国际贸易公司业务合同的管理制度

国际贸易公司业务合同的管理制度

一、合同制作常规合同的合同范本由公司行政办公室统一制作，统一印刷各部门对外必须使用其相应的合同范本

一、合同领取有合同需要时，相关人员应当想部门负责人申请再由行政办公室统一发出，员工私自不得打印、印刷公司合同

三、合同管理的原则

1、发生业务，必须同客户签订合同或合作协议

2、业务合同，必须按照公司统一编号规则进行编号；

3、盖合同章，必须经过部门经理审查和法律部审查；

五、业务审查

1、合同由各部门总经理业务助理以上管理人员（或部门总经理授权的主管以上的人员）对合同中涉及业务的内容进行审查，审查人应对其审查结果签字确认

2、非常规合同由各部门总经理对合同中涉及业务的内容进行审查如有事项重大、合同金额巨大等特殊情形，需由公司总经理对其进行全面审查，审查人应对其审查结果签字确认

六、法律审查

1、各部门总经理（总经理助理或业务主管）负有审查本部门业务员所签合同的责任，一经发现有问题，应该及时和业务员进行沟通，并及时补救

2、公司的行政办公室对业务合同进行审查并加盖公司的业务合同专用章，如果负责审查的人员对合同内容的合法性、合理性有异议，应签署书面法律意见同时可对存在较大问题的合同不予盖章，并对有关问题进行解释

七、审查内容审查店家主体资格及责任能力；

八、盖章具备的条件

1、主要条款齐备；合同的内容，包括但不限于标的、履行方式等符合法律的规定

2、合同的主体合法（对方必须是能够独立承担法律责任的主体）

3、合同所涉及的经营活动未超出合同各方的经营范围、权限范围

4、合同不存在显失公平的内容

5、合同中不存在损害公司利益的条款

6、履行了必要的业务审查、法律审查手续，并且有相关审查人员的签字认可

十、空白合同盖章空白合同，一律不予盖章如果有特殊情况需要为空白合同加盖合同专用章的，须由申请人填写《空白合同盖章申请单》，注明申请时间、申请事由，并经过部门审批，经法定代表人或总经理批准行政办公室要同时做好空白合同盖章登记工作，事后及时监督该合同的使用情况凡遗失已盖章空白合同者，视情节轻重，予以当事人（合同领用人）50-500元罚款，如果没有具体相关人员，则处罚该部门的主管和经理

十一、合同章的保管合同章由公司运营中心指定专人保管

十二、合同的编号

（一）编号管理

1、合同、网络广告合同、技术服务合同（建网合同）、设计制作服务合同由运营中心编号；

2、广告换展会合同、订阅合同、网站链接协议等由各部门站进行编号管理；

3、指派专人对本所有对外签订的合同进行管理编号，并按照运营中规定的编号规则进行

（二）编号规则现行的合同编号位码共九位III VV区域合年月序同份份.号类别、“区域”分别表示深圳，广州，北京，上11—2—3—4—海、“合同类别”分别表示2加盟合同合作合同特殊合同

010203、“年份”分别表示为年；年……依次类推31—20012—

2002、“月份”分别表示为月；月……依次类推501—102—

2、“序号”分别表示当月发放合同的序号6

十三、合同的保管各部门将已经生效的一式三份的合同，一份交店家保管,一份存留于本公司站备案，一份交财务部专人保管如合同是传真件，应该将其复印一式三份，以达长期保存的目的

十六、合同的登记

1、领取登记行政办公司发放合同时应进行登记，记录各部门领取合同的时间、合同种类、份数、领取人等；各部门的行政助理或文员在给业务人员发放合同时，也要一一进行登记，明确记录业务人员姓名、领取合同的种类、编号编号等

2、盖章登记公司所有与经营活动有关的合同均由专门负责管理合同专用章的人员加盖合同专用章盖章时，申请盖章的人员需虚心接受法律部提出的关于合同签订和履行的法律意见和建议

3、作废、遗失、毁损登记业务人员从公司领取的各类合同因各种原因作废时，不得私自销毁，应一式三份归还所属部门的合同管理人，由合同管理人统一交回行政办公室；如业务人员所领取的各类合同因各种原因遗失、毁损时，应及时向所属部门报告，由合同管理人员进行登记，并及时向行政办公室报告

4、运营中心法律部应按季度与各部门核对合同份数，包括所有领取的正在使用的、已使用完的、作废、遗失、毁损的合同等，确保经营安全。