文件和档案管理制度

文件和档案管理制度为加强公司对文件和档案资料的管理，明确责任部门、人员、流程、形式、权限及各类安全生产档案及保存的要求，确保资料保存的完整性、连续性、真实性和准确性，以便后续借鉴，使档案管理工作进一步规范化、制度化、科学化根据相关法律法规要求制定本制度

一、目的

1.目的提高企业文件和档案管理工作的整体水平

2.基本原则统一领导、分级管理，维护档案的完整与安全，便于各项工作的利用与开展

二、适用范围适用于公司各部门

三、职责

1.安环部是安全管理的职能部门，负责安全生产检查规定的起草及管理工作

2.各部门负责本办法实施工作

四、组织领导须设立档案管理领导小组，由行政部经理任组长，各部门主管领导为领导小组成员-领导小组主要职责

1.把档案工作列入近期规划和当年年度工作计划，及时研究并解决档案工作中出现的问题

2.定期对各部门档案工作协作情况及档案管理情况进行指导、检查和监督

3.重视并安排各部门档案管理网络协管员的培训教育

4.落实所需的人员、经费和设备

（二）档案管理员主要职责

1.学习和精通业务，模范地贯彻执行《档案法》及有关档案管理的法规、规章、制度，尽职尽责做好档案工作，提供优质服务

2.及时收集、整理档案资料，按要求做好归档工作做到资料收集齐全、案卷规范、系统、整齐、美观

3.熟悉所存档案内容，编制必要的检索工具，积极开发档案信息资源，认真做好利用和服务工作

4.认真做好鉴定销毁工作保证档案质量，对无保存价值的档案资料按要求销毁，并造好销毁清册

5.做好档案移交接收工作，对档案的收进、移交、库存、利用情况进行统计，做到帐实相符

6.严守公司秘密，不发生丢失泄密等事故

五、保管期限

1.永久保管档案（50年以上）管理凡是反映本公司主要职能活动和基本历史面貌，有长远利用价值的文件材料，以及在维护国家、集体和个人权益等方面具有永久性凭证价值水平和文化价值的各种文字、图表、声像等不同形式的档案,定为永久保管主要包括内容

（1）主要职能活动的年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、控制数字综合统计报表；

（2）重要的专题报告和统计材料；

（3）承包经营合同、目标任务及年度目标执行情况报告；

（4）重大外事活动中形成的主要文件材料；

（5）政府部门视察及检查本公司形成的重要文件及音像材料；

（6）机构演变、人员编制、撤并、更名、启用印章；

（7）领导人任免等文件材料

（8）本单位兼并、改制、破产的文件材料；

（9）上级主管部门对行业、个人违纪金额大、性质严重的审计；

（10）有历史意义和长远利用价值的合同、协定、协议书等法律凭证性文件材料

2.长期保管档案（16—50年）管理凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的，以及在一定时期内维护国家、集体和个人权益等方面具有凭证价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，定为长期保管主要包括内容

（1）一般会议的主要文件材料；22）一般专题的工作报告、总结；

（3）内部机构负责人的任免材料

3.短期保管档案（15年以下）管理凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料定为短期保管主要包括内容

（1）重要会议文件中的小组会议、参考文件；

（2）一般专业会议的典型材料、代表发言材料、简报；

（3）季度、月份的计划、规划、控制数字、统计报表；

（4）人事干部管理、养老保险一般性普发文件材料；

（5）劳动保护、安全生产规定性文件

六、档案的整理和归档（-）归档文件的整理原则

1.遵循文件形成规律，保护文件之间的有机联系，区分不同保存价值，便于保管和利用归档文件分电子文件和纸质文件两类，以件为单位进行整理保管电子文档和纸质文档应相互对应、契合，形成双套制

2.归档文件的整理以件为单位，一般每份文件为一件文件正本与定稿为一件，报表、名册、图册、期刊、简报等一册（本）为一件,正件与附件为一件，转发文与被转发文为一件，原件与复制件为一件,正文与文件处理单为一件来文与复文各作为一件处理

3.归档文件的整理采取平时整理的办法，文件的整理工作分发文和收文两部分

4.各部门负责主办的会议，会议材料应在会议结束后一个星期内归档；

5.纸质归档文件的书写材料严禁用不耐久的字迹材料，即纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油、印台油等；用纸尺幅采用国际标准A4纸

6.3电子文档应按照国家统一的存储格式进行存储文字型数据采用XML文档和RTF、TXT、Doc、Docx、pdf格式；扫描图像数据采用JPEG、TIFF格式；视频数据采用MPEG、AVI格式；音频数据采用MP

3、WAV等格式电子文件归档的其它有关规定参照《四川省电子文件归档与管理暂行规定》执行

七、档案的保管按照档案保护的要求配备具有防盗、防高温、防火、防潮、防尘、防光、防虫、防鼠的专用库房及装具、设施，建立档案室库房档案存放示意图按照要求建立档案全宗卷，把档案现代化建设纳入到办公自动化系统中，与办公自动化系统同步发展电子档案每年定期备份，用专门设备保管

八、档案的借阅和利用

1.各部门查阅其他部门的档案须经办公室主要负责人批准；不得查阅涉及本人有关问题的档案材料，未经办公室主要负责人同意，任何人不得私自将档案带出本公司

2.如确因工作需要可去档案室查阅纸质档案，纸质档案的查阅一般只限于在档案室内，确需出借时，必须办理手续，一般应在一周内归还，如有特殊情况需要延长时间的，最长不得超过一个月

3.案卷调出时，调出人员须在登记簿上签名

4.外单位查阅档案，必须持单位正式介绍信，并经办公室主要负责人批准，方可查阅

九、档案的保密、鉴定和销毁

1.档案工作人员必须树立高度的保密观念，自觉地遵守党和国家各项保密制度和有关规定，严守机密不准将档案带到其它公共场所,知道的机密不得传播

2.未经许可，任何人不准摘录、转抄、复印、摄录档案

3.凡需销毁的档案，必须经档案管理领导小组指定的有关人员鉴定后清册，并经有关领导批准后由2人销毁

4.档案库房是机要重地，非经许可无关人员不准入内

十、奖惩

1.档案管理领导小组定期对移交档案的数量质量情况进行检查,检查结果列入部门和个人的考核范围

2.对档案管理成绩突出的部门和个人将给予适当的精神和物质奖励工作不认真，对本部门档案资料积累不负责的部门和个人将进行通报批评并限期改正

十一、附则

1.本制度从下发之日起执行

2.本制度由公司行政副总负责解释。