电子文件归档与工作中应注意的问题

电子文件归档与整理工作中应注意的问题电子文件归档与整理工作中应注意的问题电子文件与纸质文件有着截然不同的生成环境与处理方式，应分析电子文件的形成特点，以保证电子档案收集与整理直至各管理环节工作的顺利开展

1.电子文件的形成特点1分散性电子文件的内容、结构和背景信息以彼此独立的方式存储和管理例如，在数据库文件中，内容即数据，以后缀为“.dbf”文件名保存，而数据结构则存储在数据字典中，文件的创建时间、修改时间和存取时间等针对文件的各种处理信息则由操作系统记录和维护2差异性差异性首先体现在电子文件生成平台的差异上由于用于起草文件的计算机软硬件的种类规格过多，导致文件在格式、编码、读取方式和编辑手段上存在诸多不同，甚至影响跨平台的文件阅读；同时，不同部门和不同人员有着不同的文件管理习惯，比如在文件目录的设置上，有的按照员工的名字设置，有的按照年度或月份设置，有的按照文件的种类设置，文件组织方式千差万别3随意性相对于纸制文件管理的规范和完善程度，电子文件的管理还处于一种十分随意的状态，在电了•文件生成的时间、程序、权限以及文件流转的方式等方面都缺乏成熟的管理办法及相关的规定和制度，这会严重影响电子文件的可靠性和真实性

2.“前端控制”原则所谓“前端控制”原则，是以文件生命周期理论为基础把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过程在这个过程中，文件的形成是前端、处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端文件管理、档案管理的特征是分阶段、分环节控制，文件管理和档案管理作为两个相对独立的系统分别运行，文件管理、档案管理的全部目标和要求被分解到不同的阶段、环节和步骤之中遵循“前端控制”，要对整个文件生命周期过程的管理目标、要求和规则进行系统分析和科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现，即针对电子档案的管理工作在电子文件形成时期就已经开始，并贯穿于文件向档案转化和转化后的全过程“前端控制”原则实现的关键，是在电子文件管理系统的设计阶段就把文件生命周期各个阶段的管理要求融入进去由于档案管理系统中的管理对象本身在不断变化，因此，要求在系统中实现智能化的文件著录、鉴定工作及电子文件的组成部分一元数据的著录和鉴定，以实现“维护电子文件的真实性，保证归档电子文件的凭证价值”的目的

3.建立严格的电子文件形成与管理制度，确保其真实性、完整性和有效性C保证电子文件的真实性、完整性和有效性是一件十分困难的、涉及多方面因素的工作，这个问题的解决有赖于信息技术的进步，电子文件、电子档案管理水平的提高以及有关法律的建立和完善《电子文件归档与管理规范》在这方面做出了明确规定在保证电子文件的真实性方面建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制；设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等；对电子文件采用防错漏和防调换的标记；对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施在保证电子文件的完整性方面应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据如在电子文件的管理过程中，要建立电子文件的收集和积累制度，依靠完善的制度来明确收集和积累电子文件的责任是一种有效的办法在电子文件处理过程中，对必要的背景信息的项目做出规范化的要求，并随时进行登记背景信息数量可能较多，甚至在形式上图、文交错，对其进行规范化的管理尤其重要在进行电子文件系统的设计时，应使系统在运行过程中能自动把相关的背景信息连接到一起，无论是文字还是图形信息、，即使存储区域不同，也必须组成一体化管理的信息库制定电子文件元数据管理规范，并在电子文件归档或移交时按要求对元数据进行登录和说明在保证电子文件的有效性方面应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施为此，归档电子文件的形成单位和档案管理部门每年均应对电子文件的读取情况进行一次检查登记设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件登记表》（见表10-12和表10-13）中表归档电子文件^记哀（竹.）10-12m«BnF-克成日期软体类、、V件我体如号通信地址设联系人备环硬件环境（主机、网络服境务器室号制造厂商等）特怔操作系统软件环境数据库系统（型号,版本等）应用软件文字处理平台记录结构（物理、亚辑）匚八口汉字.指明□ASCII□BCD OHMDie HEID\文已求字符及艮体字符集口糕,指明格式口图形,指明具体件影文件格式IB类型口初帕•指明格式记录特型号一件•献□多注一盘文件教体fttt□•件多盘口雷件多效备份数ttn------------------------------续表二，成剧J一二-----------------------------------------------------------通信炮址电话联系人这安人（签名）年月件接受部门接C5。