面清点，严禁他人代借

3.借阅档案不得任意涂改，如需要更正，需经党委办公室批准

4.复制档案材料需经有关科室领导、党委办公室批准

5.查阅重要的文件须在档案室内进行，重要档案一律不外借

6.归档电子文件的封存件一律不外借

7.借阅者如离职、工作调动或出差，必须将所借档案全部归还档案室

8.其他单位借阅档案须凭介绍信在档案室查阅；保密档案要经医院领导批准方可借阅

六、宣传档案保密管理

（一）档案员必须认真学习并严格执行国家有关安全、保密制度规定,保持高度警惕性

（二）档案员必须经常检查档案室内不安全因素，发现问题及时补救

（三）档案员上下班必须检查档案室内的门、窗、箱、柜的安全情况,节假日期间，档案室门窗、档案柜要加封条

（四）带秘密等级的档案一般不外借，只能在档案室内进行阅读，特殊情况必须请示宣传科批准

（五）带秘密等级的档案文件禁止传抄、翻印

（六）禁止携带秘密等级的档案文件游览参观、探亲访友，出入公共场所

（七）发现有关泄密事件，必须立即上报，及时追查。